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2016/4 Zeigt euch!

La nouvelle Bibliothèque du Parlement: espace hors du temps ou espace en avance sur son temps

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Qui n’a pas rêvé de se créer un coin bibliothèque chez soi? Un lieu pour s’échapper quelques instants précieux dans un espace hors du temps, sorte d’univers de réflexion et de découvertes. La bibliothèque est le lieu des possibles et de l’universalité.

Certes, la lectrice ou le lecteur critique ne verra que peu de lien avec la Bibliothèque du Parlement dans cette brève introduction. Or, ces courtes lignes visent à rappeler qu’une bibliothèque est davantage qu’un simple lieu, qu’une simple collection de livres. Elle est depuis la nuit des temps bien plus vaste que son seul sens étymologique. Elle pourrait être décrite comme un espace atemporel et omniprésent composé d’ambiances, d’expériences et de romantisme. Et en ces temps où les bibliothèques se réinventent, doutent, on aurait tort de sous-estimer leur potentiel et le rôle qu’elles devront jouer à l’avenir.

Comment entamer des transformations nécessaires 

Les questions qui se posent actuellement sont notamment de savoir comment la bibliothèque peut redevenir visible dans une société qui se virtualise, où comportements et besoins des clients riment avec énigme, pour ne pas dire complexité. Comment redonner de l’ampleur à cette institution et à la vue traditionnelle et désuète que l’on s’en fait couramment à l’heure de la dématérialisation des relations humaines? Comment changer des processus de gestion de l’information historiques et lourds qui sont souvent incompatibles avec les nouvelles technologies? Sur quelle(s) partie(s) du traitement de l’information faut-il concentrer ses forces? De nouvelles compétences sont-elles requises au sein des bibliothécaires1? Comment faire évoluer nos prestations?

Comme nombre d’autres bibliothèques, la Bibliothèque du Parlement s’est récemment posé toutes ces questions. Mais le simple fait de les poser en soulève instantanément de nouvelles. Rapidement, les difficultés peuvent paraître insurmontables, et la tendance est vite à se réfugier dans l’autosatisfaction des modes de faire actuels ou dans son alcôve douillette équipé(e) d’un bon livre.

Non! L’évolution est belle et bien possible. Elle est simplement de longue haleine et nécessite un travail conséquent et la prise de décisions courageuses, voire parfois incomprises. Les générations ne s’entendent pas toujours sur les notions d’acquisition, de conservation et d’indexation, car celles-ci se redéfinissent constamment. Posséder l’information (en terme de contenus) ne signifie plus forcément y avoir accès. Et trop vouloir normaliser peut conduire à occuper trop de ressources pour obtenir peu de retour2 sur investissement. Et ce sont à l’heure actuelle des ressources qui se font toujours plus rares et précieuses et qui devraient être investies pour innover et évoluer.

La Bibliothèque se prescrit un régime

Afin d’entamer sa mue, la Bibliothèque du Parlement a décidé de devenir beaucoup plus légère au sens propre comme au figuré. Tout d’abord, un désherbage important des fonds et des prestations a démarré: le but étant de donner à ces derniers une nouvelle agilité. Il s’agit aussi de conserver uniquement ce qui amène une plus-value certaine pour le travail parlementaire. A ce titre, les sources numériques sont clairement privilégiées. Elles permettent des utilisations simultanées. Elles permettent également aux bibliothécaires d’être proactifs au profit des clients en leur faisant parvenir la bonne information au bon moment et sous la forme appropriée. En ce sens, la visibilité de la bibliothèque devient virtuelle et omniprésente3. Davantage d’informations numériques sélectionnées augmentent aussi les champs sémantiques nécessaires à l’optimisation des outils de recherches actuels.


La Bibliothèque du Parlement

De la formation pour les bibliothécaires

Ceci étant dit, les bibliothécaires d’une institution sont souvent «assis» sur l’ensemble du savoir de celle-ci. Ils ont les compétences et le devoir d’analyser, de structurer et d’interconnecter les contenus. Qui de mieux pour jouer les ambassadeurs des spécialistes métier et développer – de concert avec les informaticiens – les systèmes d’information (SI) de demain.

La Bibliothèque du Parlement a ainsi encouragé plusieurs de ses bibliothécaires à entreprendre des formations continues en business intelligence (BI)4, en competitive intelligence (CI)5 et en gestion de projet. Tout cela dans le but de lancer des projets d’envergure visant à mettre en valeur les données de l’Assemblée fédérale dans une perspective des besoins de l’utilisateur.

Dépasser le records management : business intelligence

Une première plateforme BI6 a ainsi vu le jour au début de cette année. Cette dernière regroupe les principales7 banques de données nécessaires au travail du Parlement. Elle permet de générer des statistiques précises sur l’activité politique du Parlement tout au long du processus législatif par une approche multidimensionnelle (acteurs, objets parlementaires, thématiques, et très prochainement juridique). L’Assemblée fédérale est ainsi l’un des premiers parlements au monde à avoir réussi un tel développement. Les résultats de la première version du SI sont pleinement utilisables. De nombreux mandats8 nécessitant son utilisation ont déjà été confiés à la Bibliothèque du Parlement avec satisfaction. De tels résultats n’auraient par exemple pas été possibles dans une perspective de « records management » typique via le développement d’une GED9. Par ailleurs, le potentiel de développement d’un tel SI est une ouverture fantastique sur l’exploitation, l’exploration et la transparence des données générées par le Parlement.

Pas de succès sans collaboration

La Bibliothèque du Parlement ne s’est pas arrêtée là, elle a initié et dirige actuellement un projet de CI. Il s’agit de développer un SI qui permette un monitoring des affaires parlementaires en temps réel, personnalisable et qui apporte des fonctionnalités de visualisations et d’analyses. Si dans ce projet la Bibliothèque du Parlement a été initiatrice de par sa vue d’ensemble sur le travail parlementaire au sens large et en particulier sur la production, la gestion et l’utilisation des informations. Elle joue actuellement un vrai rôle de soutien. En effet, le développement d’un tel SI – qui est prévu pour un usage interne10 dans un premier temps – est impossible sans le concours étroit des spécialistes métier, des informaticiens et des futurs utilisateurs. Ce SI va aussi redéfinir l’utilisation du système de bibliothéconomie actuel de même que l’OPAC.

La Bibliothèque du Parlement en quelques mots

La Bibliothèque du Parlement est le centre de compétence pour les questions et l’histoire parlementaires. Elle constitue et met en valeur la mémoire de l’Assemblée fédérale. Dans ce cadre, elle soutient la recherche académique concernant l’Assemblée fédérale. Elle acquiert, répertorie, indexe, synthétise et transmet les informations pertinentes, sûres et à haute valeur ajoutée nécessaires au travail du Parlement, de ses organes, des députés et des Services du Parlement. Elle contribue au développement des systèmes d’information de l’Assemblée fédérale en y apportant la vue des sciences de l’information.

Moins est plus

Le développement de ces nouveaux SI s’inscrit dans la nouvelle stratégie de la Bibliothèque du Parlement. Celle-ci a revu l’ensemble de ses tâches et prestations. En effet, elle se concentre désormais sur une gouvernance de l’information qui vise à apporter une plus-value certaine à ses clientèles. Pour ce faire, la politique d’acquisition a été revue à la baisse. L’accent est mis sur une sélection beaucoup plus drastique des sources pertinentes et faisant autorité pour le travail parlementaire et qui ont été clairement identifiés au préalable. A première vue cela peut s’apparenter à un appauvrissement des fonds et du savoir disponibles. La Bibliothèque du Parlement prétend le contraire. Par un moyen ou un autre, le Big Data renverse les idées reçues. Une grande partie de l’information est maintenant disponible quelque part. Le travail de collecte de nos institutions actuelles (hors mandat légal) n’est souvent qu’une redondance supplémentaire. Le défi principal est de se concentrer sur la qualité de l’acquisition et la gestion des métadonnées11 qui permettent de garantir l’accès aux informations recherchées. Et c’est à la création de cette nouvelle intelligence12 que doivent s’appliquer les bibliothécaires de demain.

D’autres le peuvent aussi

En quelques années, la Bibliothèque du Parlement a multiplié les expériences positives autour de cette transformation en profondeur. Cela constitue un facteur de motivation indéniable qui nous permet aujourd’hui d’offrir toujours plus à nos clients. Et il y aurait encore tant à dire. Cependant, ce qui intéressera certainement davantage la lectrice ou le lecteur à ce stade, c’est de savoir s’il existe un corolaire qui puisse être appliqué à l’évolution de sa bibliothèque. Et la réponse est oui.

La Bibliothèque du Parlement a commencé sa mue autour du projet de BI mentionné précédemment. Celui-ci a constitué l’épine dorsale du changement. D’une part, il a permis de faire une réflexion générale sur l’ensemble des données que le Parlement produit, gère et utilise. L’analyse s’est faite jusqu’au niveau des bases de données. Les bibliothécaires se sont réapproprié la matière-clé et ses structures. Cette base acquise, l’univers des possibles s’est rouvert. Le projet a donné une nouvelle dynamique de travail. La clé a donc été de supprimer les prestations qui ne suscitaient guère d’utilisation pour dégager une petite marge pour ces nouveaux développements. Via le travail en projet, cela a rapproché naturellement les bibliothécaires des spécialistes métiers et des informaticiens. Des approches nouvelles ainsi que d’autres projets de modernisation ont été initié par ces nouvelles collaborations. Le projet a stimulé les bibliothécaires à entreprendre des formations continues. Le développement de ce SI a permis de questionner l’organisation de la Bibliothèque du Parlement et a conduit à sa réorganisation complète dès septembre 2014. La Bibliothèque est également membre à part entière du Comité de gestion opérative des SI de l’Assemblée fédérale au côté de l’information et de la communication. Enfin elle a acquis les compétences de gestion de projet nécessaires aux développements de SI complexes. Le gros de cette évolution s’est déroulé sur cinq ans.

 

La vision de la lectrice ou du lecteur confortablement installé(e) devant la cheminée et qui savoure les lignes délicieuses d’un ouvrage soigneusement choisit paraît bien loin. Et pourtant, si l’on s’est certes un peu éloigné de la bibliothèque comme  lieu que l’on a toujours imaginé, un lieu hors du temps, Mais en sommes-nous vraiment si loin ? La réponse est bien évidemment non. Au contraire, la bibliothèque de demain est celle qui par ses prestations a réussi à devenir omniprésente. Elle est celle qui permet à chaque utilisateur de recréer cette alcôve rassurante pour acquérir le savoir recherché à n’importe quel endroit, n’importe quand et de la manière la plus adaptée à ses besoins.

De par ses nouveaux développements, la Bibliothèque du Parlement a choisi de quitter son statut d’espace hors du temps pour devenir un espace en avance sur son temps.  A ce propos, l’ancien chef de la Bibliothèque du Parlement (à cette époque encore connu sous le nom de Service de documentation de l’Assemblée fédérale) nous vouait ses conclusions sur l’avenir dans un article de cette même revue en 2010. «Il serait intéressant de poursuivre la réflexion avec des questions de fond: de quelle source d’information le député se sert-il le plus souvent? Sous quelle forme acquiert-il ses informations? Quel rôle jouent pour lui les nouvelles technologies ?»13Cette modeste contribution lui montera que c’était le bon questionnement. Plus encore, elles montrent qu’une bibliothèque doit avant tout avoir un projet. Un projet qui lui permette de revenir au centre de son institution. Un projet qui permettent aux bibliothécaires de faire évoluer leurs métiers et qui les rende à nouveau visibles : mieux encore, omniprésents dans l’imaginaire de chaque utilisateur.

Leuthold Jeremie 2016

Jérémie Leuthold

Chef de la Bibliothèque du Parlement, Assemblée fédérale, Berne

  • 1 À comprendre ici au sens large. Tout personnel œuvrant dans une quelconque bibliothèque que ce soit.
  • 2 A comprendre ici que les statistiques d’utilisation n’augmentent pas par rapport à la quantité de travail fournie.
  • 3 Les parlementaires reçoivent par exemple leurs revues de presse automatique 7/7 jours.
  • 4 Traitement et mise en valeur systématique des données et des informations nécessaires au fonctionnement du Parlement (définition de la Bibliothèque du Parlement relative à son cas d’utilisation) – Dans un jargon plus général, la BI est aussi appelé «informatique décisionnelle» ou «intelligence d’affaires».
  • 5 La «Competitive intelligence» ou «intelligence économique» est l'ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement et de diffusion des informations utile aux acteurs d’une institution, en vue de leur exploitation. (Tiré du web et adapté par l’auteur)
  • 6 Le nouveau SI est nommé CUBE.
  • 7 Procès-verbal intégral des délibérations et des décisions des Chambres (Bulletin officiel), objets parlementaires (Curia Vista), votes des Chambres fédérales, recueil systématique du droit fédéral (RS).
  • 8 Pour l’instant, le SI est exploité principalement par la Bibliothèque du Parlement et est à disposition des députés fédéraux et du personnel des Services du Parlement.
  • 9 Système de gestion électronique des affaires
  • 10 Députés fédéraux, personnel des commissions thématiques parlementaires, personnel des commissions de haute surveillance sur les organes de la Confédération
  • 11 Mots-clés, ontologie, règle de citation, etc.
  • 12 A comprendre ici comme une base de connaissances ou «Konwledge base» en anglais
  • 13 Frischknecht Ernst, Service de documentation de l’Assemblée fédérale. Un expert en trois minutes? Les exigences d’une documentation parlementaire, Arbido I 2010 p. 10 ss

Kommentare

*Pflichtfeld
  • Cavadini Adriano, Ancien Conseiller national, Lugano

    Messieurs,
    dans la nouvelle bibliothèque y a-t-il des photographies qui me concernent quand j'étais conseiller national?
    Si oui pourraisje les recevoir?
    Merci et toutes mes salutations.
    Adriano Cavadini

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Wie verleiht man einer Bibliothek wieder Relevanz? Wie verabschiedet man sich von schwerfälligen Prozessen der Informationsverarbeitung, die mit modernen Technologien nur mehr schwerlich kompatibel sind? Auf welche Aspekte der Informationsverarbeitung konzentriert man seine Kräfte? Über welche neuen Kompetenzen müssen Bibliothekarinnen und Bibliothekare verfügen? Wie entwickelt man Dienstleistungen weiter?

Diese Fragen stellen sich heute alle Bibliotheken in der einen oder anderen Form, und auch auch die Parlamentsbibliothek kam nicht umhin, sie anzugehen.

Eine erste Antwort bestand in einer Diät: Die angebotenen Dienstleistungen wurden abgespeckt und die Bestände massiv verkleinert. Beibehalten wurde nur, was dem Parlamentsbetrieb einen echten Mehrwert bietet. Dabei wurden elektronische Quellen deutlich bevorzugt.

Gleichzeitig wurde bei den Bibliothekarinnen und Bibliothekaren aufgerüstet: Mehrere von ihnen haben Weiterbildungen in Business Intelligence (BI) und Competitive Intelligence (CI) besucht, mit dem Ziel kundengerechte Projekte zu entwickeln. Eine erste BI-Plattform wurde Anfang dieses Jahres in Betrieb genommen, mit dem erfreulichen Resultat, dass der Parlamentsbibliothek wiederum neue Aufgaben übertragen wurden, um Parlamentarier mit Informationen zu versorgen. Und bereits sind weitere Projekte im Gange, welche die Bibliothek zwar angestossen hat, aber nur in enger Zusammenarbeit mit anderen (internen) Dienstleistern und natürlich den Endnutzern erfolgreich durchführen kann.

Die neue Strategie der Parlamentsbibliothek ist auf Schlankheit ausgerichtet. So wird deutlich weniger angeschafft als früher, dies aus der Beobachtung heraus, dass im Zeitalter von Big Data die Sammlungstätigkeit der meisten Bibliotheken sehr redundant ist. Stattdessen konzentriert sich die Parlamentsbibliothek auf die Qualität der Akquisitionen und der Metadaten. Die Erfahrungen mit den angestossenen Transformationen, die innerhalb von etwa fünf Jahren durchgeführt wurden, sind ausserordentlich positiv: Den verschiedenen Kundengruppen können deutlich bessere Dienstleistungen angeboten werden, was sich direkt auf die Motivation der Mitarbeitenden auswirkt. Diese wiederum sehen, dass sich Weiterbildung ausserhalb der traditionellen bibliothekarischen Kompetenz- und Aufgabenbereichen lohnt. Aus den Weiterbildungen bringen sie neue Denk- und Arbeitsweisen ein. Die Parlamentsbibliothek wird diese Entwicklung weiterverfolgen und sich bemühen, weiterhin der Zeit voraus zu sein.