Im Frühjahr 2012 stellten wir im Staatsarchiv St.Gallen fest, dass ein Teil der übernommenen Datenträger aus den 1990er-Jahren nicht mehr lesbar war. Keine defekten Bänder, einfach keine passenden Lesegeräte mehr. Ein ähnliches Problem, wie es wenige Jahre zuvor die NASA mit ihren Apollo-Daten erlebt hatte, trat plötzlich auch in einer Kantonsverwaltung auf. Seither hat das Thema nachhaltige digitale Langzeitarchivierung bei uns eine andere Dringlichkeit.
Digitale Nachhaltigkeit ist im Archivwesen kein Modebegriff. Er beschreibt eine handfeste betriebliche Aufgabe: Sicherstellen, dass Unterlagen nicht nur heute, sondern in zehn, zwanzig, fünfzig Jahren noch lesbar, auffindbar und interpretierbar sind. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht.

Was auf dem Spiel steht

Grundlegendes Problem ist die technologische Obsoleszenz. Dateiformate, Software, Betriebssysteme, all das verändert sich schneller, als Archivzyklen es erlauben. Ein Pergament aus dem 13. Jahrhundert lässt sich heute noch lesen, wenn es sachgerecht gelagert wurde. Eine Access-Datenbank von 1998 ist unter Umständen schon heute nicht mehr ohne Weiteres zugänglich. Und anders als bei Papier gibt es beim digitalen Objekt keine sichtbaren Verfallszeichen, die Datei ist da, bis sie plötzlich nicht mehr lesbar ist.
Hinzu kommt das Metadatenproblem. Eine Datei ohne Kontext ist für die Nachwelt wertlos. Wer hat dieses Dokument wann aus welchem Anlass erstellt? Welchem Geschäftsprozess gehörte es an? Ohne diese Informationen wird aus einer Archivalie ein unlesbares Fragment. Die eigentliche Sicherungsarbeit ist deshalb nicht technischer, sondern intellektueller Natur.

Unsere Vorgehensweise

Seit 2011 betreiben wir ein digitales Langzeitarchiv. Die aktuelle Policy dLZA 2025–2028 fasst zusammen, was wir in diesen Jahren gelernt haben. Drei Prinzipien sind dabei zentral geworden.
Erstens: Wir orientieren uns am OAIS-Referenzmodell (ISO 14721). Nicht weil es eine Vorschrift ist, sondern weil es einen gemeinsamen Rahmen schafft, intern wie extern. Die Sprache von Submission und Dissemination Information Packages wird unter Fachkolleginnen und -kollegen verstanden, und das erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.
Zweitens: Wir archivieren applikationsunabhängig. Das bedeutet, dass jede Unterlage in einem offenen, standardisierten Format gespeichert wird, unabhängig davon, mit welcher Software sie erstellt wurde. Wir nehmen keine proprietären Formate ins Magazin. Was nicht in ein archivtaugliches Format konvertiert werden kann, wird vor der Übernahme zusammen mit der abliefernden Stelle aufbereitet. Das erfordert Erklärungsarbeit, zahlt sich aber langfristig aus.
Drittens: Wir investieren in Beziehungen, nicht nur in Infrastruktur. Der nationale und internationale Fachaustausch sowie die Mitarbeit in verschiedenen Fachgremien – z.B. KOST, VSA, nestor – sind wesentlich für eine nachhaltige digitale Langzeitarchivierung. Erkenntnisse zu Formatrisiken, Ansätzen zu Formatablösungen oder Erfahrungen mit Speichertechnologien kursieren oft schon in der Fachgemeinschaft, bevor sie zur eigenen Herausforderung werden. So lassen sich technologische Entwicklungen frühzeitig erkennen und rechtzeitig in die Planung einbeziehen. Genauso wichtig sind aber die Beziehungen zu den aktenabliefernden Stellen: Je früher wir sie begleiten, desto weniger Probleme entstehen später.

Mehr als nur Lagern

Früher kamen die Unterlagen zu uns. Heute gehen wir zu den Unterlagen – und das möglichst schon, bevor eine Fachanwendung in Betrieb geht.
Seit 2025 ist die Berücksichtigung archivischer Anforderungen ein verbindlicher Qualitätsschritt in der kantonalen Informatikplanung. Wir prüfen die Informatikanträge der Dienststellen und werden bei der Einführung neuer Fachanwendungen frühzeitig einbezogen. So können Anforderungen an die spätere Archivierung bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Gleichzeitig wächst das Langzeitarchiv spürbar. 2024 und 2025 kamen unter anderem das Bildarchiv der Olma Messen St.Gallen sowie die zentrale Mediendatenbank der Kantonsverwaltung, «media.sg.ch», hinzu. Da immer mehr amtliche Informationen ausschliesslich online veröffentlicht werden, gewinnt die Webarchivierung kantonaler Webseiten zunehmend an Bedeutung. Auch beim Zugang zu den archivierten Informationen entwickeln wir uns weiter. Die überarbeitete Digitalisierungspolicy wurde 2025 um den Bereich «Einsatz von KI-gestützten Verfahren» ergänzt. Ein Pilotprojekt zu Linked Open Data mit der Fachstelle für Statistik eröffnet zudem neue Möglichkeiten, archivische Informationen zu vernetzen und zugänglich zu machen.
Dabei denken wir Ressourcenschonung ganzheitlich – von der Ablieferung und Speicherung digitaler Unterlagen bis zur energieeffizienten Sicherung, Spiegelung und Bereitstellung der Daten. Die Daten werden mehrfach gesichert und an weiteren Standorten gespiegelt. Auch bei der dafür eingesetzten Server- und Rechenzentrumsinfrastruktur wird auf einen möglichst energieeffizienten und ressourcenschonenden Betrieb geachtet. Dies erfolgt in engem Austausch mit dem kantonalen IT-Dienstleister, der auch für unsere Serverinfrastruktur verantwortlich ist. Im geplanten Neubau in der Waldau in St.Gallen wird neben der digitalen Nachhaltigkeit auch der physische Energieverbrauch berücksichtigt. Entsprechende Massnahmen sind von Anfang an in die Planung eingeflossen, darunter Magazine ohne elektrische Klimatisierung und die natürliche Nachtauskühlung der Räumlichkeiten. Auch bei der Gebäudetechnik und im späteren Betrieb soll der Energieverbrauch möglichst tief gehalten werden, ohne die Anforderungen an die langfristige Erhaltung der Bestände zu beeinträchtigen. Archivieren bedeutet damit längst mehr als Lagern: Es geht um frühzeitige Planung, nachhaltige Sicherung und neue Wege, archivische Informationen unabhängig von ihrer Ausprägung langfristig zugänglich und nutzbar zu machen.

Das Problem der kleinen Archive

Was für ein Staatsarchiv mit entsprechenden Ressourcen machbar ist, stellt kleinere Stadt- und Gemeindearchive vor grosse Hürden. Eigene Infrastruktur aufzubauen lohnt sich kaum und das nötige technische Know-how ist selten vorhanden. Deshalb arbeiten wir seit 2025 an einer kantonalen Verbundlösung für Gemeindearchive. Ziel ist, dass Gemeinden den gesamten Lebenszyklus ihrer Unterlagen von der Aktenführung bis zur Langzeitarchivierung über eine gemeinsam betriebene Plattform abwickeln können. 2025 erfolgten Ausschreibung, Vergabe und die Ausarbeitung der Konzepte. 
Mittlerweile geht die Umsetzung in die nächste Phase: Zusammen mit mehreren Gemeinden haben wir erste Tests im System gestartet. Für die Koordination und Weiterentwicklung der Verbundlösung wurde zudem eine eigene Fachperson eingestellt. Ob der Betrieb hält, was die Planung verspricht, wird sich zeigen. Aber die Alternative, jede Gemeinde auf sich gestellt, ist keine.

Was frühzeitige Beratung bringt

Eine der wichtigsten Lektionen der vergangenen Jahre: Der beste Zeitpunkt, über Langzeitarchivierung zu reden, ist vor der Einführung eines IT-Systems, nicht danach. Wer erst beim Ablieferungstermin merkt, dass ein System keine exportierbaren Metadaten erzeugt oder Unterlagen nur in einem proprietären Format speichert, hat ein teures Problem. Wir beraten deshalb aktenbildende Stellen schon in der Konzeptionsphase, eine Aufgabe, die sich in keinem klassischen Archivlehrbuch findet, aber zur Realität moderner öffentlicher Archive gehört.

Hinweis: Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit einem KI-basierten Sprachmodell (Claude, Sonnet 4.6, Stand: August 2026). Die inhaltliche Prüfung und Schlussredaktion erfolgten durch Vedat Akgül, Mitarbeitender des Staatsarchivs St.Gallen.