De la description séparée à plat à la description hiérarchique à plusieurs niveaux

En fait, l’application de cette norme s’est faite par paliers, sans que l’on mesure d’emblée toutes les implications des règles et conventions qu’elle promeut. Ainsi, la grille descriptive a été adoptée en premier, alors qu’était différée la mise en œuvre rigoureuse de la description hiérarchique à plusieurs niveaux. Ce report a tenu à la difficulté de mettre au point un outil malléable et d’utilisation simple qui relie entre elles les descriptions faites à plusieurs niveaux. La solution est venue de la DTD EAD^{Une DTD (Document Type Definition) est un ensemble de règles d’encodage que doit suivre un document dans le langage de balisage XML. La DTD EAD (Encoded Archival Description) a été développée pour le traitement des fonds d’archives.}qui interprète ISAD(G) en langage de balisage XML. Sur ce modèle, une DTD définissant la structure des inventaires d’archives a été créée pour les ACV en 2005^{1, Sarra Ben Lagha.}. Depuis, la description à plusieurs niveaux hiérarchiques est bien prise en compte dans la rédaction des instruments de recherche.

Le but de cette présentation est d’esquisser quelques réflexions théoriques que nous avons faites en passant progressivement d’une description à plat à une description à plusieurs niveaux.

Sommairement, la norme ISAD(G) – qui est avant tout une norme d’échange d’informations sur les fonds d’archives –, s’exerce sur deux axes: horizontalement, elle propose un calibrage de l’information en 26 éléments de descriptions regroupés en 7 zones qui permettent de décrire, à plat et séparément, toute unité documentaire (fonds, série, dossier, pièce); verticalement, elle commande un marquage et une mise en forme des liens hiérarchiques entre ces descriptions faites à un même niveau. De ce fait, la norme prévoit trois types de description:

1) la description unique au niveau du fonds,

2) la description séparée des subdivisions du fonds,

3) la description hiérarchique du fonds et de ses subdivisions.

Ces trois types de description peuvent correspondre à trois degrés d’application de la norme comme ce fut le cas pour les ACV. La description unique au niveau du fonds a été faite systématiquement pour décrire dans DAVEL tous les fonds et collections conservés aux ACV (environ 3000 notices). La description séparée à des niveaux inférieurs a été faite, dans cette même application, pour quelques séries majeures (notaires et état civil) et quelques grands fonds peu structurés. Le troisième type de description – incluant des liens hiérarchiques entre unités documentaires – n’a été assuré pleinement qu’avec l’outil XML qui offre une structure enchâssée où le marquage des liens est simple et bien contrôlé.

Dans une description à plat, les liens entre les unités descriptives ne sont pas particulièrement marqués. Chaque niveau de description est traité à part. Dans le meilleur des cas et, par principe au moins, la description de chaque unité de description est autonome et complète, et l’indication du niveau de description, tel que le définit ISAD(G), est la seule référence au contexte documentaire. Cet indice est faible, évoquant tout au plus un lien à d’autres unités englobant l’unité de description ou enchâssées en elles.

Différentes contraintes formelles peuvent être appliquées à la structure hiérarchique d’un fonds. L’une d’elles consiste à édicter que tout fonds comprend un même nombre de niveaux de classement, par exemple: la série, le dossier et la pièce. C’était la structure que nous avions assignée au départ à DAVEL, faute de mieux et bien conscients que nous ne pourrions toujours nous y conformer tant le nombre de niveaux varie d’un fonds à un autre.

Une autre règle, moins forte, plus généralement appliquée et souvent tacitement admise, peut s’exercer sur la structure d’un fonds. Cette règle ne porte plus sur le nombre de niveaux de classement, mais, plus ponctuellement, sur la typologie des subdivisions rattachées directement à une même unité de description: selon cette règle, les unités qui partagent ce lien sont du même type. Ainsi, dans un fonds d’archives une série spécifique peut être subdivisée en dossiers, alors que parallèlement à une autre série ne seront rattachées que des sous-séries. Les subdivisions apparaissent ici comme des classes comparables – en quelque sorte équilibrées – parce qu’opposées et, éventuellement, distinguées par un critère de classification identique (par exemple les fonctions de l’organisme producteur des documents). Ce dernier modèle est probablement le plus répandu. Il fait correspondre à chaque subdivision des unités du même ordre. Il a l’inconvénient de pousser à la création d’unités artificielles dont la plus connue est la classe des Divers.

Ces deux modèles de structure s’opposent à un autre moins contraignant mis en avant par la norme ISAD(G)^{2, édition, Ottawa, 2000, Introduction point I.8. et annexe A-1 «le schéma des niveaux de classement d’un fonds».}, où la seule contrainte qui subsiste est l’unicité du lien hiérarchique: une unité de description ne peut dépendre directement que d’une seule unité de description. Dans cette structure que l’on dira «déséquilibrée», rien n’empêche par contre qu’une unité documentaire soit subdivisée parallèlement en unités de différents types et, ainsi qu’à une série soit directement rattachée des sous-séries, des dossiers et des pièces. Pour rendre compte de la structure organique du fonds, ISAD(G) édicte les «règles de la description à plusieurs niveaux», sans doute son apport principal³. Ces règles formelles sont:

1) la description procède du général au particulier du fonds à ses subdivisions;

2) les informations sont appropriées au niveau décrit;

3) chaque description est liée à celle de l’unité immédiatement supérieure;

4) les informations ne sont pas répétées dans les niveaux inférieurs.

Ces directives qui règlent la répartition de l’information entre les unités de description nous ont fait faire une mutation profonde et fondamentale: le passage d’une description détaillée focalisée sur les unités documentaires de bas niveau (dossier et pièce) à une description «appropriée» de tous les niveaux intermédiaires du fonds au dossier et plus particulièrement de la série. En effet, le modèle implicite que nous suivions pour bon nombre d’inventaires était de concentrer l’information sur les éléments de bas niveaux. Cela répondait à une certaine logique. L’inventaire était constitué d’analyses documentaires, relativement autonomes, c’est-à-dire explicites isolément, insérées dans un plan de classement. Le plan de classement, qui devait être concis et sommaire, se surajoutait et servait de table des matières, devenant ainsi un instrument autonome permettant de localiser l’information et guider la recherche. Il devait rendre compte de l’ensemble du fonds. Cela procédait d’une séparation assez naturelle entre le contenu (analyse descriptive) et la structure (plan de classement). Le plan de classement et l’inventaire étaient deux instruments complémentaires, liés, mais détachables, pouvant être présentés séparément.

Par contraste, les règles de la description à plusieurs niveaux et le recours à une structure «déséquilibrée» conduisent à intégrer entièrement le plan de classement à l’inventaire. En effet, dans une structure «équilibrée», le plan de classement, même s’il masque les niveaux inférieurs (pièces ou dossiers), rend compte dans une vue synoptique de l’ensemble du fonds et de ses subdivisions. Par contre, dans une structure «déséquilibrée», les unités de niveaux inférieurs peuvent être rattachées directement au fonds et, de ce fait, ne sont pas représentées dans le plan de classement par une unité documentaire de niveau intermédiaire. C’est dire que, dans une description hiérarchique à plusieurs niveaux, le plan de classement est immanent à la description des unités documentaires et indissociable de celles-ci. S’il n’est pas toujours représentable sur un support statique et circonscrit comme la feuille de papier, le plan de classement est parfaitement lisible dans une arborescence dynamique qui permet de masquer et d’afficher, au gré de l’utilisateur, les unités de description sur un support informatique.

En conclusion, la description hiérarchique à plusieurs niveaux promue par la norme ISAD(G) marquera sans doute profondément la façon de décrire les archives aux ACV. Plus généralement, il y a un lien indéniable entre l’informatisation des instruments de recherche et cette technique de description. Celle-ci, accompagnant une révolution technologique dans le domaine de la mise en forme de l’information, nous incite, de fait, à recourir – tant pour l’enregistrement des informations que pour leur édition – à un instrument de recherche électronique plutôt que papier.