Les «data» à l'honneur: extraits du magazine Archimag

Le magazine français Archimag a consacré récemment plusieurs dossiers aux «data», qu’elles soient «big», «open» ou intégrées à la nouvelle version de la norme sur le «records management»¹. Voici quelques extraits publiés avec l'autorisation de leurs auteurs.

«Archivistes, emparez-vous de l'open data!»²

Les données ouvertes sont un fait. Des données à qualifier, conserver, communiquer: typiquement du travail pour les archivistes! Pourtant l’implication de ces professionnels dans les projets open data n’a encore rien d’évident.

On trouve de tout parmi les métiers de l'open data: des informaticiens, des data scientists, des responsables de la communication... Mais où sont les archivistes? Si les archivistes ne sont pas encore légion dans l'univers de l'open data, il faut tout de même noter que l'Association des archivistes français s'est dotée, dès 2010, d'un groupe de travail baptisé «Réutilisation des données publiques». Objectif de l'AAF: mener «une réflexion collective avec l'ensemble des partenaires (ministériels, associatifs, économiques) à commencer par le Service interministériel des Archives de France» pour que les archivistes prennent leur place dans le mouvement. Quatre ans plus tard, une délégation de l'AAF se rendait au Sénat dans le cadre d'une mission d'information consacrée à l'open data et la protection privée. L'occasion de rappeler «le rôle pivot de l'archiviste dans la bonne gestion de l'information, sécurisée et souple, dans l'environnement numérique».

Et lors du forum des archivistes qui s'est tenu l'an dernier à Troyes, la thématique des données publiques a fait l'objet d'un «data sprint des archives»³.

Cette initiative est partie d'un constat: «Les services d'archives créent et conservent de nombreuses données et contenus. Nombreux sont ceux qui diffusent sur leur portail internet des inventaires et bases de données très riches, normalisées et des documents numérisés. Pour autant, les expériences de réutilisation, visualisations et remix de ces contenus en dehors de la sphère archivistique et culturelle sont relativement rares». De fait, il suffit d'aller sur la plateforme Data.gouv.fr pour constater que seulement neuf jeux de données estampillés «archives publiques en France» sont mis à la disposition des internautes (en février 2017)⁴.

Ces corpus documentaires proviennent des services d'archives municipales, départementales et nationales. Disponibles au format ODS (tableur), ces fichiers sont arides et n'ont pas été enrichis par un traitement visuel qui pourrait les rendre plus attractifs.

Si l'infrastructure informatique doit être naturellement laissée à la DSI [Direction des systèmes d’information], certaines actions peuvent parfaitement être assurées par des archivistes. C'est notamment le cas de tout le travail autour de la donnée: recensement, collecte, nettoyage... On peut également imaginer des actions périphériques: animation d'ateliers consacrés à la réutilisation de données, organisation de hackathons et de rencontres entre associations et développeurs⁵...

«Le records management révise ses data»⁶

L’Iso 15489-1:2016, nouvelle version de la norme sur le records management, intègre désormais les data. C’est en soi une petite révolution conceptuelle et pour le métier de records manager.

Venons-en aux métadonnées. Si elles sont désormais prises en compte par la norme, c’est parce qu’elles viennent «étayer» les documents d’activité. Autrement dit, un document d’activité seul ne suffit pas forcément à constituer une preuve ou un actif informationnel.

Plus que jamais, on se situe dans «l’ère de la trace»⁷. Un document n’est pas forcément attaché à une personne, mais se voit changer de mains au gré d’un travail collaboratif ou d’une relation de travail, aussi bien en interne qu’en lien avec l’externe. Il est créé, enrichi, corrigé, édité; Sans peut-être ne jamais être définitivement validé. Son contenu peut provenir de sources diverses, de bases de données, parfois automatiquement (par exemple, pour la génération d’une facture en rassemblant des informations sur l’émetteur, le destinataire, l’objet, le montant, la date, etc.). De plus, aux côtés des documents et dans un contexte de big data, il faut prendre en compte les données.

L’Iso 15489-1:2016 a bien pris la mesure de cette évolution propre aux «environnements numériques» qui, inversement, «offrent aussi une plus grande flexibilité de mise en œuvre des mesures de contrôle au sein des systèmes et entre les systèmes de gestion des documents d’activité».

Aujourd’hui donc, pas de preuve d’activité sans trace. La question est maintenant de structurer ces traces, ces métadonnées, de manière à obtenir un SGDA [Système de gestion des documents d’activité] fiable. Pour le records manager, il faut élargir son champ d’investigation. C’est un nouveau chantier qui s’ouvre.

La gestion des «data», un nouveau nom pour une vieille activité

Ainsi, au regard de ces extraits d’Archimag, nous constatons que leurs préoccupations rejoignent celles exprimées dans arbido: la gestion des métadonnées est essentielle pour la gestion des données, tant dans le contrôle de la production documentaire (s’assurer de la fiabilité de l’information) que dans la valorisation des ressources informationnelles (mise en réseau, partage, réutilisation).

Or, la gestion de ces données ou «data» et de leurs métadonnées est au cœur de nos professions en information documentaire, et ceci depuis bien longtemps. Si ce n’est le nom qui change, l’on retrouve ici l’une des fonctions centrales de l’archivistique et de la bibliothéconomie, à savoir la description (sous forme d’inventaire, de catalogage ou autre) avec son corollaire essentiel qu’est la diffusion de l’information (par la mise à disposition de ressources, la gestion de leurs accès, leur communication et, in fine leur valorisation⁸).