Records-management

GLAM et projets Wikimédia: des cordonniers mal chaussés?

Ouverte, en ligne, évolutive, participative: en théorie, Wikipédia est l’exemple type du projet communautaire basé sur le partage et les enrichissements mutuels. En pratique… elle l’est aussi! En mai dernier, l’encyclopédie comptait plus de 35 millions d’articles écrits par plusieurs centaines de milliers de contributeurs, toutes langues confondues, dont 1,8 million en allemand, 1,6 million en français, 1,2 million en italien et 3527 en romanche. Grâce à elle, quelle que soit leur langue maternelle, les Suisses ont donc de quoi étancher leur soif de connaissances.

Les «data» à l'honneur: extraits du magazine Archimag

La thématique des «data» et des métadonnées est à l’honneur depuis quelques années dans les revues professionnelles en information documentaire. Quelques extraits du magazine Archimag mettent en lumière les rôles des professionnels en information documentaire dans la gestion de ces «data».

Informationen finden und Wissen verlinken - Der Weg der Metadatenstandards vom Archivregal zu den Linked Data

Die Informatisierung der Archivarbeit hat die Notwendigkeit von Metadatenstandards aufgezeigt, denn die Metadaten ermöglichen es, analoge und elektronische Unterlagen effizient zu verwalten und zu erschliessen. Die Aufbereitung der Metadaten als Linked Data wird den Archivnutzenden neue Zugangsmöglichkeiten eröffnen.

La notion de facettes appliquée aux archives: un outil pour faciliter l’organisation et la diffusion

L'application de la théorie des facettes en archivistique est une piste de solution pour améliorer l’organisation des documents et les interfaces de navigation.

Metadata standards in international archives

The UN recognised the need for a professional archives and records management early and, two decades ago, founded the Archives and Records Management Section (ARMS). The metadata standard developed by ARMS is essential for the development of tools for the workflow of handling records.

Les métadonnées, c’est simple comme un pot de confiture!

Aimez-vous les confitures? Et comment les dégustez-vous? À la cuillère? Sur du pain? Le pot est-il vite terminé? Ou préférez-vous le garder pendant longtemps?

Données et métadonnées, aux sources de l’information numérique

Dans le sillage de la révolution numérique, les données et les métadonnées ont envahi nos paysages. Au prix d’une polyphonie technoïde et parfois névrotique, l’écosystème de la cyberinformation nous promet mille progrès, gérés par autant de métadonnées.

Mit zwei Klicks zur Ordnung: Notefish hilft im Meer der Informationen weiter

Ein Fisch aus gelben Post-it-Zetteln bietet eine Lösung für Internetsuchende, welche etwas gefunden haben und nun das Gefundene irgendwo festhalten möchten, ohne eine «Maushand» zu bekommen. Der Webdienst ist zwar nicht ohne Fehl und Tadel, hält aber, was er verspricht, und hilft im Meer der Informationen durchaus weiter. Erstes Sammeln und Strukturieren wird leicht gemacht und erleichtert die spätere Aufbereitung. 

Flickr – entdecke die Welt

Flickr (www.flickr.com) ist ein im Jahr 2002 entwickeltes und seit März 2005 dem amerikanischen Internetunternehmen Yahoo gehörendes Webportal, in dem Mitglieder Fotos und Videos in digitaler Form hochladen, diese mit Kommentaren, Notizen und Tags versehen und anderen Nutzern zugänglich machen können.

Wollen wir künftig unsere Software aus dem App Store?

Mit der Eröffnung des Mac App Store Anfang Januar wurde der bequeme Download von Software für breite Nutzerkreise salonfähig gemacht. Die Absatzzahlen von einer Million Downloads am ersten Tag in den USA und zehn Milliarden Downloads in den ersten 14 Tagen seit Eröffnung des Mac App Store sind ein erster Erfolg. Diese neue Vertriebsmethode scheint den herkömmlichen Methoden mit CD-ROM und DVD den Rang abzulaufen. Grund genug, zu schauen, welche gleichartigen Angebote für Windows und Linux angeboten werden.

Quelles ressources électroniques pour quel records management? Une perspective

Dans son numéro de juin 2010, la rédaction d’arbido posait la question de savoir si le records management (RM) constituait un nouveau territoire pour les archivistes dans l’administration et l’économie privée. Bien que l’auteur soit elle-même une archiviste engagée dans le développement d’un projet de RM en collaboration avec le Service d’organisation et d’informatique de la Ville de Lausanne, elle reconnaît ne pas encore avoir trouvé la réponse à cette question, et ce pour au moins deux raisons.

«Thinking records» – entretien avec un records manager blogueur

James Lappin aime écrire, et ce quelque soit le type de texte envisagé. Heureusement pour lui, car le records manager qu’il est se doit d’élaborer de nombreux documents, divers et variés, dans l’exercice de son travail. D’un référentiel de conservation à un support de cours, en passant par un plan de classement, des spécifications, un cahier des charges ou un guide de bonnes pratiques, la liste est longue et non exhaustive. Elle ne saurait pour autant épuiser son goût de l’écriture, ni l’intérêt qu’il porte au records management.

Daten bei Fuss: Dropbox als Speicherplatz und Sharingcenter

Wer kennt das nicht: Die Kollegin aus dem Verein braucht ganz dringend mal eben das Protokoll der letzten Versammlung, aber das hat man zu Hause auf dem PC und gerade nicht im Geschäft. Oder man arbeitet zu Hause und bei der Arbeit an einem Dokument und schickt die aktuelle Version via E-Mail hin und her, was einigermassen mühsam ist. Oder man möchte die Ferienfotos an Freunde verteilen. Für ein E-Mail sind die Dateien zu schwer, eine CD-ROM möchte man auch nicht brennen. Möglich ist auch, dass mehrere Personen an einem Referatsthema arbeiten. Sie möchten aber nicht ständig das Dokument sowie die Illustrationen per E-Mail austauschen müssen. Für all diese Probleme bietet Dropbox eine Lösung.

L’offre numérique scientifique en Suisse: questions d’identification

Le développement de la toile a transformé notre rapport à l’information dans une mesure sans doute difficilement imaginable pour les jeunes générations dites «digital native» (nées après 1985). J’évoquerai ici la question des contenus numériques suisses liés prioritairement à la recherche en sciences humaines et sociales, sans préjuger d’usages extra-académiques toujours possibles et bienvenus. 

La consultation de sites internet: une nécessité quotidienne pour le journaliste

Mehr Freiheit für die Daten!

Neue Technologien wie beispielsweise LTE (Long Term Evolution, ein Mobilfunknetz mit höheren Übertragungsgeschwindigkeiten für Daten) oder multifunktionale Tablets (leichte und flache Rechner mit berührungsempfindlichem Bildschirm, aber ohne Tastatur wie beispielsweise das iPad) eröffnen Möglichkeiten zur Entwicklung neuartiger Anwendungen, von denen wir heute noch gar nicht wissen, dass wir dafür einmal einen dringenden Bedarf verspüren werden. Aber noch ist das Potenzial der älteren (aber noch nicht veralteten) Technologien zur Anreicherung bestehender und Entwicklung neuer Anwendungen bei Weitem nicht ausgeschöpft.

Records Management in Privatwirtschaft und öffentlichem Dienst oder: Wie man aus zwei Richtungen zum Ziel kommt

Der VSA hat das Thema Records Management ausdrücklich in seine Mehrjahresplanung eingebunden und es zum Schwerpunktthema 2009/2010 erklärt. Gemäss dem Berufsbild des VSA sind Archivarinnen und Archivare sowie Records Manager in öffentlichen oder privaten Institutionen verantwortlich für das Lifecycle- und Geschäftsverwaltungs-Management.

Le records management dans les secteurs privé et public ou comment deux voies mènent au même objectif

L’AAS a inscrit de manière explicite la problématique du records management dans son programme pluriannuel et en a fait un objet prioritaire pour la période 2009/2010. Pour l’AAS – c’est ce que rappelle le profil du métier qu’elle défend – les archivistes au même titre que les records managers, qu’ils soient dans des institutions publiques ou privées, sont chargés de gérer le cycle de vie documentaire.

Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Eine Einführung

Die Idee für diese Tagung hat die Arbeitsgruppe «Records Management und Digitale Archivierung» 2005 entwickelt, und zwar im Zusammenhang mit der gemeinsam mit der HTW Chur erarbeiteten Umfragestudie «Records Management Survey Schweiz in ausgewählten Sektoren der Privatwirtschaft (2005/ 2006). Ziel der Tagung ist es, die Gemeinsamkeiten und Unterschiede des Records Managements in Verwaltung und Privatwirtschaft auszuleuchten und anhand vordefinierter Leitthemen herauszuarbeiten. 

Das Modell des Life Cycles – Überlegungen zur Theorie und praktische Umsetzung in der vorarchivischen Arbeit des thurgauischen Staatsarchivs

Theoretische Überlegungen zum Re-cords Management und seinen Instrumenten sind nicht ein Selbstzweck, sondern dienen der Vergewisserung des eigenen Standpunkts im beruflichen Alltag. Sie helfen dabei, sich der Problemstellungen in der Praxis bewusster zu werden und gezielt Lösungsansätze zu entwickeln, die der jeweiligen Situation angemessen sind.

Records Management für kleine und mittlere Unternehmen?

Werfen wir einen Blick auf aktuelle Publikationen zum Thema Records Management, so fällt schnell auf, dass privatwirtschaftliches Records Management meist im Kontext der Compliance diskutiert wird. Besondere Beachtung geniesst dieser Aspekt offenbar, weil oft davon ausgegangen wird, dass Compliance und Minimierung des Risikos diejenigen Argumente sind, die eine Geschäftsleitung noch am ehesten zu überzeugen vermögen, Investitionen in die Aktenführung zu tätigen.

E-Mail-Archivierung, die brennenden Punkte

Die vielen Besuche bei Firmenkunden verschiedenster Grösse haben gezeigt, dass ihr vordringlichstes Problem im Bereich des Records Managements die schwer kontrollierbare Flut an E-Mails in der Geschäftstätigkeit ist. Die diesbezüglichen Herausforderungen tangieren dabei aber nicht nur die rechtssichere Ablage von E-Mails, sondern auch die Speicherkapazitätsengpässe oder die Nutzung von E-Mails in den Geschäftsprozessen.

De l’intérêt de mieux connaître MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records)

Origine et raison d’être

Sans tradition de records management proprement dite, il n’est pas étonnant que la généralisation d’un mode de tra­vail hybride, papier et électronique, ait d’abord débouché sur la conception et l’utilisation d’outils de gestion électronique des documents (GED) en Europe continentale. C’est aux Etats­Unis, en Australie et au Royaume ­Uni qu’ont été créés les premières normes et logiciels spécifiques au records management et à ses exigences accrues à la fin des an­nées 1990 – le records management étant compris comme une démarche et un système permettant la conservation et l’exploitation de toutes les informa­tions enregistrées et figées jusqu’au terme de leur valeur stratégique, infor­mationnelle et/ou légale. La Commis­sion européenne a voulu, par l’entre­mise de son programme sur l’échange de données entre les administrations, combler un retard en commanditant au DLM Forum le développement d’un modèle de spécifications pour les Elec­tronic Records Management System (ERMS) et la rédaction de MoReq en 1999.

From records to information management: the experience of a young professional in the United Kingdom

Walter Mansfied (WM), Knowledge and Information Manager, Asset Protection Agency (UK) Charline Dekens (CD), Archives de la Ville de Lausanne

GEVER fra plurilinguismo e standardizzazione - Progetto di terminologia GEVER

Il Consiglio federale ha incaricato i dipartimenti e gli uffici della Confederazione di istituire entro la fine del 2011 una gestione degli affari su base esclusivamente elettronica (Decisione del Consiglio federale del 23.1.2008). La gestione elettronica degli affari (GEVER :GEVER è l’acronimo di «Elektronische Geschäftsverwaltung» dove l’aggettivo elettronico è sottinteso. Di conseguenza sono da evitare sigle del tipo E-GEVER, egever o simili. L’acronimo ormai molto diffuso è stato ripreso anche nelle altre lingue nazionali) servirà a snellire i processi amministrativi e a rendere trasparenti gli scambi documentali ed epistolari fra uffici e cittadini senza dover ricorrere alla carta. Affinché questi scambi possano avvenire nel modo più immediato, è indispensabile l’uso di una terminologia GEVER comune che permetta di interagire in modo mirato, comprensibile e per quanto possibile univoco. La mancanza di una terminologia condivisa non solo renderà più macchinosi e proni all’errore i processi amministrativi, ma sarà al contempo fonte di malintesi e incomprensioni. Per questa ragione la Sezione di terminologia della Cancelleria federale ha lanciato nel 2009 il progetto di terminologia GEVER che accompagna l’introduzione della gestione elettronica degli affari in Cancelleria.

Die Einführung von Records Management in der kantonalen Verwaltung Graubünden - Anforderungen und Herausforderungen

Mit dem Aufkommen der Informations- und Kommunikationstechnologien wurde die Aktenführung in den Organisationseinheiten meist vernachlässigt. Die Bestimmungen wurden häufig nicht auf elektronische Dokumente angepasst, und die Ablage auf den Laufwerken ist vielfach historisch gewachsen. Die Konsequenz sind unübersichtliche und redundante Ablagen. Records Management (Aktenführung/Schriftgutverwaltung) setzt genau bei diesen Problemstellungen an und betrachtet die Information über den ganzen Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Vernichtung bzw. Ablieferung ans Staatsarchiv.

La mise en œuvre du Records Management au sein de l’Administration cantonale valaisanne du point de vue organisationnel

Un projet de Records Management ou de gestion des documents est avant tout un projet d’organisation. Pour un service d’archives, il s’agit non seulement de définir une méthodologie de travail claire et précise à l’interne, mais également de développer une stratégie globale pour mettre en œuvre une gestion des documents cohérente et efficiente au sein de son organisation (entreprise ou administration publique). C’est cette double démarche organisationnelle qu’ont entreprise les Archives de l’Etat du Valais depuis le début de l’année 2008.

Records Management bei der Gewerkschaft Unia

Während des Integrationsprozesses von SMUV, GBI und VHTL zur neuen Gewerkschaft Unia (Start 2005) wurde von den Archivverantwortlichen eine Archivstrategie erarbeitet, die auch die Einführung einer einheitlichen Records-Management-Strategie nach ISO-Norm 15489-1 enthielt. Records Management sollte die Grundlage für ein systematisch geführtes, mit einem elektronischen Findmittel erschlossenes und öffentlich zugängliches zentrales Zwischenarchiv bilden (Nur der SMUV hatte einen verbindlichen Aktenplan, mit Archivreglement und angestelltem Archivar. Als historisches Endarchiv wurde das Schweizerische Sozialarchiv in Zürich gewählt). Zuerst konzentrierten sich die Verantwortlichen auf die Sicherung der umfangreichen historischen Archive, das Thema war aber lanciert. Nach einer Vorprojektphase mit Analysen (Grundlegende Vorarbeiten leistete der SMUV-Archivar mit der Zertifikatsarbeit in Archivwissenschaft: Adrian Zimmermann: Bausteine für eine gewerkschaftliche Archiv- und Records-Management-Strategie vor dem Hintergrund des Fusionsprozesses UNIA. Bern 2004) und Vorschlägen sowie Gesprächen mit der Geschäftsleitung wurde zeitgleich mit dem Start von Unia ein Projekt «Erarbeitung eines Aktenplanes» freigegeben.

Introduction of Records Management at Actelion: Concept Phase

In the past, “records management” was sometimes used to refer only to the management of records which were no longer in everyday use but still needed to be kept – “semi-current” or “inactive” records, often stored in basements or offsite. More modern usage tends to refer to the entire “life cycle” of the documents.

Un workflow décisionnel dématérialisé

L’application GAUDI des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG)

Records Management als Basisdienstleistung für die Gesamtverwaltung

Für die kantonale Verwaltung des Kantons Aargau sollen zur Umsetzung von Records Management die Dateiablagen hinsichtlich Revisionstauglichkeit und Archivierbarkeit mit der Einführung einer entsprechenden Serviceplattform verbessert werden.

Utilité du fichier des compétences des Archives d’Etat de Genève pour l’évaluation et le records management

En 1980 déjà, les Archives d’Etat de Genève proposaient un projet de fiches de compétences qui se retrouvent aujourd’hui dans la banque de données des AEG. Un fichier de compétences est un système relationnel qui compte actuellement 35 champs répartis sur trois onglets. De toute première importance pour l’évaluation et le records management.

Rationaliser l’établissement des calendriers de conservation

Est-il possible de développer un outil permettant de rationaliser l’établissement des calendriers de conservation au sein d’établissements similaires? Théoriquement oui, si l’on s’appuie sur les notions de base du records management que sont l’analyse fonctionnelle, l’évaluation de la valeur primaire et secondaire, l’analyse des besoins et la recherche légale qui permettent d’établir des délais de conservation.

Métamorphoses. De la gestion des archives en institutions sportives

A la lumière de l’expérience dans une institution sportive dédiée au football européen, l’UEFA, cette courte étude de cas s’attache à identifier les valeurs clés de la culture d’une institution sportive, à aborder la problématique de l’image et à évaluer l’impact de toutes ces caractéristiques sur la gestion des archives. La présentation de quelques exemples de projets relatifs à la standardisation des procédures, à la gestion des connaissances et à la promotion suggère comment le service d’archives peut prendre forme et se pérenniser au sein d’une institution sportive.

Le CICR: un service qui s’adapte à l’environnement informationnel

Le CICR est gardien d’une véritable mémoire des peuples victimes de conflits durant ces derniers 160 ans. Comment le rester face à un environnement informationnel qui se complexifie? Cet article brosse quelques particularités de notre service des archives, bibliothèque et gestion de l’information.

World Trade Organization Library and Archives

The World Trade Organization Library and the Records and Archives Management Section aim to identify and provide appropriate access to all relevant internal and external information.

Archives en Suisse: Conserver la mémoire à l'ère numérique

Diverses initiatives cantonales ont porté un intérêt particulier aux politiques et stratégies de gouvernance de données et des archives au sein des transformations numériques. Dernièrement, le Canton de Vaud a choisi de se doter d’une stratégie complète de gouvernance documentaire et d’archivage. L’un des porteurs du projet, Gilbert Coutaz est par ailleurs l’auteur d’un ouvrage paru en 2016 et intitulé Archives en Suisse: Conserver la mémoire à l'ère numérique.

Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste

L'Association des archivistes français a publié en 2020 la 4e édition de son Abrégé d'archivistique. Principes et pratiques du métier d'archiviste. Quoi de neuf depuis les trois premières éditions de ce manuel ? Comment s'insère cet ouvrage dans les différentes traditions archivistiques ?

La Gouvernance de l’information : la confiance à l’heure de la « grande » dématérialisation

A l’heure où les projets de dématérialisation fleurissent, poussés notamment par les enjeux et les défis du travail à distance, il est opportun de réfléchir au cadre général à même de soutenir leur réalisation et leur réussite sur le temps long. La gouvernance de l’information (GI) offre un contexte favorable et durable pour les projets liés à la numérisation de nos sociétés et devient source de confiance à l’heure de cette « grande » dématérialisation.