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2016/2 Délocalisé, acheté, externalisé

Ein archiveigener externer Dienstleister: die KOST

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Mit der Gründung der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST 2003/04 schufen die beteiligten Archive eine gemeinsame Fachstelle für die Grundlagenarbeit, Problemlösung und Beratung im Bereich der digitalen Archivierung (Allgemeines zur KOST siehe Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, http://kost-ceco.ch/). Die Abgrenzung zwischen Aufgaben, die am besten kollaborativ angegangen werden, und solchen, die jedes Archiv für sich alleine lösen muss, ist für die KOST geradezu konstitutiv. Sie wird im Licht der Entwicklungen des Fachbereichs und der Bedürfnisse der Trägerarchive regelmässig neu verhandelt. 

Die KOST hat wiederholt über diese Abgrenzung und über die Priorisierung ihrer verschiedenen Aktivitäten berichtet2. An dieser Stelle soll deshalb von einem aktuellen Aspekt die Rede sein, nämlich davon, wie das in der KOST gesammelte Wissen am effizientesten in konkrete Planungs- und Archivierungsvorhaben der Trägerarchive zurückfliessen kann. Dass sich diese Frage in letzter Zeit immer drängender stellt, ist kein Zufall: Hatten in den Anfangsjahren der KOST erst wenige Pioniere Grundlagen, Prozesse oder Systeme für die digitale Archivierung implementiert, so ist heute das breite Mittelfeld bis hin zu den Nachzüglern in der Konzeptions- oder Realisierungsphase. Entsprechend verändern sich die Bedürfnisse. Neben die kurzen und wenig komplexen Anfragen an die KOST-Geschäftsstelle, die gewissermassen im laufenden Betrieb und ohne speziellen Aufwand erledigt werden konnten, tritt immer mehr das Bedürfnis nach längerer, tief gehender Beratung oder Projektbegleitung. Es ist naheliegend und sinnvoll, dass sich die Archive damit an die KOST wenden. Weil eine solche Beratung aber Ressourcen beansprucht, welche dann den anderen Trägerarchiven nicht mehr zur Verfügung stehen, erfordert sie eine präzise Regelung. Die KOST hat dazu die folgenden Richtlinien beschlossen: 

  • Grundsatz: Träger der KOST können die Geschäftsstelle für Beratungsdienstleistungen engagieren. Details werden vertraglich geregelt. 
  • Angebot: Ein solches Engagement kann prinzipiell sämtliche Aspekte der digitalen Archivierung abdecken. Die meisten Mandate werden voraussichtlich die Begleitung und Beratung in Grundlagen- oder Implementierungsprojekten zur digitalen Archivierung betreffen. Inhaltliche Limiten gibt es jedoch keine. 
  • Abgeltung: Jedes Trägerarchiv hat ein jährliches Anrecht auf zwei Arbeitstage Beratung durch die KOST- Geschäftsstelle. Was darüber hinausgeht, wird zu einem marktüblichen Tarif verrechnet, auf welchen den Trägern ein Rabatt gewährt wird. Die Entschädigung ist so kalkuliert, dass sie die tatsächlichen Kosten deckt, ohne zusätzliche Einnahmen zu generieren. 
  • Planung: Damit die Belastung für die KOST-Geschäftsstelle unter Kontrolle gehalten und eine realistische Planung ermöglicht werden kann, müssen Beratungsmandate rechtzeitig angemeldet und vom Steuerungsausschuss genehmigt werden. Mehr als zwei bis drei Mandate pro Jahr würden die Ressourcen wohl zu stark belasten. Allenfalls muss der Steuerungsausschuss eine Priorisierung vornehmen. 

Die neue Dienstleistung wird sich mittelfristig erst bewähren müssen. Sie stiess freilich sofort auf Interesse, und die ersten beiden Erfahrungen bringen ihre Vorteile bereits deutlich zum Vorschein. In der KOST-Geschäftsstelle ist über elf Jahre sehr viel und sehr fokussiertes Fachwissen zusammengeflossen, welches auf diese Weise direkt und effizient in konkreten Projekten angewendet werden kann. Die Archivberatung schafft so eine neue Verbindung zwischen der eingangs erwähnten kol- laborativen Grundlagenarbeit und ihrer Anwendung in der Praxis der einzelnen Archive. Dies gilt zunächst für die grosse administrative und inhaltliche Arbeit, welche die KOST in der Standardisierung geleistet hat, sowohl in der eCH-Fachgruppe Digitale Archivierung als auch mit ihrem Katalog archivischer Dateiformate KaD. Es gilt aber auch für ihre Forschungsarbeit, welche in Studien und Veranstaltungen einen generischen Ausdruck findet und welche die Basis darstellt, auf die die Diskussionen in den und die Empfehlungen an die Trägerarchive aufbauen. 

Die im Beratungsprozess erarbeiteten Erkenntnisse bleiben nach Ablauf des Mandats in der KOST-Community, tragen zur Wissensbasis der KOST bei und fliessen in zukünftige Archivberatungen ein. Wichtig ist zudem, dass die KOST produkt- und anbieterneutral berät. Neben den offensichtlichen Vorteilen lässt dies dem Archiv für die weiteren Schritte, ganz besonders für die Implementierung, sämtliche Optionen offen. Das Archiv verbaut sich so nicht die spätere Zusammenarbeit mit kommerziellen Anbietern.

Wenn es der KOST gelingt, die Ansprüche einzelner Träger mit denen der gesamten Organisation abzugleichen, wird sie mit diesem neuen Angebot ihren Nutzen und ihre Attraktivität für bestehende und potenzielle Mitglieder erhöhen können. Das gewählte Modell, nämlich eine gemeinsame und gemeinsam finanzierte Fachstelle auch für individuelle und individuell finanzierte Beratungsdienstleistungen zu nutzen, könnte sich für vergleichbare Institutionen ebenfalls als brauchbar erweisen. 

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Georg Büchler

Georg Büchler arbeitet seit 14 Jahren im Bereich der digitalen Archivierung, zunächst im EU-Projekt ERPANET, seit 2004 bei der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST). Er ist in den VSA-Arbeitsgruppen Records Management & Digitale Archivierung sowie Normen & Standards aktiv.

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Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques CECO soutient les services d’archives de ses membres depuis 2004 dans le domaine de l’archivage numérique. Il leur offre à présent une nouvelle prestation avec un service de conseil individualisé et substantiel, facturé au prix coûtant. Les services d’archives profitent ainsi du savoir-faire accumulé par le CECO et les retours d’expérience gagnés au sein de la communauté de membres du CECO peuvent être réutilisés.