Origine del progetto

Locarno è un comune urbano di 16'000 abitanti, con ca. 160 impiegati nel settore amministrativo, distribuiti in una quarantina di uffici. La decisione di introdurre un sistema di record management, di rendere preminenti i documenti digitali e di promuovere l’archiviazione storica in formato digitale (modello OAIS) non è stata il risultato di una un’analisi strategica promossa dall’autorità politica o dalla direzione dell’amministrazione, bensì la conseguenza di un rapporto sulla necessità di ampliare il deposito dell’archivio. In una nota l’archivista aveva scritto che grazie alla digitalizzazione, in futuro, le esigenze di spazio sarebbero diminuite. Per i politici è più gratificante investire nell’ informatica, che in nuovi depositi d’archivio.

L’origine del progetto spiega perché la sua direzione sia stata affidata all’archivista e non, come di consueto, a istanze direttive dell’amministrazione. D’altro canto già in precedenza l’archivista aveva proposto di affrontare con una visione d’insieme la gestione delle documentazioni dell’amministrazione. È stato comunque subito istituito un gruppo di lavoro composto da un delegato del segretario comunale, dal capo dei servizi informatici, da un’impiegata (rappresentante dei futuri utenti) e dall’archivista. Il gruppo di lavoro si è avvalso di un esperto esterno che ha verificato la strategia elaborata e ha sondato il mercato per identificare soluzioni software. Il suo contributo è stato essenziale perché le sue competenze erano riconosciute da tutte le parti, ciò che si è rilevato utile all’inizio allorché per i servizi informatici è stato difficile accettare l’archivista come capo progetto.

Le scelte strategiche

Il fatto che l’archivista abbia assunto la direzione del progetto ha avuto come effetto che l’introduzione di un sistema di record management, con l’obiettivo di passare al primato dei documenti digitali, sia stato associato all’intento di poter sviluppare nel medio termine un sistema di archiviazione storica anch’essa digitale. Presentare i due elementi come parti di uno stesso progetto complessivo ha permesso di ottenere i mezzi necessari per l’archiviazione digitale, che probabilmente, se fosse stata presentata in forma distinta, non avrebbe ottenuto l’avvallo politico.

Per la scelta del software sono stati importanti, tra l’altro, due criteri: 1. Avere un’affermata e collaudata presenza nelle amministrazioni pubbliche e negli archivi svizzeri. 2. Avere interfacce in italiano. La scelta è così caduta su Acta Nova e su scopeArchiv/OAIS. Una componente essenziale di questi progetti è senza dubbio l’impegno organizzativo. Per farvi fronte l’archivista è stato affiancato da una record manager, ruolo in precedenza sconosciuto nell’amministrazione comunale di Locarno.

Dal profilo metodologico si è deciso di non sviluppare soluzioni originali, bensì di orientarsi a modelli, standard e Tools noti. Importanti riferimenti sono stati gli standard ISO, eCH e quanto messo a disposizione dall’Associazione degli archivisti svizzeri. Nel corso del progetto ci siamo tuttavia resi conto che l’impegno necessario per l’adattamento di questi modelli e strumenti al contesto locale non va sottovalutato.

Difficoltà incontrate

L’iter preparatorio e politico è stato lungo. Quando finalmente il progetto è entrato nella fase esecutiva, è stato fortemente rallentato dal lockdown. Ci sono però stati anche aspetti positivi: i meeting online, prima inusuali, hanno permesso di mantenere stretti contatti con le ditte fornitrici. A causa della distanza questi contatti non sarebbero stati possibili in presenza e avrebbero generato costi esorbitanti.

Nel contesto ticinese il progetto ha caratteristiche innovative e perciò, per esempio, non è stato facile trovare una persona con competenze nel record management da affiancare all’archivista.

La posizione gerarchica dell’archivio, che a Locarno è una sezione sottoposta ai servizi culturali, in alcuni frangenti ha richiesto doti diplomatiche e una certa grinta nei rapporti con alcuni dei direttori dell’amministrazione.

Pur avendo scelto soluzioni software con interfaccia in italiano, abbiamo inizialmente sottovalutato l’importanza della lingua nell’assistenza, nell’istruzione e nei contatti con le ditte. Ciò ha creato ritardi, finché non abbiamo deciso di ricorrere al tedesco e all’inglese nei contesti che non riguardano l’utenza finale. Scegliendo il software ci si affida alla ditta fornitrice per un lungo periodo. Tenerne conto è importante. Se si instaura un rapporto positivo la partnership è un valore aggiunto.

L’introduzione di un sistema di record management non deve essere considerata in modo isolato dal contesto dell’infrastruttura informatica esistente. Vi sono applicativi specialistici che restano attivi in parallelo. In altri casi sono necessarie interfacce. Ma perfino aspetti che possono sembrare a prima vista banali (come il collegamento di stampanti, scanner, plug-in con MS Office, sistemi d’autorizzazione d’accesso alla rete informatica), possono rilevarsi di non facile soluzione. In una piccola città il servizio informatico ha risorse limitate.

Attualmente siamo nella fase Go Live per Acta Nova e auspichiamo di poter archiviare nel corso di quest’anno i primi versamenti digitali. Il progetto si è sviluppato sull’arco di tre legislature: mantenere il sostegno dell’autorità politica e la conferma della via imboccata sono stati una sfida.

Conclusioni

Ogni tanto ci chiediamo se non siamo stati troppo ambiziosi. Può sembrare che progetti di questo tipo si possano realizzare solo in realtà con maggiori risorse. Tuttavia, perseguendo tenacemente l’obiettivo siamo giunti nella fase Go Live. Sicuramente in futuro si dovranno considerare collaborazioni con altri enti per mettere in comune l’esperienza e le infrastrutture.

Tuttavia il rischio principale ci sembra legato all’imprevedibilità delle scelte politiche. Per i politici la gestione ordinaria (cioè garantire la continuità) è meno gratificante rispetto alla proposta di nuovi progetti.