Kommentare Abstract
2012/1 Fachportale für Kulturgut

Suchen und Finden – eine Benutzerumfrage zu Archivportalen

Kommentare Abstract

Welche Erwartungen und Wünsche haben Archivbenutzer und -benutzerinnen an Portalangebote, und wie zufrieden sind sie mit der aktuellen Situation der archivübergreifenden Online-Recherche in der Schweiz? Antworten auf diese Fragen will eine Umfrage geben, die im Herbst 2011 auf verschiedenen Archivportalen und der Homepage mehrerer Archive durchgeführt wurde.

Archive und ihre Nutzer im Internet

Es wird heute zunehmend als selbstver-ständlich erachtet, dass Archive auf ihrer Homepage auch Informationen zu ihren Beständen, Erschliessungsergebnissen und Digitalisaten bereitstellen sollten, um so die Erwartungen ihrer Benutzer und Benutzerinnen zu erfüllen. Daneben nimmt die Zahl der institutionenübergreifenden, geografischen oder thematischen Recherche- und Fachportale laufend zu, in denen die Benutzenden unter verschiedenen Gesichtspunkten nach Archivbeständen und -unterlagen suchen können. Die Erschliessungstiefe, in der die Informationen dort zur Verfügung gestellt werden, variiert dabei beträchtlich, und auch die Recherche- und Suchmöglichkeiten, die die verschiedenen Portalangebote bieten, sind vielfältig.

In der Schweiz entstanden seit Ende der 1990er-Jahre verschiedene Angebote für die archivübergreifende Recherche – genannt seien beispielhaft das «Verzeichnis der Wirtschaftsbestände in öffentlichen und privaten Archiven der Schweiz und Liechtensteins (arCHeco)», das Verzeichnis «Kirchliche Bestände in schweizerischen Archiven», die Datenbank «Memobase» von «Memoriav» oder die Datenbank «Inventaire général des Archives communales vaudoises»Vgl. den (bis ins Jahr 2004 reichenden) Überblick in der Zertifikatsarbeit von Markus Lischer, www.archivportal.ch. Ein Tor zur schweizerischen Archivwissenschaft, Zertifikatsarbeit der Weiterbildung «Nachdiplomzertifikat Archivwissenschaft», Luzern 2004. Zu einzelnen Angeboten s. auch die entsprechenden Beiträge in diesem Heft.. Im letzten Jahr ging mit «Archives Online» das erste Schweizer Archivportal online, das keinen thematischen, sondern einen übergreifenden Zugriff auf die Archivdatenbanken von inzwischen zehn Archiven bietet.Vgl. dazu den Beitrag von Gerold Ritter in diesem Heft. 

Häufig wird in den Archiven davon ausgegangen, dass der heutige Archivbenutzer, gewohnt an Internet-Recherchen wie in Google, die Volltextsuche in Beständen, Dossiers und Einzeldokumenten wünscht. Dem steht die besondere Erschliessungstradition der Archive gegenüber, die auf Tektonik und Klassifikation beruht. Sachindizes und Schlagwortkataloge, wie sie aus dem Bibliotheksbereich bekannt sind, spielen in der archivischen Erschliessung eine untergeordnete Rolle, werden jedoch bei der Recherche im Internet gleichwohl genutzt.

Was aber sind die Erwartungen des Benutzers an die Online-Präsenz von Archiven? Welche Erschliessungstiefe erwartet er von den Angeboten im Netz, welche Recherche- und Suchmöglichkeiten wünscht und nutzt er, und wie beurteilt er den Istzustand der archivischen Online-Recherche? Um diese Fragen nicht nur mit Vermutungen und Annahmen über die Bedürfnisse der Nutzerschaft, sondern auf der Grundlage verlässlicher Informationen zu beantworten, wurde im Zusammenhang mit dem vorliegenden Arbido-Themenheft eine Online-Umfrage lanciert.

Eine Online-Umfrage unter Archivbenutzern 

Die Umfrage wurde vom 17. Oktober bis zum 30. November 2011 auf Deutsch und Französisch durchgeführtDie Umfrage wurde in Limesurvey erstellt, die Auswertung erfolgte mit Hilfe des Statistikprogramms SPSS. Für die Zurverfügungstellung der Programme und praktische Hilfe bei ihrer Benutzung danke ich Alexander Künzli. Mein Dank für die Übersetzung ins Französische geht an Frédéric Sardet, Bibliothèque et Archives de la Ville de Lausanne.. Sie bestand aus drei Frageblöcken: Fragen zur aktuellen Situation bzw. zum Sollzustand der Online-Recherche sowie Fragen zu den Benutzern.

Da mit der Umfrage die Einstellung der Benutzer ausschliesslich zu archivübergreifenden Angeboten der Online-Recherche untersucht werden sollte (und nicht zu Angeboten einzelner Archive auf deren Webseite), wurde die Online-Umfrage auf den Webseiten der Archivportale arCHeco, www.kirchen.ch/archive und Archives Online aufgeschaltet, ausserdem auf der Homepage derjenigen Archive, die an Archives Online teilnehmen und von deren Seiten auf Archives Online als Portalangebot verwiesen wirdEs sind dies das Archiv für Zeitgeschichte der ETH Zürich und die Staatsarchive Basel-Stadt, Bern, Genf, Graubünden, St. Gallen, Thurgau, Zug und Zürich. Auf der Homepage des Staatsarchivs Luzern wurde die Umfrage ab dem 9. November 2011 veröffentlicht, da das Staatsarchiv erst seit diesem Zeitpunkt offiziell auf Archives Online vertreten ist. Allen Kolleginnen und Kollegen, die mich bei der Durchführung der Umfrage unterstützt haben, möchte ich auch an dieser Stelle herzlich für ihre Mithilfe danken. Ebenso danke ich allen Nutzerinnen und Nutzern, die an der Umfrage teilgenommen haben.. Der Link wurde von den Betreibern der verschiedenen Webseiten unterschiedlich platziert, zum Teil direkt auf der Startseite (unter der Rubrik «Aktuelles»), zum Teil im Zusammenhang mit der Archivsuche.

Profil der Befragten

Die Umfrage wurde von mindestens 105 Personen angesehenGezählt wurden alle abgeschlossenen und alle nicht abgeschlossenen Antwortsets, die in Limesurvey gespeichert wurden. Es ist möglich, dass darüber hinaus weitere Benutzer die Umfrage zwar angesehen, aber nicht ausgefüllt oder abgespeichert haben.; davon füllten 32 Personen sie vollständig, 21 Personen zumindest teilweise aus. In der Auswertung berücksichtigt wurden neben den 32 vollständig ausgefüllten Formularen diejenigen Fragebögen, in denen neben Antworten auf inhaltliche Fragen auch weitgehend vollständige Angaben zur eigenen Person gegeben wurden; das sind 17 Antwortsets. Von den 49 Teilnehmern, deren Antworten ausgewertet wurden, sind 74,5% Männer und 25,5% Frauen. Die Verteilung der Altersgruppen zeigt die folgende Tabelle: 

Altersgruppe                                  Anteil

zwischen 15 und 25 Jahren             4.1%

zwischen 26 und 35 Jahren             24.5%

zwischen 36 und 45 Jahren             18.4%

zwischen 46 und 55 Jahren             28.6%

zwischen 56 und 65 Jahren             14.3%

über 65 Jahre                                 10.2%

Damit macht die Altersgruppe der zwischen 36- und 55-Jährigen fast die Hälfte der Befragten aus. Eher gering vertreten sind die über 65-Jährigen. Ein möglicher Grund dafür könnte sein, dass Senioren durch Internet- bzw. Portalangebote schlechter als die jüngeren Altersgruppen erreicht werden. Auffallend ist ausserdem der geringe Anteil der 15- bis 25-jährigen Benutzer, also der der Schüler und Studierenden – ein Indiz dafür, dass die Arbeit mit archivischen Quellen in der Ausbildung erst in einem späteren Stadium in Angriff genommen wird. Dem entspricht, dass nur 12,5% der Teilnehmenden als Grund der Archivbenutzung «Ausbildung oder Studium» nennen. Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden (58,3%) erklären, Archive aus beruflichen Gründen zu nutzen, 29,2% führen private Interessen als Grund ihrer Archivbenutzung an. 82,9% geben an, einen Universitäts- oder Fachhochschulabschluss zu besitzen, davon haben 19,1% ausserdem promoviert. 10,6% besitzen einen Sekundarschulabschluss, 6,4% die Matura. Unter den Universitäts- und Hochschulabsolventen überwiegen mit 70% die Historiker (vor 16,7% Absolventen «anderer Geistes- oder Sozialwissenschaften» und 13,3% Absolventen «anderer Fachrichtungen»). Befragt zur Häufigkeit ihrer Archivbenutzung, bezeichnen sich 70,8% der Umfrageteilnehmenden als regelmässige, 20,8% als gelegentliche Archivbenutzer, während nur jeweils 4,2% Archive «selten» oder «zum ersten Mal» nutzen.

38 Personen (das entspricht 77,6%) füllten den Fragebogen auf Deutsch, 11 Personen (das entspricht 22,4%) auf Französisch aus.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass unter den Umfrageteilnehmenden die akademisch ausgebildeten, erfahrenen Archivbenutzer überwiegenEs wäre aufschlussreich zu untersuchen, inwieweit dieses Nutzerprofil mit demjenigen der Archivbenutzer und -benutzerinnen in den Lesesälen vor Ort übereinstimmt..

Beurteilung des Istzustandes

Nehmen wir den ersten Fragenkomplex, betreffend die Zufriedenheit mit der aktuellen Situation der archivübergreifenden Online-Recherche in Schweizer Archiven, ins Auge, so fällt auf, dass die Mittelwerte in allen Bereichen in der oberen Hälfte der Skala liegenDie Angabe des Mittelwerts (d.h. des Mittels aus den Beurteilungen aller Umfrageteilneh- menden) wurde gewählt, da er – neben der Darstellung der Umfrageergebnisse in Balkendiagrammen – einen anschaulichen Vergleich zwischen den Antworten auf verschiedene Fragen (Variablen) erlaubt. Der Mittelwert wird hier (und auch im Folgenden) auf einer Skala von 0 (schlechtester Wert; hier «schlecht») bis 1 (bester Wert; hier «sehr gut») angegeben. – ausgenommen die Frage nach den Möglichkeiten zur Eingrenzung der Suche: Hier liegt der Mittelwert mit 0,4509 in der unteren Hälfte. Nur 9,1% der Befragten beurteilen die Möglichkeiten zur Eingrenzung der Suche mit «sehr gut», 29,5% mit «gut», 50% jedoch mit «nicht so gut» und nochmals 11,4% gar mit «schlecht». Zum Vergleich: Die generelle Benutzerfreundlichkeit des Angebots wird von 20,9% der Befragten mit «sehr gut», von 37,2% mit «gut», von 39,5% mit «nicht so gut», aber nur von 2,3% mit «schlecht» beurteilt. Die Kontextualisierung der Suchergebnisse im Archivplan des Herkunftsarchivs bewerten 17,1% der Befragten mit «sehr gut», 46,3% mit «gut», 26,8% mit «nicht so gut» und 9,8% mit «schlecht». Ähnlich zufrieden wie mit der Kontex- tualisierung der Suchergebnisse sind die Benutzer mit der Erschliessungstiefe: 11,6% halten sie für «sehr gut», 46,5% für «gut», 37,2% für «nicht so gut» und nur 4,7% für «schlecht».

Die eher negative Beurteilung der Möglichkeiten zur Eingrenzung der Suche ist freilich nicht überraschend, berücksichtigt man, dass etwa in Archives Online neben der Volltextsuche bisher nur eine Eingrenzung nach Zeitraum bzw. nach den zu durchsuchenden Archiven möglich ist. Vielfältigere Möglichkeiten der Eingrenzung bieten dagegen die Datenbank «Kirchliche Bestände in schweizerischen Archiven» und arCHeco, die eine Suche u. a. nach Typus (bzw. Kategorie) des Aktenbildners, Branche bzw. Glaubensgemeinschaft, Kanton oder Sprache ermöglichen.

Die insgesamt eher positive Beurteilung der Erschliessungstiefe der Suchergebnisse ist insofern auffallend, als zwei der drei Archivportale, auf denen die Umfrage veröffentlicht wurde (nämlich arCHeco und die Datenbank «Kirchliche Bestände in schweizeri- schen Archiven»), Informationen nur bis auf Beständeebene zur Verfügung stellen. Nur auf archivesonline.org ist also eine Recherche bis auf Dossierebene möglich.

Erwartungen und Wünsche der Nutzer

Interessant ist in diesem Zusammenhang ein Vergleich mit den Antworten auf die Frage, bis zu welcher Stufe eine Online-Recherche in Archiven möglich sein sollte: 80,9%, also die überwiegende Mehrheit der Befragten, sind der Ansicht, dass eine Suche bis auf Dossierebene «auf jeden Fall» möglich sein sollte, 17% wünschen eine solche Suche «wenn möglich» und nur 2,1% halten eine solche Suche für «nicht notwen- dig». Eine Suche nach Primärdaten, d.h. die Zurverfügungstellung von Digitalisaten, wünschen dagegen nur 28,3% der Benutzer «auf jeden Fall», 65,2% «wenn möglich». 6,5% halten sie für «nicht notwendig». Damit liegt der Mittelwert für die Frage nach Digitalisaten bei 0,6087, während er für die Frage nach der Dossierebene bei 0,8936 liegt (auf einer Skala von «1 = auf jeden Fall» über «0,5 = wenn möglich» bis «0 = nicht notwendig»). Diese Ergebnisse belegen die pragmatische Einstellung der Befragten: Digitalisate sind zwar wünschenswert, aber kein «Must have». In einem ähnlichen Sinn kann auch der Widerspruch aufgelöst wer- den, dass die Nutzer in ihrer überwiegenden Mehrheit zwar eine Suche bis auf Dossierebene wünschen, gleichwohl aber mit dem vorhandenen Angebot zufrieden sind. Eine andere Erklärung dafür wäre die Tatsache, dass die Teilnehmenden bei ihrer Bewertung in der Mehrheit von Archives Online ausgingen, wo eine Erschliessungstiefe bis auf Dossierebene ja, wie erwähnt, schon erreicht ist. Dies könnte auch die eher negative Bewertung der Möglichkeiten zur Eingrenzung der Suchmöglichkeiten erklärenDie Umfrageergebnisse erlauben keine Rückschlüsse darauf, von welcher Internetseite aus die Teilnehmenden den Fragebogen geöffnet und ausgefüllt haben..

Gefragt nach den gewünschten Suchmöglichkeiten bei der Online-Recherche, rangiert auf Platz 1 die Suche nach Zeitraum (Mittelwert 0,9205)Auf einer Skala von «1 = auf jeden Fall» über «0,5 = wenn möglich» bis «0 = nicht notwendig»., gefolgt von der Volltextsuche (Mittelwert 0,8409), der Archivplansuche (Mittelwert 0,7889), der Feldsuche (Mittelwert 0,7273), der Suche nach Archivalienart (Mittelwert 0,7111) und der geografischen Suche (Mittelwert 0,7045). Das geringste Bedürfnis besteht nach einer thematischen bzw. Deskriptorensuche (Mittelwert 0,6364) und der Suche nach Archivsparten (0,5217) (vgl. Abb. 7–14). Bemerkenswert hieran ist, dass die Suche nach Zeitraum noch vor der Volltextsuche rangiert und dass die Archivplansuche keineswegs abgeschlagen auf einem der letzten Plätze, sondern auf Platz 3 rangiert – ein Indiz dafür, dass Besucher von Archivportalen durchaus bereit sind, sich auf genuin archivische Suchmöglichkeiten einzulassen.

Befragt nach ihrer bevorzugten Art der Suche, geben allerdings 41,7% die Volltextsuche an, nur 10,4% nennen hier die Archivplansuche. Immerhin ein Viertel der Umfrageteilnehmer (25%) erklärt jedoch, je nach Art der Recherche unterschiedliche Sucharten zu bevorzugen. Feldsuche bzw. Deskriptorensuche werden von 8,3% bzw. 14,6% als bevorzugte Recherchemöglichkeit genanntDie gegenüber der vorherigen Frage auf den ersten Blick abweichenden Antworten hängen zweifellos mit dem unterschiedlichen Frageformat zusammen: Bei der Frage nach den gewünschten Suchmöglichkeiten konnte für jede Rechercheoption eine Rangfolge begründet werden, während die Frage nach der bevorzugt angewandten Suchmöglichkeit eine Entscheidung für eine der fünf Antwortalternativen erforderte..

Die Bemerkungen der Teilnehmer und Teilnehmerinnen am Ende der Umfrage bestätigen, dass das grösste Optimierungspotenzial in den Recherchemöglichkeiten liegt: Sieben der insgesamt neunzehn Anmerkungen beziehen sich (unter anderem) auf die Suche. Gewünscht wird in erster Linie eine einheitliche, schweizweite Suche (genannt von vier Teilnehmern). Dabei geht es den Nutzern jedoch nicht nur um eine einheitliche Suchmaske; sie wünschen darüber hinaus auch «une unification des présentations». Voraussetzung für eine Erleichterung der Suche sei unter anderem eine Auseinandersetzung mit den archivischen Verzeichnungsstandards in allen Archiven (so ein Umfrageteilnehmer), die konsequent an der Provenienz orientierte Erschliessung im einzelnen Archiv letztlich wichtiger als die «übergreifende Erschliessung von Archivgut» (so ein anderer Teilnehmer). Damit werden Erschliessungsdefizite in einzelnen Archiven angesprochen, die in den Archiven selbst durchaus bekannt sind, zu deren Behebung aber beträchtliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden müssen. In die gleiche Richtung zielen Wünsche nach einer besseren Erschliessung von Bürgerarchiven und Quellen zur Genealogie, insbesondere des Zivilstandswesens.

Andere Teilnehmer wünschen sich eine Expertensuche, Indizes (vergleichbar dem Angebot von swissbib, dem Metadatenkatalog der Schweizer Bibliotheken) oder Thesauri, «um die sprachlichen Unterschiede (zwischen den Archiven, insbesondere aber zwischen den Sprachen) zu überbrücken». Bei solchen Wünschen ist freilich zu bedenken, dass nicht nur die Erstellung, sondern auch die Pflege von Indizes und Thesauri sehr aufwendig und für Archive wesentlich schwieriger als für Bibliotheken zu realisieren sind, weil Titel hier nicht vorgegeben sind, sondern erst gebildet werden müssen.

Weitere frei formulierte Benutzerwünsche betreffen die Digitalisierung und die Einbindung der Archive in Internetsuchmaschinen wie Google Books.

Portalangebote – ja oder nein?

Bei allen weitergehenden Wünschen äussern sich die Teilnehmer der Umfrage allerdings durchaus zufrieden mit den vorhandenen Möglichkeiten: «Verfolgtes Ziel wichtig und Portal ein Gewinn!», wie einer der Teilnehmer es betreffend das Projekt Archives Online formuliert.

Auch institutionenübergreifende Rechercheportale, die Archive, Bibliotheken, Museen und andere Dokumentationseinrichtungen gleichermassen einschliessen, hält eine überwiegende Mehrheit der Befragten für «hilfreich» oder sogar «sehr hilfreich» (38,3% bzw. 46,8%); einer der Umfrageteilnehmer wünscht explizit eine Einbindung der Bibliotheken. Nur 12,8% halten institutionenübergreifende Angebote für «weniger hilfreich», lediglich 2,1% für «nicht hilfreich».

Fazit und Ausblick

Das grösste Optimierungspotential besteht, wie schon bemerkt, zweifellos im Bereich der Recherchemöglichkeiten. Neben einer Volltextsuche à la Google wünschen Archivbenutzer verschiedene Möglichkeiten zur Eingrenzung der Suche, wobei die zeitliche Eingrenzung und die Archivplansuche zuoberst auf der Wunschliste stehen. Daneben werden aber auch die Feldsuche, die Suche nach Archivalienart und die geografische Suche genannt. Dies und die Tatsache, dass immerhin ein Viertel der Umfrageteilnehmenden ihre Suchstrategie der Art ihrer Recherche anpassen, ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass bei der Weiterentwicklung von Portalangeboten weniger der Ausbau einer bestimmten Suchoption als vielmehr eine Diversifizierung der Recherchemöglichkeiten angestrebt werden sollte.

Wichtig ist den Benutzern aber nicht nur eine Verbesserung der Suchmöglichkeiten, sondern auch eine weitere, schweizweite Integration der Archivsuche, verbunden mit Verbesserungen im Erschliessungsstandard. 

Eindeutig ist auch das Bedürfnis nach einer Präsentation der Suchergebnisse bis auf Dossierebene; die Zeiten, in der die Benutzer nur Beständeübersichten im Netz suchen, sind offensichtlich vorbei. Demgegenüber ist der Wunsch nach Digitalisaten bisher noch geringer ausgeprägt.

Die Umfrageergebnisse spiegeln die Wünsche und Erwartungen vor allem von akademisch gebildeten, regelmässigen und erfahrenen Archivbenutzern wider, die schon jetzt online sind. Inwieweit das aktuelle Internetangebot diejenigen Benutzer erreicht, die die Archive bisher vor allem direkt im Lesesaal frequentieren, müsste weiter untersucht werden. Erste Hinweise darauf könnte eine Differenzierung der vorliegenden Ergebnisse nach Benutzergruppen geben: Unterscheiden sich die Bedürfnisse und Wünsche der regelmässigen Archivbenutzer von denjenigen der gelegentlichen Benutzer oder gibt es Unterschiede zwischen den Alters- und Ausbildungsgruppen, und worin bestehen diese? Antworten auf diese Fragen könnten weitere Hinweise darauf geben, wo im Portalangebot der Archive Verbesserungspotenzial liegt, um ein möglichst breites Publikum mit möglicherweise unterschiedlichen Bedürfnissen zu erreichen. 

Avatar

Annkristin Schlichte-Künzli

Dr. phil. Annkristin Schlichte-Künzli ist wissenschaftliche Archivarin im Staatsarchiv Thurgau.

Kommentare

*Pflichtfeld

Abstract

Quelles sont les attentes et les désirs des utilisateurs et des utilisatrices devant l’offre des portails numériques d’archives, et, dans la situation actuelle, quel est leur niveau de satisfaction quand ils effectuent des recherches en ligne en Suisse? Une enquête menée à l’automne 2011 sur divers portails et sur les homepages de plusieurs sites d’archives apporte des réponses à ces questions. 49 questionnaires ont pu être analysés, les participants à cette enquête étant généralement de formation académique ou des utilisateurs expérimentés d’archives.

Interrogés sur leur degré de satisfaction avec les outils de recherche, les répondants ont évalué les possibilités à limiter la recherche comme l’aspect le moins positif parmi toutes les variables examinées (facilité d’utilisation globale de l’offre, fonctions de recherche en général, représentation, profondeur d’indexation, contextualisation des résultats de recherche). La recherche par périodes figure en première place des souhaits formulés, suivie par la recherche plein texte et la recherche selon le plan de classement. On relèvera que la recherche par période est positionnée avant celle en texte intégral et que l’approche par le plan de classement des archives n’est pas reléguée à la dernière place, mais au troisième rang du classement – un indice du fait que les visiteurs de portails d’archives sont prêts à utiliser des options de recherche proprement archivistiques. Les recherches par thèmes, descripteurs et sections d’archives semblent moins utilisées.

Les commentaires des participants à l’enquête confirment que le plus grand potentiel d’amélioration réside dans les possibilités de recherche, 7 des 19 commentaires se référant aux paramètres de la recherche. La profondeur d’analyse des résultats de la recherche est évaluée, de manière générale, plutôt positivement.

La grande majorité des répondants croit que la recherche au niveau du dossier devrait être possible «en tout cas». La fourniture de copies numériques est évidemment souhaitée, mais n’est pas considérée comme essentielle. Pour le reste, les répondants au sondage se disent satisfaits des possibilités existantes. Une majorité de répondants qualifient également les portails inter-institutionnels regroupant des archives, bibliothèques, musées et autres institutions documentaires d’«utiles» ou «très utiles».