Wirtschaftsinformationseinrichtungen von Finanzdienstleistern im Wandel

Informations­ und Dokumentations­ zentren wie auch Bibliotheken in privatwirtschaftlichen Unternehmen ha­ben nicht immer einen einfachen Stand. Während ihre Kosten beziffer­bar sind, ist der Grad ihres Nutzens nicht unumstritten: «Nice to have, aber keine Notwendigkeit». Dagegen er­ möglichen vermehrt strengere rechtli­che und regulatorische Erfordernisse Firmenarchiven und dem Records Ma­nagement, der korrekten Ablageord­nung interner, teils vertraulicher Doku­mente, eine erhöhte Daseinsberechti­gung.

Physische und elektronische Bestände

Bei grösseren Beratungsunternehmen und Wirtschaftsprüfern sind Informationsspezialisten traditionell nach Branchen ausgerichtet. Ein jeder Rechercheur ist für (s)eine Branche zu­ständig. Dabei kann es um Konkurrenzbeobachtung gehen, um Informa­tionen zu Produktions­ oder Marktvolumina, zu Segmentierungen in geografischer Hinsicht oder zur Produktionskette. Bei den grösseren Ban­ken, die über Informations­ und Dokumentationsstellen verfügen, sind die «Wissensarbeiter» eher Generalisten. Das führte dazu, dass auch physische Bestände zentral als «Dokumentation» und/oder als Bibliothek verwaltet wur­ den. Während solche physischen Be­stände bei den Beratungsfirmen schon in den 1990er-­Jahren verschwanden, hielten sie sich bei den Banken wesent­lich länger. Doch auch hier forderte die Digitalisierung mittlerweile ihren Tri­but. In den letzten fünf Jahren wurden bei mehreren Banken die Bestände der Dokumentationen und Bibliotheken aufgelöst. Über eine firmeneigene zen­trale und an das Informationszentrum angebundene Bibliothek verfügt von den drei grössten Schweizer Banken mittlerweile nur noch eine.

Die meisten I+D­Stellen von Banken waren bei ihrer Entstehung in den 1970er-­ und 1980er­-Jahren an die ökonomischen Research­-Abteilungen an­geschlossen. Ihr Service bestand in der Hauptsache darin, den Ökonomen und Analysten Statistiken und Informatio­nen zu Märkten, Firmen, Branchen und Ländern zu liefern, möglichst aus vertrauenswürdigen Quellen. Das war damals nicht so leicht und selbstver­ständlich. Dazu mussten auch die rele­vante Tagespresse und die einschlägi­gen Fachzeitschriften durchforstet wer­den. Man schnitt – zum Teil auf Vorrat – aus, was wichtig schien, klebte es auf Karton oder scannte es später in ein – rückblickend – altertümliches System ein, legte es richtig verschlagwortet am richtigen Ort ab. Auch als in den 1990er­Jahren der PC in die Büroräu­me Einzug hielt und Online­-Hosts ab­ gefragte Daten an Retrieval­-Terminals sandten, waren fachtechnische Fertig­keiten wichtig. Jeder Host verlangte eine eigene Abfragesprache, die sich der Informationsspezialist erst aneig­nen musste. Daneben verfügten die grösseren Banken über eine umfang­reiche Sammlung von physischen Ge­schäftsberichten fast aller publizieren­ den Schweizer und grossen ausländi­schen Firmen, die man auf Wunsch den Kunden aushändigte. Je nach Institut waren damit bis zu einem Dutzend Mit­arbeiter beschäftigt.

Vereinfachter Information Retrieval

Mit dem Siegeszug des Internets Ende des letzten Jahrhunderts änderte sich dies. Die kotierten Firmen publizierten ihre Geschäftsberichte im Internet. Die Informationsdatenbanken waren nun auch webbasiert, die Morphologie der Abfragesprache glich sich immer mehr den Boole’schen Operatoren der Internetsuchmaschinen an. Anders gesagt: Die Informationssuche wurde immer einfacher. Immer mehr Informationen waren – auch kostenlos und teils sogar einigermassen verifizierbar – elektro­nisch vorhanden. Nicht nur virtuell vorhanden, sondern auch für Endnutzer ohne spezifische Fachkenntnisse leicht erhältlich, ausdruckbar und für den Ei­gengebrauch speicher­, verarbeit­, wei­ter verwend­ und verwertbar.

Parallel dazu erschienen auf dem Infor­mationsmarkt vermehrt spezialisierte Anbieter elektronischer Fachmedien, für fast jedes ökonomisch relevante und einträgliche Segment. Wer stets dieselben Länder­ , Branchen­ oder Börseninformationen brauchte, konnte sich bei einschlägigen externen Provi­dern direkt ein Abonnement mit vorge­fertigten standardisierten Informatio­nen oder Reports besorgen. Dies war zumindest bis zur Finanzkrise vor sechs Jahren trotz horrender Kosten dieser Angebote noch möglich. In der Folge nahmen solcherlei wiederkeh­rende und häufig weniger anspruchs­volle Anfragen und Rechercheaufträge an den internen Informationsdienst ab.

Anpassung der Dienstleistungen

Diese Abnahme des Informationsbe­darfs bewirkte auch einen markanten Stellenschwund. Besonders bei den Be­ratungsunternehmen verschwanden ganze Abteilungen. Es gibt auch Fi­nanzinstitute, welche ihre Informa­tionszentren und Bibliotheken vor eini­ger Zeit merklich verkleinert oder end­gültig geschlossen haben. Bestehen blieben hingegen ursprünglich be­nachbarte Abteilungen, die sich auf die Erstellung firmeninterner Pressespie­gel fokussiert haben (Media Intelligence & Analysis). Dieser Spiegel er­scheint täglich und enthält die wichtigsten Artikel der Tagespresse, die über das eigene Unternehmen berich­ten. Auf dieser Schiene fahren einiger­massen erfolgreich auch entsprechen­de Abteilungen deutscher Banken. Die­se Ressorts sind denn in der Regel auch bei der Unternehmenskommunikation angesiedelt.

Einige Banken und Versicherungen ha­ben ihre Angebotspalette im Gegensatz dazu eher ausgeweitet: Neben der Bib­liothek und dem Firmenarchiv werden sobei der Wirtschaftsinformation auch grössere Themengebiete bearbeitet und regelrechte Analysen erstellt. Kon­kurrenzbeobachtung, Auswertungen von Umfragen sind gerne nachgefragte Dienstleistungen mit klar qualifizier­tem Mehrwert. Sie haben die einfachen Anfragen über Kennzahlen von Firmen oder historische Kurse von Wertpapie­ren in den Hintergrund gedrängt. Oder wie der Angelsachse es kurz auf den Punkt bringt: «From information to in­telligence». Auf diese Mehrwertdienste haben sich insbesondere auch die In­ formationsspezialisten in grösseren Industrieunternehmen verlegt. Bei den grossen Chemieunternehmen spielt nebst der Patentrecherche diese Art der Trend­ und Konkurrenzbeob­achtung eine ebenso wichtige Rolle.

Chancen und Risiken

Wie dem Records Management haben bei Finanzinstituten die Finanzmarktaufsicht und andere staatliche Regulatorien auch den Recherchen über Personen zu einem Wiederauf­leben verholfen. Das Informationszen­trum einer grösseren Schweizer Bank konnte sich bislang halten, weil es sich auf Personenrecherchen spezialisierte. Waren um die Jahrtausendwende noch Anfragen zu Firmen, Branchen, Län­dern und Managementthemen in der Überzahl, so änderte sich dies in den letzten Jahren markant. Unter dem Motto «Know your customer» (KYC) auferlegen sich Bankkundenberater die Pflicht, sich über ihre Klientel gründ­lich zu informieren. Dazu gelangen sie ans Informationszentrum, das in den einschlägigen kommerziellen Daten­banken weltweit (potenzielle) Kunden identifizieren und überprüfen hilft. Konkret geht es darum, mittels Personen­, Firmen­ und Pressedatenbanken Hintergrundinformationen über potenzielle Kunden in Erfahrung zu brin­gen. Ziel ist es zu verhindern, dass Schwarzgeld oder Gelder aus kriminel­len Machenschaften in die Bank gelan­gen und ihre Reputation gefährden. Die Einbettung in diesen Prozess verleiht dem Informationszentrum eine stärke­re Position, die es sich auch durch die Beachtung besonderer Qualitätskrite­rien (vgl. arbido 12 (2003), S. 22–24), die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit involvierten Abteilungen und das Engagement in speziellen Projekten erarbeitet hat. Das Umfeld im Finanz­sektor kann sich aber schnell wieder ändern, in Stein gemeisselt ist nichts.

Es ist deshalb von Wichtigkeit, gleich­gültig, welche Richtungen die einzel­nen Abteilungen eingeschlagen haben, sich möglichst rasch neuen Gegeben­heiten anzupassen, auf die spezifischen Bedürfnisse der Nachfrage einzuge­hen, sich gut zu vernetzen, möglichst mit benachbarten Abteilungen gemein­same Projekte zu verfolgen und eine gute Visibilität innerhalb der Firma zu erlangen bzw. zu erhalten.