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2010/1 I&D in den politischen und wirtschaftlichen Organisationen

Nach internen und externen Reformprozessen: konsolidiert in die Zukunft

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Hans-Peter Jaun leitet seit 2006 den internen Dokumentationsdienst des Schweizerischen Wissenschafts- und Technologierates SWTR (Vormals Dokumentationsstelle für Wissenschaftspolitik des Zentrums für Wissenschafts- und Technologiestudien CEST des SWTR), zu Beginn noch unterstützt durch eine Halbtagskraft, seit 2008 als Einzelperson. Durch eine Integrationsvereinbarung mit der Bibliothek am Guisanplatz BiG im Rahmen des Verwaltungsreformprojektes QSP 8 «Konzentration der Bibliotheken und Dokumentationsdienste der allgemeinen Bundesverwaltung im Raume Bern» (Informationen darüber siehe website QSP 8 unter www.guisanplatz.chim Jahr 2009 können kurz- bis mittelfristig zugunsten der Kunden Konsolidierungen, Mehrwert wie Weiterentwicklungen erzielt werden.

BiG

Mit den am 25.6.2008 beschlossenen neuen Rechtsgrundlagen, rechtskräftig per 1.1.2009, führt die Bibliothek am Guisanplatz BiG koordinierend alle Bibliotheken der Bundesverwaltung, sorgt für eine enge Zusammenarbeit im Informations- und Dokumentationsbereich und zeichnet verantwortlich für den Betrieb des Alexandria-Verbundes. Sie leitet zudem die Dokumentationskonferenz Bund (DKB). Die Bibliothek am Guisanplatz ist seit 1.1.2009 die Leitbibliothek der allgemeinen Bundesverwaltung.

Ausgangslage im Jahr 2006

Der Schweizerische Wissenschafts- und Technologierat SWTR ist eine ausserparlamentarische Kommission, welche organisatorisch dem Staatssekretariat für Bildung und Forschung SBF des Eidgenössischen Departementes des Innern EDI zugewiesen ist. 2006 waren dem SWTR u. a. das Zentrum für Wissenschafts- und Technologiestudien CEST unterstellt – die Dokumentationsstelle war dem CEST angeschlossen. Die Dokumentationsstelle bediente die Mitarbeitenden des CEST wie auch des SBF.

Der Bestand der Dokumentationsstelle umfasst eine Fachbibliothek im Umfang von über 10 000 Bänden und ein Zeitschriftenarchiv im Bereich Wissenschafts-, Forschungs-, Technologie- und Innovationspolitik sowie im Bildungsbereich, umfassend Hochschulen, Fachhochschulen bis hin zur Berufsbildung und Gymnasialstufe. Geografisch deckt der Bestand die Schweiz sowie das angrenzende Ausland ab wie auch jene Länder, welche im Bereich Hochschule und Forschung weltweit eine Leaderstellung einnehmen.

Teile des Altbestandes sind noch heute über einen Zettelkatalog zugänglich. Seit 1991 wird der Bestand mittels der Software BiblioMaker nachgewiesen, eine nur für das Dok-Personal zugängliche Insellösung. Ein selbstentwickelter Thesaurus unterstützt die Inhaltserschliessung und das effiziente Recherchieren des Dokumentalisten.

Ein interner digitaler Pressespiegel wurde über mehrere Entwicklungsschritte in der Zeitspanne 2004–2006 aufgebaut. Zum einen wurde die grafische Aufmachung der «E-Presse» professioneller gestaltet, zum anderen wurden im Sinne einer bedarfsorientierten Optimierung die ausgewerteten Quellen um wichtige wissenschaftliche Zeitschriften wie «Nature», «The Lancet» und «Science» erweitert. Aktuelle, sorgfältig selektionierte Fachinformationen (in- und ausländische Tages- und Wochenpresse sowie verlinkte Pressemitteilungen ausgewählter Institutionen aus dem Bereich Bildung, Forschung und Behörden) werden mit der «E-Presse» gezielt den interessierten Fachleuten vermittelt. Diese Verbesserungen wie auch die Kontinuität und Qualität dieser digitalen Dienstleistung führten zu einem Anwachsen der Zahl der internen KundInnen.

Interne Reformen

Der SWTR traf folgende Reorganisationsentscheide:

– 2008 kam TA-Swiss, Zentrum für Technologiefolgen-Abschätzung unter die Hoheit der Akademien der Wissenschaften Schweiz, und

– im Frühjahr 2008 wurde das CEST aufgelöst und in den SWTR integriert. Das Personal Ex-CEST zügelte an die Inselgasse 1, Bern. Die Halbtagesstelle des Dokumentationsdienstes wurde ersatzlos gestrichen. Die Buchbestände und das Zeitschriftenarchiv der Dokumentationsstelle verblieben am alten Standort (Effingerstrasse 43, Bern). Es zeigte sich auch 2008 und 2009, dass diese Bestände selten benötigt wurden.

Die Geschäftsleitungen des SBF wie des SWTR stellten strategische Überlegungen an, ob eine eigene Dokumentationsstelle weitergeführt werden solle und falls ja, mit welchen Dienstleistungen – dies auch im Hinblick auf die Zielsetzungen des Bundesrates im Reformprojekt QSP 8. Schlussendlich beauftragte der SWTR 2008 Gabi Schneider, Projektleiterin am Schweizerischen Institut für Informationswissenschaften der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Chur, mit einer Expertise zur Dokumentationsstelle SWTR.

An der Plenarsitzung des SWTR vom Januar 2009, präsidiert von Professorin Susanne Suter, waren u. a. die Präsentation dieser Expertise durch Gabi Schneider wie die Orientierung über das Reformprojekt QSP 8 durch die Projektleiterin Doris Antener mit anschliessender Fragerunde mit dem Chef der Bibliothek am Guisanplatz, Dr. Jürg Stüssi-Lauterburg, traktandiert.

Externe Reformen

Welche Zielsetzungen des Bundesrates hat die Projektleitung des Verwaltungsreformprojektes QSP 8 umzusetzen? Es geht darum,

– die Bibliotheken und Dokumentationsdienste der Bundesverwaltung im Raum Bern von vierundvierzig auf einen Standort mit allenfalls zwei oder drei dezentralen Standorten zu konzentrieren,

– erhebliche Einsparungen (25% der Personal- und 20% der Sachmittel) zu machen und

– die Zukunftsähigkeit der Leitbibliothek (Optimierung der Software und der Dienstleistungen für die Öffentlichkeit und die Verwaltung, E-Projekte usw.) zu erreichen.

Die Dokumentationsstelle CEST ist eine Institution, welche auf der Liste Hausmann (Entscheidungsgrundlage des Bundesrates im Reformprojekt QSP 8) aufgelistet ist. Somit zeichnete sich eine Aushandlung einer Vereinbarung mit der Bibliothek am Guisanplatz BiG ab. 

Diese Verhandlungen erfolgten nach den Geschäftsleitungsentscheiden SW-TR/SBF von Anfangs 2009, und per 1. August 2009 lag eine gegengezeichnete Integrationsvereinbarung SWTR/ SBF/BiG vor.

Heutige Situation und erzielter Mehrwert–  

- SWTR verzichtet auf eine eigene Bibliothek, sie führt nun einen internen Dokumentationsdienst für Mitarbeitende des SWTR und des SBF.

- Es stehen ihr dafür 40 000 Franken Sachmittel für Fachliteratur zur Verfügung – zu 95% werden diese in Zeitschriftenabonnemente investiert.

- Kernprodukt ist weiterhin die Redaktion des digitalen Pressespiegels «E-Presse» – bis 80% der Vollzeitstelle fliessen in diese von den Kunden hochgeschätzte Dienstleistung.

- Nach Vereinbarung mit der BiG erfolgte in der BiG die Ausbildung in die Katalogisierung mit VIRTUA des Alexandria-Verbundes. Somit wird nun mit dem internationalen Standard US-Marc katalogisiert. Kurzfristig werden die Kunden sämtliche von der Dokumentationsstelle SWTR geführten Zeitschriftentitel wie die neuste beschaffte oder ausgewertete Fachliteratur von ihrem Arbeitsplatz aus im Alexandria-Verbund im Internet/Intranet abfragen können.

- Der SWTR-Dokumentationsdienst leiht nicht an Dritte aus; die Fachliteratur ist einzig für den internen Gebrauch bestimmt – somit Status «Referenz in-house» im Alexandriaverbund.

- Die Buchbestände sind mit Zettelkatalog und einer Lizenz für BiblioMaker der BiG übergeben worden. Sämtliche Ausleihen erfolgen durch die BiG. Eine Lizenz des Bibliomakers steht nach wie vor dem Dokumentationsdienst SWTR für Recherchen zur Verfügung.

- Das Zeitschriftenarchiv wurde tüchtig aufgeräumt: die BiG übernahm nur Zeitschriften, welche sie nicht bereits in ihren Beständen führte; zudem mussten sie vollständig, fortlaufend und zumindest in Archivboxen abgefüllt und angeschrieben sein. So entstand nebst diesen arbeitsintensiven Ordnungsarbeiten eine digitale Liste des Zeitschriftenarchivbestandes CEST/ SWTR.

- Vom SWTR und nahen partnerschaft- lichen Institutionen herausgegebene Dokumente, Broschüren und Zeitschriften werden zu Dokumentationszwecken und Archivierung neu in einem Exemplar pro Sprache der BiG abgegeben.

Blick in die nahe Zukunft

– Mittelfristig wird die Bibliothek am Guisanplatz BiG die auf Bibliomaker erfassten Daten in den Alexandria-Verbund migrieren. Durch die BiG werden damit diese im Gebiet der Wissenspolitik vom Schweizerischen Institut für Informationswissenschaft der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Chur als einmalig bezeichneten Bestände nun digital von jedermann im weltweiten Netz abfrag- und ausleihbar.

– Die Dokumentationsstelle SWTR wird mit den Akademien und den Hochschulen, welche ebenfalls ähnliche digitale Pressespiegel redigieren, im Gespräch bleiben: Hier lassen sich allenfalls Synergien oder zumindest gegenseitige Stellvertretungen gewinnen.

Der im Gefolge von QSP 8 realisierte Reformprozess beinhaltet den mit Abstand wichtigsten Entwicklungsschritt der 1971 gegründeten Dokumentationsstelle für Wissenschaftspolitik.

Der neue, konsolidierte Status darf nicht als Signal eines Innehaltens interpretiert werden, sondern soll neue Kräfte zur innovativen Entwicklung effizienter, kundengerechter Informationsdienstleistungen wecken.

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Hans-Peter Jaun

Dokumentationsstelle SWTR, lic. phil. nat., University Professional (Nachdiplomstudium Papierkurator des Advanced Study Center der Universität Basel). 

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Doris Antener

Stv. Chefin Bibliothek am Guisanplatz BiG, Reformprojektleiterin QSP 8. 

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Hans-Peter Jaun dirige depuis 2006 le Service de documentation interne du Conseil suisse de la science et de la technologie CSST, initialement renforcé par un poste à mi-temps, depuis 2008 seulement. Grâce à un accord d’intégration avec la Bibliothèque Am Guisanplatz BiG dans le cadre du Projet de réforme de l’administration fédérale QSP8 «Concentration des bibliothèques et des services de documentation de l’administration générale de la Confédération à Berne», il est possible d’obtenir à court et moyen terme, pour le plus grand bénéfice des clients, des consolidations, une valeur ajoutée ainsi que des possibilités de développement ultérieur.