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2012/1 Fachportale für Kulturgut

Archives Online – ein Archivportal mit Potential

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Seit Sommer 2010 ermöglicht das Archivportal «Archives Online» (www.archivesonline.org) die parallele Suche in den Archivdatenbanken von inzwischen zehn angeschlossenen Archiven. Dabei stellt das technische Konzept ohne eigene Datenhaltung sicher, dass stets auf die aktuellsten Bestände der Archive zugegriffen wird. Dieses Dienstleistungsangebot wird gerne benützt, weckt aber auch weitergehende Erwartungen, die momentan nur beschränkt erfüllbar sind.

Nachdem verschiedene Pläne für ein schweizerisches Archivportal in den letzten Jahren ohne konkrete Früchte blieben, wurde das Projekt «Archives Online» mit einer sehr pragmatischen Zielsetzung gestartet: Keine eigene Datenhaltung, sondern Zugriff auf vorhandene Online-Verzeichnisse, bewusste Beschränkung der Funktionen und Möglichkeiten, Start mit einer kleinen Gruppe von Archiven, dafür Realisierung innert nützlicher Frist. Das Resultat sollte für sich sprechen und so auch weitere Archive zum Mitmachen animieren.

Archives Online ermöglicht eine Volltextsuche über die Bestände aller angeschlossenen Archivdatenbanken und stellt die Treffer übersichtlich in einer nach verschiedenen Kriterien sortierbaren Liste dar. Zusätzlich können die Resultate nach Zeitraum (Anfangsjahr/ Endjahr) sowie nach zu durchsuchenden Archiven gefiltert werden.

Ausserdem bietet die Website kurze Informationen über die angeschlossenen Archive und erläutert das technische Konzept. Die gesamte Benutzeroberfläche von Archives Online ist dreisprachig in Deutsch, Französisch und Englisch gehalten.

Technische Funktionsweise

Die Anfragen der Benutzer werden von Archives Online an die einzelnen Archivdatenbanken der beteiligten Archive durchgereicht, die den eigenen Datenbestand nach den gewünschten Kriterien durchsuchen und die 50 besten Treffer an Archives Online zurückgeben. Diese Rückgaben werden vom Archives-Online-Server aggregiert und als Liste angezeigt. Die Ausgabe startet, sobald die Resultate des ersten Archivs eintreffen. So kann der Benutzer bereits mit dem Begutachten der Resultatliste beginnen, wenn noch Antworten ausstehen.

Mit diesem Konzept entstehen keine Redundanzen und keine veralteten Datenbestände, da der Zugriff immer direkt auf die Originaldaten, d.h. die Datenbanken der angeschlossenen Archive, erfolgt. Eine Win-win-Situation: Für die Betreiber entfallen aufwendige Import-/Export- und Datenpflege-Prozesse, die Benutzerinnen und Benutzer erhalten immer die aktuellsten Daten.

Basis für den Datenaustausch zwischen Archives Online und den angeschlossenen Archivdatenbanken ist der SRU-Standard (Search/Retrieve via URL), ein XML-orientiertes Suchprotokoll, welches CQL (Contextual Query Language), eine Standardsyntax für die Übermittlung von Suchanfragen, verwendet1.

Zur einheitlichen Darstellung der Archivmetadaten basiert das Context-Set auf einem Schema, das im Rahmen des Projektes eDavid auf der Basis des internationalen Standards ISAD-G für die Verzeichnung von Archivgut erarbeitet wurdeWeitere Information unter www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G)de.pdf (ISAD-G) und www.expertisecentrumdavid.be/xmlschemas/ (eDavid).

Für die Produkte scopeArchiv von scope solutions AG (ab Version 5) und CMISTAR von CM Informatik AG bestehen fertige Lösungen zur Anbindung an Archives Online, die von den Archiven als zusätzliche Optionen zu ihrer Installation lizenziert werden können. Für andere Systeme ist eine entsprechende Schnittstelle aufgrund der verwendeten offenen Standards und Protokolle leicht erstellbar, wie das Staatsarchiv Genf bereits unter Beweis gestellt hat. Das Staatsarchiv Baselland implementiert für sein selbst entwickeltes Datenbank-Frontend ebenfalls eine individuelle Schnittstelle.

Kosten

Die einmaligen Lizenzkosten für einen Beitritt zu Archives Online betragen CHF 5000. Dazu kommen Installationskosten von ca. CHF 500. Die jährliche Wartungsgebühr beträgt CHF 750. Für die Installation bzw. Implementierung der archivseitigen Schnittstelle sind die Archive zusammen mit dem jeweiligen Anbieter der Archivsoftware selbst zuständig. Dabei fallen nochmals Kosten in ähnlicher Grössenordnung an.

Beteiligte Archive

Die Staatsarchive Zürich, Thurgau, Zug und Basel-Stadt sowie das Archiv für Zeitgeschichte der ETH Zürich haben Archives Online gemeinsam aufgebaut und sind dementsprechend seit der Aufnahme des öffentlichen Betriebes im Sommer 2010 dabei. Diese fünf Archive haben 2011 auch einen Verein «Trägerschaft Archives Online» gegründet, der seither Archives Online betreibt. Ein vom Verein beauftragter Geschäftsführer betreut die Website und steht als Ansprechpartner für Partner und interessierte Archive zur Verfügung (Kontaktadresse am Schluss).

Seit der Betriebsaufnahme hinzugekommen sind die Staatsarchive St. Gallen, Graubünden, Bern, Genf und Luzern. Damit hat sich die Zahl der angeschlossenen Archive auf zehn verdoppelt. Konkret geplant ist der Beitritt der Burgerbibliothek Bern und des Staatsarchivs Baselland. Sofern die entsprechenden Budgets genehmigt werden, werden sich im Jahr 2012 auch die Staatsarchive Schaffhausen, Nidwalden und Appenzell Ausserrhoden anschliessen. Weitere Archive haben ihr Interesse angemeldet.

Archives Online ist offen für alle öffentlich zugänglichen Archive mit eigener Online-Datenbank. Der Schwerpunkt liegt momentan eindeutig bei den schweizerischen Staatsarchiven. Einerseits strebt Archives Online hier eine Verbreiterung der Basis insbesondere auch in der französischen und italienischen Schweiz und mittelfristig eine vollständige Abdeckung auf dieser Stufe an. Andererseits sollen auch andere Archive stärker eingebunden werden: staatliche Archive auf Bundes- und Gemeindeebene oder weitere Spezialarchive. Schliesslich sind auch Partner ausserhalb der Schweiz willkommen und sehr erwünscht, insbesondere aus den historisch mit der Schweiz verbundenen Gebieten im benachbarten Ausland.

Erfahrungen

Archives Online ist seit dem 13. Juli 2010 in Betrieb. Im ersten Monat weist die Statistik eine hohe Spitze von gegen 6000 Besuchen auf, was teilweise wohl auf einen manuellen Lasttest zurückzuführen ist, bei dem zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den beteiligen Archiven das System während einer Stunde intensivst beanspruchten. Die hohe Frequenz verursacht hat aber sicher auch die erfolgreiche Lancierung des Produktes und die damit verbundene mediale Aufmerksamkeit.

Seit dem ersten «normalen» Monat, im August 2010, pendelt die Zahl der Besuche um 1500. Zum Teil lässt sich der Anschluss neuer Archive aus den Besucherzahlen ablesen (z.B. Graubünden und Bern im März und April 2011). Im Oktober 2011 steigen die Besucherzahlen aus noch nicht vollständig geklärten Gründen stark an und bleiben auch im November auf deutlich höherem NiveauDer Beitritt des Staatsarchivs Genf mit entsprechendem Medienecho am 14.10.2011 lässt sich in der Besucherstatistik deutlich ablesen und ist sicher für den Spitzenwert im Oktober 2011 mitverantwortlich, vermag aber nicht die auch im November im Vergleich zu den Vormonaten deutlich höhere Besucherfrequenz zu erklären..

Wie Grafik 2 zeigt, entspricht die geografische Verteilung der Benutzer/innen – soweit technisch überhaupt erfassbar – in etwa den Erwartungen: Im Oktober 2011 kommen mehr als die Hälfte (54%) der Benutzerinnen und Benutzer aus der Schweiz, 11% aus Deutschland, 4% aus Frankreich, 4% aus allen übrigen Ländern und 27% sind geografisch nicht zuzuordnen.

Eine Analyse der Seitenaufrufe zeigt, dass pro Besuch ca. 20 Seiten angesehen werden, ein vergleichsweise hoher Wert, der belegt, dass die Besucherinnen und Besucher Archives Online jeweils recht intensiv benützen.

Trotz einigen pessimistischen «Unkenrufen» vor dem Start von Archives Online hat sich das technische Konzept des Verzichts auf eigene Daten bisher auch hinsichtlich der Geschwindigkeit bewährt. Auch wenn heute doppelt so viele Archivdatenbanken wie beim Start abgesucht werden, haben sich die Antwortzeiten nicht verlängert und brauchen den Vergleich mit anderen Angeboten nicht zu scheuen.

Offenbar stellen die Netzwerkverbindungen zwischen den einzelnen Archivdatenbanken und dem Archives-Online-Server keinen Flaschenhals mehr dar. Deshalb kommt der Vorteil der Delegation der Suche an die einzelnen Archivdatenbanken voll zum Tragen: Während in einer zentralen Datenbank ein sehr umfangreicher und mit jedem neuen Archiv wachsender Bestand abgefragt wird, muss in Archives Online jede einzelne Datenbank nur einen begrenzten Datenbestand durchsuchen und kann die (auf 50 Treffer begrenzte) Datenmenge sehr schnell zurückliefern.

Perspektiven

Seit der Lancierung werden Verbesserungswünsche und Ideen zur Weiterentwicklung gesammelt, die in einer mittelfristig geplanten Version 2 umgesetzt werden könnten. So ist zum Beispiel die Sortierung nach Verzeichnungsstufen aktuell wenig nutzbringend, da jedes Archiv seine eigenen Bezeichnungen verwendet. Diese Nomenklaturen vergleichbar und damit echt sortierbar zu machen, dürfte nicht nur technisch, sondern auch archivpolitisch eine Herausforderung darstellen.

Mit zehn bis fünfzehn Archiven ist die Übersichtlichkeit in der Listendarstellung momentan noch gegeben. Wenn aber noch weitere Archive, eventuell sogar aus verschiedenen Ländern, dazukommen, wird es unumgänglich werden, Möglichkeiten zur Kategorisierung und Sortierung der Archive (z.B. nach geografischen Kriterien oder Art der Archive) einzuführen, um die Übersichtlichkeit zu erhalten und auch die Einschränkung der Suche zu vereinfachen.

Google prägt offenbar auch die Erwartungen an ein Archivportal. So wurden bisher kaum Forderungen nach zusätzlichen Suchmöglichkeiten laut, die «Generation Google» erwartet offensichtlich gar keine Suchfunktionen, die über eine Volltextsuche hinausgehen. Dagegen haben die Digitalisierungskampagnen von Google Books und ähnlichen Projekten hohe Erwartungen an die Verfügbarkeit von digitalisierten Dokumenten geweckt, was auch bei Archives Online gerade bei Laien die Frage «Und wo sind jetzt die Bilder?» hervorruft. Die Erklärung, dass Archives Online kein Digitalisierungsprojekt, sondern «nur» eine Metasuchmaschine ist, führt deshalb mitunter zu enttäuschten Reaktionen.

Für Fachleute sind digitale und insbesondere archivübergreifend abfragbare Archivkataloge ein nützliches und gern verwendetes Hilfsmittel, aber eine breitere Öffentlichkeit möchte heute Originalquellen direkt am Bildschirm erhal- ten, ohne sich überhaupt noch ins Archiv begeben zu müssen. Nach dem Motto «Alles und das sofort» sind Metadaten für ein breites Publikum nur sehr beschränkt interessant; erwartet wird «Convenience»: Informationen aus verschiedenen Quellen als Gesamtpaket aufbereitet und bequem zugänglich. Das kann und will Archives Online nicht leisten, aber um die Digitialisierungsanstrengungen der beteiligten Archive prominenter sichtbar zu machen, wird erwogen, bereits in der Trefferliste von Archives Online die digitalisierten Bestände speziell zu markieren.

In diesem Spannungsfeld zwischen Erwartungen und Machbarem, aber auch zwischen Laien- und Fachpublikum wird sich Archives Online in den kommenden Jahren behaupten und bewähren müssen. Die ersten Schritte dazu sind gemacht und stimmen hoffnungsvoll.

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Gerold Ritter

Geschäftsführer Archives Online

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Depuis l’été 2010, le portail d’archives «Archives Online» permet de rechercher dans les bases de données archivistiques d’une dizaine d’institutions partenaires. Le projet a été lancé avec un objectif très pragmatique: des fonctions consciemment limitées, un départ avec un petit groupe d’archives, et ainsi une mise en œuvre dans des délais raisonnables. Archives Online permet de faire une recherche en texte intégral dans toutes les bases de données archivistiques du réseau et affiche une liste des résultats que l’on peut trier selon différents critères. En outre, les résultats peuvent être triés par période et en fonction des archives recherchées. Les demandes des utilisateurs sont transmises par Archives Online aux bases de données archivistiques qui offrent les 50 meilleurs résultats. Les résultats sont ensuite agrégés par le serveur d’Archives Online et affichés sous forme de liste. Ce concept évite une maintenance et une mise à jour des données redondantes. Il garantit un accès aux données les plus actuelles. Archives Online a été développé collectivement par les Archives de l’Etat de Zurich, Thurgovie, Zoug et Bâle-Ville ainsi que les Archives d’histoire contemporaine de l’ETH de Zurich. Depuis le début du projet, cinq Archives de l’Etat s’y sont jointes, et d’autres suivent pour 2012.

Archives Online est accessible depuis juillet 2010 et montre un nombre d’utilisateurs croissant. Les utilisateurs viennent en majorité de Suisse et des pays limitrophes. Le concept de la recherche répartie a fait ses preuves. Même si le nombre d’institutions partenaires a doublé, le temps de réponses d’Archives Online est très bon. C’est la raison pour laquelle les prochaines améliorations seront d’abord apportées à la lisibilité et au tri des résultats ainsi qu’éventuellement à une identification des fonds numériques existants.