Die Gewerkschaft UNIA: Bibliothek, Dokumentation, Kampagnen und Kommunikation

I. Bibliothek und Dokumentation

1. Organisation

Im Zentralsekretariat in Bern wird eine Bibliothek und Dokumentation (Zeitungen, Zeitschriften) geführt. Sie wird von der hauptsächlich für Records Management und Archiv zuständigen Historikerin Rita Lanz geleitet bzw. mitbetreut. Das Archiv ist direkt dem Leiter der Abteilung Services+Logistik unterstellt und dort Teil der von einem Geschäftsleitungsmitglied geführten Einheit Personal/Finanzen/Services.

2. Dokumentarischer Bestand

Präsenzbibliothek

Auf Vorschlag von Mitarbeitenden oder in Selbstkompetenz schafft die Bibliothekarin Print- und E-Medien (Monografien, Broschüren, Periodika) an, welche sich mit dem spezifischen Tätigkeits- und Aufgabengebiet der Gewerkschaft Unia befassen. Sie werden nach einer rund 70 Begriffe zählenden Schlagwortliste in den Kategorien Gewerkschaftspolitik/-themen wie Arbeitszeit, Lohn, Ausbildung, Mobbing, den vier Branchen Industrie, Gewerbe, Bau und Tertiär und den dazugehörenden Sektoren, Mitglieder-Interessengruppen (Frauen, Migration, Jugend, Alter), Recht, Wirtschafts- und Sozialpolitik, wissenschaftliche Ansätze und Statistiken, Politik Schweiz – Europa – International, Umwelt – Frieden – Entwicklung sowie Archiv, Technik/IT und Belletristik erschlossen. Die Katalogisierung erfolgt in einer einfachen Access-Datenbank, in welcher die wichtigsten Angaben nach bibliothekarischen Normen erfasst werden: Signatur, Autor und Titel, Verlag und Jahr, Medienbeschrieb, Schlagwort und Standort. Recherchen sind über eine Volltext- und eine Signaturensuche möglich, aus technischen Gründen jedoch noch nicht im Intranet durch die Mitarbeitenden. Im 2. und 3. Stock wurden zwei offene Bibliotheksräume mit Sitzgelegenheiten eingerichtet. Für die Ausleihe füllen Mitarbeitende einen einfachen Leihschein aus, der in einem roten Stellvertreter anstelle des Buches platziert werden muss. Ist der für die Aufstellung zur Verfügung stehende Raum pro Themengebiet aufgebraucht, werden die nicht mehr aktuellen Titel von den zuständigen Abteilungen aussortiert und im 2. Untergeschoss magaziniert. Aktuell umfasst die Unia-Bibliothek 2600 Titel und wächst jährlich um rund 100 Bücher.

Zeitungs- und Zeitschriftendokumentation 

Integriert in die Bibliothek im 2. Stock werden in offener Tablar- und Boxenablage rund 160 Zeitungen und Zeitschriften angeboten. Die schweizerische Tages-, Wochen- und Sonntagspresse, die in- und ausländische Gewerkschafts- und Verbandspresse (Arbeitgeber und Arbeitnehmer), Parteipresse, Konsumentenschutz und NGO-Mitteilungsblätter werden vor allem von der Abteilung Kampagnen+Kommunikation K+K genutzt. Für das Ordnen und stete Aussondern alter Nummern wurde je ein/e MitarbeiterIn für die thematisch zuständige Abteilung bestimmt. Die Bibliothekarin administriert lediglich ihre Abonnemente. Die Bibliothekarin/Archivarin betreut rund ein Dutzend Publikationen, die länger aufbewahrt werden. Eine weitergehende Erschliessung und Archivierung ist für die Zweckerfüllung der Dokumentation nicht nötig.

3. Kundinnen und Kunden

Bibliothek und Dokumentation werden vorwiegend von Mitarbeitenden des Zentralsekretariates selber genutzt. Auf Anfrage werden Bibliotheksbestände von der Bibliothekarin auch an Mitarbeitende der Regionen und Sektionen von Unia ausgeliehen. Da der Katalog (noch) nicht intranetfähig ist, ist das Angebot wenig bekannt und wird wenig genutzt.

4. Das Projekt Records Management

Seit Juni 2005 wird von der Records-Managerin/Archivarin im Auftrag der Geschäftsleitung im Zentralsekretariat Unia eine internationale Standards erfüllende, aktenplangestützte Ablage und Aktenführung aufgebaut, welche als Grundlage für die Einführung eines Records Management dienen soll. In Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden wurden umfangreiche Prozessanalysen durchgeführt und der Aktenplan erarbeitet und implementiert. Seit Herbst 2009 ist die Aufbauarbeit abgeschlossen und die Phase der Konsolidierung/Qualitätsverbesserung angelaufen.

Mit einem Pilotprojekt für die Region Zürich und eine ihrer Sektionen (Zürich) wurden ab März 2007 ein aus dem zentralen Aktenplan abgeleiteter, stark vereinfachter Aktenplan und eine Ablageorganisation erarbeitet. Die entsprechende Aufbauarbeit wurde im Februar 2008 mehrheitlich abgeschlossen. Als nächster Schritt ist die Implementierung in allen Regionen vorgesehen.

5. Beziehungen nach aussen

Nur der Schweiz. Gewerkschaftsbund SGB und die Gewerkschaft des Verkehrspersonals SEV führen eine professionelle Bibliothek/Dokumentation und ein Archiv. Mit den beiden Kolleginnen wird regelmässig ein Austausch und Kontakt gepflegt.

II. Aufgaben der Abteilung Kampagnen + Kommunikation 

1. Organisation Die Abteilung Kampagnen + Kommunikation K+K wird von Nico Lutz und Hans Hartmann in Co-Leitung geführt und ist dem Geschäftsleitungsmitglied und Co-Präsidenten von Unia, Andreas Rieger, unterstellt. Nebst den beiden Leitern, welche die laufenden Kampagnen betreuen und als Auskunftspersonen dienen, sind zwei weitere Journalistinnen als Mediensprecherinnen tätig. Vier redaktionelle Mitarbeitende sind für die verschiedenen Informationsprodukte wie eigene Zeitungen, Internet und Intranet zuständig. Das Team wird durch zwei Layouterinnen und ein zweiköpfiges Abteilungssekretariat unterstützt. Dieses ist für die Koordination der Übersetzungen zweier fester und zahlreicher freier ÜbersetzerInnen zuständig.

2. Dokumentarischer Bestand

Druckmaterialien

Nebst den oben erwähnten Periodika wird eine grosse, schwer quantifizierbare Anzahl von Werbebroschüren, Kampagnenmaterialien, Kampagnenzeitungen, Flugblättern etc. produziert, die den Sektionen und Regionen für die tägliche Arbeit zur Verfügung gestellt werden. Die Druckmaterialien werden in der Abteilung archiviert. Ein (aktueller) Teil davon ist auf der Unia-Webseite abrufbar.

Intranet

Für die Mitarbeitenden wird ein Intranet betrieben, das eine Vielzahl von Dokumenten und Produktionen übersichtlich anbietet.

Informationsflashes

Für die Mitarbeitenden und die Vertrauensleute der Unia werden periodisch elektronische Informationsflashes produziert. Der elektronische Newsletter Unia-Flash ist zusammen mit dem Unia intern ein wichtiges Instrument der internen Kommunikation. Die elektronischen Newsletter erscheinen in der Regel abwechslungsweise jede zweite Woche und halten alle Unia-MitarbeiterInnen in der gesamten Schweiz über aktuelle Themen und Termine der Gewerkschaft Unia auf dem Laufenden.

Der Unia-Flash informiert insbesondere über: 

– laufende Kampagnen, welche die Unia selbst führt oder an denen sie direkt beteiligt ist; 

– Vorlagen, Hilfsmittel und Arbeitsinstrumente, welche den MitarbeiterInnen auf dem Internet, auf dem Intranet oder in anderer Form zu Verfügung gestellt werden;

– Die Beschlüsse der Unia-Gremien sowie alle Informationen, bei welchen die MitarbeiterInnen als Angestellte angesprochen sind;

– Informationen der Personalabteilung und anderer zentraler Dienste.

Presseschau

Jeden Tag erscheinen zahlreiche Artikel in den Printmedien, die über die Aktivitäten von Unia berichten oder in denen Unia erwähnt wird. Der Argus Pressedienst sammelt diese Artikel im Auftrag von Unia. Sie werden laufend aus über 400 Publikationen herausgesucht, aufgeklebt, eingescannt und in ein elektronisches Archiv mit Presseartikeln gestellt.

Das Archiv enthält sämtliche seit der Unia-Gründung gesammelten Artikel. Sie werden nach den vier Sektoren Industrie, Bau, Gewerbe und Tertiär erschlossen. Die weiteren Kategorien sind Politik, Gewerkschaftsthemen:

Unia-Anlässe, SGB und andere Ge- werkschaften, Personen und Diverses. Diese Auswertungen werden täglich an alle Unia-Mitarbeitenden gemailt und sind in einem elektronischen Archiv abrufbar.

Bilddatenbank

Die Abteilung betreibt zudem eine grosse, für alle Mitglieder zugängliche Fotodatenbank. Sie läuft auf einer Open Source Software und umfasst gegen- wärtig 35 Gigabyte, was ungefähr 20 000 Bildern entspricht. Die Fotos sind über die Unia-Benutzeridentifikation für Mitarbeitende der Gesamtorganisation zugänglich und können direkt heruntergeladen werden, auch in Druckqualität. Die Recherche ist über die freie Textsuche oder die sachliche Erschliessung möglich: In sieben Kategorien (Streiks, Aus den Regionen, Themen, Rund um Unia (Internes, Mitarbeitende), Unia Corporate, Gesichter und Diverse Bilder) werden die Fotos nach Jahren und nach Inhalten geordnet in Alben abgelegt.

Periodika

Die Aktivitäten der Unia werden periodisch in Jahresrückblicken (jährlich), Lohnabschlussübersichten (jährlich) und Tätigkeitsberichten (vierjährlich) zusammengestellt.

3. Kundinnen und Kunden

Ganz unterschiedlich. Je nach Kampagne bzw. Information: Mitarbeiter, aktive Mitglieder, alle Mitglieder, Journalisten, Sympathisanten, Betroffene, breite Bevölkerung, spezifische Interessengruppen. Das Gros der Materialien wird für die tägliche Arbeit der Unia-Sektionen produziert.

4. Beziehungen nach aussen

Ganz unterschiedlich. Je nach Thema oder Kampagne gibt es eine enge Zusammenarbeit mit anderen Gewerkschaften, Parteien oder NGOs. Zumeist aber führt die Unia eigenständige Kampagnen.