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2016/2 Ausgelagert, eingekauft, fremdbeschafft

Die Kooperative Speicherbibliothek – ein Outsourcing-Projekt für Bibliotheken?

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Pünktlich zum 1. Februar 2016 nahm die Kooperative Speicherbibliothek Schweiz den Betrieb auf, die ersten Bücher trafen von Zürich, der ZB, ein und wurden in das automatisierte Hochregallager eingelagert (die Bücher sind in Behältern eingestellt, die über ein Förderband ins Lager gebracht werden, wo sie von einem Regalbediengerät in endlos langen (70 m) und hohen (14 m) Gestellen versorgt werden). Das Ereignis warf keine grossen Wellen – ziemlich erstaunlich, denn damit begann eine mehrfach neue Art der Zusammenarbeit zwischen Bibliotheken in der Schweiz! 

Neu ist zum einen, dass die Bibliotheken bereit sind, Teile ihrer Bestände einem gemeinsam gebauten Aussenlager anzuvertrauen. Neu ist zum anderen, dass sie sich auf das – man kann es noch nicht anders bezeichnen – Abenteuer der Dedoublierung von mehrfach vorhandenen Zeitschriftentiteln einlassen, ein zwar sehr gut überlegtes und vielfach durchdachtes, aber durchaus abenteuerliches Unterfangen mit einem interessanten Raumsparpotential. Während aber die Dedoublierung noch vor dem Umzug in jeder einzelnen Bibliothek durchgeführt wurde, ist der Bau der Speicherbibliothek, dann die Einlagerung und danach vor allem der Betrieb – die Erfüllung von Bestellungen auf physische Bestände und auf Artikel-Kopien – Sache der Speicherbibliothek.

Ist das nun Outsourcing oder nicht? Es liessen sich wohl gute Argumente dafür oder dagegen finden; ich sage vorläufig Jein und lege im Folgenden die Gründe mit einem Blick auf die Entstehung und die organisatorische Form der Speicherbibliothek dar. 

Zweigeteilte Struktur

Zunächst die organisatorische Form: Früh in der politischen Abklärung der Zusammenarbeit wurde deutlich, dass keine Trägerschaft bereit oder in der Lage war, die Speicherbibliothek allein zu tragen und bauen und dann den anderen Partnern im Sinne einer Miete zur Verfügung zu stellen. Deshalb konzentrierten sich die ersten gemeinsamen Arbeiten ab 2009 darauf, die Rechtsform der Kooperativen Speicherbibliothek zu finden.

Das Resultat: eine zweigeteilte Struktur, eine Aktiengesellschaft für Finanzierung und Bau und einen Betriebsverein, der die Speicherbibliothek als Institution verantwortet und für alle betrieblichen Fragen zuständig ist. Das hört sich komplizierter an, als es in der Praxis wirklich ist: Der Aktiengesellschaft können teilnehmende Bibliothek resp. ihre Träger angehören, müssen aber nicht; es können auch andere Einrichtungen zu Aktionären werden. Heute gehören ihr der Kanton Luzern, die Zentralbibliothek Zürich und die Universität Basel an. Sie verantwortet den Bau, hat für die Finanzierung des Baus die Geldmittel in Form von Hypotheken aufgenommen, und ist formelle Eigentümerin des Grundstücks und des Gebäudes. Sie strebt keinen Gewinn an, muss aber natürlich die Hypothekarzinsen aufbringen und für die Amortisation des Gebäudes und dessen strukturellen Unterhalt besorgt sein.

Das tut sie durch die Vermietung des Gebäudes an den Betriebsverein, der für den Betrieb und alle damit zusammenhängenden Fragen verantwortlich ist. Er besteht aus den teilnehmenden Bibliotheken – bis jetzt: Universitätsbibliothek Basel, Zentral- und Hochschulbibliothek Luzern, Zentralbibliothek Solothurn, Bibliotheken der Universität Zürich, Zentralbibliothek Zürich –, beaufsichtigt den Betrieb der Speicherbibliothek, plant ihre strategische Entwicklung und gibt die Rahmenbedingungen für deren Betrieb vor. Ausserdem bestellt sie deren Geschäftsführer, der den alltäglichen Betrieb verantwortet, organisiert und regelt, das Personal einstellt und alle weiteren operativen Geschäfte besorgt.

Dahinter verbergen sich vor allem in der laufenden Aufbauphase umfangreiche Aufgaben, vom Organisieren aller Schulungen für die teilweise anspruchsvollen technischen Einrichtungen über den Aufbau der Betriebssicherheit und den Abschluss aller notwendigen Versicherungen (und es sind viele bis hin zu AHV und Personalvorsorge), schliesslich zum Aufbau des betrieblichen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Kostenrechnung und allen Bankverbindungen.

Outsourcing, ja oder nein?

Soweit tönt das einfach nach Outsourcing – die Prozesse sind selbständig geregelt, zwar nach Vorgaben, aber trotzdem nur für die Speicherbibliothek, und das Personal ist nicht über eine der teilnehmenden Einrichtungen der öffentlichen Hand angestellt, sondern von der Speicherbibliothek.

Aber natürlich ist es nicht so einfach (wie könnte es bei Bibliotheken auch sein?). Denn diese knappe Darstellung berücksichtigt einerseits nicht die jahrelangen, umfangreichen Vorbereitungen auf inhaltlicher, bibliothekarischer Seite, von der Festlegung und Ausrüstung der einzulagernden Bestände mit Strichcodes über die Prozessdefinitionen beim Erstellen der Scans und Kopien von Artikeln bis zur Programmierung der Schnittstellen zwischen den Bibliothekssystemen und dem Lagerverwaltungssystem: das sind entscheidende Komponenten für die Frage nach dem Outsourcing-Charakter der Einrichtung. In diesen Bereichen ist die Entscheidungsfreiheit der Speicherbibliothek eingeschränkt.

Aber bevor das weiterverfolgt wird, soll noch die Geschichte der Evaluation des Outsourcings des ganzen Projekts berichtet werden. Im Vorfeld der Kooperation zwischen mehreren Bibliotheken prüfte die ZHB Luzern, von der der Anstoss zur Kooperativen Speicherbibliothek schliesslich ausging, mehrere Arten der Magazinierung im genauem, ausführlichen Detail, um die ökonomisch und konservatorisch optimale Variante zu eruieren. Zu den Varianten gehörten ein traditionelles Fachbodenregallager (d.h. ein Lager mit festen Büchergestellen), ein Rollregal-Lager, die schliesslich realisierte automatisierte Variante, und eine Outsourcing-Variante: der gesamte zu lagernde Bestand sollte einer Logistik-Dienstleistungsfirma zur Lagerung übergeben werden; diese Firma würde auch für die Auslieferung von Bestellungen verantwortlich sein. 

Für diese Outsourcing-Variante wurde 2007 ein eigentliches Gatt/ WTO-Ausschreibungsverfahren durchgeführt. Teil der Ausschreibung waren die Lager- und Lieferbedingungen (die selbstredend mit den Bedingungen, die für die anderen geprüften Varianten gestellt wurden, übereinstimmten). Drei Firmen beteiligten sich; diejenige, die das Verfahren an erster Stelle abschloss, war gleich günstig wie das automatisierte Lager. Die ZHB hatte allerdings einen grossen Vorbehalt gegen die Outsourcing-Lösung: die Langfristigkeit. Während für archivierende Bibliotheken sich die Dauer «langfristiger Aufbewahrung» zumindest im dreistelligen Bereich bewegt, war für die offerierenden Firmen der langfristige Zeitraum bei 20 Jahren begrenzt, mit Erneuerungsmöglichkeiten ... Der Vorbehalt wurde nicht geringer dadurch, dass eine der offerierenden Firmen noch während des Verfahrens an eine andere Firma verkauft wurde.

Auch andere Bibliotheken teilten diesen Vorbehalt. Inzwischen nämlich war durch die Präsentation des Projektes der gemeinsamen Magazinierung in verschiedenen Gremien – z.B. der KUB (Konferenz der Universitätsbibliotheken der Schweiz) und der SKKB (Schweizerische Konferenz der Kantonsbibliotheken) deutlich geworden, dass es mindestens fünf weitere ernsthaft interessierte Institutionen gab, mit denen die Projektentwicklung aufgenommen wurde. Aber diese Bibliotheken teilten die skeptische Haltung, so sehr, dass ein Projekt der gemeinsamen Lagerung sich nur realisieren liess, wenn das Lager selbst gebaut und geführt wird. An einer Outsourcing-Lösung hätte sich keine andere Bibliothek beteiligt.

Diese klare Ausgangslage führte dazu, dass der Regierungsrat des Kantons Luzern die Ausschreibung formell abbrach und die Kooperation zum Ziel machte. Nachdem viele weitere Details geklärt waren und die Träger der verschiedenen Bibliotheken der Realisierung formell zugestimmt hatten, begann die Bauplanung im Herbst 2013, die Bauarbeiten dann im August 2014, die Einlagerung eben im Februar 2016. 

Eine Bibliothek für Bibliotheken

Und jetzt das «Jein» – ist die Speicherbibliothek nun ein Fall von Outsourcing oder nicht? Ja, durchaus: die Bibliotheken geben Bestände ab, lagern sie nicht mehr selbst – das wird durch eine andere, von ihnen getrennte Institution übernommen; die Speicherbibliothek verrechnet ihre Dienstleistungen den beteiligten Bibliotheken mit vollen Kosten. (Und in Klammern: endlich kennen wir die vollen Kosten der Magazinierung – es ist hilfreich und auch heilsam, diese vollen Kosten auch für die eigene Magazinierung zu erarbeiten und zu kennen!). Aber auch Nein, sie ist nicht ein Fall von Outsourcing – dazu sind die Verbindungen und die Verbindlichkeiten bis in die technischen Abläufe hinein zu eng definiert, die Kontrolle der Bibliotheken über die Speicherbibliothek zu stark.

Also doch Jein... Vielleicht können wir uns auf eine Formel von internem Outsourcing einigen: Wir behalten die Aufbewahrung – ein Kernprozess für Bibliotheken seit vielen Jahrhunderten – unter eigener Kontrolle, wir betreiben sie nicht mehr jeder für sich, sondern mithilfe der selbständigen Aussenstelle gemeinsam. Oder anders gesagt: wir haben mit der Speicherbibliothek eine Bibliothek für Bibliotheken geschaffen.

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Ulrich Niederer

Dr. Ulrich Niederer, Direktor der ZHB Luzern seit 21 Jahren und noch etwas länger interessiert an der Frage der kooperativen Aufbewahrung. Im Verein «Kooperative Speicherbibliothek Schweiz» amtiert er als erster Präsident. 

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C’est à la date prévue du 1er février 2016 que la Bibliothèque coopérative suisse de stockage de Büron (LU) a démarré son activité, placée sous le sceau d’une double innovation : les bibliothèques consentent à confier une partie de leurs collections à un entrepôt central externe, construit en commun. Elles s’embarquent dans l’aventure de dédoubler les titres de périodiques disponibles en plusieurs exemplaires. Ulrich Niederer explique le fonctionnement de cette bibliothèque de stockage et se demande si cette bibliothèque représente un cas d’externalisation ou non.