Autour des calendriers de conservation. Reflets genevois

– outil contractuel validé par les deux parties, il est la base des relations entre le producteur d’archives et l’archiviste;

– outil de dialogue, il permet à l’archiviste et au producteur d’archives de parler le même langage;

– outil de gestion prévisionnelle du cycle de vie des documents, il simplifie et rationalise la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, et permet d’évaluer les besoins en espace d’archivage à court, moyen et long terme;

– outil d’organisation et de normalisation, il accompagne les procédures d’élimination et de versement définies dans une charte d’archivage;

– outil au service de la transparence, il précise les responsabilités de chaque service dans la conservation des dossiers (sélection des doublons);

– outil de sélection des archives, il précise et motive le traitement final à appliquer à chaque document (élimination, tri, conservation).

Abrégé d’archivistique, 2004, Association des archivistes français (p. 67). 

Dans la pratique, cet instrument peut prendre des formes variées en fonction des besoins. L’évolution de cet instrument pour le traitement des archives contemporaines a conduit le Forum des archivistes genevois (le 28 novembre 2008) à confronter diverses expériences récentes sur ce sujet, confrontation dont les contributions rassemblées dans ce dossier donnent une synthèse.