Une évolution dans les pratiques descriptives – Vers un modèle conceptuel archivistique?

Le moment semble donc idéal pour faire un bilan des 20 années qui ont abouti à l’élaboration des normes de l’ICA et des formats apparentés, mais aussi pour présenter les réflexions en cours. Les évolutions technologiques, le Web des données notamment, conduisent en effet l’ICA à revoir sa stratégie par rapport aux normes de description, à leur contenu et à leur reconnaissance future.

Après un rappel historique sur l’histoire des normes de l’ICA et des formats d’encodage apparentés, les travaux en cours du Comité des normes et bonnes pratiques de l’ICA (ICA/CBPS) et les premières réflexions en vue de l’élaboration d’un modèle conceptuel archivistique seront présentés.

Normes et e­formats de l’ICA: historique 

La normalisation de la description ar- chivistique a ses racines à la fois en Europe et en Amérique du Nord. Le principe de provenance en est le point de départ théorique. Ce principe peut être mis en œuvre de différentes manières dans la pratique archivistique. En Europe, Adolf Brennecke y voit un principe de structure (Strukturprinzip) qui se fonde sur des règles communes reflétées par le classement et la description, et qui se substitue à la croyance que toutes les archives sont uniques et que leur description ne peut donc être normalisée. Les efforts de normalisation aboutissant aux normes descriptives actuelles de l’ICA ont été influencés par les expériences des bibliothécaires dans les pays anglo-saxons en Amérique du Nord. L’introduction des technologies de l’information combinée à une longue et forte tradition d’élaboration et d’adoption de normes de catalogage a initié une discussion au sein des professionnels des archives sur les enseignements qu’il fallait en tirer. Ces débats ont abouti à la constitution d’un groupe de travail des archivistes canadiens. Ces experts ont publié en 1986 une étude intitulée «Vers des normes de description», contenant des recommandations qui ont donné lieu à l’élaboration des «Règles pour la description des documents d’archives (RDDA)» et à l’organisation par l’ICA d’une réunion d’experts internationaux en 1988 à Ottawa. Les résultats de cette réunion ont été repris par la Commission ad hoc de l’ICA chargée d’élaborer des normes de description; en 1992, l’ICA a publié une «Déclaration de principes concernant la description archivistique» identifiant quatre objectifs pour les normes de description internationales:

– assurer la création de descriptions homogènes, pertinentes et explicites,

– faciliter la découverte et l’échange d’informations sur les archives,

– permettre le partage des données d’autorité,

– rendre possible l’intégration de descriptions provenant de différentes institutions dans un système unifié.

Le fonds a été identifié comme l’unité de description la plus large, et il a été établi que «... la description procède du général au particulier et que sa gestion et sa représentation suivent la même logique». Ainsi, l’accent est mis sur deux aspects essentiels de la Norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G), publiée dans sa première version en 1994: les descriptions à plusieurs niveaux et le «système» d’un catalogue collectif archivistique comportant les descriptions élaborées par différentes institutions de conservation. On peut trouver un troisième aspect fondamental dans ISAD(G): il est nécessaire de relier les informations descriptives à leur contexte. Les informations de provenance, sur le producteur et sur les fonctions auxquelles sont reliées les unités archivistiques et une description détaillée de l’institution ou du dépôt, où les archives décrites sont conservées et accessibles. On pourrait dire que l’ensemble du programme des normes publiées par l’ICA jusqu’en 2007 avait été prévu par ceux qui ont esquissé ces documents au début des années 1990. Cela explique aussi pourquoi ISAD(G) en tant que norme générale de description est un outil flexible. L’adjectif «général» implique que l’on a écarté certaines spécificités des pratiques descriptives, spécificités que l’on retrouve dans les normes nationales (Règles pour la description des documents d’archives du Canada, Manuel de description archivistique de la Grande-Bretagne et norme de contenu américaine «Archives, papiers personnels, manuscrits» ou norme APPM), pour garder et faire ressortir des principes communs et des éléments de données. En 1996, ISAD(G) a été complétée par une deuxième norme descriptive, la Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, ou norme ISAAR(CPF). Cette norme a été élaborée afin de documenter le contexte et les relations entre les descriptions de documents d’archives et les informations sur les producteurs d’archives. Là encore, les travaux de l’ICA suivent une stratégie définie par les bibliothécaires de recueil et de gestion de ces informations dans une notice d’autorité distincte, bien que déjà ISAD(G) ait fourni des éléments descriptifs pour ces informations dans la zone du Contexte.

La constitution du corpus des normes de description de l’ICA s’est achevée avec l’adoption des normes ISDIAH (Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives) et ISDF (Norme internationale pour la description des fonctions) par le Congrès international des archives de Kuala Lumpur, en 2008. Pendant le Congrès de Vienne de 2004, le comité de l’ICA sur les normes de description a été refondu dans le contexte plus large d’un comité des normes et bonnes pratiques (ICA/ CBPS). L’élaboration de la norme ISDIAH a été inspirée du portail espagnol Censo Guia; ISDIAH donne des recommandations pour la préparation de descriptions structurées pour les institutions de conservation des archives. ISDF est issue du constat que, notamment dans des environnements numériques, les relations des archives avec les fonctions qui en sont à l’origine sont plus importantes que les relations des archives avec les organisations qui les ont créées. Par conséquent, si une notice d’autorité ne peut pas fournir toutes les informations contextuelles nécessaires, les descriptions de fonctions auxquelles les archives sont liées ou qui sont à l’origine des archives peuvent être précieuses.

L’histoire des quatre normes de l’ICA reflète une évolution dans la réflexion en matière de description et elle est sous-tendue par un modèle conceptuel informel, fondé sur la provenance et le contexte. Alors que la norme ISAD(G) offre une combinaison structurée d’éléments permettant de décrire les archives et leur contexte dans un seul instrument de recherche, ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH sont ciblées sur des composantes spécifiques de la description archivistique. Les quatre normes de description de l’ICA offrent un outil intellectuel puissant et bien équilibré que l’archiviste doit transformer en pratique de travail.

L’avènement de l’Internet dans le domaine des archives au début des années 1990 a donné lieu à un deuxième ensemble de normes, dont le développement n’a pas été initié par l’ICA: les normes de communication EAD (Description archivistique encodée), EAC-CPF (Contexte archivistique encodé – Collectivités, personnes, familles) et EAG (Guide archivistique encodé). Bien que le développement de l’EAD n’ait pas été coordonné avec l’élaboration parallèle d’ISAD(G), les deux normes reflètent une compréhension commune de la description archivistique. Comme ISAD(G), l’EAD combine toutes les composantes de la description (à plusieurs niveaux) des archives et de leur contexte. Son objectif principal est l’encodage d’instruments de recherche, mais elle est applicable à d’autres formes de représentations des informations descriptives des archives, par exemple les guides des collections. Le développement de l’EAC-CPF a été concomitant avec la révision de la norme ISAAR(CPF). Tous les éléments d’ISAAR(CPF) se retrouvent donc dans l’EAC-CPF. Dans le cas de l’EAG, la bibliothèque de balises existait déjà avant la rédaction de la norme ISDIAH. Pour l’instant, seule ISDF n’a pas de norme de communication correspondante. Ces trois e-formats ne relèvent pas de l’ICA: l’EAD est la propriété intellectuelle de la Société des archivistes américains (SAA), l’EAC-CPF est un produit transatlantique appartenant à la SAA et à la Staatsbibliothek de Berlin. L’EAG relève du ministère de la Culture espagnol. Rétrospectivement, les normes de l’ICA et les formats de communication apparentés sont les enfants des années 1990. Ces outils permettent la mise à disposition sur le Web de descriptions archivistiques normalisées. Toutefois, même si le modèle conceptuel sous-jacent des normes et formats de description est le même, ces outils n’ont pas été élaborés simultanément et peuvent présenter des redondances et des difficultés d’articulation, d’où la réflexion menée par le Comité des normes et bonnes pratiques pour faciliter leur implémentation. 

Comment mieux articuler les normes et e­formats de description archivistique? 

Entre 2008 et 2012, le Comité des normes et bonnes pratiques de l’ICA a identifié les améliorations à apporter aux normes, ainsi qu’un projet relatif aux relations entre les différents types d’entités archivistiques (archives, collectivités, personnes ou familles productrices ou détentrices d’archives, et fonctions exercées par les producteurs). Ce travail sera présenté lors du 17e Congrès international des archives, à Brisbane, en août 2012.

Les quatre normes, élaborées à des dates différentes, présentent en effet de nombreuses incohérences quant à la terminologie utilisée dans les glossaires. Certains termes ne figurent que dans une seule norme alors qu’ils pourraient être regroupés dans un glossaire commun («institution de conservation» dans ISDIAH; «fonction» dans ISDF; «accès», «classement», «collection», «document», «dossier» dans ISAD(G), etc.). La définition d’ISAD(G) pour «Contrôle d’autorité» renvoie à celle donnée dans ISAAR(CPF), pour «Notice d’autorité». Enfin, les définitions de plusieurs termes diffèrent d’un texte à l’autre; c’est le cas notamment de «point d’accès», de «collectivité», de «producteur», de «provenance» ou encore de «document d’archives».

Par ailleurs, les institutions de conservation concernées par la norme ISDIAH et les entités décrites dans ISAAR ont de nombreux éléments de description communs. Les quelques éléments propres à ISDIAH («accessibilité», «services d’aide à la recherche», etc.) n’en font tout au plus qu’une variante de la norme ISAAR, qui sert à documenter les «entités (collectivités, personnes et familles) associées à la production et à la gestion des archives» (1.1). Or, les institutions de conservation «gèrent» les archives qu’elles détiennent; les archives peuvent être conservées par des personnes et des familles (documentées dans ISAAR) et pas seulement par des institutions. Une entité ne doit être décrite qu’une seule fois, puis être mise en relation avec d’autres entités en fonction des différents rôles qu’elle exerce. La norme ISAAR devrait donc être complétée par les éléments de description d’une entité dans son rôle de détentrice d’archives; la zone de la description d’ISAAR devrait englober les zones d’ISDIAH sur les contacts à prendre et les services offerts par une institution de conservation. De plus, la zone de contrôle d’ISAD(G) devrait être étendue et homogénéisée avec les zones de contrôle des trois autres normes de description contextuelle.

L’articulation des quatre normes reste la principale difficulté, d’autant plus que toutes ne comprennent pas de chapitre sur les relations avec d’autres entités archivistiques. En outre, leur mise en œuvre conjointe peut rendre certains éléments moins utiles. Par exemple, si l’on utilise ISAD(G) avec ISAAR, l’élément Histoire administrative/Notice biographique d’ISAD(G) peut perdre de son intérêt car ISAAR permet de créer des descriptions séparées mais liées des producteurs d’archives. Mais ISAAR peut aussi être utilisée pour structurer l’élément Histoire administrative/Notice biographique d’ISAD(G).

Le Comité des normes et bonnes pratiques a donc préparé un projet de chapitre commun sur les relations entre les différents types d’entités archivistiques et entre des entités archivistiques et d’autres ressources d’information. Pour les relations entre entités archivistiques du même type (entre deux collectivités ou entre deux séries organiques appartenant au même fonds), on se reportera à la norme concernée (ISAAR dans le premier exemple, ISAD dans le deuxième cas). Trois éléments descriptifs ont été rendus disponibles pour établir des liens entre les entités archivistiques et entre les entités archivistiques et d’autres ressources d’information («Identifiant des entités et ressources en relation», «Nature de la relation» et «Dates de la relation»), et deux diagrammes ont été élaborés pour fournir un support visuel des relations entre les normes de description de l’ICA et les entités archivistiques représentées par leurs descriptions. Ces diagrammes ne comprennent que les relations pertinentes aux fins du projet de chapitre. Le premier représente les relations entre les quatre normes de l’ICA, le deuxième représente les relations entre entités archivistiques (les institutions de conservation sont englobées dans les collectivités, personnes et familles). Le comité réfléchit aux types de relations que peuvent entretenir les entités archivistiques, mais sans vraiment en donner de définition pour le moment. 

L’ICA envisage donc une révision substantielle des quatre normes internationales de description pour le prochain mandat quadriennal. Toutefois, identifier les éléments de description ne suffit pas. Il s’agit de créer un véritable réseau de relations entre les différents types d’entités archivistiques, d’où un projet d’élaboration de modèle conceptuel archivistique. 

Vers un modèle conceptuel archivistique? 

Les modèles conceptuels de description des ressources représentent une nouvelle tendance dans le développement de normes de structuration. Ils s’appuient sur des méthodes formelles d’identification et d’interrelation des composantes de la description (archives, producteurs/détenteurs, fonctions des producteurs). Les partisans de la modélisation conceptuelle envisagent l’utilisation des données de description comme support aux applications du Web sémantique. Ils considèrent également les modèles conceptuels comme un moyen d’accéder à l’ensemble des ressources du patrimoine culturel. Il s’agit de mieux répondre aux attentes des utilisateurs en leur offrant un accès homogène aux différentes ressources patrimoniales.

Le développement d’un modèle conceptuel pour les entités de la description archivistique constituera une avancée certaine. Il aidera les archivistes à résoudre les questions soulevées par la combinaison des normes descriptives dans un système de description archivistique, l’absence de certains éléments en matière de liens/relations, le manque de clarté des entités à inclure dans un système d’information, etc. Pareillement, la conception et la mise en œuvre d’un modèle conceptuel en matière de description archivistique permettront d’éliminer la redondance entre les éléments des quatre normes, puis de revenir à des règles et d’identifier les éléments uniques et communs, basés sur les relations possibles entre les entités.

Le but de la description archivistique est d’identifier, d’expliquer le contexte et le contenu des documents d’archives afin d’en favoriser l’accès et l’utilisation. Ceci est réalisé en créant des représentations précises et appropriées par la capture, l’analyse, l’organisation et la consignation d’informations sur les documents d’archives et les contextes de création, de maintenance, d’utilisation et de conservation de ces documents.

Un système de description archivistique est un système d’information contenant des descriptions qui s’appuient sur les quatre normes de l’ICA. Celles-ci représentent le noyau d’un système dans lequel les différentes descriptions contextuelles sont créées et maintenues indépendamment, mais reliées entre elles d’une manière transparente pour l’utilisateur. Un tel système de description assure la création de tous les types d’instrument de recherche, analogiques ou numériques, permettant aux utilisateurs de localiser, identifier, accéder et utiliser les documents d’archives.

La description des documents d’archives proprement dite constitue l’élément central du modèle conceptuel de description archivistique, mais il n’est pas le seul. En cela, les autres entités font partie du contexte des documents d’archives. La plus importante de ces entités est constituée de la description des collectivités, personnes et familles qui réalisent des fonctions, créent, utilisent, gèrent, conservent et assurent la garde des documents. Il convient alors de relier les descriptions des documents d’archives (ISAD) à la description des fichiers d’autorité (ISAAR[CPF]) et à la description des institutions d’archives (ISDIAH) qui conservent ces documents, mais également à la description des fonctions inhérentes aux créateurs des documents (ISDF).

Avec l’avènement de l’environnement réseau, les utilisateurs ont davantage de possibilités pour accéder aux catalogues en ligne et aux systèmes d’information archivistique décrivant les documents détenus par un certain nombre d’institutions d’archives. Ceci a pour conséquence un besoin accru pour des systèmes de description archivistique cohérents et complets.

Le système de description archivistique doit être en mesure de représenter, documenter et préserver les relations entre les diverses entités. Ainsi, l’identification, la description et la documentation des liens entre entités sont essentielles pour préserver le sens, la valeur probante, le contexte et l’accès des documents d’archives d’une manière pérenne.

La mise en œuvre des normes de description archivistique permet aux institutions d’archives de présenter leurs fonds de façon cohérente et de construire le réseau de relations qui compose un système de description archivistique entièrement développé. Seule une description archivistique normalisée permet l’échange d’information descriptive entre les systèmes et ainsi la participation des institutions d’archives du monde entier à des portails. 

Toutes les entités composant un système de description archivistique peuvent être liées à l’aide de relations. Ces relations sont créées entre le même type d’entités archivistiques (par exemple entre deux collectivités pour indiquer une relation antérieure et ultérieure) et entre les différents types d’entités archivistiques (par exemple, entre une série et la fonction qui l’a produite).

Esquissé à grands traits, le projet ICA/CBPS pour les prochaines années vise donc à élaborer un modèle conceptuel de données réconciliant et harmonisant les quatre normes internationales, afin de rendre explicites et formels les liens entre les éléments des normes ISAD, ISAAR, ISDF et ISDIAH. Il ne s’agit pas de développer un nouveau format d’encodage, mais d’envisager les relations conceptuelles entre les archives, leurs producteurs/détenteurs et les fonctions des producteurs, et de clarifier les concepts sous-tendant les normes et formats de description. Il conviendra ensuite de comparer le modèle conceptuel élaboré pour les archives avec ceux élaborés pour les musées et les bibliothèques, afin de tenter d’harmoniser les processus métiers à travers la compréhension des concepts communs qui se cachent derrière la documentation scientifique des différents métiers patrimoniaux.