Chancen und Grenzen von Bibliotheksfusionen am Beispiel der Zusammenlegung zweier Fachbibliotheken der Bundesverwaltung

Auf dem Areal Köniz-Liebefeld des Bundes sind die Forschungsanstalt Liebefeld-Posieux (ALP), das Bundesamt für Gesundheit (BAG) und das Bundesamt für Veterinärwesen (BVET) ansässig. Die drei Ämter arbeiten im Infrastrukturbereich eng zusammen, um unnötige Doppelspurigkeiten zu vermeiden. Aus Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und als Folge interner Verlagerung von Ressourcen erwog die Direktion von ALP Anfang 2005 eine Einstellung der Bibliotheksdienstleistungen am Standort Liebefeld und deren Auslagerung an die Bibliothek am Standort Posieux (FR).

Eine Befragung bei ALP-Mitarbeitenden im Liebefeld ergab allerdings, dass sie die Weiterführung der Bibliothek am Standort Liebefeld wünschten. Viele Mitarbeitende, welche im wissenschaftlichen Umfeld tätig sind, wissen um den Nutzen einer professionellen und auf die bedarfsgerechte Vermittlung aktueller Fachinformation spezialisierten Bibliothek vor Ort.

Gleichzeitig hatte das BAG Bedarf für zusätzliche Büroarbeitsplätze auf dem Areal Liebefeld angemeldet.

Im März 2005 beschlossen die Ressourcenverantwortlichen der beiden Ämter deshalb die Konzentration der Bibliotheken im Hauptgebäude des BAG und die Regelung der dazugehörigen Dienstleistungen mittels Leistungsvereinbarung. Bereits drei Monate später(!), im Juni 2005, war die fusionierte Zentralbibliothek Liebefeld operativ. Die aufgehobenen Bibliotheksräume von ALP werden seither durch das BAG als Büros genutzt.

Fusionieren und abbauen – ohne dass es jemand merkt...

Vor der Fusion wurde die ALP-Bibliothek mit einer 50%-Stelle betrieben. Eines der Ziele der Fusion war es, durch die Integration der damaligen ALP-Bibliothekarin in das Bibliotheksteam des BAG die Nachteile einer One-Person-Library aufzufangen. Darüber hinaus sollten die bestehende Dienstleistungsqualität mindestens aufrechterhalten und durch die Nutzung von Synergien insbesondere im Bereich Periodika Sachkredite eingespart werden.

Die BAG-Bibliothek baute während dieser Zeit eine 50%-Stelle ab. Der Abbau sollte durch die Fusion besser verkraftet werden können. Daneben rechnete auch die BAG-Bibliothek mit Einsparungen im Bereich der Sachkredite.

Von Bienenforschung bis Verbraucherschutz

Die nun fusionierte Zentralbibliothek Liebefeld versorgt mit 4 Bibliotheksangestellten (300 Stellenprozente) 750 Mitarbeitende mit Dienstleistungen schwergewichtig im Bereich Periodika-Verwaltung, Fachartikelbestellungen, Informationsrecherchen, Verwaltung von Datenbankzugriffen und Buchakquisitionen. Sie ist Teil des Alexandria- Verbundes der Bundesverwaltung. Der Kundenkreis ist primär intern. Abgedeckt werden so unterschiedliche Fachgebiete wie Öffentliche Gesundheit, Medizin, Verbraucherschutz, Kranken- und Unfallversicherung, Recht, Bienenforschung, Milchwirtschaft und Ernährung. Die Bibliothek hat keinen proaktiven Sammelauftrag: Praktisch jede Dienstleistung wird durch einen Kundenauftrag ausgelöst.

Positive Zwischenbilanz

Die Bilanz nach gut anderthalb Jahren Betrieb ist positiv. Die wichtigsten Ziele aus Sicht der beiden Ämter sind erfüllt. Durch die Zusammenführung der beiden Freihandbibliotheken im BAG-Gebäude können Mietkosten von 50000 Franken pro Jahr eingespart werden. Qualitativ und quantitativ konnte der Dienstleistungsstandard aufrecht erhalten werden, auch Dank der Nähe zu den Kunden. Der für ALP-Kunden zuständige Bibliothekar kann vom fachlichen Austausch mit seinen Kolleginnen und Kollegen profitieren. Das Synergiepotenzial im Personalbereich entfaltet sich zunehmend und beschränkt sich nicht nur auf die Stellvertretung während Abwesenheiten.

Im Bereich Periodika konnten bisher nur kleine Einsparungen gemacht werden. Die sehr unterschiedlichen Fachgebiete der beiden Ämter erlaubten bisher nur wenige Abbestellungen von Abonnementen.

Lessons learned - auch mit Blick auf das laufende Reorganisationsprojekt der Bibliotheken des Bundes

Fusionen von Bibliotheken mit dem oben beschriebenen Profil machen Sinn, sofern die Nähe zu den internen Kunden bestehen bleibt und die nötigen Kenntnisse des Fachgebiets seitens des Bibliothekspersonals nicht verloren gehen.

Kontaktpflege, aktives Marketing und regelmässiges Ermitteln der Kundenbedürfnisse sind überlebenswichtig für eine Bibliothek von dieser Grösse, insbesondere im schwierigen Umfeld der Bibliotheken in der Bundesverwaltung.

Obwohl die zentrale Anschaffung und der Standortnachweis nach wie vor wichtig sind, verliert die zentrale Aufbewahrung von Büchern zunehmend an Bedeutung.

Viele Bücher dienen als Arbeitsinstrumente und werden von den Mitarbeitenden in ihren Büros oder in dezentralen Handbibliotheken aufbewahrt, um einen schnellen Zugriff sicherzustellen.

Der in unserem wissenschaftlichen Umfeld beobachtete Trend, dass Fachinformationen aus elektronischen Quellen (Datenbanken, E-Journals, E-Publications) das Buch als Hauptinformationsquelle verdrängen, setzt sich fort.

Da die Bibliotheken sehr unterschiedliche Fachgebiete betreuen, sind dem Einsparpotenzial im Bereich der teuren naturwissenschaftlichen Periodika enge Grenzen gesetzt. Bienenforschung und Strahlenschutz beispielsweise haben bezüglich Fachliteratur nur wenige Überschneidungen.