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2010/1 I&D in den politischen und wirtschaftlichen Organisationen

In drei Minuten ein Experte? Anforderungen an eine parlamentarische Dokumentation am Beispiel des Dokumentationsdienstes der Bundesversammlung

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Parlamentarische Arbeit ist immer auch Informationsverarbeitung. Das Ratsmitglied kann seine komplexen Aufgaben nicht erfüllen, wenn es sich nicht auf
präzise, gute und zuverlässige Informationsquellen stützen kann. Sein Informationsproblem ist dabei kaum zu bewältigen: Sachkundenot, Zeitnot und Entscheidungsnot – so die Diagnose der Studienkommission «Zukunft des Parlamentes» von 1978 – begleiten das Ratsmitglied seit Jahrzehnten, und der information overload ist heute grösser denn je zuvor.

Dem Ratsmitglied steht ein nahezu unendliches Informationsangebot zur
Verfügung. Es kann sich die Informationen selber beschaffen (mit dem Notebook im Internet), es kann sich aber auch direkt an verschiedenste Institutionen und Organisationen wenden, beispielsweise an die Bundesverwaltung, an die Sekretariate von Verbänden und Parteien, an Wissenschafter, Experten, Freunde und Bekannte – und nicht zuletzt an die Parlamentsdienste. Zu den Dienststellen, die dem Ratsmitglied bei der Bewältigung des Informationsproblems zur Seite stehen, gehört insbesondere der Dokumentationsdienst der Bundesversammlung. Seine Kernaufgabe ist Informationsvermittlung, und sein Hauptziel ist, dem Ratsmitglied die Informationsbeschaffung und Informationsverarbeitung zu erleichtern.

Rückblick

Die Parlamentsdienste bestehen seit 1972. Vorher wurden die Dienstleistungen, die das Parlament benötigte, von der Bundeskanzlei und der Bundesverwaltung erbracht. Diese Verhältnisse wurden in den sechziger Jahren des 20.! Jahrhunderts immer mehr kritisiert und in Frage gestellt. Als Folge der Mirage-Affäre wurden 1967 erste eigene Dienste geschaffen: ein Sekretariat für die Geschäftsprüfungskommission und ein Dokumentationsdienst. Es ist interessant, zu sehen, dass Dokumentationsaufgaben (Informations- und Wissensvermittlung unabhängig von der Verwaltung) von Anfang an zentrale Aufgaben der Parlamentsdienste waren. Nach einem kontinuierlichen Ausbau in den vergangenen Jahrzehnten
sind zurzeit rund 300 Personen für die Bundesversammlung tätig, die sich
aufteilen auf rund 200 Vollzeitstellen. Im Dokumentationsdienst arbeiten heute 22 Personen auf 17,55 Vollzeitstellen.

Auftrag

Der Dokumentationsdienst (DokD) steht den Ratsmitgliedern, den Fraktionen,
den Parlamentsdiensten sowie berechtigten Dritten für dokumentalistische Aufträge zur Verfügung. Das Ratsmitglied kann den DokD in Anspruch nehmen für die Vorbereitung von Referaten, Voten im Rat, Vorstössen, Medienauftritten, Konferenzen, internationalen Kontakten usw. oder für Grundlagen-Dokumentationen zu bestimmten Sachfragen. Es versteht sich von selbst, dass die erteilten Aufträge auch die nicht parlamentarische politische Arbeit betreffen. Hier bearbeiten wir ein sehr breites Spektrum von Aufträgen, bei welchem auch ganz ungewöhnliche Fragestellungen auftreten
können. Die Antwort muss selbstverständlich auf die Bedürfnisse des Ratsmitgliedes zugeschnitten sein, die Informationen müssen korrekt und präzise sein, natürlich auch politisch neutral, und sie müssen zudem zeitgerecht geliefert werden, notfalls in wenigen Minuten. Wir vermitteln Informationen auf Auftrag, bieten aber den Ratsmitgliedern auch aus eigener Initiative Dokumente an und sind verantwortlich für wichtige Arbeitsinstrumente (Bibliothek, Presseauswertung, interne und externe Datenbanken).

Arbeitsweise

Die Mitarbeitenden des Dokumentationsdienstes verstehen sich als Informationsspezialisten und Generalisten, die aufgrund interner und externer Infrastrukturen und eines breiten technischen und wissenschaftlichen Fachwissens in der Lage sind, die Aufträge sachgerecht, rasch, genau und politisch neutral zu erledigen. Wir sammeln, verarbeiten, erschliessen und vermitteln relevante Information. Wir berücksichtigen dabei, dass sich die Informationsvermittlung in den letzten zwei Jahrzehnten radikal gewandelt hat. Viele Ratsmitglieder arbeiten mit dem Notebook, und sie wünschen, dass ihnen die benötigten Informationen online rund um die Uhr zur Verfügung

stehen. Wir bieten auch Beratung und Kurse an, denn ein gezielter, effizienter
Umgang mit Informationsquellen hilft den politischen Entscheidungsträgern
und ihren Mitarbeitenden, Zeit zu sparen und Ihre Aufgaben wirkungsvoller zu erledigen.
Von grösster Bedeutung für uns sind gute Verbindungen zu anderen Informationslieferanten, eine enge Zusammenarbeit mit ihnen sowie eine eingehende Kenntnis der elektronisch verfügbaren Informationsquellen. Besonders eng muss die Zusammenarbeit mit den übrigen Parlamentsdiensten sein, zum Beispiel mit den Kommissionssekretariaten, mit dem Internetdienst

und dem Informatikdienst.
Eng sind die Beziehungen auch zu externen Institutionen, insbesondere zur
Bundesverwaltung, die auf ihren Websites grundlegende Informationen und
auch thematische Dossiers anbieten. Die Tatsache, dass heute der grösste Teil
der politisch relevanten Informationen im Internet oder in internen Netzwerken zur Verfügung steht, erleichtert uns die Arbeit wesentlich.

Organisation

Wie können wir diesen Auftrag erfüllen? Der Dienst umfasst vier Einheiten, die eng miteinander zusammenarbeiten: ein Sekretariat, wissenschaftliche Mitarbeitende, die Parlamentsbibliothek und die Presseauswertungsstelle.

Sekretariat

Das Sekretariat erledigt selber Aufträge (Beschaffung und Abgabe von Dokumenten), erstellt Dokumentationshefte und Presseschauen und ist verantwortlich für den Empfang und den Posteingang. Es sind oft Details, die über den guten Ruf eines Dienstes entscheiden, und zu diesen Details gehört eine gute Erreichbarkeit, Freundlichkeit und eine rasche und zuverlässige Bedienung der Kunden.
Im Sekretariat wird vor jeder Session für jede Kammer eine Vorschau hergestellt. Diese Vorschau enthält in Kurzform wichtige Informationen zu jedem traktandierten Geschäft. Sie ist auch im Internet verfügbar und bildet ein wichtiges Arbeitsinstrument für die Räte

Wissenschaftliche Mitarbeiter

Für die wissenschaftliche Arbeit stehen sechs volle Stellen zur Verfügung, die
sich aufteilen auf acht Personen. Diese Mitarbeitenden haben die folgenden
Aufgaben:
– sie erledigen Aufträge der Ratsmitglieder,
– sie führen Dossiers zu bestimmten Sachbereichen, in denen sie spezialisiert
sind,
– sie sind zuständig für Auswertung und Erschliessung von Fachliteratur,
– sie sind verantwortlich für Produkte des Dienstes (Legislatur-Rückblick, Dokumentationshefte, Wissensvermittlung über die Website der Bundesversammlung, elektronische Dossiers, Linkportal),

– sie sorgen für den Unterhalt und die Weiterentwicklung des Thesaurus der Parlamentsdienste («Helvetosaurus») und für die Sacherschliessung in der Geschäftsdatei CuriaVista und der Bibliotheksdatenbank.

Die wissenschaftlichen Mitarbeitenden sind verantwortlich für bestimmte
Fachgebiete, in denen sie Fachwissen erworben haben. Dieses Wissen ist aber
angesichts der Kleinheit des Dienstes in vielen Fällen nicht ausreichend, um
einen Auftrag zu erledigen. Wesentlich ist, dass wir wissen, wo qualitativ hochstehende und den Wünschen des Ratsmitgliedes entsprechende Informationen zu finden sind. Hier gibt es unzählige gute Quellen, die bei Bedarf konsultiert werden können, sei es über das Internet oder bei Bedarf auch durch einen persönlichen Kontakt. Für internationale Anfragen stehen uns die stets sehr hilfbereiten Kolleginnen und Kollegen in anderen Parlamentsdiensten zur Verfügung. Erwähnen möchte ich hier vor allem das Europäische Zentrum für Parlamentarische Wissenschaft und Dokumentation (EZPWD), für welches in 70 parlamentarischen Versammlungen Korrespondentinnen und Korrespondenten tätig sind.

Die Abhängigkeit von anderen Dienststellen und Institutionen ist gross. Ich möchte aber doch festhalten, dass es uns zuweilen durchaus möglich ist, zu
Themen Kompetenzen aufzubauen, für die es in der Verwaltung keine entsprechenden Fachleute gibt. Auch die Website der Bundesversammlung weist immer von uns geführte elektronische Dossiers auf, die in dieser Form an keinem anderen Ort zu finden sind.

Auswertungen im Sinne einer Analyse oder einer Zusammenfassung sind aber in der Regel nicht möglich, dies im Gegensatz zu anderen nationalen Parlamenten, die über eigene Forschungsdienste verfügen.


Eine Publikation, die von den wissenschaftlichen Mitarbeitern in Zusammmenarbeit mit dem Sekretariat produziert wird, ist der Legislatur-Rückblick. Der Legislatur-Rückblick enthält eine Zusammenstellung aller parlamentarischen Geschäfte sowie einen Anhang mit verschiedenen Statistiken. Zu jedem Geschäft gibt es eine kurze Zusammenfassung, die schon während der Legislatur geschrieben wird und auch in der Geschäftsdatenbank Curia- Vista abgerufen werden kann.


Es besteht kein Zweifel darüber, dass wir den anspruchsvollen Auftrag nur
bewältigen können durch einen umfassenden Einsatz der elektronischen Informationsvermittlung. Der Unterhalt und die Weiterentwicklung der elektronischen Informationsvermittlung haben daher bei uns sehr hohe Priorität. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es dabei, die Suche nach Informationen so zu gestalten, dass optimale Resultate erzielt werden. Wir unterhalten zu diesem Zweck einen Thesaurus, mit dem die parlamentarischen Geschäfte in der Geschäftsdatenbank CuriaVista und die Dokumente in der Bibliotheksdatenbank beschlagwortet werden. Dieser Helvetosaurus ist eine auf schweizerische Verhältnisse angepasste Version des Eurovoc-Thesaurus.

Die Geschäftsdatenbank CuriaVista ist eine zentrale Informationsquelle für
jeden, der politische Informationen sucht. Sie enthält Angaben über die parlamentarischen Geschäfte, über ihren Inhalt und über den Stand der Beratungen. Sie bietet die verschiedensten Suchmöglichkeiten. Es steht eine
Volltextsuche zur Verfügung, die allerdings in vielen Fällen unvollständige oder viel zu viele Resultate bringt. Viel wirkungsvoller ist eine Suche mit Thesaurus. Ein guter Thesaurus ist noch immer das beste Instrument für eine
qualitativ hochstehende Erschliessung von Dokumenten. Interessierten empfehle ich einen Versuch: Man suche Geschäfte, in denen die Ungültigkeit von Volksinitiativen ein Thema darstellt. Ohne den korrekten Thesaurus-Begriff «Gültigkeit von Volksinitiativen» wird man kaum zu brauch baren Resultaten kommen. Der Unterhalt des Thesaurus und seine Anwendung sind daher ein zentraler Bestandteil unserer Dokumentationsdienstleistungen.

Extranet – E-Parl


Eine wichtige Informationsquelle bildet auch das Extranet (E-Parl) des Schweizer Parlaments. Im Extranet werden Informationen und Dokumente angeboten, die vertraulich oder urheberrechtlich geschützt sind. Die Kommissionsmitglieder finden dort hauptsächlich die Kommissionsunterlagen ihrer Kommission (interne Berichte, Protokolle, Dokumentationen), der Dokumentationsdienst bietet im Extranet aber auch Dokumentationen an, die für alle Ratsmitglieder zugänglich sind. Zurzeit enthält das Extranet rund 100'000 Dokumente, der monatliche Zugang liegt bei 3500 Dokumenten. Der Zugang zu EParl erfolgt – vergleichbar mit dem Einloggen beim E-Banking – mittels Username/Passwort und einem via eToken generierten Code.

Parlamentsbibliothek

Zum DokD gehört auch seit seinen Anfängen eine Bibliothek. Die heutige
Parlamentsbibliothek (ParlB) entstand erst am 1. Januar 2009, nach der Fusion
mit Teilen der Eidgenössischen Parlaments- und Zentralbibliothek (EPZB) und Teilen der Bibliothek des EDA. Die ParlB wird im Frühjahr 2010 neue, attraktive Räumlichkeiten beziehen und ihren Standort im sanierten Bundeshaus West haben, im ehrwürdigen Raum, der im 19. Jahrhundert Saal des Nationalrates war und seit Anfang des 20. Jahrhunderts der EPZB als Standort diente. Die ParlB hat nach erfolgter Fusion neu acht Mitarbeitende und bietet in ihrer Datenbank rund 300 000 Katalogeinträge an.

Die Beschaffung, Verwaltung und Erschliessung von Dokumenten aller Art
ist eine Kernaufgabe der ParlB. Besondere Aufmerksamkeit widmen wir der
Erfassung der «grauen Literatur», von Publikationen aller Art, die nicht im
Buchhandel erhältlich sind, sondern von der Bundesversammlung, der Verwaltung von Expertengruppen oder anderen Institutionen veröffentlicht

worden sind. Nicht zuletzt enthält die Bibliotheksdatenbank auch Publikationen des Dokumentationsdienstes, worunter sich rund 300 Verhandlungshefte mit Debatten zu wichtigen Geschäften in den eidgenössischen Räten befinden.

Da diese Arbeit seit den siebziger Jahren des 20. Jahrhunderts geleistet worden ist, stellt die Bibliotheksdatenbank der ParlB eine ausserordentlich wertvolle Informationsquelle dar, die viele Dokumente enthält, die auf einem anderen Weg nicht mehr oder nur mit grosser Mühe beschafft werden können.
(Ein Beispiel: Man suche den «Bericht Cornu» aus dem Jahre 1991 über die Beziehungen der Organisation P-26 zu analogen Organisationen im Ausland.) Der Bestand an «grauer Literatur» umfasst heute rund 30 000 Dokumente, wovon gegen 4000 direkt online als PDF dem Informationssuchenden zur Verfügung stehen.

Es versteht sich von selbst, dass wir auch im Bibliotheksbereich auf die Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken und auf gute elektronische Literaturvermittlung mit Zugriff auf eine grosse Zahl von Datenbanken angewiesen sind.

Presseauswertungsstelle

Presseartikel bilden eine wichtige Informationsquelle für die Politik. Der DokD unterhält seit seinen Anfängen eine Presseauswertung, und ihre Mitarbeitenden haben im Laufe von drei Jahrzehnten über eine Million Presseartikel manuell ausgewertet und in Sach- und Personendossiers abgelegt. Diese stehen heute im Bundesarchiv Interessierten zur Verfügung und werden auch von uns gelegentlich wieder konsultiert.

Seit dem August 2005 erfolgt die Presseauswertung elektronisch. Der DokD
führt in Zusammenarbeit mit fünf Departementen und einer externen Firma
eine Pressedatenbank mit den wichtigsten Tages-, Wochen- und Sonntagszeitungen der Schweiz. Montag bis Freitag werden täglich rund 200 Artikel eingespielt, die den berechtigten Benutzern zum grossen Teil spätestens um 9 Uhr zur Verfügung stehen. Die Artikel werden nach Themen, Organisationen und Personen abgelegt und stehen in einem Archiv langfristig zur Verfügung. Die Ratsmitglieder haben die Möglichkeit, mittels Passwort und
Laptop von jedem Standort aus und jederzeit auf diese Informationsquelle zuzugreifen.

Fazit und Ausblick

Dies sind in aller Kürze einige Bemerkungen zum Dokumentationsdienst der Bundesversammlung und zur Informationsverarbeitung im politischen System. Es wäre interessant, den sich stellenden grundsätzlichen Fragen vermehrt
nachzugehen: Mit welcher Art von Informationen ist dem Ratsmitglied am meisten gedient? In welcher Form benötigt es sie? Welche Rolle spielen neue und neueste Trends (Blogs, Facebook, Twitter, iPhone, Youtube)? Für die Informationswissenschaften ergäbe sich ein weites Feld für Untersuchungen.

Ich muss zugeben, dass wir uns nur als Praktiker mit diesen Fragen befassen.
Wir verfolgen einen pragmatischen Ansatz. Wir versuchen, unsere Dienstleistungen den Bedürfnissen entsprechend auszurichten, und glauben, durch jahrelange Erfahrungen Strukturen geschaffen zu haben, die eine optimale Antwort auf die sich stellenden Herausforderungen sind. Die Erfahrungen zeigen auch, dass das Internet und die Arbeit mit dem Notebook die Informationsvermittlung nicht überflüssig gemacht hat. Die Informationsvermittler haben noch immer wichtige und unverzichtbare
Aufgaben. Sie müssen sich aber auch ständig den neuen Gegebenheiten (dem Trend zur Selbstbedienung rund um die Uhr) anpassen.

Festgehalten werden darf auch, dass das Modell «Dokumentationsdienst» ein Erfolgsmodell darstellt. Das Ratsmitglied findet für seine Aufträge eine einzige Anlaufstelle, die sodann je nach Auftrag die erforderlichen Arbeiten ausführt. Der DokD bietet mit Sekretariat, wissenschaftlichen Mitarbeitern, Bibliothek und Presseauswertung eine umfassende Informationsvermittlung an, die den Bedürfnissen des Parlamentes gerecht zu werden vermag, soweit dies unter den gegebenen Umständen möglich ist.

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Ernst Frischknecht

Chef Dokumentationsdienst der Bundesversammlung, Bern

Dokumentationsdienst und Parlamentsbibliothek 

Der Dokumentationsdienst (DokD) und die Parlamentsbibliothek (ParlB) stehen den Ratsmitgliedern, den Fraktionen, den Parlamentsdiensten sowie berechtigten Dritten für dokumentalistische Aufträge zur Verfügung. Das Ratsmitglied kann den DokD und die ParlB in Anspruch nehmen für die Vorbereitung von Referaten, Voten im Rat, Vorstössen, Medienauftritten, Konferenzen, Auslandaufenthalten usw. oder für Grundlagen-Dokumentationen zu bestimmten Sachfragen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DokD und der ParlB sind Informationsspezialisten und Generalisten, die aufgrund interner und externer Infrastrukturen und eines breiten technischen und wissenschaftlichen Fachwissens in der Lage sind, die Aufträge sachgerecht, rasch, genau und politisch neutral zu erledigen. Sie werden auch aus eigener Initiative tätig, bieten regelmässig Informationen an, publizieren Vor- und Rückschauen und erarbeiten zu aktuellen Problemen Dokumentationshefte und Presseschauen. 

 Der DokD und die ParlB umfassen 17,55 Stellen.

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