Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST) : une entreprise commune des Archives suisses

La problématique de l’archivage électronique fait l’objet d’une première détermination du Groupe de travail «Archivage des documents électroniques», consignée dans le Rapport d’activité de 1997, par son président Stefan Gemperli (Archiv der ETH Zürich) en ces termes :

Une suite est donnée rapidement à cet objectif par le Comité qui rencontre un appui déterminant au sein de la CDA. Elle est formalisée sous forme d’une résolution, rédigée dans les langues allemande, française et italienne, soumise au vote des membres présents lors de l’Assemblée générale de Porrentruy, de septembre 2000 :

L’adoption est adoptée. Deux membres individuels s’y opposent ; trois membres individuels et trois membres collectifs s’abstiennent.

Dans la foulée, un comité de pilotage est constitué, le 20 novembre 2000, sous la président de de Peter Hoppe, secondé par une équipe de projet conduite par Thomas Schärli (StABS) et un mandataire, PricewaterhouseCoopers AG. Il lui est confié la mission de formuler la «Stratégie globale pour la conservation à long terme des documents électroniques en Suisse».

Les extraits de quelques lignes du procès-verbal de la séance du 15 novembre 2000 de la CDA éclairent sur les limites de la démarche :

Le financement du projet «Machbarkeitsstudie» qui appasraît dans les comptes de l’AAS a été assumé par la Confédération et les Cantons, à travers leurs représentants au sein de la CDA.

Un rapport détaillé et un autre de synthèse, bilingues, ont été publiés le 25 mars 2002, sous le titre : «Archivieren von elektronischen Unterlagen in der öffentlichen Verwaltung – Perspektiven und Handlungsbedarf 2002-2010 : Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen»/ «Archivage des documents électroniques dans l’administration publique, avec pour sous-titre – Perspectives et besoin d’actions 2002-2010 : étude stratégique globale pour la conservation à long terme des documents électroniques en Suisse».

La sortie de presse a été médiatisée.

Tout en dénonçant les risques de disparition de la Mémoire collective en raison d’une informatique débridée et versatile, les archivistes livrent un diagnostic complet et objectif de la situation. Ils chiffrent le plan d’action à 25 millions à planifier, entre 2002 et 2010, dans les ressources humaines et les formations du personnel. L’étude formule des pistes de développement et des recommandations dont la plus importante est la création d’un centre de coordination et de conseil. Selon elle, seule une collaboration étroite permettrait aux Archives (notamment petites et moyennes) d’aborder avec succès la tâche devant elles.

La CDA prend de suite à son compte cette recommandation et engage rapidement des négociations qui aboutirent, le 25 février 2003, à la signature d’un accord administratif relatif à la création du Centre de coordination pour l’archivage de documents électroniques. En mai 2004, dix-sept cantons l’ont ratifié ainsi que la Confédération et la Principauté du Liechtenstein.

Le CECO débute ses activités en novembre 2004 avec deux collaborateurs à temps partiel dans les bureaux des Archives fédérales à Berne – les dix ans du fonctionnement ont été fêtés au Bernerhof, à Berne, le 12 novembre 2014, en présence de la chancelière fédérale Corina Casanova, du chancelier bernois Kurt Nuspliger et de l’historien, en charge de l’édition des Documents diplomatiques de la Suisse, Sacha Zala.

Seule la moitié des cantons romands (FR, VD, VS) en faisaient partie à l’origines. Genève, Neuchâtel et le Jura ont rejoint le CECO dans la vague d’agrandissement de 2009 qui a porté le nombre de cantons membres à 24, avec les adhésions de Bâle-Campagne et de Soleure. Trois villes (LU, SG et ZH) se sont affiliées dans une première étape, suivie d’une deuxième avec BBB et BE. Et enfin récemment avec les Archives de l’Université de Zurich.

Même si tous les niveaux fédéraux y sont dorénavant représentés par les 31 membres, des efforts sont néanmoins entrepris pour que les cantons de BL et VS qui en ont fait partie reviennent dans le giron du CECO, et que le canton du Tessin y entre enfin. La démarche correspond à la vision initiale du CECO de regrouper en son sein l’ensemble des Archives cantonales.

Trois collaborateurs informaticiens, correspondant à deux ETP, assurent le fonctionnement. Ils rendent rapport, deux fois l’an, à la Commission de surveillance qui réunit l’ensemble des partenaires.

Un comité de direction, en fait le comité directeur, assure la préparation des dossiers et le suivi des décisions. Il est responsable devant la Commission de surveillance qui élit les membres.

Depuis février 2006, le CECO dispose d’une newsletter, bilingue depuis 2008, diffusée quatre fois par année.

Un premier site a été ouvert en décembre 2005. Une nouvelle version, complètement repensée et consultable aussi bien depuis le smartphone que depuis l’ordinateur est disponible depuis mi-septembre 2018.

Selon l’accord d’origine, le financement du CECO est assuré par la Confédération, les cantons participants et la Principauté de Liechtenstein ainsi que par tout autre sponsor. La Confédération met à disposition les locaux et de l’infrastructure ainsi que par la prise en charge de l’administration du personnel. La moitié des autres dépenses financières est supportée par les Cantons et la Principauté de Liechtenstein à parts égales et pour moitié proportionnellement à la population résidente, conformément aux chiffres publiés lors du dernier recensement. Il a été adapté depuis avec l’intégration de membres autres que cantonaux, astreints comme tous les membres, à une mise de fonds initiale identique. Les principaux bailleurs de fonds, parmi les membres cantonaux, sont dans l’ordre ZH, BE et VD. Le premier compte datant de 2005 atteste des recettes pour un montant de CHF 203'602..- et des dépenses de l’ordre de CHF 146 760.40. Le dernier budget adopté, celui de 2023, porte un total de dépenses de CHF de 388'000..- pour un total de recettes de CHF 365'312.-.

Le 8 mai 2018, la Commission de surveillance a adopté le Règlement d’exploitation des locaux de la Confédération . Elle en fait de même, le 11 mai 2022, avec le Règlement d’exploitation du CECO dont deux dispositions sont à considérer par rapport aux missions du CECO :

Au démarrage du CECO, la grande majorité des membres avait besoin d’informations et souhaitait des solutions concrètes. Dans ce sens, le CECO a été un espace de formation et de mise à niveau des connaissances, bénéficiant des expériences déjà accumulées par les Archives fédérales et les plus grandes Archives cantonales. Ses premiers travaux ont porté sur plusieurs projets-pilote communs. Ils ont été accompagnés de soutiens sous la forme de conseils, de normes et de standards, de directives.

En voici quelques exemples :

• Catalogue des formats de données d'archivage dont la première version a été établie en 2007, comportant 22 formats, a été augmentée en 2021 de 30 nouveaux, ce qui fait de lui une des plus importantes bases de données de formats archivistiques du monde ;
• Exigences de base en matière d’archivage numérique ;
• Outils et outils pour l’archivage numérique ont été formalisées ;
• Espace transitoire de stockage de données numériques : projet «arcun» en romanche, également acronyme pour «Archival Repository for Collaborative Use Network».

Le CECO n’a pas vocation de concevoir des logiciels. En revanche, il assure le développement et la maintenance d’outils qui mettent en pratique des résultats issus de ses recherches et comblent des lacunes dans le paysage logiciel archivistique. Le bureau évalue en permanence son offre d’outils et examine les alternatives tant commerciales qu’open source pouvant à l’avenir remplacer les outils du CECO.

A dix ans de distance, l’évolution de l’archivage électronique est sensible au sein des membres. A la suite d’une enquête interne, les constats suivants sont publiés dans la Newsletter du deuxième trimestre 2011 :

• Le modèle de référence OAIS pour l'archivage numérique est établi sans exception et incontesté. Il est toutefois important de noter que l'OAIS n'offre qu'un cadre conceptuel et en aucun cas des indications relatives à l'implémentation.
• Une comparaison sommaire de l'état de la mise en œuvre fait apparaître pour les Archives cantonales et nationales, entre un petit groupe de tête et un groupe de fin de peloton également assez petit, un milieu de terrain étendu d'Archives qui ont achevé la phase des essais et qui sont passées à la phase de projet dans certains domaines. On remarque une relativement bonne corrélation entre la force financière du canton et l'état de son développement en matière d'archivage numérique.
• Une analyse similaire des Archives communales participantes montre un stade de mise en œuvre nettement moins avancé que dans les niveaux étatiques supérieurs. Ici, aucun groupe ne se démarque encore. Il apparaît néanmoins que les Archives membres du CECO se situent toutes en haut de cette liste.
• L'archivage des diverses catégories de documents numériques est privilégié de manière différente. Tout d’abord, les photos, les documents, les rétro-numérisés et de plus en plus les documents GEVER font l'objet d'efforts d'archivage. Les sons, les vidéos et tout particulièrement les bases de données ont une plus faible priorité.

Grâce aux CECO, les membres ont gagné en maturité depuis les débuts de la démarche. Ils ont acquis tout un environnement conceptuel et matériel, ce qui leur permet d’agir en partenaires fiables auprès de leur employeur et de s’appuyer sur des pratiques généralisées. Une tendance qui ne trompe pas, les administrations publiques confient aux Archives la responsabilité de la politique d’archivage électronique. Un grand nombre d’entre a pu engager, ces cinq dernières années, des records managers avec des bonnes connaissances informatiques. Elles sont équipées d’infrastructures spécifiques.

Dans la décennie 2010-2020, le CECO porta ses efforts sur les activités comme le transfert d’informations lors de colloques et les offres de formation et de perfectionnement. Les grands projets communs sont parallèlement délaissés.

Le 11 mai 2021, la Commission de surveillance a validé le projet de stratégie 2022-2026, formalisé par le Groupe de pilotage formé d’Esther Baur, Jutta Haffner et Philippe Künzler (BA). Celui-ci tient compte de l’état de situation de l’archivage électronique dans les Archives membres. Il est conçu autour de quatre domaines auxquels des objectifs et des mesures sont subordonnés :

• Domaine d'action : donner une orientation, rendre les connaissances accessibles et permettre la mise en réseau.

Le CECO suit en permanence l'état de l'informatique archivistique en Suisse et connaît la situation des archives suisses. Il communique ces connaissances aux archives concernées et obtient une vue d'ensemble des applications informatiques dans des domaines définis de l'administration Les archives membres profitent du réseau de connaissances en sachant où se trouvent les différentes archives, quels projets sont en cours et quels outils sont utilisés. En raison de la petite taille de la Suisse, la coopération au niveau national avec d'autres associations et fédérations deviendra aussi de plus en plus importante à l'avenir.

• Domaine d'action : processus d'archivage (de la production à l'accès)

Le CECO offre à ses membres des connaissances et des solutions concrètes pour développer le travail d'archivage dans les conditions de la transformation numérique et des tendances technologiques actuelles, ou les développe avec eux. Dans les délais prévus par la stratégie, la mise en œuvre des objectifs stratégiques suivants se concentre sur les processus de pré-entrée ou d'entrée. Il s'agit d'y travailler afin d'amener la prise en charge, y compris les tâches en amont, à un haut niveau de maturité en tant que sous-domaine du processus global d'archivage numérique. En revanche, il s'agira de développer des bases centrales et nécessaires dans les domaines de processus que sont la gestion de données, l'accès et la conservation.

• Domaine d'action : innovation et radar technologique

Le CECO veille à ce que les développements interdisciplinaires nationaux et internationaux pertinents dans le domaine des archives et des domaines connexes soient collectés, traités, rendus accessibles et communiqués à ses membres de manière simple et accessible. Le bureau est désormais soutenu par un conseil consultatif.

• Domaine d'action : organisation et compétence du bureau du CECO

Afin de répondre aux nouvelles exigences dans un environnement plus complexe, les processus et les structures du bureau seront revus et adaptés si nécessaire. Les compétences sont élargies en conséquence.

La prochaine étape consistera pour le CECO à définir les objectifs dans un plan de mesures et à établir des priorités.

De son côté, le Comité de l’AAS n’est pas resté passif sur le dossier de l’archivage électronique. Il s’est montré d’emblée solidaire de l’initiative du CDA du début des années 2000, en modifiant pour les années 2004-2006 les buts et la désignation, déjà mentionnée plus haut, du Groupe de travail «Archivage des documents électroniques» :

• Coordonner toutes les activités de l’AAS concernant l’archivage digital et stimuler elle-même de nouvelles activités ou les soutiens.
• Créer une plate-forme pour l’échange d’idées et de savoir entre les institutions publiques et privées, entre Archives et autorités de tutelle, entre archivistes et autres professionnel(le)s dans ce domaine (I+D, ABM) et entre archivistes et experts ou prestataires privés de services d’archivage.
• Sensibilise aux problèmes actuels (problèmes techniques, problèmes financiers, risque de perte de mémoire des sociétés modernes), renforce la compréhension de ces questions et informe toutes les personnes et institutions concernées par l’expertise des archivistes dans le domaine de la gestion d’archives courantes et de l’archivage à long terme.
• Préconise à moyen terme une perspective élargie de l’archivage qui inclut le domaine de la gestion d’archives courantes (Records Management) et une communication virtuelle.
• Réfléchir à la position des Archives dans la société de l’information et dans le cadre de la cyberadministration.

Développer des concepts et des plans pour un portail archivistique suisse (en collaboration avec d’autres prestataires de services dans le domaine I+D (p. ex. les bibliothèques), la recherche scientifique (Société suisses d’histoire, Dictionnaire historique de la Suisse, DHS) etc.).

Dans les faits, cette structure fut amenée à collaborer avec le CECO et à restreindre son champ d’action. Elle apporte des réflexions davantage métier que techniques.

Les années suivantes vont démontrer des rapprochements entre les le groupes de travail et le CECO, pour faire de celui-ci la plaque tournante de l’archivage électronique et de l’avancement informatique. Comme marque symbolique de ces échanges, la reprise, dès 2010, par le CECO du Répertoire des termes utiles aux archivistes suisses, français-allemand, allemand-français, publié en 2002, et qui vient de faire l’objet d’une extension et d’une optimisation par ledit CECO