Une méthode proactive d’acquisition d’archives privées: la méthode Minnesota

Introduction

La mission de l’archiviste est de «constituer la mémoire sociétale en préservant les témoignages de toutes sortes, organisationnels et individuels, à des fins de recherche de divers ordres: administratif, historique, sociologique, géographique et même personnel» (Lambert, 2003, p. 171). Cependant, les ressources allouées par les services d’archives pour cette opération sont moindres et, simultanément, la société crée de plus en plus de documents, notamment à travers l’informatique. La nécessité de planifier les acquisitions devient par conséquent plus importante que jamais. Pour y parvenir, il sera nécessaire pour l’archiviste d’adopter une méthode proactive lui permettant d’identifier, d’évaluer et de sélectionner dans la société les fonds d’archives privées pertinents en vue de leur éventuelle acquisition. La méthode Minnesota a été élaborée dans ce but. Ainsi, dans un premier temps, l’article retracera le contexte de création de la méthode, suivi de sa définition et de sa description. Ensuite, les résultats d’une enquête sur les pratiques en matière d’acquisition proactive d’archives privées seront présentés. Enfin, nous dé

montrerons l’applicabilité de la méthode Minnesota dans un service d’archives institutionnel suisse, en décrivant la stratégie mise en place par les Archives de la Ville de Genève (AVG) pour l’implémenter.

Etat de l’art

Bien que l’objet de cet article consiste à analyser une méthode d’acquisition d’archives privées, le processus appartient
à la fonction de l’évaluation archivistique. Barbara Craig exprime très clairement ce lien: «Macro-appraisal, the document strategy, and the Minnesota method are all archive-directed methods for taking control of their own fate in doing appraisal for acquisition» (Craig, 2004, p. 91). Il ne s’agit donc pas de comprendre par quels moyens il est possible de se procurer des documents, mais de mettre en place des outils proactifs de recherche, de localisation et de sélection des producteurs d’archives les plus intéressants et pertinents, puis d’évaluer lesquels de leurs documents acquérir. Dans la littérature francophone, nous pouvons y déceler les termes «prospection» dans le contexte français (Cleyet-Michaud & de Solan, 2007, pp. 97–98) et «exploration des ressources » dans le contexte canadien (Bibliothèque et Archives du Canada, 2012, site web).

Cette méthode s’insère dans les théories proactives d’évaluation archivistique dont l’approche est descendante, c’est-à-dire que l’archiviste établit un ordre de priorité des institutions productrices d’archives et évalue ensuite les archives des dites institutions (Couture, 1996–1997, p. 13). Cette approche se divise en deux catégories: d’un côté la macro-évaluation qui est destinée à l’évaluation des archives publiques et de l’autre la Documentation Strategy et la méthode Minnesota développées pour évaluer des archives privées, soit repérer les archives privées dans l’univers documentaire externe (Reed, 2009, pp. 124–125). Dans le deuxième cas, il existe d’autres modèles, comme le guide des Archives de l’Etat de New York (Suter, 2003), la méthode danoise Expanded Sector (Fode & Fink, 1997), le concept australien Significance 2.0 (Russell & Winkworth, 2010, site web), mais il s’agit de variantes locales de la méthode Minnesota ou de la Documentation Strategy non reconnues au niveau international (Nobs, 2012, pp. 36–37).

La Documentation Strategy ne sera pas traitée ici. Parue officiellement dans un article rédigé par Helen W. Samuel (1986), elle propose une méthode pour sélectionner et conserver des informations adéquates portant sur un lieu géographique spécifique, un sujet ou un événement, mais qui sont dispersées dans la société (Pearce-Moses, 2012, site web: The Society of American Archivists). Elle a reçu de nombreuses critiques
par les experts, notamment parce que son approche induit la collecte et la composition des fonds sur la base des thématiques ou des fonctions sociales à documenter. La garantie de l’intégrité des fonds serait ainsi fortement compromise, puisque les principes de provenance et de respect de l’ordre originel ne seraient pas respectés (Bearman, 1989, site web; Bailey, 1997, p. 93). De plus, les étapes de ce modèle ne sont pas détaillées et, selon les propos de Frank Boles (2005, pp. 21–22) et de Caroline Williams (2006, p. 95), aucune institution n’a rencontré de réel succès en l’implantant. A l’inverse, la méthode Minnesota présente des éléments très intéressants pour l’acquisition proactive d’archives privées.

Définition de la méthode Minnesota

La méthode Minnesota a été développée en 1997 par Mark A. Greene, Todd J. Daniels-Howell et d’autres membres de l’équipe de la Minnesota Historical Society (MHS), dont elle tire son nom, pour mettre en oeuvre une stratégie pragmatique destinée à sélectionner et à acquérir les fonds et les documents papier d’origine privée, qui décrivent les différents secteurs économiques de l’Etat (1997). Elle part du principe que l’évaluation archivistique dépend du contexte documentaire du service d’archives et que les archivistes peuvent tout de même analyser les producteurs d’archives et les documents eux-mêmes en établissant des critères de sélection et d’évaluation rationnels et efficaces, par rapport aux objectifs et aux ressources d’une institution. Afin de répondre à ce défi, les auteurs ont imbriqué un certain nombre de procédés d’évaluation reconnus pour en tirer une méthode. Ils ont ainsi tiré le meilleur de la Documentation Strategy (pour analyser l’environnement externe), de la macro-évaluation (pour prioriser les producteurs d’archives), de l’analyse des fonctions (pour juger du niveau de documentation que doit acquérir le service d’archives) et de la Black Box (qui propose des critères détaillés pour l’évaluation d’un fonds) (Chaudron, 2008, p. 274). Ces modèles correspondent chacun à l’une des six étapes de la méthode Minnesota:
1. Connaître l’ensemble des fonds d’archives privées conservés dans l’institution: cette analyse consiste à dégager son profil documentaire et de relever les éventuelles lacunes par rapport à la politique d’acquisition.
2. Comprendre l’univers documentaire dans lequel s’inscrit le service d’archives: il s’agit d’étudier le contexte externe, passé et présent, pour en dégager les tendances, les événements importants et repérer les acteurs les plus actifs et les plus représentatifs.
3. Etablir des priorités: il s’agit de trier les nombreuses données collectées sur les caractéristiques des fonds de l’institution et sur ce qui existe dans l’environnement externe. De cette phase capitale découle le ou les sujets qui seront à documenter en premier.
4. Définir les fonctions et les niveaux de documentation des producteurs d’archives sélectionnés à l’étape précédente: il s’agit ici d’analyser les types de documents créés par rapport aux activités des producteurs d’archives et sur cette base déterminer leur niveau d’importance.
5. Raffiner la priorisation effectuée à l’étape 3. Confronter le résultat de
l’affinement avec les niveaux de documentation et enfin appliquer la méthode, en contactant les donateurs potentiels: cette phase finale aboutit sur le choix ultime qui sélectionne les producteurs d’archives à solliciter.
6. Mettre à jour la méthode: les auteurs suggèrent de programmer une révision complète tous les trois à sept ans.

Selon la littérature professionnelle, les points négatifs les plus récurrents concernant la méthode Minnesota sont les suivants:
– Elle réunit plusieurs anciennes théories
rendant l’ensemble plus complexe
à appliquer.

– L’intégration d’un concept de priorisation comporte le risque de passer à côté de producteurs d’archives très pertinents.

– Les structures ne possèdent pas toutes les ressources financière, en personnel ou en temps pour appliquer entièrement la méthode.

– Afin que la méthode soit efficace, le service d’archives doit mettre à jour chaque étape tous les trois à sept ans et entretenir sa liste de contacts. Cela demande de la rigueur et du temps.

Toutefois, au fil des articles, en dehors de la complexité, tous ces problèmes disparaissent. La priorisation fait maintenant l’unanimité dans la littérature. Plusieurs études de cas le démontrent (Harvey & Moosberger, 2007, p. 39): il n’est pas nécessaire d’employer de
grandes quantités de ressources, comme le confirme Peter Witschi, responsable des Archives du canton d’Appenzell Rhodes-Extérieures, et la continuité est perçue comme un avantage par certains experts (Witschi, 2006, pp. 79–87).

Les atouts majeurs de la méthode Minnesota par rapport aux théories de l’évaluation sont les suivants:
– Elle fonctionne réellement. On l’applique aux Etats-Unis, au Canada, en Australie et en Suisse (Nobs, 2010).

– Elle est destinée à tous les types d’institutions, grandes et petites (Greene, 1998, pp. 47–48).

– Elle a été créée de telle sorte que les étapes sont modulables et malléables, ce qui lui permet de s’adapter à tous les contextes.

– Elle respecte le principe de provenance, puisque le processus débute par l’analyse des fonds existants. D’un point de vue philosophique, l’analyse des fonds existants et le suivi de la mission de l’institution restent une valeur sûre.

Selon les archivistes de l’Université de Yale, dans le cas où une institution désire suivre la méthode Minnesota, elle doit s’attendre à un projet complexe et continu, mais elle offre de nombreux points positifs (Hyry & Kaplan & Weideman, 2008, p. 117–133). Le point commun
de toutes les expériences réside dans le fait que tous les archivistes sont satisfaits d’avoir implémenté la méthode Minnesota. Un document publié
par The National Archives United Kingdom avance même: «Over the past
25 years professional literature has increasingly considered the role for active collection development – to consider the aims of the organization as stated in its collecting policy and whether these are being met by current collecting methods. Perhaps the best established of these ideas is the “Minnesota method”, […].» (The National Archives, 2011, p. 11).

Enquête sur la méthode Minnesota

A notre connaissance, il n’existe, dans la littérature professionnelle, qu’une seule enquête sur la proportion de services d’archives qui ont adopté ou mis en place une méthode proactive d’acquisition. Elle a été effectuée dans le cadre d’un travail de Bachelor en 2010 (Nobs, 2010, pp. 15–21). Un questionnaire, construit sur la base des recommandations de Marie-Fabienne Fortin (2010), a été envoyé par courriel à 99 services d’archives (Suisse, France, Belgique, Québec, Allemagne, Autriche, Liechtenstein et Luxembourg). Les cibles sélectionnées regroupent tous les services collectant des archives privées ayant une importance de type cantonal ou national, car elles ont plus de chance d’être proactives vu que cela exige beaucoup de ressources.
43 réponses ont été retournées, dont 24 provenant de Suisse. Malgré les avis positifs des experts dans la littérature professionnelle, l’enquête a révélé qu’une seule institution a effectivement implanté un processus proactif, fondé sur la méthode Minnesota. Cependant, un grand nombre d’institutions engage des actions proactives, mais ponctuelles ou spécifiques à certaines situations. Deux arguments principaux ont été évoqués pour expliquer le fait que très peu d’institutions mettent en place ce type de processus: la mission principale consiste essentiellement à collecter des archives d’origine publique, et les centres d’archives manquent de ressources, notamment en place, et ont de la difficulté à absorber la masse de documents. Les archivistes ayant tenté des actions d’acquisition plus actives sont satisfaits de leurs résultats.
Depuis cette enquête, trois institutions suisses ont mis en place ou sont en train de mettre en place la méthode Minnesota: il s’agit des Archives du canton d’Appenzell Rhodes-Extérieures, des Archives de la Ville de Zurich et des Archives de la Ville de Genève. Le chapitre suivant retrace la stratégie suivie par les Archives de la Ville de Genève pour appliquer la méthode Minnesota.

Mise en place de la méthode
Minnesota aux Archives de la Ville
de Genève (AVG)

Les AVG exercent leurs activités sur le territoire de la commune de Genève, l’une des quarante-cinq communes du canton de Genève. Il s’agit donc d’archives publiques et communales traitant de documents courants, intermédiaires et définitifs.

L’institution se lance en 2004 dans la reformulation de la mission du service, qui est officiellement acceptée par le Conseil administratif et rendue publique en 2005. Les deux derniers points de la mission sont très importants dans notre cas. En effet, la ville expose officiellement sa volonté de conserver des fonds d’archives privées et de les mettre à la disposition du public. Parallèlement à l’élaboration de la mission, les AVG ont rédigé et publié une politique d’acquisition (AVG, 2005, site web). La création de cet instrument est extrêmement importante car elle représente la base à partir de laquelle une méthode proactive sera mise en place.
Du point de vue des ressources, le personnel se compose de quatre archivistes fixes, régulièrement épaulé par du personnel temporaire. Il s’agit donc d’une petite équipe. Quatre dépôts d’archives sont disséminés à travers la ville de Genève. Financièrement parlant, les AVG gèrent un budget annuel dans une fourchette de 100 000 à 150 000 frs. Aucun fond n’est prévu pour l’achat d’archives privées (Nobs & Putallaz, 2009, pp. 3–5; Hagmajer & Zenoni, 2009, pp. 52–53). Quoique le personnel, le temps et les finances soient limités, l’acquisition d’un nouveau dépôt a permis à l’institution d’envisager une attitude plus active de collecte.
Dotées d’une mission définissant clairement l’obligation de l’institution d’acquérir des fonds privés et grâce à une politique précisant et détaillant les priorités d’acquisition, les AVG possé

daient les outils de base pour implanter la méthode Minnesota. Il fallait toutefois l’adapter aux moyens des AVG. Pour ce faire, selon le conseil de Frank Boles (2005, pp. 98–116), qui prétend que les méthodes sont faites pour être adaptées, chaque étape a été analysée afin de sélectionner des actions adaptées aux ressources disponibles. L’analyse de la littérature s’est révélée fort utile: ainsi, pour chaque étape proposée par la méthode Minnesota, des actions et des témoignages de chaque expérience ont été recueillis, ce qui a permis de sélectionner les pratiques les plus pertinentes par rapport au contexte des AVG. Par exemple, l’University of Melbourne Archives propose d’organiser, pour «l’analyse de l’environnement externe», un forum d’une journée réunissant historiens, usagers et spécialistes en information documentaire, dans le but de comprendre les éléments ou les événements-clés décrivant les aspects sociaux, artistiques, culturels ou encore économiques d’un lieu (Ellen et al. 2004, pp. 188–189). Pour l’étape de «sélection finale», les Archives de l’Etat de New York proposent un guide contenant un questionnaire, visant à informer sur le potentiel documentaire des éventuels donateurs (Suter, 2003). Au terme de cette analyse, un plan d’action a été élaboré, recensant pour chaque étape des suggestions d’actions à entreprendre, adaptées aux AVG et le temps estimé (Nobs, 2010, p. 109).
Depuis lors, les AVG ont commencé par recenser et analyser tous les fonds d’archives privées qu’ils ont acquis, à l’aide d’un tableau créé à partir
des idées soumises par la méthode Minnesota et de Frank Boles (Greene & Daniels-Howell, 1997, pp. 174–176; Boles, 2005, pp. 99–102) et sur la base de la politique d’acquisition des AVG. Cet instrument représente les différents types de producteurs d’archives existants (personnes, associations, entreprises, etc.), puis au sein de ceux-ci les domaines d’acquisition (culture, éducation, personnalité politique, etc.) et à l’intérieur de ceux-ci, sont répertoriés les fonds correspondant en indiquant notamment leur taille en mètres linéaires, leurs dates extrêmes, les types de documents qu’ils contiennent, leur importance vis-à-vis de la collection et leur complétude. Il a ainsi été possible de dégager les lacunes et les points forts des AVG dans chacun de ses domaines d’acquisition.
Ces données doivent ensuite être confrontées et comparées avec les domaines d’excellence de la ville de Genève. L’étude de l’histoire de la cité pour en dégager les secteurs et les acteurs qui, à chaque époque, ont bâti sa notoriété constitue la deuxième étape. En attendant la poursuite de la mise en place de la méthode Minnesota, la première étape apporte déjà une aide et des pistes de réflexion utiles pour l’acquisition d’archives privées.

Conclusion

Comme le révèlent l’enquête et la littérature professionnelle, la méthode
Minnesota reste méconnue. Bien qu’elle soit critiquée pour sa complexité
et sa grande consommation de ressources, les avis ont toujours été favorables une fois implantée. Des structures possédant des moyens limités en Suisse, comme les Archives du Canton d’Appenzell Rhodes-Extérieures ou les Archives de la Ville de Genève peuvent envisager d’intégrer cette méthode. Il est évidemment nécessaire de se doter
au préalable d’une politique d’acquisition. Toutefois, en adaptant la méthode à ses propres besoins, ressources et contexte, tout en s’inspirant à chaque étape des expériences des autres institutions, la méthode Minnesota devrait profiter à tout type de service d’archives.

Au fil du temps, les archivistes seront de plus en plus confrontés à l’évolution toujours plus conséquente de la création d’informations, notamment avec la généralisation des outils du web 2.0, tels que les blogs, forums, etc. poussant la société à publier et à échanger encore plus de données. Ce bouleversement engendre jour après jour une masse énorme de documents d’archives dispersés sur plusieurs supports et sur
plusieurs lieux de stockage. En parallèle, la place de stockage des services d’archives s’étendant lentement, il arrivera nécessairement un moment où les archivistes devront se montrer plus actifs dans le domaine des archives privées et ils auront à choisir ce qu’il est important de documenter par rapport à leur mission. Comme le mentionne Adrian Cunningham (1999, site web), la méthode traditionnelle ne marche pas dans l’environnement électronique: l’archiviste doit être proactif. Plus une institution attendra, plus des pans de l’histoire manqueront. Nous croyons fermement que la méthode Minnesota est une solution d’avenir pour repérer, sélectionner, répartir et gérer les archives privées papier, et réguler leur entrée dans la collection. Il reste à déterminer comment l’adapter aux archives électroniques