Dreissig Jahre Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK

Vom «Einzelkämpfertum» zur Konferenz

Im Staatsarchiv des Kantons Luzern fanden sich am 18. November 1994 die Archivverantwortlichen auf Kantons- und Bundesebene unter dem Tagespräsidium von Fritz Glauser (1932-2015) für eine erste informelle Zusammenkunft ein, nachdem zuvor auf schriftlichem Wege «zustimmendes Interesse an solchen Zusammenkünften» bekundet worden war. In der Sitzung wurde das Bedürfnis geäussert, «archivpolitische Fragen auf Führungsebene der Kantone und des Bundes» in diesem Gremium diskutieren zu können. Denn es herrsche «Einzelkämpfertum» vor. Zudem sollte auch eine engere Zusammenarbeit in den Bereichen der Überlieferung digitaler Daten, Archivtechnik, Konservierung, Materialbeschaffung oder Personalpolitik angestrebt werden. «Der Gedanke einer regelmässigen Konferenz wird nicht zuletzt auch durch die kleineren Staats- und Kantonsarchive begrüsst». Die im Rahmen dieses ersten Treffens zusammengetragenen Traktanden zu Berufsbild, digitaler Transformation, Archivrecht und Informationszugang für besonders vulnerable Personenkreise sollten sich für die kommenden Jahrzehnte als wegweisend erweisen.¹Seit ihrer Gründung steht die «Schweizerische Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Kantons- und Bundesebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (Schweizerische Archivdirektorenkonferenz)», abgekürzt ADK (ursprünglich KLA), mit dem Verein der schweizerischen Archivarinnen und Archivare VSA, mit der Vereinigung privatim der schweizerischen Datenschutzbeauftragten und mit der Staatsschreiberkonferenz im regen Austausch.²

Mit dem informellen Treffen im November 1994 und der folgenden konstituierenden Sitzung im Mai 1995 wurde der bis heute gültige Sitzungsrhythmus vorgegeben.^{Kurzprotokoll über die erste informelle Zusammenkunft der leitenden Archivare und Archivarinnen auf Kantons- und Bundesebene vom 18. November 1994 im Staatsarchiv Luzern, Luzern 16.12.1994.} Den rechtlichen Schritt vom «Kränzli»^{Summarisches Protokoll der 6. Konferenz der leitenden Archivare und Archivarinnen auf Kantons- und Bundesebene im Staatsarchiv Luzern vom 21.11.1997, Zürich 24.11.1997.} zur Vertretung der Kantone und des Bundes in Archivfragen wurde mit der Schaffung der ersten «Statuten» 1998 realisiert.^{Summarisches Protokoll der 7. Tagung der Konferenz der leitenden Archivare und Archivarinnen auf Kantons- und Bundesebene vom 26.11.1998 in Bern.} Dem noch jungen Gremium und dem damaligen Präsidenten Dr. Otto Sigg war die Konstituierung als Konferenz eine Pressemitteilung wert.^{Summarisches Protokoll der 7. Tagung der Konferenz der leitenden Archivare und Archivarinnen auf Kantons- und Bundesebene vom 26.11.1998 in Bern. In den aktuell online verfügbaren Zeitungen ist die Pressemitteilung nicht rezipiert worden.} Die bis heute gültigen Kernelemente der Konferenz wurden in einem Organisationsreglement aufgenommen und 2009 dahingehend angepasst, dass dem Präsidium ein erweiterter Vorstand zur Seite gestellt wurde.^{Vgl. Organisationsreglement der Schweizerischen Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Kantons- und Bundesebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (Schweizerische Archivdirektorenkonferenz) vom 13. Mai 2009 (Organisationsreglement (adk-cda.ch), Zugriff vom 29.06.2024).} Dieser Schritt ist nachvollziehbar, wenn man sich die vielfältigen Projekte des Gremiums vor Augen führt.^{Strategiestudie über die elektronische Langzeitarchivierung (2002), Schaffung der KOST (2004), Mitarbeit an der E-Government Strategie Schweiz (2006), Assoziation der ADK als Fachkonferenz an die Schweizerische Staatsschreiberkonferenz (2008/2009) oder Schaffung einer einheitlichen Benutzungsstatistik (2009/2010), vgl. Rückblick in: Schweizerische Archivdirektorenkonferenz (ADK), Protokoll Frühlingskonferenz 13.05.2009.}

Seit 2013 trägt das Gremium den Namen «Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK» bzw. «Conférence des directrices et directeures d’Archives suisses CDA» oder «Conferenza delle direttrici e dei direttori d’archivio svizzeri CDA».³ Erster Vorsteher war von 1995 bis 1999 Dr. Otto Sigg (Staatsarchiv des Kantons Zürich). Zwischen 1999 und 2009 präsidierte die ADK Dr. Peter Hoppe (Staatsarchiv des Kantons Zug), zwischen 2009 und 2017 Dr. Beat Gnädinger (Staatsarchiv des Kantons Zürich) und seit 2017 Dr. Barbara Studer Immenhauser (Staatsarchiv Bern).

Archivdirektorinnen suchte man in der Gründungszeit fast vergeblich. Mit Catherine Santschi, Staatsarchivarin von Genf, zählte das Gremium 1994 genau eine einzige Frau. So glich die ADK in ihrer Anfangszeit eher einem «ehrbaren Herrenclub». Andrea Voellmin, ehemalige Staatsarchivarin des Kantons Aargau, stiess im November 1998 als zweite Frau hinzu. Sie erinnert sich noch gut an ihre erste Sitzung: «Einige Herren waren irritiert über meine Wahl zur Aargauer Staatsarchivarin. Insbesondere, weil ich kein Doktorat vorzuweisen hatte und vorher in einem Firmenarchiv tätig gewesen war. Vor allem die Vertretenden der älteren Generation sahen sich selbst damals vielmehr in einer wissenschaftlichen Funktion und weniger als Dienstleistungserbringer. Archivbetriebliche Fragen hielten vor allem mit der Etablierung der I+D-Ausbildung verstärkt Einzug in die Diskussionen».⁴ In den kommenden Jahren erhöhte sich der Frauenanteil. Heute ist genau ein Drittel der in der ADK vertretenen Personen weiblich.

Zwischen partikulären «EDV»-Lösungen und einer «digitalen Langzeitarchivierung» im Verbund

Die Geschichte der Konferenz kann auch aus der Perspektive einer zunehmend digitalisierten Verwaltung erzählt werden. So stellten im Jahr 1995 mehrere Kantone und das Bundesarchiv ihre EDV-Lösungen aus strategischer Sicht vor: «Die Präsentationen und Diskussionen sind so vielfältig wie die schweizerische Archivlandschaft; ein gemeinsamer Nenner angesichts der verschiedenen Zielrichtungen und Ressourcen wohl nur schwer erreichbar», obwohl gerade dies aufgrund der sich abzeichnenden Veränderung des Archivwesens im Hinblick auf die Informatisierung der Verwaltung und «eine Bündelung der nationalen Kräfte notwendig wäre.»⁵ Schnell wurde erkannt, dass um den «Datenfluss» in die Archive gewährleisten zu können, «der Einstieg der Archive in die Geschäftskontrolle der aktenbildenden Stelle» zwingend notwendig sei.⁵

Aufgrund dieser Entwicklungen lancierte die ADK eine Machbarkeitsstudie mit Einbezug internationaler Erfahrungen, um eine «unité de doctrine» zu erreichen und um die «Weichen zwischen traditionellem Archiv und Informatikdienstleistungszentrum» zu stellen.⁶ Mit breiter Abstützung in den Kantonen wurden diese «Vorarbeiten zur Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen» an die Hand genommen und mit der 2002 publizierten Studie «Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen» abgeschlossen.⁷ Nicht nur in den jeweiligen Konferenzen von Departements- und Generalsekretären, der Staatskanzleien, der Ämter und Kommissionen für Informatik, der Regierungen und Regierungsräte oder der zuständigen Parlamentskommissionen verlieh die Studie «Autorität in der Diskussion», sondern sie bewirkte innerhalb der ADK die wegweisende Schaffung und Finanzierung der in der Strategiestudie angeregten Koordinationsstelle (KO), die heutige Koordinationsstelle für die dauerhafte elektronische Archivierung elektronischer Unterlagen KOST:⁸ «Der KO komme die Rolle einer Lokomotive oder auch nur einer Rangierlokomotive zu. Sie soll zu einer communauté professionelle, zum leading house, in Richtung eines Kompetenzzentrums führen. Vorerst dürften Koordination und Ausbildung im Vordergrund stehen, in einer zweiten Stufe die Entwicklung zu einem Kompetenzzentrum, und in einer ferneren Stufe kann man sich das Erbringen von Dienstleistungen vorstellen.»⁹

2003 wurden die Grundlagenpapiere Verwaltungsvereinbarung,¹⁰ Betriebsreglement und Vertrag mit dem Schweizerischen Bundesarchiv diskutiert und verabschiedet,¹¹ so dass im Jahr 2004 die Koordinationsstelle mit 18 vollberechtigten Mitgliedern ihre Arbeit aufnehmen konnte.¹² Die ADK beteiligte sich ferner an einer «E-Government-Strategie Schweiz» des Bundes, wobei die Konferenz die Rolle als federführende Organisation für den Bereich der dauerhaften Archivierung ab 2008 übernahm.² Auf der «Roadmap Langzeitarchivierung» wurden Elemente wie Archivformate, Metadaten, Schnittstellen usw. aufgenommen und der KOST als Fachorgan der ADK überantwortet.¹³

An der Frühlingskonferenz 2008 im Restaurant Aigle-Noir in Fribourg verkündetet der damalige Direktor des Bundesarchivs, Andreas Kellerhals, dass die Bundesverwaltung in ein paar Jahren nur noch digitale Unterlagen produzieren und ans Bundesarchiv abliefern werde. Andrea Voellmin erinnert sich, dass daraufhin ein Sturm der Entrüstung durch den Saal fegte, obwohl im Bereich der digitalen Archivierung wichtige Impulse bereits gegeben worden waren.⁴ Mit der digitalen Transformation sehen sich heute alle Archive konfrontiert, weshalb das Thema zur Selbstverständlichkeit geworden ist und auf der Agenda der ADK hohe Priorität geniesst.

Fachkonferenz im Dreieck zwischen Datenschutz, Archivrecht und Öffentlichkeitsprinzip

Mitte der 1990er-Jahre entstanden kantonale Datenschutzgesetze, die letztlich auch einforderten, dass das «Prinzip des Archivierens auf die gleiche gesetzliche Stufe zu erheben» sei, was in vielen Kantonen damals noch nicht der Fall war.¹⁴ Um besondere «Prägnanz und Durchwirkung der Materie» machte sich der Staatsarchivar des Kantons Basel-Stadt, Josef Zwicker, (1944-2017) verdient. Er votierte eindringlich dafür, dass das Archiv «nicht Wurmfortsatz der Verwaltung, weder reiner Kanzlei-, noch reiner Kulturbetrieb, sondern eine eigenständige Institution mit öffentlichem Auftrag» sei. Deswegen solle ein Archivgesetz nicht reine Replik auf ein Datenschutzgesetz sein, sondern dem Archiv «umfassende Kompetenzen» zusprechen und die Rechte von Bürgerinnen und Bürgern auf informationelle Selbstbestimmung regeln.¹⁴

Auch in Bezug auf die kantonal unterschiedlich geregelten Schutzfristen fanden teilweise heftige Diskussionen statt. Bezüglich der Beurteilung der «Sensibilität von Akten, der Wertung von Forschungsinteresse und Schutzinteresse u.ä. wird das Ermessen des/r Archivars/in einen immer grösseren Stellenwert erhalten, was eine entsprechende Schulung bedingen wird.»¹⁵ Den gesetzlichen Rahmen von Datenschutzbestimmungen und Archivrecht komplettierten die Öffentlichkeitsgesetze. Der damit einhergehende Paradigmenwechsel bezüglich Zugang zum Verwaltungsschriftgut der öffentlichen Institutionen stellte Gesprächsstoff dar: Würden die Archivgesetze damit auf längere Sicht überflüssig und wie sei mit den Ausnahmebestimmungen umzugehen?¹¹Nicht weniger wortmächtig wurden die Vernehmlassungen zu Urheberrechtsgesetzen¹⁶ oder beruflichen Spezialbestimmungen vor dem Hintergrund des Schweizerischen Strafgesetzbuches, besonders im Medizinalbereich,¹⁷ ventiliert.

Mit der Vereinigung privatim der schweizerischen Datenschutzbeauftragten stand die ADK ab 2012 im Austausch betreffend eine verbindliche und gemeinsame Sprachregelung in Bezug auf die Informationsverwaltung und insbesondere ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich des Ablaufs der Archivierung von Verwaltungsdaten.¹⁸ Beide Seiten kamen überein, dass alle kantonalen Unterlagen der Anbietepflicht unterstehen, dass das zuständige Archiv diese bewertet und eine Teilmenge des Angebots (ohne jedwede Anonymisierung oder Kassation) übernimmt, dass die Datenhoheit damit vollständig zum Archiv übergeht und dass die verbliebene Restmenge strikt nach den Regeln des Datenschutzes kontrolliert vernichtet oder anonymisiert werden muss.¹⁹

Der Aktenzugang für Forschungsprojekte und besonders vulnerable Personengruppen zieht sich ebenfalls durch die Konferenzprotokolle hindurch. Der Finanzplatz Schweiz im Zweiten Weltkrieg und der entsprechende Aktenzugang, Informationsaustausch mit dem Dokumentationszentrum zum Holocaust Yad Vashem in Jerusalem,²⁰ aber auch die Aufarbeitung des «Hilfswerks für die Kinder der Landstrasse» rückten die Bedeutung der archivischen Überlieferung, die Herausforderungen betreffend Informationszugang zwischen Forschungsinteresse und Schutz von Persönlichkeitsrechten oder – ganz banal – die Tatsache oftmals Jahrzehnte nachgelagerter Forschungsbestrebungen ins Zentrum.²¹

«Erinnerung: Recht und Pflicht»

Ab 2010 stellten die fürsorgerischen Zwangsmassnahmen einen Schwerpunkt der ADK-Sitzungen dar. Von Bundesseite und mehreren Regierungskonferenzen wurden die Kantone aufgefordert, eine allfällige Vernichtung von Akten zu stoppen und für die Sicherung der archivischen Überlieferung einzustehen. Die Staatsarchive klärten daraufhin die Überlieferungssituation in den Kantonen ab.²² Ab 2013 kamen die Staatsarchive konkret mit Personen in Kontakt, die in ihrer Kindheit fürsorgerische Massnahmen erlebt hatten und auf der Suche nach ihrer eigenen Geschichte resp. die sie betreffenden Akten und Behördenentscheide waren. Die öffentliche Auseinandersetzung mit sogenannt verdingten Menschen, und anschliessend auch Betroffenenkreise weiterer fürsorgerischer Massnahmen, wurde stark durch die Entschuldigungen der beiden Bundesrätinnen Eveline Widmer-Schlumpf 2010 und Simonetta Sommaruga im April 2013 auf Bundesebene akzentuiert und führte zu grösserer Visibilität des Themas. Ferner machte sie aber auch aufmerksam auf die Überlieferungsproblematik von Quellen, namentlich die lückenhaften Aktenlage aus dem Vormundschafts- und Sozialbereich inkl. oftmals fehlender Personendossiers aus privaten Heimen sowie den sehr unterschiedlichen Forschungsstands je nach Kanton.

Die ADK war durch Dr. Beat Gnädinger bzw. Dr. Barbara Studer Immenhauser am «Runden Tisch für Opfer von fürsorgerischen Zwangsmassnahmen» vertreten, der von Bundesrätin Simonetta Sommaruga einberufenen worden war. Ziel war es, die umfassende Aufarbeitung des erlittenen Leids und Unrechts durch fürsorgerische Zwangsmassnahmen und Fremdplatzierungen in der Schweiz vor 1981 zu initiieren und zu koordinieren. Der Runde Tisch setzte sich unter anderem für die erleichterte Akteneinsicht für Betroffene ein und arbeitete Empfehlungen aus, um die zuständigen Behörden zu sensibilisieren und die Zugänglichkeit zu verbessern.²³

Am 21. März 2014 verabschiedete das eidgenössische Parlament das «Bundesgesetz über die Rehabilitierung administrativ versorgter Menschen» und beauftragte den Bundesrat, die wissenschaftliche Aufarbeitung des Themas an die Hand zu nehmen. Das Rehabilitierungsgesetz wurde zwei Jahre später in das weiter gefasste «Bundesgesetz über die Aufarbeitung der fürsorgerischen Zwangsmassnahmen und Fremdplatzierungen vor 1981» vom 30. September 2016 integriert, worin die Ausrichtung eines Solidaritätsbeitrags festgehalten ist. 2017 hatte der Bundesrat eine Kommission für die Vergabe der Solidaritätsbeiträge (Cocosol) eingesetzt. Dr. Barbara Studer Immenhauser, ab Mai 2017 erste Präsidentin der ADK, vertritt seither die Sicht der Archive in der Kommission.²⁴ Die Staatsarchive und Opferberatungsstellen übernahmen gemäss Bundesgesetz die Rolle als offizielle Anlaufstellen für Betroffene und unterstützen sie in Zusammenarbeit mit kommunalen Archiven bei der Aktensuche.

Am 14. November 2019 veranstaltete die ADK im Rathaus Bern eine Tagung zur Aufarbeitung der fürsorgerischen Zwangsmassnahmen und Fremdplatzierungen vor 1981 aus Archivsicht; rund 150 Personen nahmen daran teil. Die Veranstaltung beleuchtete die Beiträge der Archive zur Unterstützung der Betroffenen und der wissenschaftlichen Forschung. Prominente Referierende, darunter Jacqueline Fehr und Guido Fluri, diskutierten den Wandel in der öffentlichen Wahrnehmung und die Rolle der Gedächtnisinstitutionen. Die Tagung diente auch der Diskussion zukünftiger Archivarbeitsschwerpunkte.²⁵

Die Gründung der Schweizerischen Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz im Jahr 1994 markierte einen entscheidenden Schritt zur Koordination und Stärkung der Archivarbeit auf kantonaler und Bundesebene. Diese Zusammenarbeit hat es den Archivleitungen ermöglicht, wichtige archivpolitische Fragen gemeinschaftlich zu diskutieren und Lösungen zu entwickeln. Die kontinuierliche Anpassung und Erweiterung der ADK-Strukturen sowie die erfolgreichen Projekte und Initiativen verdeutlichen die fortlaufende Relevanz und den Wandel der Archivarbeit in der Schweiz. Die ADK gestaltet auch inskünftig die schweizerische Archivlandschaft mit grossem Engagement und Herzblut mit.