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2016/2 Ausgelagert, eingekauft, fremdbeschafft

Outsourcing – die Lösung?

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Es ist seit geraumer Zeit zu einem alltäglichen Phänomen unserer Arbeitswelt geworden, diese «Auslagerung von bisher in einem Unternehmen selbst erbrachten Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister» (Quelle: www.duden.de, konsultiert am 9.4.2016), genannt Outsourcing. Meist handelt es sich um eine Auslagerung der Arbeit oder Dienstleistungen ins Ausland oder an einen günstigeren Anbieter im Inland. 

In der Öffentlichkeit ist der Begriff Outsourcing häufig negativ belastet und wird mit dem Verlust von Arbeitsplätzen gleichgestellt. Anders sehen wir das, wenn es um unsere eigene Arbeit geht: Hier empfinden wir das Outsourcing als eine Hilfe oder Entlastung, also als etwas Positives, das uns den Alltag erleichtert oder uns hilft, die an uns gestellten Aufgaben zu meistern. Wir kennen es alle: Die Arbeitslast steigt bei gleichbleibenden oder weniger Stellenprozenten; gleichzeitig schrumpft das Budget. Oder wir haben nicht die benötigten Kompetenzen für eine Arbeit und sind dafür auf externe Dienstleister angewiesen. Was spricht dagegen? In den meisten Fällen nichts, aber es gibt Ausnahmen und Aspekte, die uns zu denken geben sollten.

Outsourcing, um einen temporär erhöhten Arbeitsaufwand bewältigen zu können oder um personelle Engpässe zu überbrücken, wie dies die Störbibliothekarin in ihrem Artikel beschreibt, ist zweifelsfrei eine gute Lösung für die auftraggebende Bibliothek und auch für die Störbibliothekarin, die dadurch ein Einkommen hat. Auch die Idee des Crowdsourcing, wie sie das ETH-Bildarchiv betreibt, ist zweifelsohne eine gelungene Sache, wird doch auf Basis von Freiwilligenarbeit durch das Wissen von vielen die Erschliessung des Bestands verbessert, wovon alle Benutzer und auch das Bildarchiv selbst profitieren. Da sich das Bildarchiv dieses Wissen unmöglich selbst aneignen kann, gehen hier keine Arbeitsplätze verloren. Eindeutig eine Win-win-Situation für alle. 

Die Kooperation von mehreren Bibliotheken, um ein gemeinsames Aussenlager zu unterhalten wie im Fall der Speicherbibliothek oder um einen gemeinsamen Datenpool zu nutzen für die Katalogisierung der Bestände, wie es die Bibliotheken des Kantons Zürich tun, ist prinzipiell auch eine gute Sache. Im Gegensatz zum Crowdsourcing gilt es hier aber zu bedenken, dass eventuell Arbeitsplätze wegfallen oder die Arbeitsvielfalt und damit auch internes Know-how verloren geht, etwa wenn nicht mehr selbst katalogisiert wird. Ähnliches gilt für die Buchreparaturen: Früher eine Abwechslung im Berufsalltag für entsprechend weitergebildete Bibliothekare wird diese Arbeit immer mehr an den Buchbinder übertragen.

Für die Digitalisierung von alten Beständen (beschrieben in den Artikeln über das Historische Firmenarchiv von Syngenta und Memoriav) ist es natürlich legitim und auch sinnvoll, sich an einen externen Dienstleister zu wenden. Die Digitalisierung von Videos gehört nicht zu den I+D Kernkompetenzen, daher kann und sollte diese Arbeit einer spezialisierten Firma übertragen werden. Hier geht einzig die Möglichkeit verloren, sich in ein neues, verwandtes Gebiet einarbeiten zu können. Aber diesen Luxus können wir uns heute selten mehr leisten. 

Wird schlicht aus der Not heraus ausgelagert, um Personal- und Arbeitsaufwand zu senken, sieht die Sache etwas anders aus. Schön illustriert wird das im Artikel über das Outsourcing der ETH-Bibliothek. Es darf nicht sein, dass typisch bibliothekarische Aufgaben an Nichtbibliothekare ausgelagert werden müssen. Statt Fachreferenten und ausgebildeter Bibliothekare übernehmen Buchhändler und Buchhandelsmitarbeitende die Erwerbung und Katalogisierung der Bestände der ETH-Bibliothek. Diese reine Verlagerung der Arbeit repräsentiert für mich die Bekämpfung eines Symptoms, nicht der Krankheit selbst, sprich die fehlenden Mittel für die zu bewältigenden Aufgaben. Die Arbeit wird über das Sach- oder Projektbudget bezahlt anstatt das Personalbudget aufzustocken. «Fachfremde» Personen erledigen die Arbeiten, für die wir als Bibliothekare speziell geschult wurden und für die wir entsprechendes Wissen und Erfahrung mitbringen.

Ist Outsourcing hier der richtige Weg? Ich finde: Nein. Ich verstehe die ETH-Bibliothek aber, da man in der Not nicht wählerisch sein kann und das Outsourcing sicher keine leichtfertige Entscheidung war.

Neben der Qualität, die natürlich zumindest nicht sinken darf, wenn man Aufgaben auslagert, sind auch noch andere Faktoren zu bedenken: Die Zusammenarbeit mit externen Firmen birgt immer gewisse Risiken. Diese Risiken haben im Falle der Speicherbibliothek sogar dazu geführt, sich gegen einen externen Anbieter zu entscheiden. Ein anderes Beispiel dafür sind die Probleme der ETH-Bibliothek mit dem Konkurs von SWETS.

Ganz generell sollten wir uns fragen: Müssen oder wollen wir die Arbeit auslagern? Ist es die Lösung, um eine bessere Qualität zu erhalten, das Projekt effizient meistern zu können und das bestmögliche Resultat zu erzielen? Oder sehen wir keine andere Möglichkeit, um den Kopf über Wasser zu halten und lagern daher Kernaufgaben aus, die eigentlich unser Spezialgebiet sind?

Wenn wir die Arbeit auslagern wollen und sich dadurch Vorteile ergeben, spricht nichts dagegen, müssen wir aber die Arbeit – speziell die bibliothekarische – auslagern, sollten wir daran denken, dass dies nur die Symptombekämpfung, nicht die Heilung der Krankheit ist. 

In der Rubrik «Schlaglicht» drückt ein Redaktionsmitglied seine persönliche Meinung aus. Diese stimmt nicht notwendigerweise überein mit der offiziellen Haltung von arbido und den Positionen der Berufsverbände BIS und VSA.

Dans la rubrique «Reflet», un membre de la rédaction exprime son propre point de vue. Celui-ci ne coïncide pas nécessairement avec l’opinion officielle d’arbido ni avec les positions des associations AAS et BIS. 

Rueegg Daniela 2016

Daniela Rüegg

Daniela Rüegg arbeitet in der Parlamentsbibliothek in den Bereichen Bibliothek, Dokumentation und Business Intelligence. Sie ist arbido-Redaktorin und zudem in der Expertenkommission Weiterbildung des BIS engagiert. Sie hat an der HEG in Genf den zweisprachigen Bachelorstudiengang I+D absolviert.

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