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2016/3 Vernichten, um zu bewahren?

Können wir endlich alles behalten? Archivische Bewertung elektronischer Unterlagen

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In der archivwissenschaftlichen Literatur wird die Bewertung als Kernkompetenz der Archivarinnen und Archivare, als archivische Schlüsseldisziplin, ja als «Königsdisziplin» unter den Kernaufgaben des Berufs bezeichnet. Stimmt das wirklich? Ist die Bewertung nicht vielmehr eine logistische Lösung für ein logistisches Problem? Weil riesige Aktenmengen beschränkten Platzressourcen in den Archiven gegenüberstehen, kann nur ein Teil dieser Materialfülle übernommen und archiviert werden; der Rest muss vernichtet werden.

Würden wir, wenn wir genügend Platz und Ressourcen für die Bewirtschaftung der Unterlagen hätten, nicht lieber alles behalten, um der Forschung und allen weiteren interessierten Personen möglichst viele Auswertungsmöglichkeiten offen zu halten? Bietet nicht gerade die elektronische Archivierung in Zeiten fast unbegrenzten Speicherplatzes die einmalige Chance einer vollständigen Überlieferung?1

Bewertung als Lösung logistischer Probleme?

Tatsächlich spielen im Archiv logistische und infrastrukturelle Aspekte eine bedeutende Rolle, sei dies nun beim Transport und bei der Einlagerung von Laufkilometern Papierakten, sei es bei der Übernahme und Archivierung elektronischer Unterlagen. Aufwand und Kosten für die Archivierung analoger Unterlagen sind hinlänglich bekannt. Mit der elektronischen Archivierung gibt es ebenfalls erste einschlägige Erfahrungen, und diese zeigen, dass die damit verbundenen Kosten vermutlich deutlich höher liegen als jene, die bei der Archivierung herkömmlicher Unterlagen anfallen.

Die Herausforderung dabei ist nicht die reine Speicherung der Information, denn die Frage nach der «mechanischen» Archivierung im Sinn von Lagerung oder Speicherung ist gelöst. Wie bereits Max Huber 2009 vermutet hat,2 spielen anders als bei der Archivierung analoger Unterlagen die Kosten für zusätzlichen «digitalen Magazinraum» (also den nötigen Speicherplatz in einem Repository) eine eher untergeordnete Rolle. Immer mehr Speicherplatz ist zu immer günstigeren Konditionen zu haben. Das Problem ist der vom Menschen zu leistende Aufwand, um die Zugänglichkeit und Verständlichkeit der Informationen auch langfristig gewährleisten zu können, beispielsweise mittels Datenmigrationen. Damit kämpfen auch die Exponenten von Big Data.

Sehr viele der von den Aktenproduzenten eingesetzten Systeme und verwendeten Dateiformate eignen sich nicht für die elektronische Archivierung. Dazu kommen die raschen Veränderungen bei Hard- und Software. Unter der Annahme, dass Organisationen im Durchschnitt ihre Technologie etwa alle drei Jahre ersetzen, muss ein Dossier, das 75 Jahre lang verfügbar gehalten werden soll, in mehr als 25 verschiedenen Kombinationen von Hard-und Software bewirtschaftet werden.3

Um den mechanischen Prozess der Migration von Informationen verlustfrei zu gestalten, müsste die vollständige Interoperabilität der Systeme erreicht werden. Das würde allerdings strikte Vorgaben für die Beschreibung, die Speicherung und den Austausch von Informationen bedingen. Entsprechende Versuche, Metadaten, Formate usw. zu kontrollieren, werden etwa in der Welt von Open Data oder Linked Data unternommen. Vor diesem Hintergrund gehe ich mit dem niederländischen Archivaren Ruud Yap einig, der findet, eine pragmatische, aber nichtsdestotrotz taugliche Alternative dazu sei die Kontrolle des Informationsflusses durch Bewertung, Auswahl und Vernichtung.4

Also stellt uns auch die elektronische Archivierung – zumindest bis dato – vor logistische und finanzielle Probleme, die uns dazu zwingen, die Menge an Informationen zu reduzieren. Wie immer gilt es, Aufwand und Ertrag in ein gutes Verhältnis zu bringen. Was aber wäre, wenn die Kosten und die geschilderten Herausforderungen der elektronischen Archivierung kein Problem mehr darstellen würden? Wenn die ganze Informatikinfrastruktur dereinst sehr billig, die technische Umsetzung der Datenübernahme durch Standardisierung oder revolutionäre Neuerungen zum Kinderspiel würde? Vielleicht könnte man dann tatsächlich alles archivieren, und erst noch wohl-strukturiert?!


Informationsfülle oder Überblick durch Verdichtung?

Verzichtet man auf die Bewertung, verschiebt sich die Selektion relevanter Informationen in den Lesesaal: Die Benutzenden wären mit einer ungleich grösseren Menge an Informationen konfrontiert, aus der sie selber auswählen dürften oder müssten, je nach Standpunkt. Um den dafür nötigen Überblick zu erhalten, müssten sie sich – im Fall eines staatlichen Archivs – sehr detaillierte Kenntnisse des Verwaltungsapparats aneignen: Bei welchen Stellen fallen welche Dokumente mit welchen Inhalten an? Welche Dokumente sind bei verschiedenen Organen mehrfach und wenn möglich in unterschiedlichen Versionen vorhanden? Welche Dokumente stellen nur eine Vorstufe zum finalen Dokument dar?

Eine unbegrenzte Fülle von Informationen bringt uns rasch an unsere kognitiven und zeitlichen Grenzen. Gefragt ist ja meist die effiziente Beantwortung von Fragen, das Erfassen des Grundlegenden, der grossen Zusammenhänge. Sogar vertiefte wissenschaftliche Untersuchungen zu einem Thema müssen nicht auf jede jemals dazu verfügbar gewesene Information zurückgreifen. Wie beim hyperthymestischen Syndrom, das jemanden «befähigt», sich an jeden einzelnen Tag in seinem Leben in allen Details zu erinnern, wäre die vollständige Archivierung für die Forschenden wahrscheinlich mehr Hindernis als Chance.

Dazu kommt, dass sich alle Recherchierenden gewöhnt sind, vorhandene Quellen «gegen den Strich zu bürsten», Unterlagen für Fragestellungen auszuwerten, die fernab von deren ursprünglichem Verwendungszweck liegen. Es dürfte Archivarinnen und Archivaren noch kaum je gelungen sein – sofern sie dies überhaupt schon einmal versucht haben –, durch Bewertung die Erforschung eines Themas zu verunmöglichen. Auch für Zeiträume mit einer sehr dünnen Quellenbasis kann die Forschung (z.B. in der Archäologie oder in der Mediävistik) aussagekräftige Ergebnisse erzielen. Zugegebenermassen steigt bei einer sehr kleinen Quellenbasis – gleich wie bei einer überbordenden Fülle im Fall einer vollständigen Archivierung – der Aufwand zur Erlangung brauchbarer Resultate.

Relativ unbestritten – selbst bei allfälligen Anhängern einer vollständigen Archivierung – dürfte die rein formale Bewertung sein: Indem man beispielsweise Dossiers konsequent nur von den federführenden Stellen übernimmt und bei allen anderen beteiligten Stellen beseitigt, reduziert sich die Menge an Unterlagen, ohne dass relevante Informationen verloren gehen. Im Gegenteil: Bewertung schafft hier einen Überblick, führt zur Verdichtung von Informationen und zur Vermeidung von Redundanzen. Die Reduktion von Masse ist nicht das primäre Ziel der Bewertung, sondern die (willkommene) Folge davon.

Durch die Bewertung werden die Unterlagen in ihrem Zusammenhang dargestellt und gewinnen an Informationswert, oder wie Ruud Yap es formuliert: «Appraisal can be described as updating. Appraisal ads context and thus updates the record and determines its value and meaning.»5
Diese Arbeit muss für analoge Unterlagen, aber ganz besonders auch bei elektronischen Informationen geleistet werden, die in vielen Fällen ohne die Dokumentation des Entstehungszusammenhangs und des Ursprungssystems noch weniger verständlich wären als aus dem Zusammenhang gerissene Papierdokumente. Die Komplexität einer vollständigen Überlieferung würde erst recht nur zu Unsicherheiten führen. Mithilfe digitaler Instrumente lassen sich Informationen zwar oft genauer und gleichzeitig einfacher und rascher filtern, aber erst durch den menschlichen Eingriff im Rahmen der Bewertung erhalten diese ihren Wert und ihre eigentliche Bedeutung. Dieser Aufwand wird durch keine Technologie substanziell reduziert.

Alles ist nichts: Gerade das digitale Zeitalter braucht Bewertung

Bleibt noch die Frage, warum Archivarinnen und Archivare zusätzlich zur formalen Bewertung auch systematisch bzw. inhaltlich bewerten (müssen). Weshalb soll von einer wohlbeordneten, sauber registrierten Massenaktenserie nur ein kleiner Teil der Dossiers behalten werden? Ist beispielsweise das relevante Personendossier einmal vernichtet, kann eine bestimmte Frage zu dieser Person ja möglicherweise nicht mehr beantwortet werden. Das Gleiche gilt für die Suche von Betroffenen nach ihren Unterlagen.

Einmal abgesehen von den eingangs geschilderten logistischen Problemen, spielt bei dieser Frage der eigentliche Zweck der (insbesondere staatlichen) Archive die prominenteste Rolle. Solange die Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Falls gewährleistet sein muss, ist es in der Regel Aufgabe der aktenproduzierenden Stelle, ihre Unterlagen während der vorgesehenen Aufbewahrungsfrist vollständig in ihren Registraturen oder elektronischen Ablagen zu behalten. Dies gilt – streng genommen – auch für alle Akten, auf die direkt von staatlichen Massnahmen betroffene Personen Zugang haben sollen. Insbesondere bei langen Aufbewahrungsfristen kommt es des Öfteren zu einer Arbeitsteilung zwischen der aktenproduzierenden Stelle und dem zuständigen Archiv.

Sobald die Akten jedoch nicht mehr für ihren Primärzweck gebraucht werden, sind sie dem Archiv anzubieten und erfahren eine Zweckänderung. Im Archiv müssen die Unterlagen das staatliche Handeln bzw. Nichthandeln im Allgemeinen dokumentieren und nachvollziehbar machen, um Rechtsstaatlichkeit, Rechtssicherheit und Transparenz zu gewährleisten, um der Gesellschaft ein «Gedächtnis» zu geben und um die bereits erwähnten Grundlagen für die Forschung bereitzustellen. Entsprechend nimmt das Interesse an einzelnen Vorgängen oder am Schicksal einer einzelnen Person auf der Zeitachse tendenziell ab. Es wäre für ein staatliches Archiv also schwierig zu rechtfertigen, dass es seinen Zweck nur mit einer vollständigen Übernahme aller Unterlagen erfüllen könnte, selbst wenn es dazu technisch, logistisch und finanziell in der Lage wäre.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Archivierung elektronischer Unterlagen sowohl mit neuen Fragen und Herausforderungen wie auch mit neuen Lösungen und Chancen verbunden ist, dass sie die Grundsätze der archivischen Bewertung jedoch nicht infrage stellt. Robert Kretzschmar betont sogar: «Die soweit entwickelten Vorgehensweisen, Strategien, Grundsätze und Methoden [der Bewertung] sind im digitalen Zeitalter noch sehr viel konsequenter anzuwenden.»6

Eine These, die Ruud Yap noch zuspitzt: «The digital deluge demands appraisal and selection: everything is nothing.»7

  • 1 Ich danke meinen Kolleginnen und Kollegen in der AG Bewertung des VSA für die zahlreichen Anregungen und Diskussionen rund um diesen Artikel.
  • 2 Huber Max, «Archivische Bewertung: Aspekte, Probleme, Konjunkturen», arbido, Heft 4, 2009, S. 10–11.
  • 3 DLM Forum Foundation, MoReq2010 ®: Modular Requirements for RecordsSystems – Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, published online (http:// moreq2010.eu/), S. 23–24, zitiert bei Yap Ruud, «Some thoughts on appraisal in the digital age», Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 80, 2014, S. 17.
  • 4 Yap Ruud, «Some thoughts on appraisal in the digital age», Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 80, 2014, S. 17.
  • 5 Yap Ruud, op. cit., S. 17.
  • 6 Kretzschmar Robert, «Alles neu zu durchden-ken? Archivische Bewertung im digitalen Zeitalter», Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 80, 2014, S. 14.
  • 7 Yap Ruud, op. cit., S. 20. Die angelsächsische und frankophone Literatur zum Thema wird im Übrigen gut zusammengefasst bei:Laliberté Stéphanie, «Pour le maintien de la mémoire sociétale: la pertinence de l’évaluation à l’ère du numérique» (Semes-terarbeit an der Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal, trimestre d’hiver 2016) [online], https://papyrus.bib.umontreal.... bitstream/handle/1866/13921/laliberte_ste-phanie_2016_pertinence_evaluation. pdf?sequence=1&isAllowed=y (Zugriff vom 29.6.2016).

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Peut-on finalement tout conserver? L’évaluation archivistique des documents électroniques    

Est-ce que l’évaluation est vraiment la «discipline reine» de l’archivistique ou n’est-elle finalement qu’une solution logistique à un problème logistique? Comme des quantités de plus en plus grandes de dossiers sont confrontées à des ressources en place limitées dans les dépôts d’archives, seule une partie de cette masse matérielle peut être prise en charge. L’archivage électronique n’offre-t-il pas une chance unique de constituer un patrimoine archivistique complet?

Dans les faits, l’évaluation est une réponse à des enjeux logistiques, et cela ne change pas à l’ère du numérique. Le problème n’est pas ici les espaces de conservation nécessaires, mais plutôt les investissements consentis pour pouvoir garantir l’accès et la compréhensibilité de l’information sur le long terme. Pourtant, même si l’archivage électronique devenait plus facile et meilleur marché suite à une normalisation radicale ou à des nouveautés révolutionnaires, la question se poserait de ce que l’on gagnerait à tout conserver. Une masse illimitée d’informations nous amènerait rapidement à nos limites cognitives et temporelles. En général, ce qui est exigé est une réponse efficace aux questions, le nécessaire. L’évaluation crée un aperçu, elle mène à la densification des informations et à l’évitement des doubles. La réduction de la masse n’est pas le but premier de l’évaluation, mais une conséquence (bienvenue). Par ailleurs, les archives publiques ont le devoir de documenter les activités ou non-activités de leurs membres en général et de les rendre compréhensibles. Il serait paradoxal de devoir justifier pourquoi ce but ne pourrait pas être atteint si l’on constituait un patrimoine archivistique complet.

Les principes de l’évaluation sont donc toujours valables avec l’archivage électronique, peut-être même encore plus que pour la prise en charge de documents analogiques.