Metadatenmanagement – Wie die ETH-Bibliothek ein neu entstandenes Arbeitsfeld bedient

Die Arbeiten in der Medienbearbeitung haben sich in den letzten Jahren stark verändert: Durch Fremddatenübernahmen und Metadateneinspielungen konnten Arbeitsvorgänge laufend automatisiert werden. Personelle Ressourcen für die Katalogisierung und das Bestellen werden knapper, da diese für neue Aufgaben in der Bibliothek benötigt werden. Um dieser Entwicklung zu begegnen, hat die ETH-Bibliothek Anfang 2014 das Pilot-Projekt Metadatenmanagement (MDM) ins Leben gerufen.

Das Pilot-Team wurde aus zwei Mitarbeiterinnen aus der Medienbearbeitung und einer Mitarbeiterin aus der Bibliotheks-IT gebildet. Das Ziel des Pilot-Projekts war, den Raum für Metadatenmanagement-Aufgaben auszuloten und das Knowhow untereinander auszutauschen. Dabei sollten vor allem die IT-technischen Skills der beiden Kolleginnen aus der Medienbearbeitung auf- und ausgebaut werden.

Pilot-Phase

Aus Mangel an Beispielen zu Metadatenmanagement an anderen Bibliotheken fokussierte sich das Pilot-Team zu Beginn auf Aufgaben, die im eigenen Bereich anfielen, wie beispielsweise Anpassungen und Bereinigungen von Katalogdaten, und prüfte verschiedene Methoden, um diese zu automatisieren. Das Arbeitsfeld wurde bald um eine neue Aufgabe erweitert: dem Auftrag, ein Datenflussdiagramm der ETH-Bibliothek zu erstellen. Darauf sollten alle Metadatenflüsse der Bibliothek abgebildet werden. Bei der Erstellung des Diagramms konnten die MDM-Mitarbeiterinnen ihr Wissen zu Metadaten allgemein und zu den Datenflüssen und Systemen der ETH-Bibliothek stark ausbauen. Das Datenfluss-Diagramm wird heute gerne genutzt, um Abhängigkeiten der Systeme erkennen zu können und ist bei der Einführung von neuen oder Änderungen an bestehenden Systemen ein hilfreiches Werkzeug.

Ein weiteres neues Arbeitsfeld, welches 2015 auf das MDM-Pilot-Team zukam, war die Einführung von RDA und damit verbunden die Ablösung des IDS-MARC Formats. Das zuvor erarbeitete interdisziplinäre Fachwissen der MDM-Spezialistinnen (Regelwerks-, Format- und IT-Kenntnisse), konnte nun optimal eingesetzt werden, um den Umstieg auf das offizielle MARC-Format und die Ablösung von lokalen Feldern erfolgreich abzuwickeln. Zahlreiche Aufgaben, wie neue und obsolete Felder definieren, Suchabfragen optimieren und Indices anpassen, sowie Systemkonfigurationen testen, konnten vom Pilot-Team übernommen werden. Das MDM-Pilot-Team leistete somit einen grossen Beitrag für den reibungslosen Umstieg auf RDA und MARC21 innerhalb des Nebis-Verbundes¹.
Nebenher wuchs das Aufgabengebiet des Pilot-Teams laufend: So zählte das Erstellen von Mappings (Zusammenführen von zwei verschiedenen Formaten), die Auseinandersetzung mit anderen Datenformaten wie Dublin Core oder Datenmodellen wie RDF, der Wissensaufbau zu Themen wie BIBFRAME oder Linked Open Data, sowie das Testen von Metadatenmanagement-Tools zu den neuen Aufgaben. Letzteres soll Nicht-Informatikern die Möglichkeit bieten, Metadaten automatisiert zu analysieren und zu bearbeiten.
Von Beginn an war geplant, das Pilot-Team zu erweitern. Mit einer neuen Kollegin, welche im März 2016 aus dem Team Zeitschriften dazu stiess, wurde der erste Schritt dazu in die Wege geleitet.

Vom Pilot-Team zum Netzwerk Metadatenmanagement

Nach der dreijährigen Pilotphase hat sich gezeigt, dass das Metadatenmanagement nicht nur eine wichtige Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilung bildet, sondern auch ein Arbeitsfeld an neu entstandenen Aufgaben abdeckt. Aus diesem Grund wurde das Pilot-Team Ende 2016 als gruppenübergreifendes Netzwerk unter dem Namen Netzwerk Metadatenmanagement (kurz Netzwerk MDM) an der ETH-Bibliothek institutionalisiert. Das Netzwerk MDM setzt sich aus der operativen Leitung und drei Mitarbeiterinnen zusammen. Die Gruppenleiterinnen der beteiligten Mitarbeiterinnen bilden das Steuerungsgremium, sind Ansprechpersonen für das Netzwerk MDM und legen die inhaltliche und die strategische Ausrichtung fest. Die schlanke Organisationsform erlaubt hohe Flexibilität und Kreativität beim Bearbeiten der Aufgaben, sowie eine schnelle organisatorische Umsetzbarkeit und eine unkomplizierte Erweiterung der Gruppe. Zudem hat die Erfahrung gezeigt, dass bestimmte Arbeiten weiterhin in der jeweiligen Abteilung angesiedelt bleiben müssen, da ihre Kernaufgaben nur von entsprechend geschulten Mitarbeitenden ausgeführt werden können. Die MDM-Mitarbeiterinnen setzen rund 20% ihres Arbeitspensums für das Netzwerk ein.

Die Verschmelzung des bibliothekarischen und IT-Fachwissens kommt bei unterschiedlichen Aufgaben zum Tragen. Die Bibliotheks-IT der ETH-Bibliothek reichert beispielsweise mit einem automatisierten Verfahren eingespielte E-Book Aufnahmen mit Feldern aus den Print-Aufnahmen an. Damit die manuelle Nachbearbeitung entfällt, müssen die angereicherten E-Book Aufnahmen systematisch überprüft und wo nötig korrigiert oder angepasst werden. Diese Aufgabe kommt dem Netzwerk MDM zu. Weiter kann es durch Anwendung der dafür geeigneten Tools die Arbeiten in der Medienbearbeitung unterstützen und zum Teil automatisieren. Es gibt verschiedene Tools, welche sich für das Metadatenmanagement anbieten, die besten Erfahrungen hat das Netzwerk MDM mit dem Tool MarcEdit gemacht. Arbeiten, wie zum Beispiel diverse Datenabzüge und -abgleiche, oder auch Datenvalidierung und -analyse von E-Book Einspielungen, die bisher ausschliesslich von der IT-Abteilung gemacht werden konnten, da sie Serverzugriff voraussetzen, können dank MarcEdit nun auch in den jeweiligen Teams erledigt werden und entlasten somit die IT-Abteilung.
Dem Netzwerk MDM ist es wichtig, das erarbeitete Wissen und die erlangte Erfahrung weiterzugeben. Dazu erstellt das Netzwerk für alle Mitarbeitenden zugängliche Dokumentationen zu einzelnen Themen und führt Workshops durch. Zudem steht mit dem Service Rent-a-Metadata-Expert ein Angebot zur Verfügung, das von allen Kolleginnen und Kollegen der ETH-Bibliothek in Anspruch genommen werden kann.
Für die Mitarbeit im Netzwerk MDM ist neben einer analytischen Denkweise auch ein Flair für Zahlen und Strukturen hilfreich. Ausserdem sind Offenheit gegenüber Neuem, Eigeninitiative, Flexibilität und Kreativität gefragt. Um sich laufend neues Fachwissen anzueignen, besuchen die MDM-Mitarbeiterinnen Weiterbildungen, lesen Fachartikel, tauschen sich mit Kolleginnen und Kollegen aus und absolvieren Webinare.

Fazit

Durch die neuen Technologien hat sich ein neues Arbeitsfeld aufgetan, in dem sich Metadatenspezialisten mit ihrem interdisziplinären Wissen als Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen zur Unterstützung einbringen können. Mit ihrem Knowhow ist es möglich, Hilfsmittel optimal einzusetzen und somit Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Zudem können die Metadatenspezialistinnen ihr Fachwissen bestens in internen und externen Gremien, Fachgruppen und Projekten einbringen. In der ETH-Bibliothek hat sich die teamübergreifende Zusammenarbeit sehr bewährt. Das Netzwerk kann Synergien innerhalb der Bibliothek herstellen und fördert den Wissenstransfer zwischen den einzelnen Teams, die sich mit Metadaten befassen. Es ist an der ETH-Bibliothek etabliert und nicht mehr wegzudenken. Das Arbeitsfeld Metadatenmanagement bringt viel Abwechslung in den bibliothekarischen Alltag mit neuen und spannenden Herausforderungen, ist dabei aber noch lange nicht ausgeschöpft. So wurden an der ETH-Bibliothek bis jetzt nur bibliografische Metadaten behandelt. Eine Ausweitung auf weitere Metadaten, wie zum Beispiel Verwaltungsdaten, ist durchaus denkbar, wenn auch noch nicht geplant – denn im Hinblick auf die Ablösung des Bibliothekssystems Aleph wird das Netzwerk MDM in den nächsten Jahren sicherlich genügend ausgelastet sein!