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2013/1 Privatarchive

Ohne Netz und doppelten Boden – Existenzsichernde Strategien eines deutschen Konzernarchivs

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Unternehmensarchive in Deutschland sind private Institutionen. Ihre Existenz ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, sie unterliegen nicht der deutschen Archivgesetzgebung auch wenn sie sich in praktischen Fällen daran orientieren. Deutsche Unternehmensarchive bestehen, weil die Unternehmen es so wollen, weil sie einen Nutzen darin sehen. Dies birgt allerdings die latente Gefahr einer Schliessung, sollte dieser Nutzen nicht mehr erkannt werden (Ein besonders trauriges Beispiel aus der jüngeren Vergangenheit stellt die Schliessung des Unternehmensarchivs der Sanofi Aventis Deutschland GmbH dar. Damit sind die Archivbestände der einst so bedeutenden Hoechst AG für Forschende nicht mehr zugänglich). Am Beispiel des Konzernarchivs der Evonik Industries AG soll aufgezeigt werden, welche Strategien helfen können, die Existenz von Unternehmensarchiven und deren Beständen unter solchen Gegebenheiten zu sichern. 

Die Evonik Industries AG mit Sitz in Essen ist eines der weltweit führenden Unternehmen der SpezialchemieEvonik ist vor allem in den Bereichen Energie- und Ressourceneffizienz sowie Gesundheit und Ernährung in 100 Ländern aktiv, beschäftigt 33 500 Mitarbeiter, betreibt Produktionsanlagen in 28 Ländern und unterhält weltweit 35 Forschungsstandorte.. In der heutigen Form existiert Evonik seit dem 1. Januar 2007. Dennoch verfügt der Konzern über eine lange Tradition. Er ist aus drei Fusionen hervorgegangen, die ab 1999 u.a. sechs namhafte Unternehmen der deutschen Chemischen Industrie zusammenbanden: die Degussa AGHohmeyer, A., «Von der Degussa zu Evonik Industries – 50 Jahre Konzernarchiv Frankfurt», Archivnachrichten aus Hessen, Heft 9/1 (2009), S. 22/23., Frankfurt, die Röhm GmbHEizenhöfer, D., «100 Jahre Innovation – das Firmenarchiv von Röhm. Ein Bestand im Konzernarchiv der Evonik Industries AG», Archivnachrichten aus Hessen, Heft 12/1 (2012), S. 25–27., Darmstadt, die Hüls AG, Marl, die Th. Goldschmidt AG, Essen, die SKW Trostberg AG, Trostberg, und die Stockhausen GmbH, Krefeld. Außer der Hüls AG, die 2013 immerhin 75 Jahre alt würde, blicken alle anderen Vorgängergesellschaften auf eine 100-jährige Geschichte zurück. Im Falle der Th. Goldschmidt und der Degussa reichen die Wurzeln sogar in die erste Hälfte des 19. Jahrhunderts.

Das Konzernarchiv von Evonik Industries zählt zu den bedeutenden Unternehmensarchiven in Deutschland. Es hat zwei Standorte: einen in Hanau, nahe Frankfurt am Main, den anderen in Marl, im nördlichen Ruhrgebiet. Die Bestände basieren auf jenen Firmenarchiven, die in den Vorgängergesellschaften von Evonik im Laufe der 1950er-Jahre und etwas später gegründet wurden. Durch gemeinsame Anstrengungen aller ArchivarInnen entstand daraus ein Konzernarchiv. Es umfasst zurzeit rund 7400 Meter Archivmaterial, darunter mehr als 6500 Meter SchriftgutAusserdem verfügt das Konzernarchiv über eine umfangreiche Sammlung von Druckschriften, 10 000 Bücher, etwa 100 000 historische Fotos (davon 5000 digitalisiert), eine grosse Anzahl von Film- und Tonmaterial. Zudem gibt es zahlreiche Zeichnungen, Poster, Medaillen, Urkunden, Pläne, Museumsobjekte und vieles mehr.. Die Bestände dokumentieren 170 Jahre deutsche Wirtschafts-, Sozial- und Forschungsgeschichte. Im Jahre 2009 würdigte die Bundesrepublik Deutschland dies, indem sie die Bestände in das Verzeichnis der national wertvollen Kulturgüter aufnahm.

Bereits seit 2001 ist das Konzernarchiv von Evonik dem Bereich Services zugeordnet. Anders als die anderen Serviceabteilungen aber muss das Archiv seine Leistungen nicht verkaufen. Es wird vielmehr von der Unternehmensleitung finanziert. Grundlagen der Betriebswirtschaft sind für das Archivmanagement unerlässlich, denn über das Budget ist Rechenschaft abzulegen. Zudem fragt der Konzern Kennzahlen ab. War dies anfänglich sehr ungewohnt und auch lästig, sind diese Zahlen mittlerweile eine grosse Unterstützung bei Planungen. 

Effektivität und Kundenorientierung

Effektivität ist ein wichtiger Begriff im Tagesgeschäft des Evonik-Archivs. Denn Zeitaufwand und Nutzen, und damit die Kosten, müssen kontinuierlich in der Balance gehalten werden. Um dies sicherzustellen, haben die MitarbeiterInnen des Konzernarchivs von Evonik vor zwei Jahren ihre Haupttätigkeiten in einzelne Arbeitsschritte zerlegt und anschliessend kritisch unter die Lupe genommen. Abschliessend wurden die Tätigkeiten in einzelnen Prozessschemata aufgeschlüsselt. Dieses Vorgehen gewährleistet seither eine einheitlich hohe Qualität der Arbeitsergebnisse und sorgt für Transparenz und Verständlichkeit.

Auch wenn das Konzernarchiv allen MitarbeiterInnen von Evonik weltweit zur Verfügung steht, arbeitet es hauptsächlich für den Vorstandsbereich, die Kommunikationsabteilungen in aller Welt, die Geschäftsführungen von Tochtergesellschaften, für Führungsstäbe von Werken und Standorten, die Rechts- und Compliance-Bereiche, den Umweltschutzbereich, das Marketing und die Personalabteilungen. Zu den von ausserhalb Anfragenden zählen Schüler, Studenten, Diplomanden, Doktoranden, Lehrende (auch international), Forschungseinrichtungen, Museen, zahlreiche Privatleute, andere Archive usw. Anfragen werden per Telefon oder Mail beantwortet. Vor-Ort-Recherchen sind möglich; alle, die die Benutzerordnung akzeptieren, sind willkommen.

Es sind aber vor allem die intern erbrachten Leistungen, die für die Existenz des Konzernarchivs ausschlaggebend sind. Daher ist es unerlässlich, dass die KonzernarchivarInnen ihre Projekte am Unternehmensnutzen ausrichten. Es gilt, stets gute Argumente zu finden, um die Konzernführung zu überzeugen. Ein Projekt kann noch so gut sein – wenn es die KonzernarchivarInnen nicht schaffen, seine Vorteile zu vermitteln, dann hat es zunächst keine Chance. Allerdings wird es nicht ad acta gelegt, sondern es bleibt zunächst liegen, um zu reifen und überdacht zu werden. Auf diese Weise wird das Konzernarchiv von Evonik z.B. nach einem langen Vorlauf im Jahr 2013 eine konzernweit gültige Archivierungsrichtlinie durchsetzen.

«Das wertvolle Gedächtnis»

Um als privates Archiv in einem Unternehmen Bestand zu haben, ist ein gut funktionierendes Eigenmarketing sehr wichtig. Das Motto des Evonik-Konzernarchivs lautet: «Wir sind das wertvolle Gedächtnis des Konzerns.» Ein Tätigkeitsbericht in Deutsch und Englisch informiert die Führungskräfte über die Dienstleistungen, die das Konzernarchiv im jeweils abgelaufenen Jahr erbracht hat. Dazu gehören auch die Basistätigkeiten, also die Übernahme und die Verzeichnung von Akten und anderen Archivalien. Der Tätigkeitsbericht transportiert zudem die Strategie des Konzernarchivs, nämlich einen Beitrag zur Wertschöpfung des Konzerns zu leisten.

Worin aber besteht diese Wertschöpfung? Das Konzernarchiv verdient kein Geld – aber es unterstützt all jene, die dafür sorgen, dass nicht unnötig Geld ausgegeben wird. Natürlich spielt dabei die Unterstützung von Rechtssicherheit eine grosse Rolle. Sie birgt Wertschöpfungspotenzial in einem hohen Mass, wenn es darum geht, Nachweise zu führen über vor Langem geschlossene Verträge, über alte Standorte, über Produkte, die schon lange nicht mehr hergestellt werden, über Patente und dergleichen mehr. In solchen Fällen kann es auch nach Langem zu Streitigkeiten kommen, hohe Summen stehen oft im Raum. Wer dann auf das Konzernarchiv und seine Unterlagen zurückgreifen kann, wer nötige Belege vorlegt, hat die Chance, der Gegenseite den Wind aus den Segeln zu nehmen. Evonik spart zuweilen namhafte Summen, die fällig würden, wenn ein Prozess verloren ginge.

History Communication und Wertschöpfung 

Auch die sogenannte History Commu- nication dient dem Evonik-Konzernarchiv als Beitrag zur Wertschöpfung. Und das mit Recht, denn eine gut aufbereitete Konzerngeschichte ist nach wie vor ein hervorragendes Alleinstellungsmerkmal. In Zeiten harten Wettbewerbs macht sie Werte wie Qualität, Expertise und Zuverlässigkeit für den Kunden glaubwürdig. Vor allem in Asien gilt man als starker Partner, wenn man nachweisen kann, dass ein Unternehmen wie Evonik dort seit über 80 Jahren aktiv ist.

Das Konzernarchiv hat mehrere Instrumente der History Communication entwickelt. Dazu zählen an erster Stelle die in Deutsch und Englisch erscheinenden «Highlights mit Geschichte». Jeden Herbst werden sie an die zahlreichen Konzernkommunikatoren, die Marketingleute und Führungskräfte verschickt, damit diese frühzeitig über Ereignisse des kommenden Jahres informiert sind. Zu Jahresbeginn können alle MitarbeiterInnen die «Highlights» aus dem Intranet herunterladen. In kurzen Texten und mit Bildbeispielen weisen die «Highlights» auf Jahrestage und Jubiläen hin. Aus ihnen werden Zeitungs- oder Zeitschriftenartikel, Intranet- und Internetmeldungen oder Pressemitteilungen. Der eine oder andere richtet aufgrund der «Highlights» Veranstaltungen aus, um mit Kunden und Mitarbeitern das Jubiläum eines Produktes, Standortes oder dergleichen zu feiern. Die «Highlights» sind im Konzern eine feste, beliebte Grösse.

Ein weiteres Kommunikationsinstrument mit Wertschöpfungspotential ist die historische Website. Unter www.evonik.de bzw. www.evonik.com erfährt der interessierte Leser vieles zur Geschichte – auch über die Vergangenheit der Vorgängergesellschaften im Nationalsozialismus. Sie wird bei Evonik Industries nicht ausgeblendet, nur weil der Name neu ist. Und dieser offene Umgang mit diesem Thema spielte unlängst in den USA beim Kauf einer Fabrik eine nicht unwesentliche, positive Rolle.

Selbst Ausstellungen bergen einen Aspekt der Wertschöpfung. Im April 2012 wurde am Standort Darmstadt eine kleine Ausstellung über Otto Röhm, den langjährigen Inhaber des PLEXIGLAS®-Herstellers Röhm GmbH, der heute zu Evonik gehört, eröffnet. Neben Vertretern aus Politik und Wirtschaft reiste auch die Familie an. Die regionale Zeitung nahm die Ausstellung zum Anlass, dem Standort Darmstadt eine ganze Seite im Wirtschaftsteil zu widmen. Wer weiss, wie viel eine ganzseitige Zeitungsanzeige kostet, wird verstehen, inwiefern dies ein Beitrag zur Wertschöpfung war.

Das Konzernarchiv als «Wissenspool»

Das Evonik-Konzernarchiv punktet auch mit zuverlässiger Auskunft bei Anfragen. Man bedenke, wie schnell sich die grossen Konzerne heutzutage wandeln, Mitarbeiter in der Folge rasch kommen und gehen und Kontinuitäten daher schnell wieder abreissen. Durch diese Fluktuationen geht immer wieder eine Menge Wissen verloren. Wissen aber ist eine wertvolle Ressource, und ein gutes, zuverlässiges Gedächtnis ist Geld wert. Mit den im Konzernarchiv von Evonik seit Langem zusammengetragenen Daten und Fakten lassen sich vielfältige Fragen zur Unternehmensvergangenheit beantworten, die von aussen an den Konzern herangetragen werden. Häufig könnten diese aber nicht beantwortet werden, entweder, weil die Sache zu lange her ist oder weil die zuständigen Personen gewechselt haben. Eine rasche, zuverlässige Antwort aus dem «Wissenspool» Konzernarchiv, z.B. für Journalisten, stärkt das Konzernimage.

Neue Aufgabenfelder

Jedoch: Trotz den bisher aufgezeigten Leistungen, die helfen, das Konzernarchiv in seiner Existenz zu sichern, müssen alle MitarbeiterInnen weiterhin nach neuen Aufgabenfeldern suchen, die sonst niemand bearbeiten will. Eine dieser neuen Aufgaben ist das Records Management. In diesem Fall hat das Konzernarchiv von Evonik einen pragmatischen Prozessablauf entwickelt, der es ermöglicht, Unterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist am jeweiligen Standort wieder zentral zu verwahren. Da diese Registraturen eng mit dem Konzernarchiv zusammenarbeiten, ist zudem die Aktenabgabe gesichert. 

Natürlich dürfen in einer solchen Darstellung auch die Risiken und Nebenwirkungen nicht unerwähnt bleiben. Durch seine vielfältigen Aktivitäten verzeichnet das Konzernarchiv von Evonik zurzeit einen sehr guten Aktenzufluss. Die Schwierigkeit besteht darin, diese Akten auch in einer angemessenen Menge zu verzeichnen. Das ist ein Bereich, in dem das Konzernarchiv nicht schlecht aufgestellt ist, den es aber auch nicht aus den Augen verlieren darf und in dem es auch noch besser werden kann.

Darüber hinaus arbeiten auch die KonzernarchivarInnen von Evonik seit Längerem an der Etablierung eines konzernweiten Prozesses für den Umgang mit elektronischen Unterlagen. In den entsprechenden konzerninternen Arbeitskreisen gelten sie als Experten, deren Beitrag geschätzt wird. Dennoch wurde noch kein Weg gefunden, diese sehr komplexe Fragestellung zufriedenstellend zu beantworten. Da heisst es: Dranbleiben!

Abschliessend kann man wohl sagen, dass sich die Tätigkeiten, die das Konzernarchiv von Evonik anbietet, nicht wesentlich von denen anderer Archive unterscheiden. Für ein Privatarchiv, das immer wieder seinen Zweck darlegen muss, ist jedoch der Blickwinkel wichtig, aus dem die Tätigkeiten betrachtet werden. Um zu verdeutlichen, dass ein Konzernarchiv kein Luxus ist, wurde die Perspektive des Wertschöpfungsbeitrages gewählt. Dieses starke Argument wird bei Evonik Industries akzeptiert – vor allem, weil die Konzernarchivare mit ihrer täglichen Arbeit beweisen, dass es stimmt. 

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Andrea Hohmeyer

Leiterin des Konzernarchivs der Evonik Industries AG

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Les archives d’entreprise en Allemagne sont des institutions privées. Leur existence n’est pas exigée par la loi, et elles ne sont pas soumises à la législation sur les archives allemandes. Les archives d’entreprise allemandes existent dès lors que les entreprises le veulent, et donc qu’elles en tirent un profit.

Cet état de fait porte un risque latent de fermeture des archives dès lors que ce profit ne serait plus reconnu. L’analyse du cas Evonik Industries AG montre quelles stratégies peuvent aider à garantir l’existence d’archives d’entreprise. Comme Evonik ne produit guère de biens de consommation finaux, la possibilité de fonder une stratégie autour de produits historiques, comme le font les archives des constructeurs automobiles ou des industries agroalimentaires, n’est pas possible. Les archives d’Evonik se concentrent donc sur tout ce qui touche à la création de valeur, afin de constituer un soutien à la sécurité juridique de l’entreprise, mais aussi à tout ce qui fonde la communication historique ou la gestion documentaire (Records Management).