Mit Regenschirm und Sonnenbrille – der Alexandria-Verbund in der Cloud

Ausgangslage des Projekts «BiG Portal», so der offizielle Projektname, war eine strategische Informatikplanung (SIP). Der damalige Betrieb von Virtua war sehr komplex und nicht zukunftsfähig. Die SIP offenbarte deutlich den Bedarf eines neuen, moderneren Bibliothekssystems für die BiG und den Alexandria-Verbund. Dieses sollte einerseits den geänderten Anforderungen einer vermehrt digitalen Bibliotheksumgebung Rechnung tragen, andererseits aber auch von der bisherigen klassischen Server-Client-Architektur loskommen und möglichst wenige Abhängigkeiten von Partnern und Leistungserbringern aufweisen. Technische Voraussetzungen sollten nur noch ein marktüblicher Web-Browser sowie eine möglichst performante Internetverbindung sein. Die Senkung der Betriebskosten war ein weiterer Aspekt. Basierend auf diesen Rahmenbedingungen reifte früh der Entschluss, nach Möglichkeit das zukünftige Bibliothekssystem und damit auch die Datenbestände in einer Cloud zu betreiben, und zwar durch die Lieferantenfirma selber. Als Geschäftsmodell erwies sich rasch das Modell Software-as-a-Service (SaaS) als die wohl beste Lösung. SaaS basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden. 

Die Ausschreibung

Eine unausweichliche WTO-Ausschreibung führte zur Erkenntnis, dass Cloud Computing langsam auch in der Bibliothekswelt Einzug hält, es aber noch sehr wenige Anbieter auf dem Markt hat. Und trotz unseren Bemühungen mussten wir konstatieren, dass es ausgeschlossen ist, dass ein Lieferant einzig für den Alexandria-Verbund eine Cloud in der Schweiz betreibt. Hierfür sind sowohl der Verbund als auch die BiG schlicht zu klein. Aus Gründen des Datenschutzes musste der Standort der Cloud, wenn nicht in der Schweiz, dann wenigstens im EU-Raum liegen. Die Auslagerung der Daten ins Ausland war somit kein bewusster Entscheid für das Ausland, sondern vielmehr eine Konzession an die Realität. Nach einem intensiven Evaluationsverfahren wurden schliesslich das Bibliothekssystem Alma sowie das Discovery-Tool Primo der Firma Ex Libris beschafft. Wobei Beschaffung eigentlich der falsche Ausdruck ist. Wir beschafften nicht eine Software, sondern beziehen sogenannte «Services», also Dienstleistungen. Die jährlichen Subskriptionskosten beinhalten sämtliche Dienstleistungen des Anbieters, von der eigentlichen Bibliothekssoftware bis zum Betrieb der Server bzw. eben der Cloud. Geregelt wurde alles mittels eines mehrteiligen Vertragskomplexes. Nach Abwarten der vorgegebenen Beschwerdefrist wurde das Vertragswerk rechtskräftig. 

Sicherheitsaspekte

Wie bei IT-Projekten des Bundes üblich wurde ein sogenanntes ISDS-Konzept erstellt, ein Informationssicherheits- und Datenschutzkonzept. Das Konzept wurde sowohl von den zuständigen Experten für Informationssicherheit als auch für Datenschutz geprüft und abgenommen. Selbstverständlich befinden sich im Alexandria-Katalog keine klassifizierten Daten.

Der Zugang zum Cloud-Server in Amsterdam ist zertifiziert (ISO 27001:2005). In der Anwendung weist Alma im Prinzip eine sogenannte «private cloud» und eine «public cloud» auf. In der privaten Cloud sind die Daten des Alexandria-Verbunds enthalten. Ausserhalb des Verbunds hat niemand auf diese Daten Zugriff. Dazu kommt eine öffentliche Cloud (bei Alma wird sie «community zone») genannt. Darin werden von Ex Libris Me- tadaten zu E-Ressourcen (E-Journals, E-Books) sowie Autoritätsdaten (z.B. GND, MeSH) zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten. Die Alma Community kann diese Metadaten auch verbessern und anreichern. 

Implementierung in nur fünf Monaten

Die Umsetzung von «BiG Portal» wur- de stark von der Firma Ex Libris vorgegeben. Nach einer längeren Vorbereitungsphase startete im Sommer 2013 die eigentliche Implementierung. Innert nur fünf Monaten wurde Alma für den Alexandria-Verbund konfiguriert, die Migration vorbereitet und Primo auf unsere Bedürfnisse angepasst. Sowohl die Testmigration als auch die definitive Migration im November 2013 verliefen ohne grössere Probleme. Frühzeitig wurde der 27. November 2013 als Go-Live-Tag kommuniziert – und an genau diesem Tag konnten die Bibliothekarinnen und Bibliothekare des Alexandria-Verbunds in Alma arbeiten und Kunden via Primo Dokumente zur Ausleihe bestellen. Eine durchaus beachtliche Leistung!

Dabei profitierten wir bestimmt auch vom Umstand, dass wir uns nicht darum kümmern mussten, wie nun die neue Bibliothekssoftware auf welche externe Server installiert werden soll. Stattdessen schickten wir, sehr vereinfacht ausgedrückt, unsere Daten der Firma Ex Libris, und diese sorgte für die Migration. Das setzte – und setzt immer noch! – Ressourcen frei für Konfigurations- und Mitentwicklungsarbeiten. Neue Versionen (in der Cloud- Umgebung «Releases» genannt) müssen nicht mehr mühsam getestet und installiert werden – die Releases werden monatlich und für alle Alma-Kunden gleichzeitig von Ex Libris aufgeschaltet. Das System ist immer aktuell. Statt viel Aufwand für die Koordination mit Lieferant und IT-Leistungserbringer zu betreiben, kann der Fokus klar auf Arbeiten in Alma gelegt werden, die schliesslich den Bibliothekar/innen einen Mehrwert erbringen. Anders ausgedrückt: Was nicht zwingend bibliothekarische Kernaufgabe ist, wird ausgelagert.

Erfahrungen

Der Entscheid, als neues Bibliothekssystem Alma einzuführen und damit die Daten in die Cloud auszulagern, löste ein beträchtliches Echo aus. Die Koordination Alexandria wird seither häufig zum Halten von Präsentationen oder Workshops eingeladen, um über die Erfahrungen mit einem Bibliothekssystem in der Cloud oder zum Changemanagement in Bibliotheken zu berichten.

Die bisherigen Erfahrungen sind mehrheitlich positiv. Der viel einfachere Betrieb wurde bereits beschrieben. Zudem können neu alle Dokumenttypen in einem System verwaltet werden, sowohl physische als auch digitale und elektronische. Die Effizienz konnte in vielen Bereichen gesteigert werden. Durch die Teilnahme an einem sogenannten Early Adopter Program (EAP) für die Region Deutschland, Österreich, Schweiz konnte sich die BiG von Beginn an stark einbringen. Ein aktuelles Beispiel: Bei der Weiterentwicklung und Verbesserung eines Digital Asset Managements (DAM), also der Verwaltung digitaler Objekte in der Alma-Cloud, kann die BiG als Pilotpartnerin viel Einfluss nehmen und profitieren.

Nicht verschwiegen werden sollen jedoch auch einige negative Erfahrungen. Durch die direkte Verbindung in die Cloud besteht eine starke Abhängigkeit zu einem stabilen und leistungsfähigen Netz. Letzteres ist in der IT-Umgebung der BiG nicht in jedem Fall gegeben, was die Arbeit mit Alma gelegentlich ziemlich erschwert. Mit der Auslagerung in die Cloud hat das jedoch nur bedingt einen Zusammenhang. Zudem ist die Anpassung von Alma für den deutschsprachigen Raum noch nicht ganz abgeschlossen: Es fehlen noch einige Übersetzungen, und das Arbeiten mit der GND ist noch suboptimal. 

Fazit

Bilanzierend kann festgehalten werden, dass die Erfahrungen mit dem Gang in die Cloud mehrheitlich positiv sind. Das hat jedoch mehr mit der Auslagerung des Betriebs an die Lieferantenfirma und damit einer deutlich schlankeren und effizienteren Struktur zu tun als mit der Cloud an sich. Denn die Cloud ist letztlich nichts anderes als ein Server, dessen Standort bekannt ist.

Der Erfolg eines Projekts steht und fällt im Kopf. Wird ein Projekt wie «BiG Portal» mit den notwendigen Sicherheiten und im Bewusstsein der Risiken (im übertragenen Sinn eben mit Regen- schirm und Sonnenbrille) umgesetzt, ist man mental bereit für eine Auslagerung der Bibliotheksdaten in die Cloud, und steht man Anpassungen bisheriger gewohnter Betriebsabläufe an die neue Umgebung positiv entgegen, dann wird ein solches Projekt ein Erfolg.