Informationssysteme und AV-Medien

Einleitung

Der ursprüngliche Titel im Programm lautete: «Archivinformationssysteme und ihre Tauglichkeit für AV­Medien». Hier wird das Thema etwas ausgeweitet: «Wie werden AV­Medien in verschiede­nen Informationssystemen in Archi­ven, Bibliotheken und spezialisierten Dokumentationsstellen erschlossen?» Es geht nicht um die Frage, welches Standard­Informationssystem das «bes­te» wäre, um AV­Medien zu erschlie­ssen. Viel aufschlussreicher scheint die Frage, warum AV­Medien in unter­ schiedlichen Systemen ganz verschie­den erschlossen werden, ohne dass da­mit bereits eine Bewertung der Systeme verbunden ist.

Im Folgenden wird anhand von einigen Screenshots gezeigt, wie Videos und Mu­sik als zwei Typen von AV­Medien in verschiedenen Systemen sichtbar sind. Für das Archiv sind das Beispiele, die mit dem Archivsystem Scope erfasst sind, für die Bibliothek sind es Beispiele aus IDS­Katalogen mit dem Bibliothekssys­tem Aleph. Scope und Aleph sind Standard­ Systeme, die in der Schweiz sehr verbreitet sind. Als Kontrast dazu Bei­spiele aus den Archivsystemen von Ra­dio und Fernsehen SRF; beides sind keine Standardlösungen, sondern Tools, die speziell für die Anwendung in den AV-Dokumentationen entwickelt wur­den. Diese Auswahl bedeutet keinerlei Wertung dieser Systeme; mit anderen Systemen und Anwendungen liesse sich genau dasselbe zeigen.

Die Vielfalt der AV-Erschliessung

Video

Beispiel 1 zeigt die Erfassung eines Tagesschau ­Beitrags im Archiv für Zeitge­schichte. Das Dokument ist nur mit den notwendigsten Metadaten beschrieben, d.h. Titel, Sendedatum, Dauer, Träger­format, Farbe und Ton. Die hierarchi­sche Einordnung zeigt, dass es Teil des Archivbestandes der Israelitischen Cul­tusgememeinde Zürich ist.

Der Screenshot zeigt, dass in dieser Anwendung noch weitere Angaben ins­ besondere zu den Urhebern und zur Produktion erfasst werden können. Zu­ dem stehen in Scope viele Datenfelder für weitere Metadaten zur Verfügung, u.a. können auch Film­ und Tonaufzeichnungen in die Verzeichnung ein­gebettet werden, um diese direkt im Archivkatalog anzuzeigen.

Beispiel 2 zeigt die Erfassung eines Tagesschau ­Beitrags im Katalog des St. Galler Bibliotheksnetzes, sowohl als Kurzanzeige wie auch mit den einzelnen MARC­Feldern des Kataloges. Der Infor­mationsgehalt ist nicht wesentlich grös­ser als beim Beispiel aus dem Archiv.

Die Detaildarstellung des Datensat­zes zeigt, welche MARC­Felder für die Beschreibung benutzt werden. Wie im Archiv könnten auch hier sehr viele zu­ sätzliche Metadaten erfasst werden; das MARC­Format kennt ja mehrere hun­dert Felder und Subfelder, welche für spezifische Informationen zur Verfü­gung stehen. 

Beispiel 3 zeigt einen Tagesschau­ Bei­trag, wie er in der Film/Video­Daten­ bank FARO bei SRF erfasst ist. Im Un­terschied zu den anderen Beispielen ist hier sichtbar, wie dieser Beitrag in die ganze Sendung eingebettet ist. Vor al­lem sind die einzelnen Filmsequenzen des Beitrags beschrieben und mit ei­nem Standbild versehen.

Musik

Beispiel 4 aus dem Schweizerischen Literaturarchiv zeigt die Erfassung ei­nes Werks von Othmar Schoeck in der Sammlung «Bilder und Stimmen der Schweizer Kultur». Die Metadaten be­schränken sich im Wesentlichen auf Komponist, Titel und Interpreten.

Auch hier gilt wie beim Film, dass das System weitere Datenfelder für Me­tadaten zur Verfügung stellt. Im Bei­spiel ist auch zu sehen, dass Links zur Audiodatei erfasst sind; diese funktio­nieren allerdings aus urheberrechtli­chen Gründen nur innerhalb des SLA bzw. der Nationalbibliothek.

Beispiel 5 zeigt, wie die Bibliothek der PH Zürich eine Musik­CD mit der 9. Sinfo­nie von Anton Dvorak im NEBIS­Katalog erfasst hat. Die Metadaten sind nur we­nig ausführlicher als das Archiv­Beispiel, aber sie reichen aus, um in der Recher­che diese CD zu identifizieren und zu entscheiden, ob ein Nutzer diese auslei­hen will oder nicht.

Das folgende Beispiel 6 zeigt die Erfas­sung einer CD mit der gleichen Sinfo­nie in der Musikdatenbank von Radio SRF. Diese ist sehr viel ausführlicher und differenzierter. Aus Platzgründen können nicht alle Bildschirmmasken, die für die vollständige Erschliessung benötigt werden, gezeigt werden.

Die Erschliessung beginnt mit den Metadaten zum Werk, d.h. Komponist, Werktitel, Opus­ und Werkverzeichnis­ Nummer, Entstehungszeit, musikali­sche Einordnung in Bereich und Teil­bereich, geografische Herkunft, etc. Dann folgen die Metadaten zu den einzelnen Teilen des Werkes, den Sätzen mit Stücktitel, der Lokalisierung auf der CD und der Abspieldauer. Screen­ shot 6 zeigt, wie für jeden Teil die In­terpreten mit ihren Funktionen erfasst werden. Dazu kommen Ort und Zeit der Aufnahme. 

Zusätzlich werden die Informationen zur CD als Tonträger erfasst: Tonträger­titel, Strichcode­-Nummer, Produkti­onsjahr, Label, Bestellnummer, Tonträ­gerart, Aufzeichnungstechnik und Bei­ lagen. Zudem folgen noch Metadaten zur Digitalisierung wie das Format der Audiodatei und technischen Hinweise. Zum Schluss werden zu jedem Stück, das für die Sendung in Frage kommt, weitere Informationen für die Rotation erfasst, damit eine Software automa­tisch aus den erfassten Musikstücken eine Sendung zusammenstellen kann. Dazu gehören: dominante Instrumente von Gesamtwerk und Interpretation, Tempo und Dynamik von Anfang, Ge­samt und Ende, Komplexität und Inten­sität der Musik, Epoche, Klangkategorie, Instrumentation, Opener, Closer, etc.

Erschliessungsqualität

Wenn man diese Beispiele vergleicht, ist die Frage, welche Art der Erschlies­sung nun die beste sei, durchaus nahe­ liegend. Allerdings: Woran misst sich die Qualität einer Erschliessung? Ist die Erschliessung, wie sie in den Systemen von SRF gemacht wird, besser, weil sie differenzierter ist und mehr Metadaten erfasst? Dies wäre ein Trugschluss, denn mehr bedeutet nicht unbedingt auch besser. Das wäre die Optik von Sportreportern oder Betriebswirt­schaftlern, wo möglichst viel und mög­lichst schnell die Kriterien sind.

Wenn man die Qualität einer Erschlies­sung beurteilen will, muss man zuerst die Frage stellen, wozu denn diese Er­schliessung gemacht wird. Die Frage ist daher: Was ist Aufgabe und Ziel der Institutionen, die Medien erschliessen, wer soll diese Medien nutzen und zu welchem Zweck?

Das klassische Archiv, egal ob in der öf­fentlichen Verwaltung oder in der Privatwirtschaft, hat die primäre Aufgabe, das Handeln der eigenen Organisation für die Nachwelt nachvollziehbar zu dokumen­tieren. Diese Art der Archivierung ist prozessorientiert, d.h. es werden Geschäfts­vorgänge dokumentiert. Darum hat das Archiv nicht das einzelne Dokument im Focus, sondern das Dossier, in dem sich ein Geschäftsvorgang abbildet. Damit be­zieht sich auch die Erschliessung primär auf das Dossier. Einzeldokumente inner­halb eines Dossiers werden nur dann sichtbar gemacht, wenn sie eine besonde­re Bedeutung haben und auch dann nur mit den wichtigsten formalen Angaben. Die inhaltliche Zuordnung erfolgt über die Einordnung des Dossiers im prozes­sorientierten Aktenplan; diese Kontext­information ist ein zentraler Bestandteil der Erschliessung im Archiv.

Im Gegensatz dazu richtet die Biblio­thek ihren Focus auf das Einzeldoku­ment. Das Kerngeschäft jeder Biblio­thek ist ja die Ausleihe von Medien; eine Bibliothek, deren Bestände nicht mehr ausgeliehen (oder vor Ort genutzt) wer­den, wäre keine Bibliothek mehr, son­dern eher ein Archiv oder Museum. Aus diesem Grund ist die Erschliessung in der Bibliothek darauf ausgerichtet, dass die Nutzenden in der Recherche ein ge­suchtes Medium finden und anhand der Metadaten auch beurteilen können, ob sie es ausleihen, d.h. nutzen wollen. Da in Bibliotheksbeständen oft nach einem Thema gesucht wird, spielt die Inhalts­erschliessung über Schlagwörter oder andere kontrollierte Vokabulare eine wichtige Rolle.

Im Archiv und in der Bibliothek wäre eine hoch differenzierte Erschliessung, wie wir sie in den Beispielen von Radio und Fernsehen gesehen haben, nicht nur sinnlos, sondern sogar kontrapro­duktiv. Wenn die Erschliessung Meta­daten bereitstellt, welche die Nutzen­ den gar nicht brauchen, führt dies zu einem Informations-­Overkill, der die Recherche nur behindert.

Im Gegensatz zu Archiv und Bibliothek haben die Dokumentationen von Radio und Fernsehen eine ganz andere Aufga­be: Sie sind Produktionsarchive, deren Bestände für die Produktion von Sen­dungen benötigt werden. Diesem Zweck dient die Art der Erschliessung, welche hier gemacht wird. Am Beispiel der Musikdatenbank beim Radio lässt sich dies zeigen: Im Musikprogramm eines Radiosenders werden ja nicht ganze CDs oder Alben abgespielt, wie das manche von uns möglicherweise zuhause tun. Für das Musikprogramm werden einzelne Musikstücke zusam­mengestellt, bei grösseren Werken der E-­Musik oft auch nur Teile von einzel­nen Werken. Darum ist die differen­zierte Erschliessung auf der Ebene des Einzelstückes entscheidend. Da Musik­ programme heute automatisch von ei­ner Software erstellt werden, müssen, wie im letzten Screenshot gezeigt, auch die entsprechenden Informationen wie Tempo, Dynamik, dominantes Instru­ment, Opener, etc. erfasst sein. So kann die Software steuern, wie das Pro­gramm klingt und bei den Zuhörenden ankommt.

Die Antwort auf die Frage, welche Art der Erschliessung die richtige oder bes­sere sei, ist somit klar: So unterschied­lich die drei gezeigten Systeme auch sind – innerhalb ihres Kontextes und bezogen auf ihre Aufgabe, sind alle drei Erschliessungen sinnvoll und richtig. Natürlich kann man sich auch ganz an­ dere Aufgaben und Fragestellungen ausdenken. Wenn es z.B. um die Erfor­schung der Mediengeschichte geht, z.B. um die Frage, wie sich ein Fernseh­programm im Lauf der Jahre entwickelt und verändert hat, dann wären alle drei Systeme und ihre Art der Erschliessung ungeeignet. Denn in diesem Fall inte­ressieren nicht einzelne Sendungen, Beiträge oder gar einzelne Sequenzen, sondern das Programm als Ganzes. Da­ mit müssten ganz andere Methoden der Erschliessung angewendet werden.

Um auf die eingangs gestellte Frage, ob Archivinformationssysteme für die Er­schliessung von AV­-Medien tauglich seien, zurückzukommen: Da ist die Ant­wort dieselbe wie jedes Mal, wenn eine Informationsvermittlungsstelle uns als Berater anfragt, welches Informations­system sie denn kaufen sollten. Da stel­len wir als erstes die Gegenfrage, welche Medien zu welchem Zweck und für wel­che Nutzerkreise erschlossen werden sollen, was die Interessen der Nutzen­ den sind, welche Fragen sie stellen und welche Antworten sie erwarten. Erst wenn dies analysiert und geklärt ist, lässt sich überlegen, welches konkrete Sys­tem sinnvoll und angepasst wäre. Für manche ist es erst einmal etwas frustrie­rend, wenn wir eine konkrete Frage gleich mit einer Gegenfrage beantworten, aber das hat damit zu tun, dass wir Berater sind und keine Verkäufer, die immer schon wissen, welches Produkt der potentielle Kunde kaufen soll.

Vortrag, gehalten am 21. Mai 2014 an der Fachtagung «Ohne Erschliessung keine Vermittlung» von BIS und Memoriav in Bern.