Le rapport d’activité: un instrument de transparence

Lors de sa séance du 24 novembre 1997, le Comité de l'AAS a décidé de ne plus publier son rapport d’activité dans la revue Arbido, imitant en cela la pratique des deux associations sœurs: Bibliothèques et Bibliothèques suisses et Documentation suisse.

C’est ainsi qu’il fit paraître, en août 1998, le premier rapport d’activité spécifique de l’exercice 1997, en innovant en particulier sur la place laissée aux activités des commissions et des groupes de travail (lire l'article spécifique), en présentant simultanément les assemblées générales, l’une à venir (ordre du jour), l’autre écoulée (procès-verbal). Jusqu’alors, ces éléments étaient séparés et publiés à des moments différents. Le Rapport des vérificateurs est intégralement imprimé, et non plus simplement évoqué (détails dans Tableau 10), les statistiques des membres remontent les données de plusieurs années antérieures.

Si le premier rapport s’étend sur 34 pages, celui de 2021 atteint 70 pages. En 1998, il dépasse 40 pages (en fait 44), il franchit les 50 pages en 2009 (51), les 60 en 2015 (68) et les 70 en 2016 (71). Cela ne veut pas dire que les exercices suivants aient conservé le même nombre de pages. Le sommaire défini en 1997 subit des ajustements, mais la structure générale demeure la même, ce qui facilite les comparaisons transversales.

Depuis 1997, un avant-propos ou un éditorial est signé par le président/la présidente, ce qui a l’avantage de donner le ressenti du moment (détails dans Tableau 11).

Si, depuis l’exercice 1998, l’invitation à l’Assemblée générale de l’année suivante et son ordre du jour sont publiés en allemand et en français, ceux de l’Assemblée générale de 2021 à Bellinzone l'ont été en allemand, français et italien. Les rapports sont rédigés dans la langue du rapporteur/de la rapportrice, ce qui a permis à l’italien d’être régulièrement présent, en raison de la présence comme secrétaire du comité, de Paolo Ostinelli (ASTI), entre 2001 et 2010, de Michele Merzaghi (Die Schweizerische Post/Postarchiv Bern, puis AFS/BAR dès 2020) et, entre 2015 et 2019, à nouveau de Paolo Ostinelli, en qualité de délégué au Conseil de fondation du Dictionnaire historique de la Suisse. Depuis 1997, la page de couverture mentionne ces trois langues, le logo étant toujours légendé dans les quatre langues nationales.

Si sa lecture ne s’impose pas immédiatement, le Rapport d’activité demeure l’élément administratif de référence. Il est tout à la fois un acte politique et mémoriel qui fait du présent une contribution pour le passé et qui prépare l’avenir. D’avoir su garder jusqu’à présent sa forme papier l’inscrit dans la durée et la permanence, une version électronique étant concédée pour la consultation en ligne et une diffusion élargie.

La stratégie financière pluriannuelle: une aide à la décision

C’est lors de l’Assemblée générale du 10 septembre 1998 à Bellinzone que les membres individuels et collectifs votèrent pour la première fois un budget, dans le cas présent, celui de l’année 1999, tout en disposant de la prévision pour l’année 2000. Simultanément, ils acceptaient les comptes de 1997 et donnaient décharge au Comité de ses responsabilités.

La démarche n’était pas anodine, car, à un moment où le Comité cherchait à augmenter les ressources financières, il se devait d’être transparent dans sa comptabilité. C’est aussi à la même occasion que les couleurs du bulletin de vote furent distinguées, le carton rouge pour les membres collectifs, le jaune pour les membres individuels, cela afin de renforcer la décision.

Entre 1997 et 2000, le plan comptable est publié de manière détaillée. Entre 2002 et 2006, il est présenté de manière plus synthétique, sur quoi l’exercice 2007 revient en proposant un nouveau plan comptable avec davantage de rubriques et d’explications. La formule ne variera plus depuis. Les mouvements d’argent plus importants et le nombre en hausse de prestations justifièrent cette façon de faire.

La rigueur financière: une santé retrouvée

La fragilité financière n’est pas une préoccupation qui a émergé dans les dernières années 1990. Elle était déjà stigmatisée lors de la décennie précédente. En 1988, le président sortant Anton Gössi (StALU) relevait que «les finances de notre association n’ont pas pu résister au développement des activités». L’année suivante, le rapport du nouveau président Rolf Aebersold (StAUR) soulignait la persistance du problème: «Les finances occupent encore le premier plan». On retrouve, huit ans plus tard, la même gêne. Mais cette fois-ci, il y urgence à trouver des solutions, car le traitement des dossiers de la formation et de l’archivage électronique est pressant et incontournable.

C’est lors de l’Assemblée générale de Genève en 2001 que les propositions des nouvelles ressources financières ont été adoptées et mises en œuvre dès 2002.

L’augmentation progressive du budget annuel de fonctionnement est garantie par:

• une grille refaite des cotisations des membres collectifs,
• l’ajout d’au moins un membre individuel à chaque cotisation d’un membre collectif,
• la facturation des prestations de l’AAS en matière de cours, formation continue, d’ateliers et de manifestations ponctuelles, ainsi qu’aux exposants et mécènes lors des assemblées générales.

Des financements exceptionnels ont été attribués à l’étude sur la stratégie numérique, au «Répertoire des dossiers de réfugiés des cantons 1930-1950» et au livre «Pratiques archivistique en Suisse». Ces financements ont aussi été assumés par la CDA et les Archives fédérales.

Dans une recherche équilibrée des efforts, le Comité a généralisé le paiement des frais du fonctionnement et des activités des commissions et des groupes de travail. Des documents de référence, fixant les montants et les modalités, ont été établis le 17 septembre 2010 sous la présidence d’Anna Pia Maissen. Le service de milice reçoit enfin une définition financière claire et vérifiable!

Les coûts de la revue arbido et du secrétariat permanent apparaissent de manière complète depuis 2007.

La santé de l’AAS s’est sensiblement améliorée en un quart de siècle. Le caissier a parlé récemment de libérer des sommes plus généreuses pour les activités de l’AAS.

Cinq indicateurs le démontrent:

1. La fortune de l’AAS a fait un bond appréciable et elle constitue un «matelas» relativement confortable pour ces prochaines années (pour exemples, CHF 92'242.84 au 31.12.1997, CHF 370'953.41 au 31.12.2020 et CHF 283'996.90 au 31.12.2021).
   
2. Si, en 1997, les comptes attestaient CHF 49'192.50 de revenus pour des dépenses de CHF. 64'357.75, soit un excédent de charges dû aux coûts du 75e anniversaire, le budget 2022 prévoit des dépenses pour un montant de CHF 389'150.00 et des recettes pour un total de CHF 426'800.00, le déficit de CHF 37'650.00 étant provoqué par la somme alloué aux manifestations du Centenaire. Les prévisions budgétaires de 2021 peuvent se permettre de planifier des déficits pour les exercices 2023 et 2024.
   
3. La comparaison des montants des exercices 1999, 2006, 2012, 2016 et 2019 fait ressortir de sensibles progressions des recettes.
   
4. L’augmentation du temps de travail consenti au secrétariat.
   
5. Le projet d’attribuer des bourses et des prix dès 2023.

Coopération: délégations et représentations auprès d'autres organisations

Il faut attendre le compte rendu de l’Assemblée générale des 17 et 18 septembre 1981 à Neuchâtel pour que le Rapport d’activité ouvre une rubrique relative aux Relations.

Cela ne veut pas dire que des contacts avec des organisations apparentées n’aient pas existé auparavant, mais elles relevaient plutôt de l’initiative personnelle que d’un objectif associatif. Certes, plusieurs archivistes suisses s’étaient formés à l’étranger et les pratiques professionnelles de la communauté des archivistes suisses se référaient aux enseignements des pays limitrophes, mais aucune stratégie n’avait été pour autant arrêtée au sein de l’AAS. L'obligation de dépasser les frontières géographiques et de lorgner à l’extérieur de la Suisse s’imposait, dès le mitan des années 1990, avec la globalisation de l’information, l’irruption d’Internet et des normes internationales.

Soutenue par le Comité, une déclaration d’ouverture aux Relations transfrontalières et internationales (Erklärung der Offentheit gegenüber regionale, grenzüberschreitende und internationale Beziehungen) fut adoptée, le 14 septembre 2000, lors de l’Assemblée générale de Porrentruy. En prévision de sa présentation, tous les acteurs actuels et pressentis de l’AAS sur le plan international ont été réunis pour la première fois à Berne, le 22 mars 2000. La réunion tenue à Bâle, le 13 mars 1996, sur le même objet n’avait pas été suivie d’effets.

En fait, si des relations plus anciennes existaient, elles relevaient de la décision de certains membres de l’AAS qui n’engageaient pas pour autant l’association. A titre d’exemples, citons les réunions du Sud-Est de la France, le Sudwestdeutscher Archivtag ou encore l’Arbeitsgemeinschaft Alpenländer (Arge Alp), constituée en 1972 et qui regroupe des régions de l’Allemagne, de l’Autriche, de l’Italie et de la Suisse (Grisons, St-Gall et Tessin). Un renouveau s’affirme dès les début des années 1990 avec les archivistes de l’Arc jurassien (Berne, Jura, Neuchâtel, Vaud) et de l’Arc alpin occidental (Fribourg, Genève, Vaud, Valais). Parallèlement, en 1996, le Forum genevois des archivistes et l’Association vaudoise des archivistes (AVA) se créaient; ces deux organismes existent toujours à ce jour.

Ces nouvelle opportunités de réseautage n’ont pas débouché sur le repli d’archivistes sur des structures cantonales, régionales et transfrontalières. Au contraire, elles sont venues s’ajouter aux prestations offertes par l’AAS.

Sur le plan national

Depuis 1997, les délégations se sont multipliées à l'interne du pays, notamment sous l’effet des nouvelles filières de formation, en particulier pour:

• la Formation I+D,
• le Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science (Universität Bern und Université de Lausanne), en particulier:
  • la Direction de programme (deux membres y siègent: le président/la présidente de l'AAS et le directeur de Archives fédérales ou, dès 2019, son représentant),
  • le Conseil consultatif (représentée par Sylvie Béguelin (BVCF) entre 2008 et 2010, Lionel Bartolini (AEN) entre 2011 et 2016, Alain Dubois (AEV) entre 2017 et 2020, Ernest Guggisberg (StAZG) depuis 2021),
• la Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Chur, devenue la Fachhochschule Graubünden (FHGR) - Schweizerisches Institut für Informationswissenschaft le 3 septembre 2019 (représentée par Barbel Förster (AFS/BAR) dès 2001 pour une période indéterminée et par Reto Weiss (StAGR) depuis 2017).

En raison de la relation ancienne et de l’implication directe des archivistes cantonaux comme conseillers pour leur canton respectif, l’AAS a toujours eu une représentation au sein du Conseil de la Société suisse d’histoire et au Conseil de fondation du Dictionnaire historique de la Suisse.

Depuis 2013, l’AAS a son représentant dans la Fédération des utilisateurs de droits d’auteurs et droits voisins (Dachverband der Urheber- und Nachbbarrechtsnutzer - DUN): Philippe Künzler (AFS/BAR), puis François Falconet (ACV) dès 2021.

Une mention particulière concerne la Commission fédérale de la protection des biens culturels avec laquelle les relations sont lointaines, d’abord avec Catherine Santschi (AEG) qui la présida entre 1996 et 2001, suivi dans cette fonction par Claudia Engler (BBB) entre 2001 et 2015,et dès cette date par Tobias Wildi (Docuteam GmbH, puis depuis 2021 FHGR) (détails dans Tableau 12).

Sur le plan international

Les Archives fédérales ont longtemps été les seules représentantes suisses dans les instances internationales, si l’on excepte la place occupée par Gustave Vaucher (1901-1976), archiviste d’Etat de Genève entre 1940 et 1966 et président de l’AAS de 1947 à 1950, qui a été membre du comité exécutif du Conseil international des archives dès 1950.

Sous l’impulsion de Christoph Graf (AFS/BAR) et de Fritz Lendenmann (StadtAZH), la place de l’AAS sur le plan international fut reconsidérée dès 1990. Si Catherine Santschi a renseigné dès les années 1980 les membres de l’AAS comme «observatrice des organisations internationales», il a fallu attendre 1992 pour qu’un membre, Gilbert Coutaz (ACV), soit nommé au sein de la Section des associations professionnelles d’archivistes (détails dans Tableau 13). Au début des années 2000, une dizaine d’archivistes suisses, autres que des collaborateurs des Archives fédérales, siègent dans des comités et groupes de travail, ou encore comme correspondant du Conseil international des archives. Si l’on excepte les actions directes d’Andreas Kellerhals (AFS/BAR) et de Didier Grange (AV Genève), qui a cumulé différentes responsabilités au sein du CIA, le mouvement s’est affaibli après 2010, et essoufflé depuis 2017 à la suite du décès de Cristina Bianchi.

Les Archives fédérales ont maintenu depuis lors leurs contacts avec le CIA, sans les relier à l’AAS. Le Comité nommé en 2019 entend renforcer les collaborations avec les associations francophones d’archivistes (Belgique, France et Québec) dans le domaine de la formation continue et de l’échange d’expériences. Il projette d’étendre les contacts avec les associations allemande et autrichienne.

L’archiviste suisse ne doit se sentir un cas singulier en raison de son pays multilingue et interculturel. Au contraire, il doit témoigner de ses atouts et de ses apports à la communauté internationale.

C’est le rôle d’une association de se montrer attentive à prendre le train en route ou à s’inscrire dans des manifestations majeures. Ainsi, elle a été présente au «World Summit on the Information Society» de Genève (10-12 décembre 2003) et de Tunis (16-18 novembre 2005), en accordant sa voix à la déclaration finale sur le rôle des archives dans la future société de l’information, tout en clarifiant les principes et les lignes d’action.

Le 17 septembre 2010, le CIA vote à Oslo la Déclaration universelle des Archives qui forme, avec le Code international de déontologie des archivistes, l’un des piliers fondamentaux de la politique de promotion de notre profession. Cette déclaration figure peu de semaines après, dans la double version française et allemande, sur le site de l’AAS qui entend marquer ainsi son soutien à la politique de promotion des archives, comme elle l’avait déjà faite en 1998 en adoptant le Code international de déontologie des archivistes.

L’AAS se solidarise du thème de la 8ème Conférence européenne sur l’archivage numérique du 28 au 30 avril 2010 à Genève, dont les Archives fédérales assurent la coorganisation. Plusieurs de ses membres y participèrent activement.

En 2015, l'AAS décide que la Journée suisse des archives de 2017 (organisée jusque-là tous les 5 ans au mois de novembre) ait lieu dorénavant le 9 juin lors de la Journée internationale des archives organisée par le CIA depuis 2007.

En 2018, l’AAS devient membre de CULTURA, l’association faîtière des organisations représentant les intérêts des institutions culturelles suisses, depuis sa fondation le 29 août 2012. La même année, la Commission européenne initie l’Année européenne du patrimoine culturel (Kulturerbejahr) à laquelle la Suisse adhère.

Cet événement avait relancé, en 2017, des discussions au sein du Comité et des groupes de travail sur le lobbying (lire l'article spécifique).