Archives publiques, archives privées: la politique d’acquisition des Archives de la Ville de Genève

En vingt ans d’existence, les AVG se sont ainsi dotées d’un ensemble riche et variés de fonds d’archives privées, qui représente en volume environ 8% du total des fonds conservés. Ces fonds sont le plus souvent de taille modeste (de quelques centimètres à quelques mètres linéaires), même si quelques-uns sont d’une dimension nettement plus importante, comme le fonds des Ateliers de Sécheron (41 m.l.) ou celui du Grand Théâtre (35 m.l.).

Constitué avec la volonté de compléter les fonds d’archives provenant de la Ville elle-même, cet ensemble a ainsi conservé une cohérence générale; mais il comprend aussi quelques éléments plus hétéroclites. De plus, dans quelques rares cas, les AVG ont été amenées à accepter des dépôts de fonds privés assortis de conditions problématiques, au point de devenir un réel obstacle à la consultation des documents. 

Une approche plus rationnelle de l’acquisition de fonds privés devait permettre non seulement d’éviter que ce genre de situation ne se reproduise, mais aussi de mieux tenir compte de l’environnement dans lequel les AVG collectent les fonds d’archives privées. D’autres institutions genevoises sont elles aussi actives dans ce domaine, en particulier – mais pas uniquement – les Archives d’Etat de Genève (AEG) et le Département des manuscrits de la Bibliothèque de Genève (BGE).

La politique d’acquisition, de la conception à l’adoption

En 2004, les AVG ont décidé de se doter d’une politique d’acquisition afin de concrétiser cette approche plus rationnelle de l’acquisition des archives privées, et plus largement de la fonction d’évaluation et de sélection dans son ensemble. Une politique d’acquisition peut être définie comme «un instrument de gestion archivistique qui détermine le cadre dans lequel doivent être prises les décisions d’évaluation et d’acquisition des archives»^{Archives de la Ville de Genève: Politique d’acquisition, mars 2005, p. 2.}.

En faisant le choix de cet instrument, les AVG ont voulu se donner les moyens d’atteindre les objectifs suivants:

– permettre des décisions rationnelles en matière d’évaluation et d’acquisition d’archives;

– assurer la continuité dans l’évaluation et l’acquisition des archives, dès lors qu’elles peuvent être effectuées par différentes personnes;

– fonder l’acceptation ou le refus de fonds d’archives privées;

– faciliter la coopération avec les autres institutions impliquées dans la collecte et la conservation du patrimoine archivistique genevois;

– faire connaître le cadre intellectuel et l’action des Archives de la Ville en matière d’évaluation et d’acquisition d’archives, aux autorités et à l’Administration municipale, au public usager ou non des Archives de la Ville, comme aux personnes susceptibles de confier des fonds d’archives privées aux Archives de la Ville;

– permettre de tenir compte au mieux des moyens humains, financiers et matériels à disposition des Archives de la Ville dans la gestion des acquisitions¹.

Pour des Archives publiques, telles que les AVG, se pose la question de la portée de la politique d’acquisition. Doit-elle ne concerner que les acquisitions d’archives privées ou doit-elle également inclure les archives publiques, qui entrent aux Archives par versement? C’est souvent la première solution qui est choisie, considérant que les modalités de sélection et d’acquisition des fonds publics sont établies par la législation et la réglementation archivistiques, et qu’une politique d’acquisition ferait dès lors double emploi.

On peut cependant objecter que, parfois, la législation s’en tient à des notions très générales voire qu’elle laisse subsister des lacunes. Mais c’est un autre argument qui a conduit les AVG à faire le choix d’inclure les deux types de fonds dans leur politique d’acquisition: cela permet de manifester clairement l’articulation entre l’évaluation et l’acquisition des archives publiques d’une part et celles des archives privées d’autre part. Pour des archives publiques, l’acquisition de fonds privés ne saurait en effet se concevoir séparément de l’acquisition des fonds publics^{Voir à ce sujet l’article précédent de Gilbert Coutaz, «Archives publiques, archives privées: des solidarités nécessaires».}.

Après une exploration de la littérature professionnelle et une navigation sur le web à la recherche d’exemples, un premier projet de politique d’acquisition a été rédigé. Il a ensuite connu plusieurs versions et fait l’objet d’une large consultation, tant au sein de la Ville de Genève qu’auprès des organismes actifs dans la collecte d’archives privées. Les remarques et suggestions reçues ont contribué à la rédaction d’une ultime version. Celle-ci a été soumise à l’exécutif de la Ville, le Conseil administratif, qui l’a adopté lors de la séance du 2 mars 2005, lui conférant valeur officielle.

Contenu de la politique d’acquisition

Sans entrer dans le détail de tous les éléments qui composent la politique d’acquisition des AVG^{Elle peut être consultée en ligne sur le site des AVG (http://www.ville-ge.ch/archive...), rubrique Présentation, sous-rubrique Politique d’acquisition.}, il convient d’en mettre quelques-uns en lumière:

–  Elle indique la référence des textes qui lui servent de fondement, en premier lieu la législation genevoise sur les archives et sur la transparence administrative^{Loi sur les archives publiques (LArch) du 1er décembre 2000; Loi sur l’information du public et l’accès aux documents (LIPAD) du 5 octobre 2001.}, cadre légal de l’activité des AVG. Elle donne également le texte de la mission qu’exercent les AVG dans ce cadre légal. La rédaction de la politique d’acquisition a par ailleurs été l’occasion d’une nouvelle rédaction de cette mission, mentionnant la collecte des archives privées^{«[Les Archives de la Ville de Genève ont pour mission de] recevoir et conserver des fonds d’archives d’origine privée en relation avec l’histoire de la Ville de Genève, indispensables compléments aux archives publiques», Archives de la Ville de Genève: Politique d’acquisition, mars 2005, p. 3. La nouvelle formulation de la Mission des Archives de la Ville de Genève a également été adoptée par le Conseil administratif le 2 mars 2005.}.

–  Les différents modes d’acquisition sont définis: versement, don, legs et dépôt^{Les achats n’ont pas été pris en compte, les AVG ne disposant d’aucun budget pour acheter des archives.}. Il est précisé que dons et dépôts nécessitent la rédaction d’une convention qui en fixe l’objet et les conditions.

–  Pour les fonds d’archives publiques, les priorités d’acquisition sont les documents produits ou reçus par les autorités, les documents qui prouvent des droits et ceux qui témoignent des processus de décision. L’application de ces décisions doit également être documentée, mais de façon sélective.

La partie consacrée aux archives privées est la plus développée (6 pages contre 2 pour les archives publiques). Cela tient au fait que le cadre de l’évaluation et de la sélection des archives privées est techniquement plus complexe, et pas ou peu défini dans la législation. Là aussi certains éléments méritent d’être soulignés:

– Le principe de coopération est vigoureusement affirmé, en conformité aux règles de la déontologie professionnelle: «les Archives de la Ville de Genève favorisent toujours la collaboration avec les autres institutions actives à Genève dans la collecte du patrimoine archivistique»^{Archives de la Ville de Genève: Politique d’acquisition, mars 2005, p. 8.}. Ces institutions sont nommément citées: Archives d’Etat de Genève (AEG), Bibliothèque de Genève (BGE), Bibliothèque musicale, Centre d’iconographie genevoise (CIG), Archives – heureusement toujours vivantes – du défunt Institut universitaire d’architecture, CRIÉE (Communauté de recherche interdisciplinaire sur l’éducation et l’enfance), Archives de la vie privée. 

– En conformité avec le principe de provenance, les AVG s’opposent à la dispersion ou au démembrement des fonds privés et s’efforcent d’y faire renoncer les détenteurs qui envisageraient une telle action. 

- Une clause d’urgence prévoit que les AVG peuvent accepter le don ou le dépôt d’un fonds d’archives privées qui aurait mieux sa place dans une autre institution, pour autant que ce fonds ne soit proposé qu’aux AVG, qu’il présente un intérêt suffisant et surtout qu’«un refus empêcherait durablement l’accès du public à ce fonds ou entraînerait sa destruction»². Ces conditions sont cumulatives et le recours à cette clause devrait demeurer tout à fait exceptionnel.

- Les priorités et les limites d’acquisition en matière d’archives privées sont énumérées. Elles sont déterminées en tout premier lieu par le lien que peuvent avoir les organismes ou les personnes producteurs avec la Ville de Genève, ses domaines d’activités ou son territoire. Parmi les priorités d’acquisition des AVG on peut citer les archives d’associations subventionnées par la Ville, les archives d’anciens magistrats, les archives d’associations actives dans les domaines de la musique ou du sport. En revanche, à titre d’exemple, les AVG renoncent à acquérir les archives d’organismes liés au Canton, les archives d’écrivains, de théologiens ou d’architectes, qui trouveront mieux leur place respectivement aux Archives d’Etat, à la Bibliothèque de Genève ou aux Archives de l’Institut universitaire d’architecture.

– Les AVG favorisent les dons plutôt que les dépôts. Des conditions particulières sont liées à la conclusion d’une convention de dépôt, telle la mention des conditions d’une éventuelle révocation ou l’inclusion d’une clause prévoyant la transformation du dépôt en don au terme d’une certaine période.

– Aux priorités et limites d’acquisition viennent s’ajouter des critères particuliers d’acceptation ou de refus de don ou de dépôt, tels que l’organisation interne du fonds, son état de conservation, les liens qu’il pourrait avoir avec d’autres fonds d’archives ou des collections d’imprimés, l’accessibilité immédiate des documents ou au contraire l’exigence de délais de consultation injustifiés, ou encore la facilité ou non d’identifier les détenteurs de la propriété intellectuelle des documents.

Bilan actuel

Dès son adoption, la politique d’acquisition a été mise en ligne sur le site des AVG et elle a fait l’objet depuis lors d’une large diffusion, tant à l’intérieur de l’Administration municipale auprès de nos interlocuteurs dans les services, qu’à l’extérieur auprès des usagers et des donateurs et déposants potentiels.

Depuis plus de deux ans, elle joue pleinement son rôle dans notre pratique de l’évaluation et de l’acquisition. Elle s’est imposée comme notre référence et comme un instrument indispensable lorsque nous évaluons, que ce soit en établissant le calendrier de conservation d’un service ou lorsque, en l’absence d’un tel calendrier, nous allons sur place sélectionner les dossiers.

Elle est également référence et instrument indispensable lorsque, sollicités par des personnes qui nous proposent des fonds d’archives privées, nous devons fonder notre décision d’accepter ou de refuser et, dans ce dernier cas, orienter nos interlocuteurs vers d’autres institutions mieux aptes à accueillir ces fonds.

Si le bilan que nous pouvons tirer de l’adoption de la politique d’acquisition des AVG est très largement positif, il contient aussi un petit bémol. Destinée à la fois à un public d’archivistes et à un public de non spécialistes – les usagers, les donateurs et déposants potentiels – elle a été cependant conçue prioritairement en fonction des premiers. Ses 15 pages peuvent sembler bien indigestes aux profanes. Dans la perspective de corriger le tir et d’inclure la politique d’acquisition dans une forme de communication davantage tournée vers le grand public, deux pistes sont actuellement explorées: la rédaction d’une politique d’acquisition «allégée» et l’inclusion sous une forme simplifiée de ses dispositions dans un document de présentation des AVG à l’intention des futurs donateurs et déposants.

Une politique d’acquisition n’est pas un instrument figé. Aussi est-il prévu dans la politique d’acquisition elle-même de procéder à une révision tous les quatre ans. Au vu du bon fonctionnement actuel, il n’a pas été nécessaire d’avancer ce délai et la révision aura lieu comme prévu en 2009. Nous espérons que d’ici là d’autres services d’archives de Suisse, convaincus à leur tour de son utilité et de sa nécessité, se seront dotés d’une politique d’acquisition.