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2010/2 Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – ein neues Aufgabenfeld?

GEVER fra plurilinguismo e standardizzazione - Progetto di terminologia GEVER

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Il Consiglio federale ha incaricato i dipartimenti e gli uffici della Confederazione di istituire entro la fine del 2011 una gestione degli affari su base esclusivamente elettronica (Decisione del Consiglio federale del 23.1.2008). La gestione elettronica degli affari (GEVER :GEVER è l’acronimo di «Elektronische Geschäftsverwaltung» dove l’aggettivo elettronico è sottinteso. Di conseguenza sono da evitare sigle del tipo E-GEVER, egever o simili. L’acronimo ormai molto diffuso è stato ripreso anche nelle altre lingue nazionali) servirà a snellire i processi amministrativi e a rendere trasparenti gli scambi documentali ed epistolari fra uffici e cittadini senza dover ricorrere alla carta. Affinché questi scambi possano avvenire nel modo più immediato, è indispensabile l’uso di una terminologia GEVER comune che permetta di interagire in modo mirato, comprensibile e per quanto possibile univoco. La mancanza di una terminologia condivisa non solo renderà più macchinosi e proni all’errore i processi amministrativi, ma sarà al contempo fonte di malintesi e incomprensioni. Per questa ragione la Sezione di terminologia della Cancelleria federale ha lanciato nel 2009 il progetto di terminologia GEVER che accompagna l’introduzione della gestione elettronica degli affari in Cancelleria.

Il progetto

La nuova collezione terminologica GE­VER sostituisce in gran parte un prece­dente lavoro sulla terminologia dell’ar­chiviazione che risale al 2006 e che ricopriva solo parzialmente il dominio della gestione degli affari. La collezione conteneva perlopiù termini ripresi da testi legislativi con equivalenze e defi­nizioni nelle lingue ufficiali della Rac­colta sistematica. Per la nuova collezio­ne GEVER oltre alle lingue ufficiali, si è voluto aggiungere l’inglese, scelta senza dubbio giusta, ma che al contem­po, e vista la complessità della materia da trattare, ha procurato non poche difficoltà e qualche volta proposte non del tutto in linea con la tradizione docu­mentale del paese d’origine.

Per l’elaborazione della terminolo­gia GEVER sono stati scelti circa 120 candidati termini che dopo analisi e di­scussioni approfondite all’interno del gruppo di lavoro, in qualche caso anche accese, sono stati ridotti a 97. Il proget­to è stato terminato all’inizio del 2010 con l’importazione delle schede nella banca dati TERMDATTERMDAT, la banca dati terminologica della Confederazione, è accessibile attraverso l’Intranet della Confederazione e da qualche tempo anche in Internet all’indirizzo http://www.termdat.ch..

La collezione contiene termini del­la disciplina del records management, dell’archiviazione, della gestione dei pro­cessi e di alcuni aspetti legali connessi alla gestione degli affari. Non tratta termini specifici di applicazioni commer­ciali per la gestione degli affari in uso all’interno della Confederazione.

Nonostante ciò, a distanza di poco tempo dalla pubblicazione della raccolta terminologica GEVER, alla Sezione di terminologia sono già pervenute le prime richieste di equivalenze per ter­mini indicanti funzioni di un determi­nato software o mansioni da svolgere all’interno di un servizio di gestione degli affari. Il progetto avrà sicuramen­te un seguito e il fondo terminologico sarà ampliato in base alle esigenze degli utenti. Alla luce del forte interesse che questo primo lavoro terminologico sistematico sta suscitando, si è pensato di avviare al più presto una procedura di standardizzazione seguendo i criteri dell’associazione eCh1 e definendo gli adattamenti metodologici necessari per standardizzare una collezione termino­logica.

Organizzazione del progetto e metodo di lavoro 

Dal punto di vista organizzativo si è se­guita la metodologia in uso presso la Sezione di terminologia. Semplifican­do oltre misura, un progetto terminolo­gico si articola nelle seguenti fasi: ana­lisi dei testi del dominio trattato e compilazione di una lista di candidati termini (1); creazione di schede termi­nologiche secondo le regole contenute nella guida di redazione (2)2; vaglio tecnico­scientifico da parte degli specia­listi del dominio (3); controllo finale della qualità contenutistica e linguistica (4); pubblicazione (5)3. Come per la maggior parte dei progetti, le fasi non seguono sempre un andamento lineare e possono sovrapporsi o in qualche caso ripetersi a seconda della situazione e di particolari esigenze del progetto.

Dal punto di vista formale sono sta­te seguite le regole di base del lavoro terminologico, prima tra tutte il criterio dell’uninozionalità, ovvero la creazione di una scheda per concetto. Per questo motivo non c’è da meravigliarsi se sono state create tante schede quante sono le accezioni di archivio. Questa prassi ter­minologica, a prima vista inusuale, di­verge da quella lessicografica, dove le differenti accezioni sono elencate sotto la stessa voce. 

Un altro criterio applicato è la descri­zione di tutti i tratti distintivi di un con­cetto in modo conciso con una defini­zione composta, se possibile, da una sola frase. 

Infine si parte dal concetto per arrivare alla denominazione, criterio fonda­mentale tra i più complessi e difficili da attuare. Spesso si apre un divario fra rigore teorico e lavoro quotidiano che esige soluzioni pratiche. Gli aspetti te­orici alla base del lavoro terminologico provengono in gran parte dalla tradizio­ne linguistica, dalla quale si è ripreso quanto serviva e riadattato secondo le esigenze della disciplina. L’esempio forse più palese è il triangolo semiotico di Ogden e RichardsCharles K. Ogden & I. A. Richards, The Meaning of Meaning: A Study of the Influence of Language upon Thought and of the Science of Symbolism, 8th ed, New York: Harcourt, Brace & World (1946).riadattato che più di altri schemi sintetizza gli aspetti te­orici della terminologia.

Il concetto è l’idea che si ha dell’oggetto concreto o astratto che a sua volta si manifesta attraverso la denominazione (in vulgo «parola»). La linea tratteggiata indica che non vi è legame diretto fra oggetto e denominazione. A cosa serve? Aver delineato i tratti teorici serve innanzitutto a chiarire la terminologia usata dal terminologo e poi semmai a spiegare alcune difficoltà incontrate du­rante l’elaborazione della collezione terminologica. Secondo la teoria i con­cetti sono chiari, si ricollegano a un oggetto fisico o astratto e hanno una denominazione univoca. Spesso però i concetti sono chiari solo in parte. Non sempre i tratti di un oggetto sono distin­guibili ed elencabiliL’approccio semantico-componenziale funziona solo in parte e per domini molto ristretti come quello della tecnica.e accade solo di rado che si parta da un concetto per ar­rivare a una denominazione. Nel lavoro quotidiano si è confrontati con una mo­le di testi in cui ricorrono denominazio­ni che spesso rimandano a più signifi­cati e che non sempre hanno attinenza con il dominio trattato. È a questo pun­to che si cerca di risalire verso il concet­to per trovare i tratti fondamentali da riprendere in una definizione e com­provare l’appropriatezza della denomi­nazione.

L’elaborazione delle schede termi­nologiche del progetto GEVER è stata oltremodo impegnativa. Le differenti tradizioni di gestione documentale hanno creato innumerevoli difficoltà e incomprensioni. Questo perché si è voluta una collezione terminologica plurilingue (DE, FR, IT, EN), nella quale si sono dovute trovare soluzioni per denominazioni non sempre in linea con la rispettiva tradizione. È forse que­sto il motivo per cui la terminologia GEVER non è stata trattata prima. Con l’incombenza dell’introduzione della gestione elettronica degli affari è stato necessario affrontare l’argomento se non altro per la semplice esigenza comunicativa.

Qualche esempio

Mentre la tanto citata distinzione con­cettuale fra Akte (dossier, D) e Akte (do­cumento, CH) sembra essere indiscus­sa, per l’equivalente italiano a un certo punto si è optato per l’uso esclusivo di dossier, termine giustificato dal contesto amministrativo svizzero. Dietro segna­lazione che fascicolo è comunque in uso nel Canton Ticino, questa equivalenza è stata reinserita dopo essere stata eli­minata insieme a incarto.

Il semplice fatto che fascicolo, e non dossier, ricorre quale equivalente nella versione italiana della Legge federale sull’archiviazioneLegge federale del 26 giugno 1998 sull’archiviazione (Legge sull’archiviazione, Raccolta sistematica 152.1, stato 2008-08)., non era stato rite­nuto criterio sufficientemente valido e si è preferito attuare una normalizza­zione forse un po’ affrettata. Ad ogni modo è interessante notare che sempre nella suddetta legge non solo si riscon­tra fascicolo per dossier, ma anche prati­ca per affare4, mentre nelle Istruzioni sulla gestione degli atti nell’Ammini­strazione federaleIstruzioni sulla gestione degli atti nell’amministrazione federale del 13 luglio 1999 (Foglio federale 1999–4679).si trovano dossier e affare. Non è chiaro a cosa sia dovuta questa dispersione terminologica. Sta di fatto che per la traduzione della legge e dell’ordinanza, pubblicate rispettiva­mente nel 1998 e 1999, ci si è serviti della terminologia archivistica italiana, mentre per le istruzioni si è preferita una terminologia più in linea con la tradizione elvetica. Ad oggi la terminologia nei testi di legge non è stata adat­tata. Se termini fondamentali come quelli appena menzionati provocano problemi di selezione, è facile estrapo­lare l’incertezza diffusa per gli altri ter­mini del dominio.

Ma i casi lampanti sono altri come ad esempio il termine chiave records management che lo standard ISO 15489 è lungi dal rendere in modo chiaro nel­le rispettive equivalenze.

Mentre la soluzione tedesca Schriftgut­verwaltung si allontana dai singoli record (o documenti) raccogliendoli sotto un nome collettivo (Schrift­«Gut») – conforte connotazione cartaceaKampffmeyer nella versione inglese dell’abstract di un suo recente articolo nota che «The term records management» is not in wide use in Germany. The associated ISO/DIN standard is translated as «document administration» («Schriftgutverwaltung») with the connotation of paper records (U. Kampffmeyer, Records Management und Schriftgutverwaltung, Information, Wissenschaft & Praxis, Nr. 6–7, 2009, 333–338).–, il fran­cese che di solito è molto purista, pone fra virgolette il termine inglese. In ita­liano si ha invece uno stato di indeter­minatezza con slittamento semantico verso la gestione dei documenti che rico­pre solo una parte del records management, sempre più spesso reso con gestio­ne documentale. 

Di conseguenza, gli equivalenti fondamentali o derivati mostrano diffi­coltà simili aggiungendone delle nuove.

In tedesco a Schriftgut, nome collettivo singolare, si aggiunge il termine plura­le Akten, mentre sia il francese sia l’ita­liano distinguono il documento dal re­cord, trasformando quest’ultimo in do­cumento d’archivio per differenziarlo dal semplice documento (non amministrativo). La forma ellittica document con­servata per il francese non facilita di certo la comprensione.

Qualche soluzione

La distinzione fra documento e record ha provocato accese discussioni, al termi­ne delle quali si è optato per le seguen­ti soluzioni.

Il tutto rigorosamente al plurale per in­dicare le «informazioni relative a un affare, a prescindere dai supporti infor­mativi sui quali sono registrate, raccol­te o prodotte nell’adempimento dei compiti pubblici della Confederazione».

Al singolare per indicare l’unità mini­ma o «informazione registrata o ogget­to che può essere trattato come un’uni­tà» con i rispettivi rimandi dall’una all’altra scheda. Tutto questo per rende­re nelle altre lingue Unterlagen che nei testi di legge svizzeri ricorre solo al plu­rale. Ovviamente, questa soluzione fun­ziona solo se oltre alle equivalenze vi è anche la definizione per distinguere concettualmente i termini.

Si è voluto evitare l’uso di Schriftgutver­waltung che pur ricorre nella norma ISO tradotta e gestione dei documenti e varianti per differenziare in modo chia­ro il records management dalla semplice gestione dei documenti. Si tratta in ogni caso di soluzioni condivise, ma com­prensibili solo dopo aver approfondito l’argomento insieme al gruppo di esper­ti. Il semplice confronto degli equiva­lenti non basta a motivare queste scelte, in primo luogo per le sovrapposizioni semantico­ concettuali summenzionate e in secondo luogo a causa dell’uso di­spersivo delle denominazioni. 

Terminologia GEVER quo vadis

Probabilmente è ancora presto per ri­spondere a questa domanda. Al contempo vi sono però alcune tendenze che indicano un possibile percorso. Dalla prima pubblicazione della terminolo­gia GEVER, la Sezione di terminologia della Cancelleria federale riceve sempre più spesso richieste di traducenti per termini indicanti funzioni specifiche di un determinato software e deve rifiuta­re richieste di localizzazione di prodot­ti commerciali.

Queste richieste indicano che vi è necessità di approfondire gli aspetti terminologici più funzionali di GEVER e a trovare soluzioni per rendere nelle lingue ufficiali svizzere anche le pecu­liarità di un software specifico. D’altra parte questo potrà avvenire solo quando sarà subentrato un consolidamento ter­minologico della disciplina, magari at­traverso una standardizzazione che ri­chiederà ulteriori perfezionamentiLa collezione terminologica GEVER è a disposizione del pubblico interessato al seguente indirizzo: http://www.bk.admin.ch > Temi> Lingue> Terminologia> Progetti in corso..

Per il termine GEVER è già stata modificata la definizione al fine di rendere meglio i tratti salienti del concetto. La nuova definizione «Insieme di atti­vità e regole di pianificazione, condotta, controllo e documentazione degli affa­ri» contribuirà innanzitutto a migliora­re la comunicazione e in secondo luogo a rendere più chiaro il concetto fondamentale su cui si basa la gestione elet­tronica degli affari. 

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Sergio Gregorio

Cancelleria federale, Sezione di terminologia

  • 1 http://www.ech.ch.
  • 2 TERMDAT, Guida alla redazione di schede terminologiche: http://www.bk.admin.ch > Temi > Lingue > Terminologia > TERMDAT.
  • 3 A progetto ultimato la collezione è messa a disposizione nella banca dati TERMDAT.
  • 4 Art. 10 e art. 26 cpv. 2.

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Le Conseil fédéral a chargé les départements et offices fédéraux d’introduire d’ici 2011 une solution pour une gestion électronique des affaires. La gestion électronique des affaires (GEVER) doit simplifier et rendre transparent l’échange de documents et de lettres entre les offices fédéraux et les citoyens. Il allie la gestion opérationnelle des processus avec le management de l’information. Afin que cet échange puisse fonctionner de manière la plus efficace et transparente possible, la section Terminologie de la Chancellerie fédérale développe depuis 2009 une terminologie GEVER. Le principe qui prévaut ici est évidemment le suivant: seuls ceux qui parlent une même langue commune se comprennent. En sus des quatre langues nationales, la terminologie doit également être disponible en anglais. Le projet s’est achevé au début 2010 avec l’importation de 97 termes dans la banque de données TERMDAT. Ces termes couvrent les domaines du records management, de l’archivage et de la gestion des processus, ainsi que quelques aspects juridiques en lien avec la gestion des affaires. Les premières demandes de précision et d’ajouts ont déjà été formulées. Le projet se poursuivra donc certainement. Il s’agit de parvenir le plus rapidement possible à une standardisation selon les critères de l’association eCh.