Enrichissement de catalogues en ligne par les tables des matières de monographies: Aperçu d’une évolution

Bref survol historique du contexte bibliothéconomie^{Une bibliographie sélective utile au suivi historique de la problématique est proposée en fin d’article. Tous les URL indiqués dans les notes et dans la bibliographie ont été vérifiés actifs le 30 novembre 2006.} 

A partir du moment où les catalogues en ligne deviennent un outil incontournable de la recherche, les bibliothèques commencent à s’interroger sur les moyens de les enrichir par un accès au contenu des documents. Depuis le début, en effet, la recherche par sujet a été le point faible des catalogues.

Tout commence en 1977 aux Etats-Unis par un projet novateur dénommé Subject Access Project (SAP)^{Atherton, Pauline: Books are for use: Final report of the Subject Access Project to the Council on Library Resources. Syracuse, NY: Syracuse University, School of Information Studies, 1978.}. Ce projet, réalisé à la Syracuse University (NY) par la professeure Pauline Atherton, est une pierre angulaire des études sur l’enrichissement des catalogues en ligne, en particulier au moyen des tables des matières.

L’expérience d’Atherton s’est basée sur environ 2400 documents. A chaque notice bibliographique, une trentaine de descripteurs ont été ajoutés, en provenance des indexes et des tables des matières des documents physiques. Ces descripteurs ont été utilisés comme vocabulaire d’interrogation du catalogue.

Il s’est avéré qu’environ 1600 des termes injectés correspondaient aux vedettes matières de la Library of Congress. Par contre, environ 1000 d’entre eux ne provenaient ni des titres ni des vedettes matières de la LC. Sans l’ajout des descripteurs, une partie des documents soumis à l’expérience n’aurait donc pas pu être retrouvée.

Très vite, d’autres recherches suivent. Dans les années quatre-vingt, les bibliothèques examinent différents procédés de création d’accès supplémentaires au contenu des documents. Toute une série de questions surgit. A des fins efficaces, faudrait-il par exemple:

– ajouter aux notices un plus grand nombre de vedettes matières?

– établir et fournir un thésaurus de termes spéciaux?

– distribuer des versions en ligne des vedettes matières de la LC?

– développer des indexes par classification?

– ajouter aux notices des résumés des documents?

– ajouter aux notices les mots clés ou les extraits des tables des matières?

– insérer dans les notices les tables des matières dans leur intégralité?

Bien que l’ajout de tables des matières ne constitue qu’un seul des moyens d’enrichissement du catalogue, cette piste occupe très vite la place dominante dans les études effectuées. La littérature des années quatre-vingt-dix contient plusieurs rapports sur les travaux de recherche menés par les bibliothèques sur la question. Ces travaux ont comme but de déterminer si la mise en ligne des tables des matières peut avoir un impact sur l’utilisation des documents.

Pour réaliser les expériences, des scénarios semblables à celui du Subject Access Project (SAP) sont mis en œuvre. On établit tout d’abord des règles de sélection pour les documents dont les notices doivent être enrichies. On insère ensuite à un échantillon de notices bibliographiques les tables des matières, qu’elles soient numérisées maison ou fournies par des services professionnels. On compare enfin cet échantillon à un échantillon dont les notices n’ont pas été enrichies.

Les résultats obtenus sont clairs. Les documents dont les descriptions bibliographiques ont été enrichies par les tables des matières sont beaucoup plus demandés, aussi bien pour la consultation interne que pour le prêt externe. De plus, la possibilité de consulter ces tables des matières dans le catalogue aide le lecteur à sélectionner plus efficacement les documents. L’usager est plus en mesure de juger de la pertinence des références, sans aller au rayon ni faire de demande de prêt.

On peut citer à ce propos une étude réalisée en 1997 à la bibliothèque du New Mexico Health Science Center, et dont les résultats montrent que l’augmentation de la consultation de l’échantillon de documents était de 43% pour l’utilisation au sein de la bibliothèque et de 33% pour le prêt externe^{Morris, Ruth & Mondragon, Katherine: Online tables of contents: Impact on usage. Poster Session Presented at the SCC/MLA 25th Annual Meeting Fort Worth, Texas October 17–21, 1998.}. Une étude analogue effectuée à l’Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) a démontré quatre fois plus d’utilisation pour les actes de conférences dont les notices bibliographiques ont été enrichies par les tables des matières^{Madarash-Hill & Hill, J.B.: Enhancing access to IEEE Conference proceedings: a case study in the application of IEEE Xplore full text and table of contents enhancements. Science & Technology Libraries, vol. 24(2004), no 3/4, pp. 389–399.}.

Nous pouvons donc parler d’un véritable impact de l’ajout des tables des matières sur l’utilisation des documents. Les collections sont mieux exploitées, ce qui n’est pas sans importance si les budgets stagnent ou diminuent. Lorsqu’on ne peut accroître le volume des acquisitions, il devient en effet nécessaire de tirer le parti maximum des collections déjà existantes. D’autre part, les services de prêt s’en retrouvent moins chargés, puisque le lecteur atteint plus adroitement son but, et ils peuvent consacrer plus de temps à d’autres tâches.

Après une période de tests concluants, les bibliothèques prennent donc la décision, les unes après les autres, d’enrichir leurs catalogues au moyen des tables des matières. Elles examinent les possibilités du marché, le coût des opérations et choisissent leur méthode préférée.

Les tables des matières dans les catalogues en ligne aujourd’hui

En interrogeant quelques catalogues nord-américains, nous pouvons constater qu’il existe actuellement plusieurs façons d’introduire les tables des matières dans les notices^{La plupart des exemples sont tirés du Catalogue des bibliothèques de la Colorado State University et de la Library of Congress. Ils sont accessibles aux adresses: http://catalog.library.colosta... http://catalog.loc.gov/.}. Bien sûr, chaque méthode a son impact sur les options de recherche possibles par le lecteur.

–  On peut constater en premier lieu l’introduction de tables des matières en $a du champ 505. Dans le cas ici illustré, le champ n’est pas structuré et l’option de recherche à utiliser est celle par mots clés. 

–  On note également l’utilisation de champs 505 un peu plus structurés. Les tables des matières sont ajoutées en $g (no de chapitre), $r (auteur) et $t (titre). Les options de recherche sont par mots clés et également par index des titres. 

– Il arrive aussi que des résumés, et non pas des tables des matières, soient ajoutés, et cette fois dans les champs 520. L’option de recherche menant à la notice bibliographique est alors évidemment la recherche par mots clés.

– On peut, de surcroît, utiliser les champs 9XX pour insérer les tables des matières, ce qui permet une recherche complète. A cette fin, on ajoute un champ 9XX pour chaque chapitre du document, avec trois indicateurs au choix: «0», soit: titre non significatif, à ne pas indexer «1», soit: titre général, à indexer par mots clés «2», soit: titre significatif, à indexer par index des titres 

Les informations sont ensuite encodées en $l (no de chapitre), $t (titre), $c (nom de l’auteur), $f (nom de l’auteur inversé), champ optionnel qui permet la recherche par index d’auteurs. 

Comme nous avons pu le constater jusqu’ici, le fait d’ajouter les tables des matières enrichit considérablement le catalogue, sans pour autant avoir de répercussions négatives sur la recherche. Les vedettes matières cohabitent sans problèmes avec les tables, puisqu’elles sont indexées dans un index séparé. Le seul inconvénient à noter, peut-être, est que les indexes mots clés deviennent de plus en plus chargés. Pour les alléger, les bibliothèques, parfois, choisissent de créer des indexes mots-clés uniquement pour le contenu des tables des matières.

– Parmi les méthodes utilisées, on observe, enfin, un accès à la table des matières par le biais d’un hyperlien inséré dans le champ 856. Cette méthode peut sembler aujourd’hui évidente et anodine, elle mérite cependant que l’on s’y attarde un peu.

L’arrivée en 1995 du nouveau champ 856 (Electronic Location and Access) dans le format MARC ouvre de nouvelles possibilités d’ajout des tables des matières au catalogue.

Guy Teasdale constate à l’époque: «Ce champ promet d’être révolutionnaire pour les bibliothèques. Lorsque l’usage de ce champ sera plus répandu, les catalogues de bibliothèques comprendront des hyperliens pointant à l’extérieur de la bibliothèque»^{Teasdale, Guy: L’hypertexte: l’historique et applications en bibliothéconomie. Cursus, vol. 1 no 1(octobre 1995), accessible en ligne sur: http://www.ebsi.umontreal.ca/cursus/vol1no1/teasdale.html.}.» L’ère de l’enrichissement électronique des catalogues est inaugurée.

Le champ 856 permet entre autre d’introduire l’adresse URL (Uniform Resource Locator) d’un document électronique. Outre permettre l’accès en ligne à la ressource électronique décrite, le champ 856 peut aussi être utilisé dans la notice bibliographique d’un document physique pour localiser les éventuelles versions électroniques de celui-ci ainsi que celles d’autres documents électroniques qui pourraient s’y rapporter. Dans les notices bibliographiques des monographies, ces documents peuvent prendre la forme de tables des matières, résumés, sites web consacrés à l’exposition décrite dans le document ou textes complémentaires en version électronique du même document, etc. 

Séduites par ce nouveau champ, les bibliothèques commencent à faire régulièrement usage des hyperliens dans les notices bibliographiques.

Dans l’exemple ci-après, la présence d’une ressource électronique est déjà signalée dans l’index. 

Malheureusement, cette méthode d’enrichissement du catalogue ne permet pas d’indexation.

Bien que les documents dont les notices bibliographiques ont été enrichies par des hyperliens soient plus utilisés que ceux qui en sont dépourvus, une étude récente a démontré que les documents les plus utilisés sont ceux dont la description bibliographique contient aussi bien des hyperliens que des tables des matières dans les champs 505 et 9XX, voire un résumé dans le champ 520^{Madarash-Hill, Cherie & Hill, J.B.: Electronically enriched enhancements in catalog records: a use study of books described on records with URL enhancements versus those without. Technical Services Quarterly, vol. 23(2) 2005, 19–31. http://www.haworth-press.com/s....}.

C’est la solution qu’a adoptée la Library of Congress depuis février 2005^{Jusqu’à cette date, la LC donnait accès aux tables des matières uniquement par un lien dans le champ 856}.. Suite à la décision du Bibliographic Enrichment Advisory Team (BEAT), les notices de la LC contiennent donc la table des matières accessible par le champ 856 ainsi que la même table numérisée et introduite par programme dans le champ 505. Opérationnel au début pour les livres en anglais, le projet a été récemment étendu par la LC aux livres en allemand^{Robinson, Lisa: Library of Congress enhancements in catalog records: presentation to MSU Library Reference Staff, Feb. 24, 2005. http://www.msu.edu/user/robin179/library/LCenhancements.html.}. Combiner l’utilisation du champ 856 et des champs 505, 520 ou 9XX est désormais monnaie courante dans les catalogues de bibliothèques. Il semble que les bibliothèques aient ajouté à ce qui préexistait dans les notices des liens vers les tables des matières en ligne, et ce par le biais du champ 856.

Suite à cette analyse des pratiques mises en œuvre dans les catalogues en ligne, nous pouvons constater que, trente ans plus tard, la recherche de Pauline Atherton n’a rien perdu de sa pertinence.

Même si les tables des matières peuvent actuellement être accessibles en ligne depuis les catalogues, ce qui n’était pas le cas en 1977, pour que les documents circulent il est en effet indispensable que les tables des matières soient interrogeables. Il faut donc qu’elles soient contenues texto dans les notices bibliographiques. Sauf, bien sûr, si la bibliothèque qui a choisi l’enrichissement de son catalogue au moyen d’hyperliens indexe les tables des matières en version électronique et les rend de ce fait repérables par mots-clés.

Dans le catalogue ci-après^{Catalogue Pathfinder de la University of California Berkeley, accessible à l’adresse: http://sunsite5.berkeley.edu:8....}, on découvre justement l’exemple d’un index par mots clés des tables des matières.

Fournisseurs professionnels des services d’enrichissement du catalogue

Il peut arriver qu’une bibliothèque développe son propre système d’enrichissement du catalogue, par exemple la bibliothèque de la University of California Berkeley¹, ou encore la Library of Congress qui produit une grande partie des versions électroniques des tables des matières par ses propres moyens^{Byrum, John D. Jr: The Library of Congress Bibliographic Enrichment Advisory Team. http://www.loc.gov/catdir/beat....}.

La plupart des bibliothèques recourent, cependant, aux services proposés par des fournisseurs professionnels.

Blackwell Book Services²est le plus grand et le plus expérimenté parmi les fournisseurs de services d’enrichissement. Sa base de données est alimentée à raison de 1600 notices par semaine. Elle s’accroît, chaque année, de tables des matières d’environ 80 000 titres.

C’est le seul fournisseur qui propose aussi bien les tables des matières des nouveautés que l’enrichissement rétrospectif de notices déjà existantes.

Les notices en format MARC qui possèdent un ISBN ou un LCCN de tous les documents américains et canadiens publiés après 1991, et leurs éditions européennes depuis 1995, peuvent lui être envoyées afin qu’on leur ajoute les tables des matières. Les bibliothèques clientes ont la possibilité de choisir la méthode d’insertion dans leur catalogue (dans les champs 505, 9XX ou sous forme de résumés dans le champ 520). Pour le même prix, il est également possible d’ajouter aux notices les résumés provenant des jaquettes des livres.

Associé actuellement avec Bowker, Blackwell Book Services propose également les tables des matières de Syndetic Solutions³.

Syndetic Solutions existe depuis 1998 et propose les mêmes possibilités d’enrichissement que celles de Blackwell (par les champs 505 et 9XX ou des résumés dans les champs 520).

Leur base de données contient plus de 850 000 tables des matières de monographies de tous les domaines. Grâce aux arrangements spéciaux avec Blackwell Book Services, Book News, Inc., et Ingram Book Company, les tables des matières de Syndetics, provenant des éditeurs commerciaux et académiques des Etats-Unis et de Grande-Bretagne, couvrent environ 80 000 des nouvelles publications annuelles, y compris de nombreux titres espagnols. Approximativement, la base de données de Syndetic s’accroît de 1600 tables des matières par semaine.

Plus récent, Marcive⁴existe depuis 2000 et propose les tables des matières et les résumés des titres du domaine de la littérature qui proviennent de la base de Syndetic Solutions.

Il faut enfin signaler le service similaire de la célèbre librairie en ligne Amazon⁵. The Associate Amazon Programme permet aux bibliothèques d’enrichir leurs catalogues par des hyperliens directs vers le catalogue en ligne d’Amazon. Ce programme a connu un succès certain auprès de nombreuses bibliothèques^{Lo, Patrick & Chow Joe: Enhancing bibliographical records by adding Amazon URL links – Lingnan University Libraries Experience. Journal of East Asian Librarires, No. 129, Feb. 2003, p. 61–76.}.

Conclusion

En conclusion, nous pouvons constater que l’enrichissement des catalogues en ligne contribue à une nette amélioration de la qualité de la recherche.

Rendre possible l’accès au contenu du document est un grand défi pour les catalogues en ligne. Les bibliothèques le relèvent avec succès en insérant dans leurs catalogues les tables des matières. Dorénavant, le lecteur ne se retrouve plus devant un livre fermé, mais il est en mesure de l’ouvrir et de le feuilleter sans l’avoir dans la main.

Et non seulement. En introduisant les tables des matières in extenso dans les notices bibliographiques, les bibliothèques donnent des possibilités de recherche très conviviales à l’intérieur des documents. Le lecteur peut en effet formuler sa requête de manière relativement libre, sans être astreint à utiliser de vocabulaire plus contrôlé.

Il faut d’autant plus saluer l’initiative de RERO, qui envisage à l’heure actuelle d’introduire au catalogue du réseau romand les tables des matières des monographies. De ce fait, le réseau fournira à ses utilisateurs un outil qui non seulement mettra en valeur les collections des bibliothèques membres mais aussi économisera du temps de travail aux bibliothécaires.