Still going strong: 20 Jahre KOST

Wenn Archivarinnen und Archivare vor 20 Jahren aufgefordert worden wären, sich die Zukunft der Archivierung vorzustellen, hätte dies unter der Überschrift «Automatisierte Ablieferungen» so klingen können:

Die Informationsproduktion und -bewirtschaftung in der Verwaltung erfolgt vollständig digital. Prospektive Bewertungen und Life-Cycle-Regeln sind für sämtliche geschäftsrelevanten Unterlagen definiert. Ablieferungen erfolgen systematisch und in einem regelmässigen Rhythmus, jeweils ausgelöst von der aktenführenden Stelle. Sie treffen weitgehend erschlossen (durchsuchbar und mit qualitativ genügenden Metadaten) im zuständigen Archiv ein, werden hier kontrolliert und soweit notwendig mit weiteren Metadaten angereichert. Anschliessend wird das neue Archivgut ins digitale Repository importiert (bzw. ingestiert). Aus dem virtuellen Lesesaal können die Nutzerinnen und Nutzer direkt auf die Bestände zugreifen. In ihrem Benutzerkonto verwalten sie die Ergebnisse ihrer Recherchen. Für Bestände unter Datenschutz ist ein digitaler Workflow für Einsichtsgesuche und -bewilligungen etabliert.

Wer solche Visionen hatte, konnte auch auf die Idee kommen, dass im zukünftigen Archiv wohl nicht mehr allzu viel Personal benötigt würde, und tatsächlich war in den letzten beiden Jahrzehnten hie und da die Befürchtung zu vernehmen, Archivarinnen und Archivare würden wohl im Zuge der digitalen Transformation bald überflüssig. Diejenigen aber, die in den letzten Jahren im Archivbereich tätig waren, wissen, dass die oben skizzierte Vorstellung erst in Ansätzen realisiert ist – auch wenn wir ihr inzwischen ein gutes Stück näher gekommen sind – und dass Archivarinnen und Archivare nach wie vor gebraucht werden und sogar recht gute Berufsaussichten haben.

Was sich allerdings geändert hat und noch stärker ändern wird, ist das Berufsbild der Archivarinnen und Archivare: digitale Kompetenzen und Interessen sind unabdingbar und die Bereitschaft zu Kooperation und Austausch ist eine zentrale Voraussetzung. Ein institutionalisierter Ausdruck der Kooperation im Archivbereich ist die vor 20 Jahren gegründete KOST. Ihre Arbeit ist nach wie vor unverzichtbar. Im Interview mit der aktuellen Geschäftsführerin der KOST, Isabelle Mehte, und im Rück- und Ausblick ihres Vorgängers, Georg Büchler, erfahren Sie, womit sich die KOST beschäftigt und welche Dienstleistungen sie ihren Mitgliedern bietet.

Die digitale Transformation ist in vollem Gang und betrifft alle Prozesse der archivischen Wertschöpfungskette, von der Überlieferungsbildung über die Erschliessung und Bestandserhaltung, bis hin zur Benutzung und Vermittlung des Archivguts. Dabei stellen sich laufend neue Herausforderungen, es eröffnen sich aber auch neue Chancen und Möglichkeiten. Glaubte man eine Weile, in der digitalen Welt mit Federführungs- und Dossierprinzip sowie der Etablierung von Archivierungsverfahren für Systeme der Geschäftsverwaltung und Fachanwendungen einigermassen sicheren Boden unter den Füssen zu haben, so fordern uns aktuell neue Entwicklungen wie Cloud Computing, kollaborative Systeme sowie Mandanten und Ebenen übergreifende Verfahren heraus. Im Bereich der Erschliessung ermöglichen uns Methoden der künstlichen Intelligenz zur Herstellung von strukturierten Daten aus Textdokumenten oder die automatisierte Erkennung von Handschriften neue und sehr effiziente Arbeitsweisen. Als Archivarinnen und Archivare sind wir verpflichtet, die Auswirkungen der neuen Entwicklungen auf unser Geschäft zu analysieren und sie in unserer Arbeit zu berücksichtigen. Dazu sind auch die grossen Archive kaum mehr im Alleingang in der Lage, deswegen braucht es die Zusammenarbeit und im spezifischen Fall der Schweiz die KOST.

Vor 20 Jahren war die Vorstellung noch verbreitet, dass Archive die einzigen Institutionen seien, die wirklich langfristig archivieren. Dies hat sich mittlerweile geändert; es gibt zahlreiche Institutionen – Bibliotheken, universitäre Institute, Denkmalpflegen usw., die Daten – beispielsweise Forschungsdaten – langfristig erhalten wollen. Eine Mitgliedschaft bei der KOST könnte auch für solche Institutionen ein Gewinn sein. Es wird sich in vielen Fällen lohnen, eine Zusammenarbeit oder sogar eine Mitgliedschaft zu prüfen. Die digitale Transformation stellt mindestens teilweise alle diejenigen Institutionen, die langfristig Daten nutzbar halten wollen, vor ähnliche Herausforderungen. Entsprechend ist auch die KOST zur Kooperation über die Grenzen der Archivwelt hinaus bereit.

Es wird im Artikel von Georg Büchler und im Interview mit Isabelle Mehte angedeutet: Die KOST hat auch mit der neu erarbeiteten Strategie eine Vielzahl von Zielen zu verfolgen. Von den theoretischen Höhen bis zu den Niederungen der alltäglichen digitalen Archivierung in den Mitgliederinstitutionen ist es manchmal ein weiter Weg. Damit theoretische Konzepte für die konkrete Arbeit fruchtbar gemacht werden können, ist die KOST-Geschäftsstelle weiterhin auf die aktive Mitarbeit ihrer Träger angewiesen. Für diese liegt darin auch eine Chance: die Träger bestimmen die Richtung, in der die KOST arbeitet. Ich hoffe, dass wir die KOST zusammen in diesem Sinne in die Zukunft führen können.

Ich gratuliere der KOST zu ihrem Jubiläum und bedanke mich herzlich bei den Mitarbeitenden der KOST-Geschäftsstelle und den vielen Archivmitarbeiterinnen und -mitarbeitern, die sich in den letzten 20 Jahren für die gemeinsame Sache der Archivierung engagiert haben, für ihren Einsatz.