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2010/2 Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – ein neues Aufgabenfeld?

Das Modell des Life Cycles – Überlegungen zur Theorie und praktische Umsetzung in der vorarchivischen Arbeit des thurgauischen Staatsarchivs

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Theoretische Überlegungen zum Re-cords Management und seinen Instrumenten sind nicht ein Selbstzweck, sondern dienen der Vergewisserung des eigenen Standpunkts im beruflichen Alltag. Sie helfen dabei, sich der Problemstellungen in der Praxis bewusster zu werden und gezielt Lösungsansätze zu entwickeln, die der jeweiligen Situation angemessen sind.

Der folgende Beitrag ist entstanden aus einem Vortrag, der anlässlich des «Archivzyklus Schweiz» im September 2008 in Liestal gehalten wurde. Die Veranstaltung war aufgebaut als ein Vergleich der vorarchivischen Arbeit in den Kantonen Thurgau und Basel-Landschaft sowie deren theoretischen Grundlagen, Life Cycle respektive Records Continuum. Der dort gehaltene Vortrag wurde für die Publikation überarbeitet und gekürzt, in seinem grundsätzlichen Aufbau aber nicht verändert.

Die Theorie des Life Cycles im Rahmen des Records Management 

Das Konzept des Records Managements stammt ursprünglich aus dem angel­ sächsischen Raum und wurde beson­ders in Australien entwickelt. So beruht auch die ISO­Norm 15489 zur Schrift­ gutverwaltung, die 2001 verabschiedet wurde, auf der australischen Norm «AS 4390 Records Management». Hierin wird Records Management definiert als «field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintain­ ing evidence of and information about business activities and transactions in the form of records»2. Die Norm hat zwar eigentlich nur das Ziel, einen Rah­ men für die laufende Schriftgutverwal­ tung in privaten und öffentlichen Orga­ nisationen zu schaffen, und berück­ sichtigt die Aufbewahrung von Schrift­ gut in Archiven daher nicht3. In der angelsächsischen Verwaltungskultur, in der der Begriff des Records Manage­ ments geprägt wurde, ist eine Tren­ nung zwischen Registratur und Archiv jedoch nicht üblich, und so bedeutet die Einführung des Begriffs in Ländern, in denen klar zwischen «Registratur» und «Archiv» unterschieden wird, dass gleichzeitig (wieder) eine engere Ver­


bindung zwischen Verwaltung und Ar­ chiv etabliert wird. Tatsächlich wird der Begriff «Records Management» in der archivwissenschaftlichen Diskussion in dem Sinne gebraucht, dass Archiva­ re nicht erst dann aktiv werden, wenn ein Aktenbildner seine Altregistratu­ ren zur Aussonderung anbietet, son­ dern «zugunsten einer ganzheitlichen Überlieferungsbildung [...] bereits in einem möglichst frühen Stadium in den Verwaltungen präsent sein müs­ sen, um die Schriftgutströme entspre­ chend den archivischen Anforderun­ gen zu kanalisieren»4.

Der praktischen Umsetzung des Re­ cords Managements können verschie­ dene Modelle zugrunde gelegt werden. So basierte das Records­Management­ Programm der National Archives in den USA in den 1940er­Jahren auf dem Konzept des Life Cycles, während die australische Norm «AS 4390 Records Management» auf die Theorie des Re­ cords Continuums rekurriert5. Obwohl das Modell des Life Cycles eigentlich älter ist als das des Records Continu­ ums, wurde es erst in Abgrenzung zu diesem entwickelt und präzisiert.

Phasen des Life Cycles

Die Theorie des Life Cycles versteht Schriftgutverwaltung als einen Pro­ zess, der aus verschiedenen, klar von­ einander getrennten Phasen besteht. Im Allgemeinen werden dabei zwei Hauptphasen unterschieden: die «cur­ rent phase» und die «archival phase»6 (Grafik 1).

Innerhalb dieser beiden Hauptphasen können wiederum verschiedene Stu­ fen ausgemacht werden. In die «cur­ rent phase» fallen die Erstellung bzw. der Empfang des Schriftguts, seine Klassifikation nach einem logischen System in der laufenden Registratur, seine Bearbeitung, Benutzung und Er­

Die australische und kanadische Interpretation des Life Cycles 

Vor allem in Australien wird das Kon­zept des Life Cycles, ausgehend von einer klaren Trennung der Berufe des Archivars und des Records Managers, in dem Sinne interpretiert, dass der Ar­chivar erst in der zweiten der beiden Hauptphasen (bzw. in der letzten der drei Phasen), in der «archival phase», aktiv werde, wohingegen Aufgaben der Schriftgutverwaltung im Rahmen der «current phase» vom Records Manager wahrgenommen würdenSo Atherton, From Life Cycle to Continuum, cit., S. 44–47.. Nach der australischen Interpretation des Life­ Cycle­ Modells werden einzelne Ar­beitsschritte im Rahmen der Schrift­gutverwaltung in einer vorher festge­legten Abfolge von einer bestimmten Berufsgruppe – dem Archivar oder dem Records Manager – ausgeführt, wäh­rend nach der Theorie des Records Con­tinuums die einzelnen Prozesse zu je­dem beliebigen Zeitpunkt in der Exis­tenz des Schriftguts stattfinden könntenVgl. Wickham, What’s new?, cit., S. 115f., Atherton, From Life Cycle to Continuum, cit., S. 47..

Eine Unterscheidung verschiede­ner Phasen im Lebenszyklus des Schriftguts bedeutet aber nicht zwin­gend, dass der Archivar erst bei der Aussonderung und Kassation sowie der dauerhaften Aufbewahrung im Archiv tätig wird, vielmehr kann er in seiner Arbeit alle Phasen des Lebenszyklus berücksichtigen und begleitenVgl. etwa auch Angelika Menne-Haritz, Digitaler Lesesaal, virtuelle Magazine und Online-Findbücher: Auswirkungen der Digitalisierung auf die archivischen Fachaufgaben; http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/webtexte/pdf/digilesesaal.pdf; Zugriff vom 18.11.2008 (auch in: Hartmut Weber und Gerald Maier [Hrsg.], Digitale Archive und Bibliotheken. Neue Zugangsmöglichkeiten und Nutzungsqualitä- ten, Stuttgart 2000, S.25–34), S. 12: «Das Konzept des Continuum richtet sich ebenso wie das Life-Cycle-Konzept ausdrücklich gegen die Unterscheidung eines Verwaltungszwecks vom Archivierungszweck und sieht das Records Mangamement als archivische Aufgabe an.»; ferner Toebak, Records Management, cit., S. 92.. Auch die strikte Trennung zwischen den Be­rufsfeldern des Archivars und des Records Managers erscheint überholtVgl. dazu Toebak, Records Management, cit., S. 94..

Praktische Umsetzung in der vorarchivischen Arbeit im Kanton Thurgau 

Die vorarchivische Arbeit des thurgau­ischen Staatsarchivs legt zwar das Mo­dell des Lebenszyklus zugrunde, weicht aber gleichzeitig in einigen wichtigen Punkten von ihm bzw. der engen Inter­pretation des Konzepts, wie sie oben dargestellt wurde, ab. Wichtig zum Ver­ständnis der Konzeption der vorarchi­vischen Arbeit im Kanton Thurgau ist nicht nur die spezifische Ausgangslage des Archivs zu Beginn der 1990er­Jah­re, als mit dem Aufbau der vorarchivi­schen Beratung begonnen wurde und die gekennzeichnet war durch Abliefe­rungsrückstände vieler kantonaler Dienststellen sowie räumlich ungenü­gende (Magazin­)Verhältnisse, son­dern vor allem auch die gewachsene Archivtektonik: Erst der Staatsarchivar Bruno Meyer nahm seit 1937 die Auf­gabe in Angriff, einen allgemeinen, einheitlichen Archivplan zu entwer­fenVgl. Bruno Meyer, Geschichte des thurgauischen Staatsarchives, in: Festgabe für Regierungsrat Anton Schmid zu seinem 25. Amtsjahre als Mitglied der thurgauischen Kantonsregierung, Frauenfeld 1942, S. 185f.. Bei seiner Neuordnung führte Meyer ein Signaturensystem nach De­ zimalklassifikation ein, das allerdings nur begrenzt erweiterungsfähig ist. Gleichzeitig wurde zwar damit begonnen, das Pertinenz­ durch das Prove­nienzprinzip abzulösen. Die innere Ordnung insbesondere der Hauptab­teilung 4 «Departemente» weist jedoch stark pertinente Züge auf. Ausgehend von diesen beiden Voraussetzungen ist geplant, in der Bestandesbildung des thurgauischen Staatsarchivs die Haupt­abteilung 4 (und später auch die Haupt­ abteilungen 2, 3, 5 und 6) sukzessive durch die Hauptabteilung 9, das Akzes­sionsarchiv (und – für zukünftige elek­tronische Unterlagen – die Hauptabtei­lung 10), abzulösenVgl. Staatsarchiv des Kantons Thurgau, Beständeübersicht, bearb. von André Salathé, Frauenfeld 2005, S. 8.. Für die in den Dienststellen noch vorhandenen und entstehenden physischen Unterlagen ist das Ziel der vorarchivischen Beratung daher die Bildung und Übernah­me von geschlossenen Beständen über mehrere Jahre hinweg (sogenannte Ak­zessionen), die im Endarchiv fortlau­fend und lückenlos magaziniert wer­ den sollen.

Um dieses Ziel zu erreichen, muss das Dokumentenmanagement in den Dienststellen selbst professionalisiert werden. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist der Einsatz von Registraturplä­nen, die im Zusammenhang mit der Einführung des Records­ Management­ Systems Fabasoft in der kantonalen Verwaltung des Thurgaus im Jahre 2006 flächendeckend erarbeitet wurden. Hier durchbricht das thurgauische Staatsarchiv an einem entscheidenden Punkt ein eng interpretiertes Modell des Life Cycles, nach dem der Archivar erst bei der Aussonderung und Über­nahme des Schriftguts aktiv wird: Die vorarchivische Beratung wirkt bei der Erstellung und bei der ständigen Aktu­alisierung von Registraturplänen ge­zielt in die erste Phase des Lebenszyk­lus hinein.

Auf der Grundlage der Registratur­ pläne, die im Records­ Management­ System Fabasoft hinterlegt sind, wer­den in den einzelnen Dienststellen sämtliche Unterlagen erstellt und abge­legt. In Übereinstimmung mit dem Life ­Cycle­ Konzept verbleiben die Un­terlagen so lange im Büro des jeweiligen Sachbearbeiters (und im Records­ Management­ System Fabasoft bzw. in den Fachapplikationen), bis der Vor­gang bzw. das Geschäft abgeschlossen ist oder bis auf die in einem Dossier enthaltenen Informationen in der täg­lichen Arbeit nicht mehr dauernd zu­rückgegriffen werden muss. Allerdings müssen die in den Ämtern produzier­ten Dokumente zum Teil auch noch einige Jahre über das Abschlussdatum hinaus der Verwaltung relativ häufig zur Verfügung stehen, etwa bei der Er­teilung von Auskünften oder bei der Recherche nach Präzedenz­ und Parallelfällen zur Wahrung eines einheitlichen Rechts­- und Aufgabenvollzugs. Andere Unterlagen müssen dagegen nur während eines bestimmten, gesetz­lich festgelegten Zeitraums aufbewahrt werden, sind jedoch nicht archivwür­dig. Aus diesen beiden Gründen setzt das Staatsarchiv des Kantons Thurgau für die physische Ablage des Schrift­guts auf die Einrichtung von sogenann­ten Amtsarchiven (= Altregistraturen) in den Dienststellen, in denen abge­schlossene Dossiers bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bzw. bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv aufbewahrt werdenIn der vollelektronischen Schriftgutverwaltung finden die Amtsarchive ihre Entsprechung in einem «Compliance-Archiv» bzw. einer elektronischen Altregistratur.. Diese Stufe ent­spricht der «semicurrent phase» des Lebenszyklus der Dokumente. Die Amtsarchive werden auf Grundlage der Registraturpläne eingerichtet, d.h. sie sind wiederum genau gleich organi­siert und strukturiert wie die «Amtsab­lage» im Records ­Management­ System Fabasoft. Durch die Einrichtung von Amtsarchiven soll erreicht werden, dass die Dienststellen alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist und auf die noch relativ häufig zurückgegriffen werden muss, selber verwahren – Wartezeiten bei Rückgriffen auf Unterlagen können da­durch vermieden werden. Gleichzeitig entfällt der Transport von späterem Kassationsgut ins Archiv, weil das Schriftgut nach Ablauf der gesetzlich bestimmten Aufbewahrungsfristen di­rekt in der Dienststelle kassiert werden kann. Die Archivierung, d.h. die dau­ernde Aufbewahrung im Staatsarchiv, stellt schliesslich die dritte (und letzte) Stufe im Lebenszyklus der Unterlagen dar.

Mithilfe der Registraturpläne wird der gesamte Lebenszyklus der Unterlagen gesteuert: Sie sind nicht nur das wich­tigste Hilfsmittel für die Ordnung der produzierten Unterlagen in allen Pha­sen ihres Lebenszyklus. In einer mit «Aufbewahrung in der Dienststelle» bezeichneten Rubrik ist gleichzeitig festgelegt, während welchen Zeitraums die Unterlagen im Amtsarchiv, also in der «semicurrent phase» des Lebenszyk­lus, verbleiben. Ausserdem ist im Re­gistraturplan für jede Dossierreihe be­stimmt, wie mit den Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist umge­gangen werden soll. Damit wird der Übergang in die dritte Phase, die «ar­chival phase», gesteuert. Mit einer sol­chen prospektiven Bewertung der ge­samten Schriftgutproduktion einer Dienststelle noch vor seiner Entste­hung durchbricht das thurgauische Staatsarchiv in einem weiteren wichti­gen Punkt die enge Interpretation des Lebenszyklusmodells.

Die Bewertung wird vom Staatsar­chiv unter Einbezug der jeweiligen Dienststelle erarbeitet und im Registra­turplan hinterlegt. Dies ermöglicht, dass nicht dauernd aufbewahrungs­ würdige Unterlagen in den Dienststellen selbst laufend kassiert werden kön­nen, sobald die (gesetzlich festgelegte) Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und dient damit einem effizienten Ein­satz von Ressourcen. Die prospektive Bewertung bedeutet jedoch keinen voll­ständigen Verzicht auf Autopsie der Unterlagen: Einerseits können bei der Bestandsbearbeitung noch Feinkassa­tionen vorgenommen werden, anderer­seits kann (und muss) die in den Regis­traturplänen festgelegte Bewertung sowohl im Kontakt mit der produzie­renden Dienststelle als auch durch die Inaugenscheinnahme von Unterlagen im Amtsarchiv periodisch überprüft und aktualisiert werden. Eine Nachbe­wertung bzw. Nachkassation im Zwi­schenarchiv (oder gar an erschlossenen Beständen) wird aus Gründen der Wirt­schaftlichkeit jedoch nicht durchge­führt; der Archivar muss sich von allem Anfang an um die Stringenz seines Be­wertungsurteils bemühen.

Konsequent wird das Modell des Le­ benszyklus im Staatsarchiv des Kan­tons Thurgau im Zusammenhang mit der Benutzung durchgesetzt: Mit der Abgabe des Schriftguts an das Archiv geht die Datenhoheit von der jeweiligen Dienststelle auf das Staatsarchiv über, d.h. das Staatsarchiv übernimmt von diesem Zeitpunkt an alle Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Datenmanagement (und dem Daten­schutz).

Zusammenfassung

Das Konzept der vorarchivischen Bera­tung des Staatsarchivs des Kantons Thurgau setzt zwar das Modell des Le­benszyklus in seinen grundlegenden Zügen um, weicht aber von der austra­lischen Lesart des Modells an den Stel­len ab, an denen praktische und be­triebswirtschaftliche Überlegungen es erfordern: Bei der Erarbeitung und Pflege der Registraturpläne im Records­ Management ­System Fabasoft, bei der prospektiven Bewertung und der Bera­tung der Verwaltung in allen Fragen des Unterlagenmanagements wirken die vorarchivischen Berater gezielt in die «aktive» und die «semikurrente» Phase des Lebenszyklus der Unterlagen ein und übernehmen damit Aufgaben des Records Managers.

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Annkristin Schlichte-Künzli

Dr. phil. Annkristin Schlichte-Künzli ist wissenschaftliche Archivarin im Staatsarchiv Thurgau.

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*Pflichtfeld

Abstract

La théorie de la gestion du cycle de vie des dossiers se conçoit comme un processus composé de plusieurs phases. A côté de la distinction classique qui envisage deux étapes principales, «phase courante» et «phase d’archivage», il existe un modèle alternatif qui effectue la délimitation des différentes phases en fonction du lieu de conservation des dossiers (bureau, «Altregistratur»/archive officielle, archives définitives).

Avec le développement du concept du continuum records, l’idée d’une séparation nette des phases du cycle de vie a été critiquée car certaines étapes de la gestion documentaire seraient réalisées selon une séquence prédéterminée, par l’archiviste ou le records manager. Le travail de préarchivage mené aux Archives d’Etat du Canton de Thurgovie s’inscrit dans le modèle sous-jacent du cycle de vie, mais s’écarte de son interprétation étroite, en ce que la notion d’archive n’apparaît pas seulement à la fin du cycle de vie des documents. Avec l’introduction du logiciel de gestion du records management Fabasoft au sein de l’Administration cantonale, en 2006, les Archives cantonales ont élaboré des plans de classement, qu’elles tiennent régulièrement à jour. Les plans de classement constituent les principaux outils de régulation de la production documentaire dans toutes les phases du cycle de vie. En outre y figure le destin final des documents: transfert aux Archives d’Etat ou élimination. Lors de la consultation, le modèle du cycle de vie reste bien mis en œuvre: avec le transfert physique des dossiers aux Archives cantonales, le droit de disposer des données est transféré du service aux Archives.