Panorama: un portail Internet au service de la Mémoire communale dans le canton de Vaud

1. Panorama 1: un bref retour en arrière

Les conditions étaient réunies en 1998 quand le projet de Panorama des Archives communales vaudoises a été lancé par les Archives cantonales vaudoises: une lointaine tradition de collaborations avec les communes plus que centenaire, des pratiques de classement éprouvées et uniformisées, des patrimoines documentaires de référence et diversifiés, un collaborateur de l’institution affecté en partie aux relations avec les communes et à la rédaction des inventaires. La proximité du bicentenaire de la naissance du canton de Vaud, en 2003, commandait une prise de risques: faire en sorte que chaque commune (alors au nombre de 381) dispose d’au moins un inventaire permettant d’être renseignée sur les archives des origines à 1961, faire un bilan des expériences accumulées depuis plus d’un siècle. L’opportunité de rassembler dans une base de données communes l’ensemble des notices descriptives d’inventaires (au total 28 000 pages à saisir), à un moment où Internet commençait à s’affirmer et à envahir les modes opératoires des communes, doublée d’une volonté affichée par plusieurs archivistes communaux professionnels de porter le projet, commandait également d’écrire un ouvrage sur l’histoire des Archives communales depuis les premiers témoignages (l’histoire des Archives de la Ville de Lausanne avait déjà démontré en 1986 l’organisation précoce des archives dans le Pays de Vaud et la densité exceptionnelle des inventaires à disposition), d’autant plus que l’espace territorial considéré se caractérise par le recours ancien et constant à l’écrit pour fixer les relations entre les hommes.

Dans un esprit de compagnonnage et bénéficiant de nombreuses aides humaines et financières régulières et ponctuelles, le double projet a pu aboutir dans les délais. Sans fausse modestie, l’entreprise peut être affirmée comme unique en Suisse; malgré sa démesure, elle n’a pas suffi à décourager les esprits les plus déterminés^{La base Panorama 1 peut être consultée à l’adresse suivante: www.panorama.vd.ch.}.

Si elle a marqué un aboutissement, la démarche est aussi un point de départ pour reconsidérer les relations des Archives cantonales vaudoises avec les communes. Les circonstances générales allaient dans ce sens: mise en place dès 1998 de filières de formation des professions des sciences de l’information, masses d’archives en augmentation depuis le début des années 1960, élargissement du périmètre de conservation aux sources audiovisuelles, impact de l’informatique sur l’élaboration, la circulation et la conservation des données, contraintes budgétaires obligeant à transférer les tâches d’inventaire directement aux communes, tout en demeurant à disposition pour conseiller, former et échanger. L’apparition dès 1994 de normes professionnelles, en particulier dans le domaine de la description archivistique, imposait de revoir complètement les modalités de rédaction des inventaires et leur diffusion. Pour toutes ces raisons, il est apparu nécessaire d’ouvrir un nouveau chantier, le lancement de Panorama 2, le 16 juin 2009. La démarche poursuit les buts suivants:

• mise à jour de la base des données antérieures à 1961;

• intégration des données d’inventaires postérieures à 1961;

• harmonisation des pratiques descriptives, avec l’affirmation de la norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G);

• mise en place d’un masque de saisie et d’une plateforme d’accueil et de conservation des inventaires;

• réponse aux besoins des communes sans structure professionnelle d’archivage;

• mutualisation des expériences;

• recours à des personnes accréditées pour des mandats;

• garanties professionnelles fournies aux municipalités de faire les bons choix.

  La Loi sur l’archivage (la première à avoir été adoptée dans le canton de Vaud) est entrée en vigueur le 1er janvier 2012. Elle fixe dorénavant le cadre des relations avec les communes dont le projet Panorama 2 est appelé à devenir l’emblème, du moins si les autorités communales saisissent cette opportunité et appuient les archivistes communaux en leur fournissant les moyens de mener à bien leurs tâches. Le temps dira si les ambitions affichées en 2009 auront trouvé leur dynamique propre et permis de prolonger, dans des environnements en forte mutation, le souci affiché dès 1896 dans le canton de Vaud de constituer des archives historiques pour chaque commune du canton de Vaud.

  2. Panorama 2: organisation et déroulement du projet 

L’adoption par l’Assemblée générale de l’AAS des directives suisses pour l’application de la norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G) en septembre 2009, et leur publication en français en juin 2010, contribuèrent à fournir une nouvelle impulsion au projet Panorama. Ayant valeur de recommandation, elles constituent désormais une règle nationale fondée sur la normalisation internationale pour la description de documents d’archives et tiennent compte des particularités et des usages présents dans le paysage archivistique suisse. De manière concomitante, une réponse devait être apportée au besoin émis par plusieurs archivistes professionnels de recourir à un logiciel de saisie d’inventaires respectant cette norme, allié à celui de pouvoir les publier et les mettre à disposition du public. Le souci de proposer une solution commune à la communauté archivistique vaudoise apparaissait non seulement comme rationnelle économiquement, mais également comme une démarche permettant l’application généralisée des normes professionnelles en la matière. A l’initiative des Archives cantonales vaudoises, une phase exploratoire fut menée durant le deuxième semestre 2009 afin de faire un état des lieux et de clarifier les attentes de chacun. Une organisation fut mise sur pied selon un schéma classique de gestion de projet: un Comité de pilotage (CoPil), chargé de prendre les décisions stratégiques et de fournir les moyens financiers, mandate en son sein une Direction de projet (DirPro) qui a pour mission de conduire les études en se faisant l’écho des besoins des usagers et de proposer des solutions concrètes^{La Direction de projet était composée des personnes suivantes: E. Contesse, Archives cantonales vaudoises; J.-J. Eggler, Archives de la Ville de Lausanne; Delphine Friedmann, Archiviste intercommunale (Ecublens, Jouxtens-Mézery, Prilly); H.-L. Guignard, Archives communales de Lutry; V. Guillot, Pro Archives Conseils.}.

Dès lors, la DirPro s’attela à établir le cahier des charges du futur outil logiciel, avec le concours de plusieurs archivistes professionnels. Dans un premier rapport de synthèse, elle explicita sa vision du projet à travers une série de recommandations. La priorité devait être placée dans l’élaboration d’une interface de saisie en ligne des inventaires des archives communales. L’outil choisi, tout en respectant les normes professionnelles établies (ISAD(G), ISAAR- CPF, EAD, EAC), devait être simple d’usage et modulable. Il devait aussi pouvoir gérer des documents électroniques, en complément des données saisies ou comme documents destinés à être archivés. Parmi les autres exigences fonctionnelles, le futur système devait permettre non seulement une recherche transversale sur un thème donné, mais également selon plusieurs modalités (plein texte, mots-clés, rubriques du plan de classement). Il devait enfin comprendre des possibilités d’importation et d’exportation simples à utiliser.

Dès le début de ses travaux, la Dir-Pro avait envisagé le recours à un mandat externe pour l’aider à accomplir sa tâche, consciente qu’elle ne disposait pas en son sein de toutes les compétences, ni du temps nécessaire. Avec l’appui du CoPil, elle fit appel à la société Docuteam à la fois pour rédiger un cahier des charges définitif, étudier les différentes solutions logicielles sur le marché et formuler un budget d’acquisition et de maintenance. 

3. Choix d’une solution logicielle

De juillet à décembre 2010, la DirPro poursuivit son travail sur la base des rapports techniques fournis par la société Docuteam. Plusieurs prérequis furent mis en avant, en particulier celui d’une architecture logicielle reposant sur la technologie «Software as a service» (SaaS), ne nécessitant qu’un navigateur web par l’utilisateur final et le choix du format XML/EAD comme format d’échange, afin de garantir l’indépendance de données vis-à-vis des logiciels.

A ce stade du projet, plusieurs options s’offraient à la DirPro: un développement de solutions logicielles inédites, utiliser des logiciels métier propriétaires ou recourir à des logiciels métier libres. La première option fut d’emblée écartée au vu de l’exigence actuelle de mutualiser les efforts autour de l’amélioration de solutions partagées répondant aux nouvelles normes archivistiques et techniques. Parmi les logiciels métier propriétaires, plusieurs solutions utilisées actuellement en Suisse ont été étudiées (scopeArchiv, CMIStar, Augias-Archiv, Flora, Cindoc/Thot). Mais seules deux d’entre elles remplissaient presque toutes les exigences. La dernière option, celle des logiciels métier libres, fut au final privilégiée, car remplissant complètement le cahier des charges et correspondant au mieux à l’exigence de rationalité liée au coût de leur développement.

Au terme du mandat confié à Docuteam, deux logiciels libres ont été retenus: ICA-Atom^{Issu d’un projet coopératif international visant à proposer un outil libre de description archivistique répondant aux normes, ICA-Atom (abréviation de «International Council on Archives – Access to Memory») est apparu en 2008 dans sa première version test et en novembre 2010 dans sa première version stabilisée (version 1.1). Sur mandat du Conseil international des Archives et d’un comité de pilotage formé de représentants de plusieurs institutions (Bibliothèque et Archives Canada, Archives nationales d’Ecosse, Archives de France, UNESCO, Ecole d’archivistique des Pays-Bas), son développement informatique est assuré par la société canadienne Artefactual Systems. Pour plus d’information, voir la présentation du produit par Frédéric Deshusses lors du Forum des archivistes genevois du 19 avril 2010: www.forumdesarchivistes. ch/2010/04/19/forum-du-19-avril-2010-logiciels-archivistiques-open-source-enjeux-et-perspective/; et pour les dernières informa- tions le site officiel du produit: http:// ica-atom.org/.}, pour la saisie des inventaires, et Pleade, pour leur publication. Ces choix furent validés en mars 2011 par le CoPil, qui décida de lancer une phase de tests des applications, avec l’appui financier de l’Association vaudoise des archivistes et des Archives cantonales vaudoises. Cette nouvelle étape comprenait non seulement la validation des outils logiciels, mais également la définition du cadre organisationnel permettant leur déploiement.

Durant la phase de tests, le coût du logiciel Pleade ayant été jugé trop élevé, il fut décidé de recentrer l’étude sur le seul logiciel de saisie, lequel permet également la consultation en ligne des inventaires. En parallèle, suite à une nouvelle offre de la société scope solution AG proposant l’application scopeArchiv TKS (Turn key solution), ce dernier produit fut également intégré à cette phase. Finalement, bien que sur l’ensemble des critères fonctionnels évalués, les logiciels ICA-Atom et scopeArchiv TKS n’aient pas pu être clairement départagés, la DirPro a décidé de recommander l’adoption d’ICA- Atom. Malgré son usage répandu en Suisse et ses qualités métier reconnues, la solution proposée par scope solution AG n’a pas été retenue en raison de sa dépendance à un modèle économique propriétaire (moins efficace en termes d’innovation, plus cher pour les utilisateurs) et à des choix de développement contraignants (gestion de modules développés sur demande, portabilité restreinte).

Les recommandations portèrent également sur la mise en production du logiciel. Afin de minimiser les coûts et les compétences nécessaires, la migration des données de Panorama 1 ne fut plus envisagée, du moins dans un premier temps. De même, l’hébergement des données sera assuré directement par la société en charge du développement d’ICA-Atom. Ces recommandations ont été adoptées par le Comité de pilotage, le 22 novembre 2011.

4. Une structure pour permettre la mise en production 

La phase de tests a permis de mettre en évidence l’importance fondamentale d’une gouvernance pour Panorama 2. La création d’une structure pérenne et efficace à la tête du projet s’est avérée aussi importante que le choix d’un logiciel. En effet, quelle que soit la solution choisie, les questions de l’encadrement des utilisateurs, du suivi de la qualité des données et des relations avec le fournisseur du logiciel s’imposent. Par ailleurs, il est apparu tout aussi clairement que les compétences et les ressources en temps dont disposaient les archivistes participant au projet n’étaient pas suffisantes. L’engagement d’un chargé de projet, même à temps partiel, paraît déterminant pour le succès de l’opération.

Enfin, il faut également pallier l’absence d’une structure institutionnelle responsable du projet. La phase de mise en production, impliquant des recherches de fonds et des opérations de communication auprès des communes vaudoises et des associations professionnelles, nécessite la création d’une oganisation transparente et digne de confiance. Le Comité de pilotage de Panorama 2 pourra prendre une forme associative, soit en tant que groupe d’intérêt au sein d’une association existante, soit en tant qu’association indépendante. Ses tâches seront les suivantes:

• définition des processus de saisie et de mise à jour des données;

• rédaction de directives pour la saisie d’inventaires;

• formation des utilisateurs;

• veille concernant l’évolution des contraintes normatives et des développements du logiciel;

• relation avec le fournisseur.

Il faut noter que Panorama 1 sera maintenu à moyen terme par les Archives cantonales vaudoises sur le logiciel scopeArchiv. Les transferts de données pourront se faire de Panorama 1 à Panorama 2 sur demande des Archives communales, dans la mesure où les inventaires de Panorama 1 restent à jour. Panorama 1 pourra également fonctionner comme solution de sauvegarde en cas d’échec de Panorama 2.

5. Conclusions

On peut déjà mettre à l’actif du projet Panorama 2 d’avoir permis un débat sur l’application des normes descriptives et la gestion des données d’inventaires. La création d’un portail commun pour la saisie d’inventaires est un puissant levier permettant de formaliser les transferts de compétences tant entre les Archives cantonales et les Archives communales du canton qu’entre archivistes communaux. Le choix d’un logiciel commun ne doit pas être vu comme un but en soi, mais bien comme l’indicateur de la volonté de favoriser les collaborations et la mutualisation des savoir-faire.

Dans ce sens, l’implication dès le démarrage de tous les partenaires et la transparence de la démarche sont deux éléments fondamentaux pour tirer tout le potentiel d’un tel projet. La décision des Archives cantonales vaudoises d’ouvrir le processus de mise à jour de la base Panorama 1 à tous les archivistes communaux intéressés, si elle a comporté un certain risque, a surtout contribué à une collaboration intensifiée entre les partenaires concernés par la gestion des archives communales du canton de Vaud. Réfléchir ensemble sur la création et la gestion des inventaires de fonds d’archives, c’est un peu revenir au cœur historique de la profession d’archiviste. Par le développement de pratiques partagées dans ce domaine, au travers d’un portail unique, c’est tout un éventail de collaborations possibles qui se dessinent, notamment dans le domaine de l’archivage numérique. Il ne faut pas cacher le fait que la mise en production de Panorama 2 impliquera un travail important de la part des archivistes communaux et des Archives cantonales vaudoises. Mais cela en vaut la peine car ce projet devrait fournir une base solide pour surmonter les nombreux défis qui s’amoncellent déjà devant nos portes.