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2018/3 Unsere berufliche Mission

Als Archiv oder Bibliothek eine Mission formulieren und schreiben

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Die Mission eines Archivs oder einer Bibliothek hat eine wichtige orientierende Funktion für die Mitarbeitenden, die Trägerschaft und für die Öffentlichkeit. Ihre Institution hat (noch) kein Mission Statement? Kein Problem: Schreiben Sie eines!

Mission: Impossible, denken Sie? Keine Sorge, es ist deutlich weniger furchteinflössend als die Aufgaben, die Agent Ethan Hunt in der Filmserie jeweils lösen muss – und eindeutig weniger gefährlich. Tatsächlich ist es etwas, was jedes Archiv und jede Bibliothek tun kann und sollte. Ein Mission Statement ist eine gute Möglichkeit, sich der Rolle der eigenen Bibliothek oder des eigenen Archivs in der Gemeinschaft bewusst zu werden und eine dynamische Diskussion über die Archiv- respektive Bibliotheksdienstleistungen zu beginnen, sowohl im Team wie mit den Nutzenden.

Was sollte das Mission Statement beinhalten?

Das Mission Statement soll die aktuelle Situation der Institution widerspiegeln und die folgenden Fragen beantworten:

  • Was machen wir?
  • Wem dienen wir?
  • Wie machen wir das?

Wie detailliert soll das Mission Statement sein?

Der Detaillierungsgrad hängt von der Grösse und Art der Institution sowie dem Umfang der angebotenen Programme oder Dienstleistungen ab.

Wie bei jedem strategisch ausgerichteten Schreiben gilt: Seien Sie klar, prägnant und direkt, aber beschreiben Sie die Dienstleistungen umfangreich genug, damit man beim Lesen ein genaues Gefühl für den grundlegenden Zweck der Institution erhält. Schauen Sie sich diese sorgfältig an und finden Sie logische Gruppierungen, um das Leitbild prägnanter zu gestalten.

Tipps zum Schreiben eines Leitbildes

Linda K. Wallace gibt in ihrem 2004 erschienenen Buch «Libraries, Mission & Marketing: Writing Mission Statements that Work» konkrete Tipps zum Verfassen einer Mission:

  • Versuchen Sie sich auf einen, maximal drei kurze Sätze zu beschränken. Mehr mit weniger sagen sollte Ihr Ziel sein.
  • Vermeiden Sie Fachjargon, den die Öffentlichkeit vielleicht nicht versteht, sowie trendige Schlagwörter, die schnell veralten.
  • Verzichten Sie auf Aufzählungszeichen. Listen mit Bullet Points lesen sich zwar gut, eignen sich aber schlecht, um laut ausgesprochen zu werden. Falls Sie nicht darauf verzichten wollen, begrenzen Sie sie auf drei, denn dies ist die Anzahl Punkte, die sich die meisten Menschen merken können.
  • Verwenden Sie aktive Formulierungen. Das Schreiben in der aktiven Stimme kann den entscheidenden Unterschied zwischen einer gefälligen und einer kraftvollen Aussage ausmachen.
  • Personalisieren Sie die Anweisung. Versuchen Sie, «wir» und «unser» statt «das Archiv» oder «die Bibliothek» zu verwenden.
  • Sie müssen nicht mit den Worten «Unsere Mission ist....» anfangen. Kommen Sie sofort zum Punkt.
  • Wählen Sie Wörter, die für Ihre Adressaten von Bedeutung sind.
  • Seien Sie konkret, was Sie erreichen wollen. Beschränken Sie sich wiederum auf drei Kernpunkte.
  • Sie haben Mühe das Wichtigste, was Ihre Institution leistet, zu beschreiben? Stellen Sie sich vor, Sie erzählen es einem Freund, das kann helfen.
  • Schreiben Sie in einem Ton, der für Ihre Institution, Ihre übergeordnete Behörde oder die Gemeinde, den Kanton geeignet ist.
  • Sagen Sie die Aussage laut, um zu sehen, ob sie von der Zunge fliesst. Schlafen Sie darüber und testen Sie bewusst, ob Sie sich am nächsten Tag daran erinnern können.
  • Seien Sie gnadenlos beim Redigieren: Weniger Adjektive und Adverbien ergeben in der Regel stärkere Sätze.

Denken Sie daran, es sind nur Worte – aber Worte sind mächtig.

Benutzen Sie sie! Die Mission in die Tat umsetzen

Geben Sie der konzeptuellen Arbeit der Missions-Erstellung genug Zeit und Raum und sprechen Sie darüber. Mitarbeitende, Vorstandsmitglieder, Stakeholder etc. sollten sich der Mission bewusst sein und wissen, welche Rolle sie bei der Unterstützung spielen können. Machen Sie Ihre Mission publik, zeigen Sie sich auf der Website, auf Drucksachen und Werbeartikeln. Ihre Mission dient als öffentliche Aussage darüber, was die Menschen von ihrer Institution erwarten können. Verwenden Sie sie als ein Werkzeug zur Förderung der Bibliothek resp. des Archiv und zur Valorisierung Ihrer Arbeit.

Mission Statements sind nicht nur ein nützliches Werkzeug für sich allein, sondern helfen Institutionen auch bei der Entwicklung einer Vielzahl von Planungsunterlagen wie Technologiestrategien und Marketingplänen. Eine ausformulierte Mission kann zum Beispiel die Entscheidungen für die Bestandsentwicklung oder die IT-Auswahl leiten und vorantreiben. Wenn ein neues Produkt oder eine neu zu entwickelnde Dienstleistung die Mission der Institution nicht unterstützt und sich nur schlecht in diese einfügen lässt, ist es vielleicht keine gute Investition oder Vorgehensweise.

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Linda K. Wallace

Linda K. Wallace ist Beraterin und Partnerin bei Library Communication Strategies, einer Beratungsagentur für Bibliotheken und Bibliotheksorganisationen. Von 1985-2000 war sie Direktorin des Public Information Office der American Library Association ALA. Dort entwickelte und implementierte sie Kommunikationspläne und Strategien zur Förderung von ALA-Initiativen für die Öffentlichkeit.

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