Le rapport d’activité : un instrument de transparence

Lors de sa séance du 24 novembre 1997, le Comité a décidé de ne plus publier son rapport d’activité dans Arbido, imitant en cela la pratique des deux associations sœurs : Bibliothèques et Bibliothèques suisses et Documentation suisse. C’est ainsi qu’il fit paraître, en août 1998, le premier rapport d’activité spécifique de l’exercice 1997, en innovant en particulier sur la place laissée aux activités des commissions et des groupes de travail, en présentant simultanément les assemblées générales, l’une à venir (ordre du jour), l’autre écoulée (procès-verbal), alors que jusqu’alors ces éléments étaient séparés et publiés à des moments différents. Le Rapport des vérificateurs est intégralement imprimé, et non plus simplement évoqué, les statistiques des membres remontent les données de plusieurs années antérieures.

Si le premier rapport s’étend sur 34 pages, celui de 2021 atteint 70 pages. En 1998, il dépasse 40 pages (en fait 44), il franchit les 50 pages en 2009 (51), les 60, en 2015 (68) et les 70 en 2016 (71). Cela ne veut pas dire que les exercices suivants aient conservé le même nombre de pages. Le sommaire défini en 1997 subit des ajustements, mais la structure générale demeure la même, ce qui facilite les comparaisons transversales.

Depuis 1997, un avant-propos ou un éditorial est signé par le président/la présidente, ce qui a l’avantage de donner le ressenti du moment.

Si depuis l’exercice 1998, l’invitation à l’assemblée générale de l’année suivante et son ordre du jour sont publiés en allemand et en français, ceux de l’assemblée générale de 201, à Bellinzone, ont été en allemand, français et italien Les rapports sont rédigés dans la langue du rapporteur/de la rapportrice, ce qui a permis à l’italien d’être régulièrement présent, en raison de la présence comme secrétaire du comité, de Paolo Ostinelli (ASTI), entre 2001 et depuis 2010, de celle de Michelle Merzaghi (Die Schweizerische Post/Postarchiv Bern, puis dès 2020 BAR), et entre 2015 et 2019, à nouveau de Paolo Ostinelli, en qualité de délégué au Conseil de fondation du Dictionnaire historique de la Suisse. Si depuis l’exercice 1998, l’invitation à l’assemblée générale de l’année suivante et son ordre du jour sont publiés en allemand et en français, ceux de l’assemblée générale de 201, à Bellinzone, ont été en allemand, français et italien. Depuis 1997, la page de couverture mentionne ces trois langues, le logo étant toujours légendé dans les quatre langues nationales.

Si sa lecture ne s’impose pas immédiatement, le Rapport d’activité demeure l’élément administratif de référence. Il est tout à la fois un acte politique et mémoriel qui fait du présent une contribution pour le passé et qui prépare l’avenir. D’avoir su garder jusqu’à présent sa forme papier l’inscrit dans la durée et la permanence, une version électronique étant concédée pour la consultation en ligne et une diffusion élargie.

Depuis 1997, un avant-propos ou un éditorial est signé par le président/la présidente, ce qui a l’avantage de donner le ressenti du moment.

Si, depuis l’exercice 1998, l’invitation à l’Assemblée générale de l’année suivante et son ordre du jour sont publiés en allemand et en français, ceux de l’Assemblée générale de 2021 à Bellinzone l'ont été en allemand, français et italien. Les rapports sont rédigés dans la langue du rapporteur/de la rapportrice, ce qui a permis à l’italien d’être régulièrement présent, en raison de la présence comme secrétaire du comité, de Paolo Ostinelli (ASTI), entre 2001 et, depuis 2010, de Michele Merzaghi (Die Schweizerische Post/Postarchiv Bern, puis BAR-AFS dès 2020) et, entre 2015 et 2019, à nouveau de Paolo Ostinelli, en qualité de délégué au Conseil de fondation du Dictionnaire historique de la Suisse. Depuis 1997, la page de couverture mentionne ces trois langues, le logo étant toujours légendé dans les quatre langues nationales.

Si sa lecture ne s’impose pas immédiatement, le Rapport d’activité demeure l’élément administratif de référence. Il est tout à la fois un acte politique et mémoriel qui fait du présent une contribution pour le passé et qui prépare l’avenir. D’avoir su garder jusqu’à présent sa forme papier l’inscrit dans la durée et la permanence, une version électronique étant concédée pour la consultation en ligne et une diffusion élargie.

La stratégie financière pluriannuelle ; une aide à la décision

C’est lors de l’assemble du 10 septembre 1998, à Bellinzone, que les membres individuels et collectifs votèrent pour la première fois un budget, dans le cas présent, celui de l’année 1999, tout en disposant de la prévision pour l’année 2000. Simultanément, ils acceptaient les comptes de 1998 et donnaient décharge au Comité de ses responsabilités. La démarche n’était pas anodine, car, à un moment où le Comité cherchait à augmenter les ressources financières, il se devait d’être transparent dans sa comptabilité. C’est aussi à la même occasion que les couleurs du bulletin de vote furent distinguées, le carton rouge pour les membres collectifs, le jaune pour les membres individuels, cela afin de renforcer la décision.

Entre 1997 et 2000, le plan comptable est publié de manière détaillée. Entre 2002 et 2006, il est présenté de manière plus synthétique, sur quoi l’exercice 2007 revient, en proposant un nouveau plan comptable avec davantage de rubrique et d’explications. La formule ne variera plus depuis. Les mouvements d’argent plus importants et le nombre en hausse de prestations justifièrent cette façon de faire.

La rigueur financière : une santé retrouvée

La fragilité financière n’est pas une préoccupation qui a émergé dans les dernières années 1990. Elle était déjà stigmatisée lors de la décennie précédent5e. Le président sortant en 1988, Anton Gössi relevait en 1988 que «les finances de notre association n’ont pas pu résister au développement des activités». L’année suivante, le rapport du nouveau président, Rolf Aebersold soulignait la persistance du problème : «Les finances occupent encore le premier plan». On retrouve, huit ans plus tard, la même gêne. Mais, cette fois-ci, il y urgence à trouver des solutions, car le traitement des dossiers de la formation et l’archivage électronique est urgente et incontournable.

C’est lors de l’assemblée générale de Genève de 2001 que les propositions des nouvelles ressources financières ont été adoptées et mises en œuvre dès 2002. L’augmentation progressive du budget annuel de fonctionnement est garantie par une grille refaite des cotisations des membres collectifs, par l’ajout d’au moins un membre individuel à chaque cotisation d’un membre collectif, la facturation des prestations de l’AAS en matière de cours, formation continue, d’ateliers et de manifestations ponctuelles, ainsi qu’aux exposants et mécènes lors des assemblées générales. Des financements exceptionnels, lors du budget de l’AAS ou presque, ont été attribués à l’étude sur la stratégie numérique, au «Répertoire des dossiers de réfugiés des cantons 1930-1950» et au livre «Pratiques archivistique en Suisse» ont été assumés par la CDA et les Archives fédérales.

Dans une recherche équilibrée des efforts, le Comité a généralisé le paiement des frais du fonctionnement et des activités des commissions et des groupes de travails. Des documents de référence, fixant les montants et les modalités ont été établis le 17 septembre 2010, sous la présidence d’Anna Pia Maissen. Le service de milice reçoit enfin une définition financière claire et vérifiable !

Les coûts de la revue arbido et du secrétariat permanent apparaissent de manière complète depuis 2007.

La santé de l’AAS s’est sensiblement améliorée en un quart de siècle. Le caissier a parlé récemment de libérer des sommes plus généreuses pour les activités de l’AAS.

Cinq indicateurs le démontrent :

• La fortune de l’AAS a fait un bond appréciable ; elle constitue un «matelas» relativement confortable pour ces prochaines années : au 31.12.1997 CHF 92'242.84 ; au 31.12.2020 CHF 370'953.41 et au 31.12.2021 CHF 283'996.90 ;
• Si en 1997, les comptes attestaient CHF 49'192.50 pour des dépenses de CHF. 64'357.75, soit un excédent de charges dû aux coûts du 75^e anniversaire, le budget 2022 prévoit des dépenses pour un montant de CHF 4260800.- et des recettes pour un total de CHF 426'800.-; le déficit de CHF 37'650.- étant provoqué par la somme alloué aux manifestations du Centenaire. Les prévisions budgétaires des peuvent se permettre de planifier des déficits pour les exercices 2023 et 2024 ;
• La comparaison des montant des exercices 199, 2006, 2012 , 2016 et 2019 fait ressortir de sensibles progressions des recettes ;
• L’augmentation du temps de travail consenti au secrétariat ;
• Le projet d’attribuer de bourse et de prix dès 2023.

Délégations et Représentations

Il faut attendre le compte rendu de l’Assemblée générale des 17 et 18 septembre 1981, à Neuchâtel pour que le Rapport d’activité ouvre une rubrique relative aux Relations. Cela ne veut pas dire que des contacts avec des organisations apparentées n’aient pas existé. Mais elles relevaient plutôt de l’initiative personnelle que d’un objectif associatif. Certes, plusieurs archivistes suisses s’étaient formés à l’étranger et les pratiques professionnelles de la communauté des archivistes suisses se référaient aux enseignements des pays limitrophes. Mais aucune stratégie n’avait été pour autant arrêté au sein de l’AAS. L'obligation de dépasser les frontières géographiques et de lorgner à l’extérieur de la Suisse, s’imposaient, dès le mitan des années 1990, avec la globalisation de l’information, l’irruption d’Internet et de normes internationales.

Soutenue par le Comité, une déclaration d’ouverture aux Relations transfrontalières et internationales/Erklärung der Offentheit gegenüber regionale, grenzüberschreitende und internationale Beziehungen, fut adoptée, le 14 septembre 2000, lors de l’assemblée générale de Porrentruy. En prévision de sa présentation, tous les acteurs actuels et pressentis de l’AAS sur le plan international ont été réunis pour la première fois à Berne, le 22 mars 2000. Elle venait en prolongement de celle qui s’était tenue, à l’étranger avait eu lieu à Bâle le 13 mars 1996, sans suite immédiate.

Déjà aux mêmes dates et déjà précédé de relations plus anciennes, comme les réunions du Sud-Est de la France, le Sudwestdeutscher Archivtag ou encore l’Arbeitsgemeinschaft Alpenländer (Arge Alp), constituée en 1972 et qui regroupe des régions de l’Allemagne, de l’Autriche, de l’Italie et de la Suisse (GR, SG et TI), Un mouvement de nouvelles relations s’affirme dès les début des années 1990 avec les archivistes de l’Arc jurassien (BE, JU, NE, VD), de l’Arc alpin occidental (FR, GE, VD, VS). Parallèlement, en 1996, le Forum genevois des archives et l’Association vaudoise des archivistes se créaient ; ils existent toujours à ce jour. Ces nouvelle opportunitées de réseautage n’ont pas débouché sur le repli d’archivistes sur des structures cantonales, régionales et transfrontalières. Au contraire, elles sont venues s’ajouter aux prestations offertes par l’AAS.

Sur le plan national

Depuis 1997, les délégations se sont multipliées, notamment sous l’effet des nouvelles filières de formation, en particulier la Formation I+D, le Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science, Universität Bern und Université de Lausanne, en particulier la Direction de programme (deux membres y siègent : le président/la présidente et le directeur de Archives fédérales suisse ou, dès 2019, son représentant) et le Conseil consultatif (Sylvie Béguelin, BVCF, entre 2008 et 2010 ; Lionel Bartolini, NE, entre 2011 et 2016 ; Alain Dubois, AEV, 2017-2020, et Ernest Guggisberg, StAZG, depuis 2021) ; à la Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Chur, devenue le 3 septembre 2019, la Fachhochschule Graubünden (lFH GR)/Schweizerisches Institut für Informationswissenschaft,, par Barbel Förster (BAR), dès 2001 pour une période indéterminée et par Reto Weiss (StAGR), depuis 2017.

En raison de la relation ancienne et de l’implication directe des archivistes cantonaux comme conseillers pour leur canton respectif, l’AAS a toujours eu une représentation au sein du Conseil de la Société suisse d’histoire et au Conseil de fondation du Dictionnaire historique de la Suisse.

Depuis 2013, l’AAS a son représentant dans la Fédération des utilisateurs de droits d’auteurs et droits voisins/Dachverband der Urheber- und Nachbbarrechtsnutzer (DUN).

Une mention particulière concerne la Commission fédérale de la protection des biens culturels avec laquelle les relations sont lointaines, d’abord avec Catherine Santschi (AEG), qui la présida entre 1996 et 2001, suivi dans cette fonction par Claudia Engler (BBB), entre 2001 et 2015.

Sur le plan international

Les Archives fédérales ont longtemps les seuls représentants suisses dans les instances internationales, si l’on excepte la place occupée par Gustave Vaucher (1901-1976), Archiviste d’Etat de Genève entre 1940 et 1966, Président de l’AAS, de 1947 à 1950, et membre du comité exécutif du Conseil international des archives, dès 1950.

Sous l’impulsion de Christoph Graf (BAR) et de Fritz Lendenmann, la place de l’AAS sur le plan international fut reconsidérée. Si Catherine Santschi a renseigné dès les années 1980 les membres de l’ASS, comme «observatrice des organisations internationales», il a fallu attendre 1992 pour qu’un membre, Gilbert Coutaz, soit nommé au sein de la Section des associations professionnelles d’archivistes, et le début des années 2000 pour qu’une dizaine d’archivistes suisses, autres que des collaborateurs des Archives fédérales siègent dans des comités et groupes de travail, ou encore comme correspondant du Conseil international des archives. Si l’on excepte les actions directes d’Andreas Kellerhals et de Didier Grange (AV, Genève) qui a cumulé différentes responsabilités au sein du CIA, le mouvement s’est affaibli après 2010, et essoufflé depuis 2017, à la suite du décès de Cristina Bianchi.

Les Archives fédérales ont maintenu depuis leurs contacts avec le CIA, sans les relier à l’AAS. Le Comité nommé en 2019 entend renforcer les collaborations avec les associations francophones d’archivistes (Belgique, France et Québec) dans le domaine de la formation continue et de l’échange d’expériences. Il projette d’étendre les contacts avec les associations allemande et autrichienne. L’archiviste suisse ne doit se sentir un cas singulier en raison de son pays multilingue et interculturel. Au contraire, il doit témoigner sur ses atouts et sur ses apports à la communauté internationale.

C’est le rôle d’une association de se montrer attentive à prendre le train en route ou à s’inscrire dans des manifestations majeures. Ainsi, elle a été présente au «World Summit on the Information Society», de Genève (10-12 décembre 2003)- Tunis (16-18 novembre 2005, en accordant sa voix à la déclaration finale sur le rôle des archives dans la future société de l’information, tout en clarifiant les principes et les lignes d’action.

Le 17 septembre 2010, le CIA vote, Oslo ; la Déclaration universelle des Archives qui forme avec le Code international de déontologie des archives, l’un des piliers fondamentaux de la politique de promotion des archives. Elle figure peu de semaines après, dans la double version française et allemande, sur le site de l’AAS qui entend marquer ainsi son soutien à la politique de promotion des archives, comme elle l’avait déjà faite en 1998, en adoptant le Code international des archivistes.

L’AAS se solidarise du thème de la 8ème Conférence européenne sur l’archivage numérique,28 au 30 avril 2010 à Genève, dont les Archives fédérales assurent la co-organisation. Plusieurs de ses membres y participèrent activement.

En 2017, le Comité décide de lier la Journée suisse des archivistes à la Semaine des Archives du Conseil international, ce qui avait été évoqué en 1997, à une moment où la Journée du 9 juin avait été retenue comme la Journée des archives.

En 2018, l’AAS devient membre de CULTURA – l’association faîtière des organisations représentant les intérêts des institutions culturelles suisses, depuis sa fondation le 29 août 2012. La même année, la Commission européenne initie l’Année européenne du patrimoine culturel «Kulturerbejahr», à laquelle la Suisse adhère. L’événement avait relancé, en 2017, des discussions au sein du Comité et des groupes de travail sur le lobbying.