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2010/2 Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – ein neues Aufgabenfeld?

Die Einführung von Records Management in der kantonalen Verwaltung Graubünden - Anforderungen und Herausforderungen

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Mit dem Aufkommen der Informations- und Kommunikationstechnologien wurde die Aktenführung in den Organisationseinheiten meist vernachlässigt. Die Bestimmungen wurden häufig nicht auf elektronische Dokumente angepasst, und die Ablage auf den Laufwerken ist vielfach historisch gewachsen. Die Konsequenz sind unübersichtliche und redundante Ablagen. Records Management (Aktenführung/Schriftgutverwaltung) setzt genau bei diesen Problemstellungen an und betrachtet die Information über den ganzen Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Vernichtung bzw. Ablieferung ans Staatsarchiv.

Records Management verbessert den momentanen Zustand der Aktenverwaltung und ist eine Hilfe im Ar­beitsalltag. Durch die Einführung eines OrdnungssystemsEin Ordnungssystem (Aktenplan, Registraturplan) ist eine prozessorientierte, meist hierarchische Struktur der Ablage.wird die Übersicht­lichkeit verbessert, die Dokumente sind personenunabhängig und deshalb nicht redundant abgelegt. Die Verläss­lichkeit von Dokumenten wird erhöht, und die Geschäftstätigkeit bleibt nach­vollziehbar und transparent, indem beispielsweise eine Versionenverwal­tung zur Verfügung steht, welche jeder­ zeit nachweist, wer wann welche Ände­rungen vorgenommen hat. Es geht aber auch um die Nutzung von neuen Mög­lichkeiten der Zusammenarbeit, wel­che ECM­ oder Records ­Management­ Systeme bieten.

Rechtliche Grundlagen

Ende 2006 beschloss die Regierung des Kantons Graubünden eine Entreprise ­Content­ Management(ECM) ­Stra­tegie, wovon Records Management ein Teilaspekt ist. Im Frühjahr 2007 beauf­tragte die Regierung die Standeskanz­lei, die notwendigen rechtlichen Grundlagen für Records Management zu schaffen. Diese hat daraufhin in Zu­sammenarbeit mit dem Staatsarchiv Graubünden die Weisung über die Ak­tenführung in der kantonalen Verwal­tung erstellt, welche Ende 2007 von der Regierung verabschiedet wurde.

Projektorganisation und Verantwortlichkeiten 

Die Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung hält neben dem Geltungsbereich und den Grund­sätzen der Aktenführung auch die Ver­antwortlichkeiten fest.

Die Leitung der Organisationseinheit ist für die Aktenführung in der eigenen Organisation und für die Definition der notwendigen organisatorischen Rah­menbedingungen verantwortlichAus Gründen der Flexibilität wurde die Definition einer Organisationseinheit bewusst offengelassen. So kann man dem Anspruch gerecht werden, diejenigen Einheiten als Organisationseinheit zu definieren, welche bis anhin für die Archivierung von Akten zuständig waren. In den meisten Fällen ist dies ein Amt, aufgrund von Umstrukturierungen kann dies aber auch eine Abteilung sein..

Es gibt zudem in jeder Organisations­einheit eine Person, welche für das Re­cords Management zuständig ist. Diese Person leitet das Projekt in der Organi­sationseinheit und ist die Kontaktper­son zum Staatsarchiv und zum Amt für Informatik.

Gemäss der Weisung sind alle Mitarbei­tenden zu einer ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.

Die Weisung hält aber nicht nur die Verantwortlichkeiten aufseiten der Organisationseinheit fest, sondern sie de­finiert ebenfalls die Rollen des Staats­archivs und des Amtes für Informatik.

Das Staatsarchiv hat den Auftrag erhal­ten, die Umsetzung der Weisung zu koordinieren, Mustervorlagen und An­leitungen für die organisatorischen Rahmenbedingungen zu definieren so­ wie die Organisationseinheiten zu be­raten.

Das Amt für Informatik ist für die tech­nische Umsetzung von Records Management verantwortlich.

Es wurde zudem eine departements­übergreifende Projektgruppe gebildet, mit je einer Vertretung pro Departe­ment, der Standeskanzlei, des Amtes für Informatik und einem Fachexper­ten. Diese Projektgruppe dient mehrheitlich dem Kommunikationsaus­tausch: Das Staatsarchiv hat einen An­sprechpartner pro Departement und informiert die Projektgruppe halbjähr­lich über den Projektstatus.

Projektziele

Die Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung gibt das Ziel vor: die Einführung von Records Ma­nagement in allen Organisationseinhei­ten mit Unterstützung des Staatsarchivs und des Amtes für Informatik.

Es ist aber nicht vorgesehen, dass die ganze kantonale Verwaltung ab einem bestimmten Zeitpunkt nach den Grundsätzen des Records Managements arbeitet. Nach drei Pilotprojek­ten führen die ersten interessierten Organisationseinheiten Records Ma­nagement ein. Anschliessend folgen etappenweise die weiteren Organisa­tionseinheiten. Diese phasenweise Ein­führung ist einerseits durch die Kultur der kantonalen Verwaltung Graubün­den, andererseits durch Ressourcen des Staatsarchivs und des Amtes für Informatik bedingt.

Die Einführung von Records Manage­ment in den Organisationseinheiten darf nicht alles Bestehende und Funk­tionierende auf den Kopf stellen. Bereits in der Weisung wird festgehalten, dass Records Management pragma­tisch einzuführen sei. Zusammen mit den Organisationseinheiten wird ana­lysiert, wo Handlungsbedarf besteht. Die Ziele werden für jede einzelne Or­ganisationseinheit separat definiert.

Organisatorische Grundlagen

Um Records Management einführen zu können, braucht es verschiedene orga­nisatorische Grundlagen. Wie erwähnt, ist es Aufgabe des Staatsarchivs, diese zu definieren und die Organisations­ einheiten entsprechend zu beraten.

In Anlehnung an die Richtlinien des Bundes sowie Records ­Management­ Standards anderer Ländern besteht das Konzept aus drei Pfeilern: 

Den Grundstock bilden die gesetzli­chen Grundlagen, darauf aufbauend sind in jeder Organisationseinheit die folgenden Meilensteine vorgesehen:

– Organisationsvorschriften 

– Analyse und Bewertung der Akten 

– Ordnungssystem 

Den Schluss bildet die technische Um­setzung.

Für die Umsetzung von Records Ma­nagement sind Organisationsvorschriften nötig, welche die Verantwortlich­keiten und die Regeln einer Organisa­tionseinheit im Bereich Aktenführung festhalten und von der Leitung der Organisationseinheit unterschrieben werden.

Weiter ist eine Analyse erforder­lich: Jede Organisationseinheit muss sich darüber im Klaren sein, wo sie steht und wohin sie will. Es stellt sich die Frage, welche Dokumente vorhan­den und welche für die Organisationseinheit beziehungsweise für das Staats­ archivwichtig sind (Bewertung der Akten). Das Staatsarchiv empfiehlt, als ersten Schritt die Organisationsvor­schriften zu erstellen, damit die Lei­tung der Organisationseinheit hinter dem Projekt steht. Obwohl die Organisationsvorschriften kurz und knapp sein sollten, ist es in der Praxis oft schwierig, Arbeitsabläufe und Verfah­ren zu definieren, ohne sich vertieft mit dem Thema auseinandergesetzt und den Ist-­ und Sollzustand analysiert und definiert zu haben. Der letzte und wich­tigste Meilenstein ist der Aufbau eines Ordnungssystems.

Das Staatsarchiv hat für diese und wei­tere wichtige Abläufe Merkblätter (Vor­lagen und Arbeitsanweisungen) er­stellt, welche neben der Beratung den Organisationseinheiten als Arbeitsmit­tel zur Verfügung stehen. Bis jetzt sind folgende Dokumente erstellt worden: 

– Richtlinie Records Management (Ak­tenführung) in der kantonalen Verwaltung 

– Merkblatt 1: Projektablauf (inkl. Ver­einbarung und Projektantrag) 

– Merkblatt 2: Organisationsvorschrif­ten (inkl. Vorlage) 

– Merkblatt 3: Dienststellenanalyse (inkl. Vorlage) 

– Merkblatt 4: Aktenbewertung (inkl. Bewertungsvereinbarung)

– Merkblatt 5: Ordnungssystem 

– Merkblatt 6: Dossierbildung 

– Merkblatt 7: Ablieferung ans Staats­archiv bzw. Vernichtung

Da Records Management die Arbeits­weise jedes einzelnen Mitarbeitenden verändert, kommt der Information und Kommunikation, dem Change Management, eine grosse Bedeutung zu. Ein Schulungs-­ und Kommunikations­konzept hält fest, wann wem welche Information zukommt. Das Staatsar­chiv präsentiert das Projekt auf ver­schiedenen Ebenen, von der Departe­mentsleitung bis zum Mitarbeitenden, hilft bei der Erstellung von Schulungs­ unterlagen und stellt möglichst viele Arbeitshilfen zur Verfügung.

Technische Umsetzung

Die kantonale Verwaltung hat mit der ECM­-Strategie das Produkt Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) als eine der Standardanwendungen gewählt. Für die Abbildung der organisa­torischen Vorgaben auf MOSS haben die Ressourcen sowie das Know­how gefehlt. Daraufhin hat das Amt für In­formatik zusammen mit dem Staatsar­chiv entschieden, die GEVER­Lösung OXBA (Office Extensions for Business Administration) einzusetzen. OXBA wird vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation zusammen mit Microsoft entwickelt und deckt grösstenteils die notwendigen Funktio­nalitäten ab.

Nach Anpassung an die kantonalen Richtlinien wird OXBA ebenfalls den Organisationseinheiten der kantona­len Verwaltung zur Verfügung stehen.

Erfahrungen und Lernpunkte für die Praxis 

Wie beschrieben, ist das Staatsarchiv für den organisatorischen, das Amt für Informatik für den technischen Teil zu­ständig. Dazu kommt die Zusammen­arbeit mit den Organisationseinheiten sowie mit externen Beratern. Wir bewe­gen uns also in einem Drei-­ oder sogar Vierecksverhältnis. Dabei sind die Ver­antwortlichkeiten nicht immer ganz klar geregelt, und eine zentrale und übergreifende Gesamtprojektverantwortung würde einiges vereinfachen. Entscheidend ist jedoch, dass die Ein­führung von Records Management der Leitung der Organisationseinheiten ob­ liegt. Das Staatsarchiv und das Amt für Informatik nehmen «nur» eine bera­tende und koordinierende Funktion wahr, sind aber nicht für die Einfüh­rung an sich zuständig.

80% der Vorarbeiten bei der Einfüh­rung von Records Management sind organisatorischer Natur, welche vor der technischen Umsetzung zu leisten sind. Records ­Management­ Systeme bieten vielfältige Möglichkeiten; eine klare Abgrenzung im Bereich Daten und Funktionen ist deshalb unumgänglich. Es ist wichtig, dass man sich bewusst ist, dass ein Kulturwandel stattfindet, und dementsprechend das Schulungs-­ und Kommunikationskon­zept wählt. Es ist darauf zu achten, dass eine Alltagssprache benutzt wird und die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt abgegeben werden.

Der Praxisbezug darf nicht verloren ge­hen, es sind die Probleme der täglichen Arbeit zu lösen; das neue Ordnungssys­tem und die Arbeitsabläufe sollen des­halb auf Vorhandenem aufbauen und nur geändert werden, wo es nicht opti­mal funktioniert. 

Fazit

Obwohl das Projekt erst in den Anfän­gen3 steckt, hat der Kontakt mit den Organisationseinheiten gezeigt, dass das Bedürfnis nach einer Verbesserung vorhanden ist. Allerdings weniger, um die rechtlichen Vorgaben einhalten zu können, sondern in erster Linie aus arbeitstechnischer Sicht (bessere Auf­findbarkeit der Dokumente, Zusammenarbeit, Integration von E­Mails etc.). Es ist jedoch nicht immer einfach, eine alltagstaugliche Lösung zu finden. Ein Patentrezept gibt es nicht, die An­forderungen, die Kultur und die Aus­gangslage der Organisationseinheiten sind sehr unterschiedlich.

Die Erarbeitung der organisatorischen Grundlagen erfordert von beiden Sei­ten, Organisationseinheit und Staats­archiv, einige Ressourcen. In den Orga­nisationseinheiten stehen für Aufga­ben ausserhalb des Tagesgeschäftes meist wenige Ressourcen zur Verfü­gung. Das Staatsarchiv bringt die nöti­ge Fachkompetenz und kann und soll die Organisationseinheiten beraten, denn sie sind froh, wenn sie jemanden zur Seite haben, der sie bei der Einfüh­rung unterstützt.

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Gaby Gujan

Leiterin Records Management Staatsarchiv Graubünden

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*Pflichtfeld

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Fin 2007, l’Exécutif cantonal des Grisons a adopté des instructions sur la gestion des dossiers dans l’Administration cantonale. Outre sa portée et ses principes, la directive fixe que l’introduction du Records Management est de la compétence de la direction de chaque unité administrative. Les Archives d’Etat ont reçu pour mission de coordonner la mise en œuvre de la directive. Elles doivent proposer des modèles et des instructions pour le cadre organisationnel. Elles doivent aussi conseiller les différentes unités. Le service informatique est quant à lui responsable de la mise en œuvre technique. Conformément aux directives de la Confédération et des normes retenues par d’autres pays en matière de Records Management, les Archives d’Etat diffusent des feuilles d’information qui servent de jalons essentiels dans la mise en œuvre du RM (par exemple, les règles d’organisation, l’évaluation documentaire, le système de classification). 80 % des travaux préparatoires à l’introduction du RM sont d’ordre organisationnel et précèdent la mise en œuvre technique. Le RM modifie radicalement la façon dont chaque employé travaille. C’est pourquoi l’information, la communication, la gestion du changement ont un rôle fondamental. Il convient de veiller à ce que cette communication emprunte la voie du langage quotidien et que les bonnes informations soient transmises au bon moment. Bien que le projet en soit encore à ses balbutiements, le contact avec les unités organisationnelles a montré clairement que l’amélioration de la gestion des dossiers est un vrai besoin. Toutefois, celle-ci se dessine moins en vue de satisfaire les exigences légales que pour résoudre des problèmes professionnels (meilleure recherche documentaire, collaboration, etc.). Il n’existe pas de solution toute faite pour l’introduction du RM tant les besoins, la culture et la position initiale de chaque unité organisationnelle sont différents.