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2020/1 Archive und Bibliotheken in internationalen Organisationen

Le CICR : un service qui s’adapte à l’environnement informationnel

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Le CICR est gardien d’une véritable mémoire des peuples victimes de conflits durant ces derniers 160 ans. Comment le rester face à un environnement informationnel qui se complexifie? Cet article brosse quelques particularités de notre service des archives, bibliothèque et gestion de l’information.

Si les archives et la bibliothèque sont nées avec le CICR en 1863, le service actuel existe depuis 2010, quand la Direction a décidé de regrouper les archives, la bibliothèque et la gestion de l’information en un seul service, sous le Département de la Communication et de la Gestion de l’Information.

Le service a développé de nombreuses activités qu’il serait impossible de résumer ici. Nous nous contentons d’en souligner quelques particularités.

Une approche “records management by design” dès la production d’information

Comme beaucoup d’organisations, nous faisons face à la complexité grandissante et l’évolution rapide de l’environnement informationnel : infobésité, multiplicité de plateformes sur lesquelles on produit et on échange l’information, morcellement de l’information. Comment pouvons-nous assurer une capture adéquate de l’information et garantir la mémoire de demain ?

Depuis 2010, notre service concentre en son sein des activités qui couvrent le cycle de vie de l’information et répond aux défis susmentionnés. Adoptant une approche «records management by design », nous développons des plateformes de gestion d’information (documentaire, multimédia et audiovisuelle, intranet, réseau social) pour l’ensemble du personnel CICR, qui intègrent dès le départ les différents standards posés en records management.

Pour simplifier la vie du producteur/utilisateur, nous concevons des outils pensés sous leur prisme, ce qui nous incite à revoir nos propres processus. Nous explorons les possibilités qu’offre l’intelligence artificielle pour automatiser un maximum d’actions demandées jusqu’alors aux producteurs.

Gardien de la mémoire individuelle de millions de victimes

Le CICR a une mission de protection en temps de guerre. Chaque prisonnier visité, chaque demande de recherche de personnes disparues, chaque enfant non accompagné fait l’objet d’une fiche individuelle de suivi. Nous possédons des dizaines de millions d’archives individuelles, un témoignage unique des souffrances endurées durant les guerres. Chaque année, nous répondons dans les limites de nos ressources aux milliers de demandes de recherches provenant des personnes concernées ou de leurs descendants.

Le Comité International de la Croix Rouge (CICR) fondé en 1863 a pour mission humanitaire de protéger la vie et la dignité des victimes de conflits armés et d’autres situations de violence, et de leur porter assistance. A l’origine des Conventions de Genève, le CICR s’efforce également de prévenir la souffrance par la promotion et le renforcement du droit et des principes humanitaires universels.

Producteurs de connaissance en interne

Les conflits sont aujourd’hui de plus en plus longs. Pour assurer une continuité de l’action du CICR et une meilleure prise de décision, nous produisons des notes de synthèse de nos actions, sur la base de nos sources. Un portail permet à chaque collègue CICR de voir quelles synthèses ont été produites (par thème ou par pays) et d’en demander l’accès en fonction de ses droits. Nous rédigeons également des guides de recherches pour faciliter l’accès à nos sources publiques, dispersées sur le web. Ces différents produits de knowledge management apportent une réelle valeur contemporaine à nos sources historiques.

Une présence accrue en ligne pour valoriser nos sources

Nos collections et fonds sont reconnus comme références de l’action humanitaire moderne et du développement du droit international humanitaire. Faciliter et accroître leur consultation en ligne implique de numériser une partie de ces sources, ce qui a été fait pour les prisonniers de la Guerre 14-18 et pour nos archives audiovisuelles. D’autres projets de numérisation sur des fonds conséquents ont été identifiés. Au-delà de l’aspect financier non négligeable de cet exercice, il s’agit de gérer la mise en ligne dans le respect de la protection de données personnelles, de la sécurité de l’information, des enjeux de copyright et des délais de communicabilité de nos archives, bien plus élevés que la moyenne.

Une contribution clé aux nouvelles manières de travailler au sein du CICR

À l’image de nombreuses organisations, le CICR redéfinit les façons de travailler et de collaborer entre les collègues, dispersés dans le monde, favorisant de plus en plus un mode transversal au mode « top down ». Notre service participe à cette réflexion, par l’utilisation de plateformes de gestion de l’information favorisant le travail en réseau et une meilleure recherche d’information. En complément, notre Division est aussi impliquée dans la redéfinition des espaces de consultation de nos collections publiques, allant d’un simple lieu de consommation d’information vers un espace favorisant la créativité et la collaboration.

Un travail de réseautage pour une meilleure connaissance collective

Membre actif du réseau des archivistes des organisations internationales basées à Genève, nous échangeons régulièrement nos actions en réponse aux enjeux communs. Chacun bénéfice ainsi du travail fait en amont par une autre institution

Troyon Brigitte

Brigitte Troyon Borgeaud

Brigitte Troyon, a trained lawyer specialized in human rights law, joined the International Committee of the Red Cross (ICRC) in March 1990 as a delegate. She worked in different conflict zones throughout the world before heading back to the Headquarters in which she has occupied various operational, HR and Law and Policy positions.  Early 2015, she was appointed head of the Archives and Information Management Department of the ICRC. She has since then supervised institutional projects and initiatives aiming at improving the way ICRC manages its information throughout the world, including its more than 150 years old Archives and Library Collections. In 2016, she spearheaded the review of ICRC's rules on access to its Archives in light with ICRC's new data protection rules. Early 2020, the ICRC’s Governance board adopted a new Strategy on Archives, Records and Library collections, which aims at advancing knowledge by embracing the digital transformation.

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Le service des archives, de la bibliothèque et de la gestion de l’information du CICR couvre depuis 2010 le cycle de vie de l’information, assurant une continuité dans notre rôle de gardien de la mémoire des peuples affectés par les conflits. En adaptation continue, il répond aux différentes ambitions du CICR de mieux apprendre de son passé tout en renforçant un travail en réseau pour gagner en efficacité et répondre aux nombreux défis de notre monde en pleine mutation.

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsverwaltungsdienst des IKRK deckt seit 2010 den gesamten Lebenszyklus von Informationen ab. Damit gewährleistet er für das IKRK eine Kontinuität als Gedächtnis der von Konflikten betroffenen Menschen unserer Welt. Durch stete Weiterentwicklung reagiert der Dienst zudem auf die unterschiedlichen Ansprüche des IKRK, besser aus seiner Vergangenheit lernen und gleichzeitig die Vernetzung stärken zu können. Dabei möchte der Dienst seine Effizienz erhöhen und auch auf die vielen Herausforderungen unserer sich schnell verändernden Welt reagieren.