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2009/4 Bewertung als Kernaufgabe der I&D-Welt

Zum Bewertungsinstrument des «Calendrier de conservation»

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Entstanden unter dem Blickwinkel sowohl des Aktenbildners als auch des Archivars stellt der «Calendrier de conservation» (franz. auch «tableau de gestion», engl. «Retention schedule», dt. auch «Fristenkatalog») das Kernstück aller Bemühungen um die Standardisierung des Archivierungsprozesses dar:

Laut dem Abrégé d’archivistique, hg. von der Association des archivistes français, Paris 2004, p. 67, ist der «Calendrier de conservation»: 

– ein gemeinsam erarbeitetes Instrument der Zusammenarbeit zwischen Aktenbildner und Archivar; 

– eine Diskussionsgrundlage, welche es beiden Seiten erlaubt, eine gemeinsame Sprache zu finden;

– ein Prospektivinstrument für die Verwaltung während des ganzen Lebenszyklus der Dokumente, welches die Verwaltung in der laufenden Aktenführung, in den Zwischenarchiven und im Endarchiv vereinfacht und rationalisiert und die kurz-, mittel- und langfristige Planung des Magazinraums ermöglicht;

– ein Instrument zur Organisation und Standardisierung des Bewertungsprozesses und der Kassation («Archivierungskonzept» oder «Archivierungsmodell»);

– ein Instrument zur Herstellung von Transparenz, indem es die Verantwortlichkeiten aller Dienststellen festhält;

– ein Instrument zur Festlegung des Umgangs mit allen Dokumenten, indem es festhält, welche Dokumente befristet oder dauernd aufzubewahren sind und welche kassiert werden können.

In der Praxis kann der «Calendrier de conservation» entsprechend den spezifischen Bedürfnissen unterschiedlich ausgestaltet werden. Anlässlich der Veranstaltung des «Forum des archivistes, Genève» vom 28. November 2008 sind die bisherigen Erfahrungen und Entwicklungen, welche in den Archiven von Genf mit diesem Instrument gemacht worden sind, zur Diskussion gestellt worden. Die nachfolgenden Artikel sind die Zusammenfassungen der im «Forum» gehaltenen Referate.

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Anouk Dunant

Archives d'Etat de Genève

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Lorraine Filippozzi

Assistante de recherche HES, en charge du projet Infonet Economy

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Jean-Daniel Zeller

Archiviste principal, Chancellerie. Hôpitaux universitaires de Genève

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