Le SIAr: un ovni dans le paysage archivistique suisse

Le Service intercommunal d’archivage (SIAr), créé en vue d’établir un poste d’archiviste intercommunal, doit son existence à la convention intercommunale établie en 2009 dans le canton de Neuchâtel pour soutenir et prendre en charge les questions d’archivage de ses membres. En 2016, dix communes ont adhéré à cette convention, pour un total de 43 000 habitants, ce qui représente un quart de la population neuchâteloise. Le SIAr est un exemple à la fois de mutualisation des besoins et des ressources par des communes, mais aussi d’externalisation de la gestion du service puisque sa gestion est entièrement confiée à l’entreprise privée Docuteam Sàrl depuis 2012. Le SIAr est surtout un bon exemple de succès issu d’une très bonne collaboration et d’une grande confiance entre ses membres et de ceux-ci envers les archivistes. La ténacité et le pragmatisme des administrateurs communaux du canton de Neuchâtel, ainsi que les soutiens politiques qu’ils arrivent à trouver, ont été des éléments essentiels à l’aboutissement du projet. Le SIAr, dans sa forme actuelle, a la particularité, à la fois, de renforcer le service public communal et de tirer pour cela partie des forces du secteur privé. Il le fait par ailleurs dans un domaine habituellement délaissé, l’archivage. Par tous ces aspects, le SIAr apparaît comme un ovni dans le paysage archivistique suisse. 

Fonctionnement et financement

Le SIAr remplit d’une part des tâches au nom de tous les membres de la convention et d’autre part, des tâches spécifiques pour chacun d’entre eux. Il s’agit là d’enveloppes financières distinctes renégociées d’année en année. La formule particulièrement souple de cet accord bénéficie pleinement du contrat de prestation externe dont seuls les tarifs sont garantis, mais dont les montants sont renégociés annuellement.

Les tâches communes sont la représentation, la veille, la communication (interne et externe), la gestion de l’infrastructure et du personnel. Pour effectuer celles-ci, le SIAr prépare un budget annuel qui est validé par l’assemblée des membres de la convention et dont les comptes sont présentés devant cette même assemblée. Ce budget est réparti entre les membres selon une clé de répartition établie et négociée (une part fixe et une part proportionnelle à la population).

Pour les tâches spécifiques, chacun des membres de la convention établit directement avec le service un budget et des objectifs qui lui sont propres. Les membres bénéficient pour cela de tarifs horaires semblables fixés par négociation de l’assemblée avec l’entreprise mandatée. Ils peuvent ainsi décider d’année en année quelle enveloppe financière consacrer à l’archivage sans devoir en rendre compte devant l’assemblée. 

Les tâches spécifiques

Pour chaque membre, le SIAr propose chaque année d’effectuer l’ensemble des tâches induites par le cycle de vie et l’archivage des dossiers, ce qui comprend : 

• la mise en œuvre et suivi d’une gestion intégrée des dossiers courants (GID) conforme aux normes ISO 15489 et ISO 3030x. Il s’agit là de concevoir un plan de classement enrichi de règles de conservation et d’y adjoindre un certain nombre de documents de référence comme une directive d’application et un manuel de mise en œuvre. Le SIAr propose d’établir cela quel que soit l’infrastructure à disposition. Nous avons déjà pu le réaliser dans une arborescence de fichiers (type Explorer Windows) ou dans un logiciel de gestion électronique des documents (GED). 
• La prise en charge (transfert dans les dépôts et listes) des dossiers à stocker de façon intermédiaire (Zwischenarchiv), puis, pour les dossiers sans intérêt historique arrivés au terme de leur utilité légale, rédaction d’un bordereau de destruction détaillé que valideront les responsables politiques (une spécificité romande), ou rédaction d’un bordereau d’archivage pour les dossiers à verser aux archives définitives. 
• La gestion des archives définitives. Ceci comprend le reconditionnement et le transfert dans les dépôts d’archives des dossiers versés, la mise à jour des inventaires et leur mise à disposition de leur producteur. S’ajoute à cela le suivi annuel des conditions de conservation dans les locaux et les réponses aux éventuelles demandes de chercheurs externes. 

La diffusion et la valorisation des documents auprès des habitants et du public en général sont aussi des tâches qui incombent au SIAr, dans la mesure des moyens mis à disposition. 

Par ailleurs, le SIAr a décidé de ne pas réaliser lui-même un certain nombre de tâches, estimant que d’autres solutions y répondaient plus complètement. Il s’agit en particulier de la mise à disposition d’espaces de stockage de documents et d’archives sous format papier ou numérique. Pour le papier, nous travaillons au cas par cas avec les infrastructures de nos membres. Quant au numérique, la direction du service s’efforce de trouver une solution mutualisée pour l’ensemble des membres de la convention, mais les discussions n’ont pas encore abouti. 

Les tâches communes

Le SIAr effectue aussi des tâches qui bénéficient à l’ensemble des membres de la convention, par exemple : 

• la représentation des intérêts des membres dans le domaine de l’archivage auprès des autorités cantonales principalement ; 
• la communication externe des activités du SIAr principalement au moyen de son site internet (www.siar.ch) ou de son carnet de recherche (www.siar. hypotheses.org) ; 
• la communication interne à l’intention de l’ensemble des membres ; 
• la recherche et le développement de solutions nouvelles et mutualisées, comme actuellement sur la question de l’archivage numérique. 

Les origines

Le SIAr trouve son origine ou plutôt ses trois sources d’inspiration dans le travail d’Evelyne Lüthi-Graf pour les archives de Montreux, celui de Delphine Friedmann dans les communes de l’ouest-lausannois et les travaux d’Antoine Glaenzer dans les communes neuchâteloises. Enfin, il faut citer l’influence générale de Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, sur notre domaine professionnel en Suisse. Ces quatre personnes, à leur manière, ont su montrer qu’un archiviste pouvait, à force de persuasion, faire bouger les lignes et s’imposer comme un interlocuteur valable, puis incontournable. Leur exemple nous fut précieux pour convaincre de l’intérêt d’un service intercommunal dans le domaine de l’archivage. 

Des archivistes fonctionnaires et itinérants ... 

Bien que courte, l’histoire du SIAr est déjà bien riche en bouleversements organisationnels : le premier poste crée en 2009 s’est étendu dès 2011 à deux postes et fut institué comme service dès 2012. Les postes d’archiviste appartenaient à l’origine à la fonction publique communale, ils furent toutefois externalisés, comme l’ensemble de la gestion du service, en 2012 auprès de l’entreprise privée spécialisée dans le domaine de l’archivage et la gestion de l’information Docuteam Sàrl. Le travail se réalisait à l’origine (2009–2013) de façon itinérante. 

... devenus un service sédentaire et externalisé 

Depuis début 2014, le service a trouvé une forme de stabilité dans son fonctionnement et son organisation. Il bénéficie depuis cette date des bureaux romands de l’entreprise mandatée pour réaliser ses travaux dans de bonnes conditions. En 2015, ce sont 115 heures (0,06 ETP) qui ont été effectuées pour les tâches communes et 1117 heures (0,6 ETP) pour les travaux spécifiques. Quatre archivistes sont, à des degrés divers et avec des compétences complémentaires, investis dans les travaux du SIAr. 

Le modèle est-il reproductible ailleurs ?

La question qui reste à poser est de savoir si l’expérience du SIAr est reproductible. À notre sens, l’idée de mutualiser les forces et les compétences a certainement un avenir au moment où les enjeux autour de la maîtrise de l’information deviennent si stratégiques pour les collectivités publiques. Toutefois, dans le contexte helvétique confédéral, il apparaît clair que les contextes cantonaux donneront à chaque fois des caractéristiques propres à toute reformulation de cette idée.