Kommentare Abstract
2012/2 Normen und Standards

La mise en œuvre d’ICA-ISAAR (CPF) et EAC aux Archives de la Ville de Genève: bilan d’une expérience

Kommentare Abstract

Au début des années 2000, nous avons choisi, aux Archives de la Ville de Genève, d’élaborer une solution informatique pour la description des archives. Après une phase d’étude, nous avons conçu un produit basé à la fois sur les normes internationales de description développées par le Conseil international des Archives (ICA) et sur le langage de balisage et d’échange XML (eXtensible Markup Language): IDEA (Instrument de Description Electronique des Archives). 

Sur le principe, nous souhaitions que:

  • toutes les descriptions réalisées soient mises à disposition sur le web
  • le balisage en XML soit automatisé 
  • les descriptions soient imprimables en format PDF
  • l’instrument de travail puisse être utilisé par des personnes ne disposant pas d’une formation spécifique en archivistique

Un premier module consacré à la description des fonds conforme à ICA- ISAD(G) et à XML/EAD a vu le jour en 2003, suivi, en 2007, par un second module consacré aux notices d’autorité conformes à la norme internationale ICA-ISAAR(CPF) et à XML/EACLes notices peuvent être consultées en ligne sur le site des AVG: http://w3public.ville-ge.ch/seg/xmlarchives.nsf/ID/04673480F43894 70C1256F3800505FB9. Jacques DAVIER et Didier GRANGE, «Un nouveau module de description aux Archives de la Ville de Genève: ISAAR(CPF) et XML/EAC», Bulletin d’information francophone sur l’EAD, n° 31, mars 2008, en ligne: www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1283; Didier GRANGE, «De la teoría a la práctica: reflexiones en torno a la puesta en marcha de ISAAR(CPF) y de EAC en el Archivo de la Ciudad de Ginebra», Tabula, 11, 2008, pp. 179–192. .

ISAAR(CPF): décrire les producteurs d’archives 

ISAAR(CPF)2 est constituée de 31 éléments répartis en cinq zones, à savoir l’identification, la description, les relations entre producteurs de fonds, le contrôle et les relations entre les producteurs, et des ressources archivistiques ou autres. Seuls quatre éléments sont obligatoires: le type d’entité, la forme autorisée du nom, les dates d’existence et le code d’identification de la notice d’autorité.

Nous utilisons ISAAR(CPF) de manière étendue: selon les besoins et les sources à disposition, la plupart des éléments sont susceptibles d’être mis en œuvre dans nos notices. Mais il est rapidement apparu que certains champs étaient plus difficiles à renseigner que d’autres. Nous avons notamment dû demander l’aide du Service juridique de la municipalité par rapport à l’élément «5.2.4 Statut juridique».

Par le biais d’hyperliens, nous mettons en relation les notices ISAAR(CPF) entre elles, s’il y a lieu, mais aussi les notices avec leurs ressources documentaires, généralement l’inventaire du fonds d’archives. Des relations avec d’autres ensembles documentaires conservés ailleurs sont aussi envisageables. Le cas ne s’est toutefois pas encore produit. Ces liens prendront tout leur sens le jour où les producteurs de fonds seront décrits au niveau suisse et leurs notices mises en réseau sur Internet.

Quelques choix

Si, dans le cas de la description des fonds, nous possédions déjà une solide expérience en matière d’inventaires avant même d’avoir entamé le projet, cela n’était pas le cas lorsque nous nous sommes lancés dans la réalisation du second module dédié aux notices d’autorité. Dès lors, nous avons dû entamer nos réflexions en partant de zéro.

Au moment où nous avons commencé de compléter les notices de description des producteurs des fonds, nous avons constaté que l’utilisation d’ISAAR(CPF) nécessitait que nous élaborions de l’information originale et nouvelle. Ce travail s’est révélé difficile, car très peu de services de la municipalité disposaient d’informations par rapport à leur histoire. Les recherches nécessaires pour réunir les informations et rédiger les historiques ont été souvent longues et fastidieuses.

Nos pratiques de description sont devenues plus complexes. Par exemple, les informations relatives à l’histoire administrative et aux biographies des producteurs se retrouvent dans les deux normes: dans ISAD(G), l’élément «3.2.2. Histoire administrative/Notice biographique» joue le même rôle que l’ensemble des éléments de la zone «ISAAR (CPF) Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, 2e édition, Paris, ICA, 2004. . Zone de la description» d’ISAAR(CPF). Cela nous a forcés à repenser les rapports entre les deux normes. Nous avons décidé de rédiger une description complète pour la notice d’autorité, qui fait foi, alors que seul un résumé du contenu de ce champ figure dans l’inventaire. Relevons que toutes les institutions seront confrontées à cette situation et devront faire des choix. Ces difficultés, qui pourraient paraître a priori secondaires, ne doivent pas être négligées. Des notices trop disparates ou incomplètes peuvent nuire grandement au succès de l’entreprise.

La solution informatique

Nous avons placé la norme internationale au centre du processus, en associant ISAAR(CPF) au standard EAC (Encoded Archival Context)Au début du projet, nous avons utilisé les documents suivants: Schéma XML EAC Beta (9 août 2004); Encoded Archival Context Tag Library Beta (août 2004); EAC Crosswalk: ISAAR(CPF), 2nd ed. (27–30 Oct. 2003) to EAC Beta (P.-G. Ottosson, EAC Working Group, 2004). Puis, après l’adoption de la première version stable de la norme EAC-CPF en 2010, nous avons utilisé leurs nouvelles versions: EAC-CPF Schema Version 2010 (1er mars 2010); Encoded Archival Context-Corporate Bodies, Persons, and Families (EAC-CPF) Tag Library Version 2010 (initial release); ISAAR(CPF) Crosswalk (Annexe à la Tag Library). . Nous avons repris les mêmes objectifs de diffusion que ceux qui avaient été définis dans le projet consacré à ISAD(G): les notices devaient être accessibles sur le Web en formats html, PDFet EAC.

La création des notices d’autorité se fait directement en XML. La saisie s’effectue grâce au logiciel d’édition XMLSpy. Nous utilisons un schéma XML propre à notre institution, qui contient les différents éléments et zones de la norme ISAAR(CPF).

Une fois les notices rédigées en XML à l’aide de notre schéma, elles sont transformées en fichiers XML EAC grâce à une feuille de style XSLT. Chaque élément du schéma ISAAR(CPF) est transformé en un élément EAC équivalent.

Les choix des éléments EAC à utiliser, c’est-à-dire les correspondances entre les éléments ISAAR(CPF) et les éléments EAC, sont majoritairement basés sur les suggestions faites dans le document «EAC Crosswalk».

Finalement, les fichiers de diffusion aux formats HTML et PDF sont générés à partir des fichiers XML EAC. Ils sont publiés sur le site Web des Archives de la Ville de Genève. On recourt à des feuilles de styles XSLT pour générer les fichiers HTML et des feuilles de style XSL:FO pour générer les fichiers PDF.

Avec l’adoption de la version stable de la norme EAC-CPF en mars 2010, nous avons dû quelque peu adapter notre schéma, ainsi que les feuilles de style, étant donné qu’EAC 2010 contient plus d’éléments obligatoires qu’ISAAR(CPF). Cela dit, les changements ne sont pas énormes, et la nouvelle mouture de notre système fonctionne à satisfaction.

Le vademecum, ou nos directives d’application 

Il nous paraît fondamental de bien ancrer les pratiques institutionnelles en matière de description. ISAAR(CPF) laissant une grande marge de manœuvre, nous avons souhaité préciser notre pratique et harmoniser notre façon de rédiger les notices. Ainsi, nous avons décidé de «normaliser la norme» en développant notre propre pratique. 

Celle-ci est décrite dans un vademecum, destiné au personnel amené à préparer des descriptions. Ce document distingue quels sont les éléments de description obligatoires, recommandés et facultatifs, et donne, pour chacun d’entre eux, les consignes de normalisation adaptées aux collectivités, aux personnes et aux familles.

En outre, le fait d’utiliser des standards tels qu’EAD et EAC représente également une contrainte, car le système informatique ne valide les descriptions réalisées que si les règles ont été scrupuleusement respectées. C’est pourquoi notre vademecum donne également des directives relatives à EAC.

Bilan et recommandations

La possibilité d’accéder en ligne à la description des producteurs de fonds d’archives représente une avancée appréciable pour le public et pour notre institution. Le projet que nous avons mené nous a permis de retirer un certain nombre d’enseignements.

Tout d’abord, l’institution, qui souhaite se lancer dans la réalisation d’un projet liant ISAAR(CPF) à EAC, doit veiller à bien programmer l’opération. Les compétences nécessaires pour réaliser les différentes phases d’un tel projet sont variées. Les institutions doivent planifier le travail de rédaction des fiches d’autorité. Nous suggérons que les institutions n’attendent pas la phase d’informatisation pour effectuer les recherches et préparer les fiches suivant la norme.

Il convient aussi de s’interroger sur le degré de détail qu’il est souhaitable d’atteindre. Est-il indispensable de remplir tous les champs d’information de la norme? Ne serait-il pas plus raisonnable, au moins dans un premier temps, de se concentrer sur les champs obligatoires, ou tout au moins sur un nombre limité de champs? Ces diffé- rentes options doivent être évaluées. Il est certain que selon la taille de l’institution et le nombre de fonds qu’elle conserve, l’approche et les objectifs doivent être adaptés.

Satisfaction des usagers?

Nous disposons aujourd’hui des deux modules les plus importants du système de description que nous avions imaginé au début des années 2000. L’utilisation des normes internationales fait maintenant partie du quotidien de notre équipe. La mise en ligne des 67 premières notices d’autorité conformes à ISAAR(CPF) en décembre 2007 a été régulièrement complétée. Ainsi, ce projet assez ambitieux a débouché sur une nouvelle prestation qui semble être appréciée du public. En effet, d’après une enquête que nous avons menée en 2009, 53% des répondants ont eu recours aux notices d’autorité; et tous ont été «satisfaits» (plus haut degré d’appréciation possible). Aussi, nous avons le sentiment d’avoir fait œuvre utile et d’avoir passé un cap. Notre politique de description ne se conçoit plus sans ISAAR-CPF ... 

* Toutes les références ont été vérifiées le 4 avril 2012.

Avatar

Didier Grange

Archives de la ville de Genève

Avatar

Jacques Davier

Archives de la ville de Genève

Kommentare

*Pflichtfeld

Abstract

Die Archives de la Ville de Genève haben für die digitale Erfassung ihrer Archivbestände ein Produkt gewählt, das einerseits auf den Erschliessungsnormen des Internationalen Archivrats (ICA) und andererseits auf XML (eXtensible Markup Language) beruht: IDEA (Instrument de Description Electronique des Archives). Ein erstes Modul für die Beschreibung von Archivbeständen gemäss ICA-ISAD(G) und XML/EAD wurde 2003 entwickelt. Im Jahr 2007 folgte ein zweites Modul für die Erfassung gemäss der internationalen Norm ICA-ISAAR(CPF) und XML/ EAC.

Die Norm ISAAR(CPF) besteht aus 31 Elementen, von denen jedoch nur vier obligatorisch sind: der Typ der Einheit, die autorisierte Namensform, die Existenzzeit und der Identifikator der Normdatei. Mithilfe von Hyperlinks können die Daten gemäss ISAAR(CPF) miteinander oder mit den zugehörigen dokumentarischen Ressourcen (i.d.R. die Beständeübersicht) verknüpft werden. Auch eine Verknüpfung mit anderen, an anderen Orten aufbewahrten Beständen ist theoretisch möglich. Diese Verknüpfungsmöglichkeit erhält allerdings erst einen Sinn, sobald die Bestandsbildner schweizweit erfasst und im Internet zur Verfügung gestellt werden.

Zur «Normalisierung» der Norm ISAAR(CPF) wurde in den Archives de la Ville de Genève eine eigene Praxis entwickelt. Anders als für die Verzeichnung der Bestände konnte man sich zu Beginn des Projekts noch nicht auf schon vorhandene Erfahrungen stützen. Wie für das Teilprojekt betreffend ISAD(G) war auch für das Teilprojekt betreffend ISAAR(CPF) das Ziel, die Informationen im Web in den Formaten html, PDF und EAC zugänglich zu machen. Das «Vademecum» zur Anwendung von ISAAR(CPF) enthält daher auch Hinweise zur Anwendung des Standards EAD.