Die Vernetzung der Informationssysteme von Archiven, Bibliotheken und Museen «Bring the documents to the people»

Von der technischen Seite geht es dabei um zwei Aspekte: Vorhandene und neue Informationstechniken sollen so eingesetzt werden, dass die Informationen zielgruppengerecht und auf wirtschaftliche Weise ihre Adressaten erreichen. Dazu müssen die Informationen durch geeignete Verfahren strukturiert, erschlossen und präsentiert werden. Angestrebt wird eine inhaltliche Zusammenführung von Daten in ihren jeweiligen Strukturen mit dem Ziel, eine übergreifende Recherche über verteilte, heterogene Datenbestände über einen oder mehrere einheitliche Zugriffspunkte zu ermöglichen.

Die übergreifende Recherche muss Institutionen, unterschiedliche Typen von unterschiedlich strukturierten Beständen und heterogene, aus Archiven, Bibliotheken und Museen stammende und auf Basis ihrer bereichsspezifischen Standards gewonnene Erschliessungsdaten erfassen können. Der Nutzer soll und muss dabei immer im Mittelpunkt stehen^{Zur Frage Wissensmanagement und Archive: Angelika Menne-Haritz, Wissensmanagement und Archive – Angebote der Archivwissenschaft für ein neues Wissenskonzept. Der Archivar, Jg. 54 H. 4 2001. Zu den Strategien zur Bereitstellung von webbasierten Erschliessungsinformationen u.a. Nils Brübach, Normierung, Erschliessung und die Präsentation von Erschliessungsergebnissen. In: arbido 5/2005, S. 42–59.}.

Der folgende Beitrag versucht, über eine kurze Synopse von relevanten Standards aus dem Archivbereich und einen Vergleich der Erschliessungsansätze im Archiv- und Bibliotheksbereich zu überlegen, wo und wie eine zukünftig intensivierte Kooperation zwischen den Bereichen Bibliothek, Archiv und Museum gestaltet werden könnte. Er geht damit bewusst über das ursprünglich avisierte Thema hinaus und will ein Plädoyer dafür sein, stärker als bisher Brücken zu fachlichen Nachbarn zu bauen und zu skizzieren, wie dieser Brückenbau vor sich gehen könnte. Die fachspezifischen Methoden und Ansätze, die sich über Jahrzehnte herausgebildet haben, bleiben dabei weiter wichtig, aber: Archivische Erschliessung kann sich nur dann weiterentwickeln, wenn man sie ständig als methodische Herausforderung versteht. Dabei muss das durchaus unter- schiedliche Entwicklungsniveau in den drei Sparten Archiv, Bibliothek und Museum mit bedacht werden. Während z.B. die Retrokatalogisierung in den deutschen staatlichen Bibliotheken bereits in den Achtzigerjahren des zwanzigsten Jahrhunderts ihren Anfang nahm und daher mit der Nutzung des Internets Katalogdaten in wesentlichem Umfang zur Recherche bereitstanden, hat die Retrokonversion von analogen archivischen Findmitteln auch in grösseren staatlichen Archiven oder Landesarchivverwaltungen noch längst nicht einen vergleichbaren Stand erreicht. Und auch im Hinblick auf die Standardisierung im Erschliessungsbereich setzte im Bibliothekswesen die Entwicklung früher ein und konnte durchgreifender wirken als im Archivwesen^{Zur Entwicklung archivischer Erschliessungsnormen: Ilka Hebig, Zur Entstehungsgeschichte der Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze der DDR (OVG). In: Archivische Erschliessung – Methodische Aspekte einer Fachkompetenz. Beiträge des 3. archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, hrsg. v. A. Menne-Haritz, Marburg 1999 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg Nr. 30).}.

Archivische Erschliessungsstandards und Austauschformate

Die archivische Fachdiskussion der vergangenen Jahre hat intensiv die Inhalte, Ansätze und Anwendungsmöglichkeiten der existierenden internationalen Erschliessungsstandards und der auf ihnen beruhenden Werkzeuge herausgearbeitet^{Vgl. etwa die Beiträge in: Bill Stockting und Fabienne Queyroux (Hrsg.), Encoding across Frontiers. Proceedings of the European Conference on Encoded Archival Description and Context. New York 2005, mit einer tour d’horizon zu EAD-Anwendungen in Europa, darunter der Schweiz; sowie den Beiträgen zu den VSA Workshops 2004 und 2005.}. ISAD(G) als Strukturstandard bildet als Idealtypus die Grundprinzipien archivischer Erschliessung ab. Dies sind: Mehrstufigkeit, Provenienzbezug, Eindeutigkeit, inklusive eines Minimalsets von unverzichtbaren Erschliessungselementen, die angegeben sein müssen, auch um die Verständlichkeit von Erschliessungsinformationen zu gewährleisten (Verzeichnungsstufe, Signatur, Titel, Provenienzstelle, Laufzeit, Umfang)^{ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung. Durchgesehener Nachdruck der 2. überarbeiteten Auflage. Übersetzt und bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt und Nils Brübach.}.

Encoded Archival Description bietet als Standard für die Codierung von Online-Findbüchern flexible Möglichkeiten zur archivischen Erschliessung unter Nutzung von XML. EAD ist Erschliessungsstandard, Verzeichnungswerkzeug und Austauschformat in einem. Ursprünglich auf Basis von SGML seit der Mitte der Neunzigerjahre parallel zu ISAD(G) entwickelt, ist die im Jahre 2002 vorgestellte 2. Version auf ISAD(G) abgestimmt. Eine Vielzahl von Hilfen zu seiner Anwendung und Implementierung liegen mittlerweile auch in deutscher Sprache vor^{Vgl. die umfangreichen Dokumentationen und frei verfügbaren Texte unter www.daofind.de (Stand: 20. Juli 2006).}.

EAD und ISAD(G) wurden anfangs in einem gewissen Konkurrenzverhältnis gesehen und es wurde und wird gefragt, wo denn im Rahmen der deutschen Erschliessungstradition und der hierzulande verwendeten datenbankbasierten Werkzeuge der Anwendungsnutzen liegt: Er liegt zum einen in der Möglichkeit der Austauschbarkeit und gemeinsamen Suchbarkeit von Erschliessungsdaten, die auf der Basis lokaler Content-Standards erstellt sein mögen – jedoch durch die gemeinsame, ISAD(G)-konforme Struktur ohne weiteres kompatibel sind, damit austauschbar und suchbar werden. Weiterhin ermöglicht EAD den Brückenbau aus dem archivischen Bereich in den der Bibliotheken und Museen hinein, denn es ist kompatibel zu MARC und OAI-MHP.

Der Nutzen solcher Lösungen liegt im Aufbau gemeinsamer, Institutionen übergreifender Portale, die den interessierten Bürgern eine übergreifende Suche von einem Zugangspunkt aus ermöglichen. Das BAM-Portal illustriert den deutlich verbesserten Nutzungskomfort¹.

Auch für das in Planung befindliche deutsche Archivportal und einen europäischen Gateway zu Archiven wird die Nutzung von EAD und seinen Verwandten EAC und EAG ohne Alternative sein^{Vgl. die Vorträge einer Expertentagung zum Aufbau eines deutschen Archivportals unter http://www.bundesarchiv.de/aktuelles/fachinformation/00049/index.html (Stand: 20. Juli 2006).}. Welche beeindruckenden Ergebnisse hier möglich sind, zeigen Beispiele aus Grossbritannien (A2A) und Spanien (CENSO-GUÍA). Neben ISAD(G)/EAD ist seit 2004 auch auf ISAAR(CPF) als Standard für archivische Normdaten und Encoded Archival Context (EAC) als Standard zur Kodierung der Namensformen von und Informationen zu Personen, Familien und Einrichtungen als Bestandsbildnern zu verweisen. Während es zu ISAD(G) und EAD bereits eine Vielzahl von Anwendungsbeispielen gibt, steckt diese Entwicklung bei ISAAR(CPF) und EAC noch in den Kinderschuhen. Beide sind von Anfang an in enger Abstimmung miteinander entwickelt worden. EAC wird künftig nicht nur als Austauschformat fungieren, sondern bietet die Möglichkeit zum Aufbau von Verweissystemen, z.B. bei über mehrere Einrichtungen zerstreuten Teilen eines Provenienzbestandes. Eng verwandt mit EAC ist Encoded Archival Guides (EAG), eine spanische Entwicklung, die die Informationen zu den Verwahrinstitutionen strukturiert und mit den Findmitteln und den Informationen zu den Bestandsbildnern verknüpft.

EAD und seine verwandten DTD sind keine «standards by declaration» wie etwa ISO-Normen oder Normen aus dem bibliothekarischen Bereich, sondern sie sind «standards by implementation», die offen für Weiterentwicklungen und Kombinationen sind und sich als der beste Weg erwiesen haben, um Erschliessungsinformationen zu unterschiedlichen Archivaliengattungen, Erschliessungsinformationen unterschiedlichster Herkunft und dadurch sehr hoher Heterogenität einheitlich zu strukturieren, zu verknüpfen und suchbar zu machen. Zukünftig wird auch das Archivgut selbst – in digitalisierter Form – zu berücksichtigen und mit den Erschliessungsinformationen zu verknüpfen sein. Standards und Werkzeuge zur Aufbereitung digitalisierten Archivgutes, die mit EAD und seinen Verwandten kombinierbar sind, existieren bereits: Die «Guidelines for Electronic Text Encoding and Interchange» der Text Encoding Initiative^{Weitere Informationen auf der Homepage der TEI: http://www.tei-c.org/ (Stand: 20. Juli 2006).}(TEI) und METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)²ermöglichen die notwendigen Verknüpfungen und Strukturierungen der digitalen Dokumente in grossen Mengen. 

Beispiele erfolgreicher Kooperation

Bereits seit einigen Jahren gibt es weltweit eine Reihe von erfolgreich abgeschlossenen Projekten, die zeigen, dass die oben formulierten Vorstellungen keineswegs Theorie oder Wunschdenken sind. Zwei Beispiele sollen hier herausgegriffen werden. 

ArchiveGrid³ist ein Projekt der Research Libraries Group in Kalifornien. Es umfasst rund 1 Millionen Erschliessungsdatensätze von rund 350 Archi- ven und Bibliotheken, die über eine gemeinsame Suchoberfläche nutzbar werden. Fundstellen werden durch einen Link auf das lokale Findmittel nachgewiesen. Das Bundesarchiv stellt seine Online-Findbücher bei der RLG ein. ArchiveGrid war bis zur Mitte dieses Jahres kostenlos zugänglich, zurzeit wird für Nutzer eine geringe Nutzungsgebühr erhoben. ArchiveGrid ist «die» klassische EAD-Anwendung schlechthin. An seinem Beispiel kann das ernorme Potenzial eines übergreifenden Zugangspunktes (oder «Clearinghouse») studiert werden. Für den Nutzer gibt es einen immer wiederkehrenden «point of entry», die verwahrenden Institutionen werden durch deutliche Hervorhebung dem Benutzer zur Kenntnis gegeben und immer mit angezeigt.

SCRAN, das «Scottish Cultural Resources Access Network» kann man in vielerlei Hinsicht mit Recht als Markstein und Vorbild auch für ein weiter gehendes Netzwerk von Archiven, Bibliotheken und Museen ansehen⁴. Es ist ausschliesslich auf die schottische Geschichte und Kultur fokussiert. Es richtet sich in erster Linie an Schüler/ Studenten sowie Lehrende an Schulen und Hochschulen als Zielgruppe, und es ist auch nur für diese Zielgruppe kostenfrei nutzbar. Die Nutzungskosten werden zum Betrieb der notwendigen Infrastruktur eingesetzt. SCRAN ermöglicht aktuell Zugriff auf 1,35 Millionen Medieneinheiten von annährend 400 Museen, Archiven und Bibliotheken Schottlands. SCRAN bietet dabei Zugriff nicht nur auf die Erschliessungsdaten, sondern auf digitalisierte Derivate der Objekte selbst. Besonderen Wert wird auf Multimedia-Anwendungen gelegt. SCRAN wurde als sog. Millenium-Projekt der britischen Regierung im Jahr 2000 initiiert und mit 15 Mio. Pfund aus Lotteriemitteln als Anschubfinanzierung ausgestattet. Auftragnehmer für die Initialisierungsphase war eine extra gegründete Firma in einer Rechtsform, die etwa mit einer gemeinnützigen GmbH vergleichbar ist. Heute ist SCRAN als «Trust» organisiert. Der im Rahmen von EUAN entwickelte Ansatz für den Zugang wurde um die digitalen Objekte erweitert und verfeinert. Als Kern des Systems fungiert eine Datenbank, die MARC 21 und EAD-Datenformate verarbeiten kann. Die technischen Anwendungen sind vollständig durch Open-Source-Software realisiert. Das Datenvolumen liegt derzeit bei ca. 4 Terabyte.

Diese kurzen Erläuterungen zu einigen abgeschlossenen oder laufenden Projekten müssen hier genügen. Sie zeigen, was bereits Realität ist. Allerdings sind einige Aspekte m.E. noch nicht ganz zufrieden stellend gelöst. Offen bleiben z.B. rechtliche Fragen hinsichtlich der Grenzen der Gemeinfreiheit oder des an die Person gebundenen Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung, Fragen, die nicht nur im Einzelfall nach Lösungen verlangen, sondern gut handhabbar für eine Vielzahl von Einzelfällen sein müssen. Nicht alles, was wünschenswert wäre, wird auch zu realisieren sein, wenn man bedenkt, dass es sich um ein Massengeschäft handelt. Diese Frage gewinnt an Gewicht, wenn man die massenhafte Digitalisierung angeht. Rechtsdogmatische Betrachtungsweisen, wie auch jüngst zum diesem Komplex ebenfalls zuzurechnenden Bereich «open access» sind allerdings wenig hilfreich.

Datenqualität wird für den Nutzer eines Archive, Bibliotheken und auch Museen umfassenden Netzwerkes nur dann zum Problem, wenn das, was als Bestandsinformation präsentiert wird, nicht aus sich selbst heraus verständlich ist. Die konsequente Anwendung von Standards hilft (aber ist kein Garant), Datenqualität zu sichern. Aber: In allen drei Institutionengruppen ha- ben wir es mit erheblichen Altdatenbeständen zu tun, die häufig gerade zentrale Bereiche der Überlieferung bzw. einer Sammlung betreffen. Ohne eine breit angelegte Retrokonversion alter analoger Findmittel in Verbindung mit Verbesserungen der Erschliessungsqualität, die eine für den Nutzer hinreichende Verständlichkeit absichern, wird nicht auszukommen sein. Hinzu kommt, dass einmal bereit gestellte Informationen veralten und sie somit gepflegt und ergänzt werden müssen. Dies kann über normale Datenpflege im Rahmen von üblichen Routineprozessen hinausgehen, der dafür erforderliche, erhebliche Aufwand muss von Anfang an berücksichtigt werden. Die dafür erforderlichen Entscheidungen im Bestandsmanagement, aber auch auf strategischer Ebene sind jetzt zu treffen: So einmal nebenbei sind die skizzierten Ziel nicht umsetzbar. Aus archivischer Perspektive wird zunächst auf Erschliessungsrückstände und einen erheblichen Bedarf an Retrokonversion bislang nur analog vorliegender Erschliessungsdaten hinzuweisen sein: Hier werden im Augenblick erhebliche, vielfältige Anstrengungen unternommen, um rasch eine «kritische Masse» von Erschliessungsdaten so bereit zu stellen, dass sie im Rahmen des hier skizzierten Ansatzes genutzt werden können.

Eine mediengerechte bzw. objektgerechte Präsentation von Erschliessungsdaten wird zumindest am Anfang mehrere Zugriffspunkte und mehrere Zugriffsebenen erfordern, bevor eine Lösung wie bei ArchiveGrid erreicht wird. Entscheidend ist der Einstieg über eine Suchbarkeit von einem Zugriffspunkt aus. Normdaten für Personen, Familien und Körperschaften erleichtern diesen Einstieg ganz erheblich.

Die Beispiele und bisherigen Projekte waren und sind immer bei den grossen, zentralen Institutionen angesiedelt. Für die Entwicklung von Prototypen, den Test von Werkzeugen und den Aufbau von Testumgebungen ist dies gut und richtig. Aber die Vielfalt der kulturellen Überlieferung wird erst dann sichtbar werden, wenn auch mittlere und kleine Institutionen in ein Netzwerk einbezogen werden und die Arbeitsabläufe auch für sie beherrschbar sind. Regionale, Institutionen übergreifende Verbünde können hier helfen, ebenso die Öffnung der bislang von den Bibliotheken betriebenen Zentren z.B. zur Digitalisierung für die anderen Institutionen. Gerade im Archivbereich bieten existierende Portallösungen Ansätze für eine Weiterentwicklung. Für den durchaus vergleichbar gelagerten Fall der Archivierung elektronischer Unterlagen hat sich der Aufbau von Kompetenznetzwerken gut bewährt.

Ausblick

Die beschriebenen Beispiele zeigen die Machbarkeit eines Institutionen übergreifenden Ansatzes. Es stellt das methodische Rüstzeug bereit, welches offen für Erweiterung durch Integration weiterer Institutionen ist. Sein Gewicht wird mit der zunehmenden Integration der Bestandsdaten wachsen. Allerdings wird darauf zu achten sein, auch kleineren Einrichtungen einen Weg in einen Gateway der Kulturinstitutionen zu öffnen und zu erhalten. Auf die Dauer wird es schwierig werden, die Infrastruktur zu unterhalten, zu sichern und zu aktualisieren, wenn Archive und Museen nicht stärker das Potenzial nutzen, das in Konsortien und Verbünden liegt.

Es stellt sich auch die Frage der Finanzierung: Zu prüfen wäre, ob Public-Private-Partnerships mit entsprechender vertraglicher Ausgestaltung hier nicht ein gangbarer Weg sein könnten. Öffentliche Institutionen werden auf die Dauer eine Unterhaltung eines solchen Projektes nicht leisten können. Auch EU und nationale Förderorganisationen sind bereit, in Forschung zur Entwicklung neuer Technologien und Strategien in diesem Bereich zu investieren, aber den dauerhaften Betrieb der dann entstandenen Netzwerke fördern sie nicht. Sowohl ArchiveGrid wie auch SCRAN bieten ja daher keinen gebührenfreien Zugang.

Es konnte hier nur angedeutet werden, dass im Rahmen laufender Projekte in den Bereichen Museum, Bibliothek und Archiv eine ganze Reihe spezifischer, aber auch übergreifend genutzter (oder doch nutzbarer) Standards entwickelt wurden. Es ist so ein Werkzeugkasten entstanden, der vielfältige Lösungen ermöglicht. Das ist von Vorteil; Versuche einer weiter gehenden nationalen Standardisierung sollten wir erst gar nicht unternehmen. Standards im Rahmen eines BAM-Netzwerkes sollten international sein. Anwendbarkeit und Interoperabilität sollen die entscheidenden Fragen hinsichtlich der Nutzung sein.

Es heisst, Abschied zu nehmen von nationalen Entwicklungen und den damit verbundenen Traditionen, genauso, wie die grossen Ein-für-Alles-Lösungen der Vergangenheit angehören werden. International und gemeinsam entwickelte Lösungen plus nationale Implementierungshilfen sind ein besserer Weg.

Und: Wir müssen wegkommen davon, Lösungen in erster Linie von der «Produktionsseite» her zu denken: Welcher Nutzer kann unterscheiden, ob ein Katalogisat nach RAK oder RDA erstellt wurde? Welcher Nutzer erkennt, ob der Archivar nach ISAD(G) oder OVG erschlossen hat? Sicherung einer hinreichenden Datenqualität und einer verständlichen Datenstruktur ist für ihn das wichtige Kriterium. Dazu kommen Suchroutinen – vor kurzem war an anderer Stelle in diesem Zusammenhang von «Kulturgut affinen Suchmaschinen» die Rede – und Präsentationsformen, die den Nutzer strukturbezogen statt in eine Datenwüste (à la Google) in eine Präsentationsumgebung führen, die für ihn überschaubar bleibt.

Der webbasierte Zugang zu den Bestandsdaten allein reicht längst nicht mehr aus. Das ist nun keine neue Erkenntnis. Aber die Konsequenz daraus, nämlich in Verbindung mit den Bestandsinformationen auch Zugriff auf digitalisiertes Archiv- und Bibliotheksgut und digitale Derivate von Museumsbeständen zu liefern, wird rasch eminent wichtig werden. Andere – siehe SCRAN (oder auch das Digitalisierungsprojekt des Bonner Beethovenhauses) – haben uns vorgemacht, wie es gehen könnte und wo Grenzen liegen, welche Fehler man vermeiden sollte.

Eine Lösung, die zu einer nachhaltigen Verbesserung des Nutzungskomforts führt, sollte schon aus gemeinsamen Interessen heraus in einem Netzwerk BAM realisiert werden. Dabei werden die vorliegenden Ergebnisse von Digitalisierungsprojekten aufzugreifen und zusammenzuführen sein. Denkbar sind dabei auch zunächst einmal regionale Kooperationen, wie sie etwa im Ausstellungsbereich seit langem Tradition haben.

Wir haben nur gemeinsam die Chance, den von Umberto Eco genau vor 25 Jahren postulierten Gegensatz zwischen Bewahrung und Benutzung nunmehr endgültig zu überwinden.