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2010/2 Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – ein neues Aufgabenfeld?

De l’intérêt de mieux connaître MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records)

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Origine et raison d’être

Sans tradition de records management proprement dite, il n’est pas étonnant que la généralisation d’un mode de tra­vail hybride, papier et électronique, ait d’abord débouché sur la conception et l’utilisation d’outils de gestion électronique des documents (GED) en Europe continentale. C’est aux Etats­Unis, en Australie et au Royaume ­Uni qu’ont été créés les premières normes et logiciels spécifiques au records management et à ses exigences accrues à la fin des an­nées 1990 – le records management étant compris comme une démarche et un système permettant la conservation et l’exploitation de toutes les informa­tions enregistrées et figées jusqu’au terme de leur valeur stratégique, infor­mationnelle et/ou légale. La Commis­sion européenne a voulu, par l’entre­mise de son programme sur l’échange de données entre les administrations, combler un retard en commanditant au DLM Forum le développement d’un modèle de spécifications pour les Elec­tronic Records Management System (ERMS) et la rédaction de MoReq en 1999.

Le DLM Forum a été fondé par la Commission européenne en 1994 suite aux conclusions du Conseil de l’Union européenne relatives à une coopération accrue dans le domaine des archives. Avec un secrétariat basé en Angleterre, ce regroupement d’intérêt économique rassemble périodiquement des admi­nistrations publiques, des services na­tionaux d’archives et des représentants de l’industrie et de la recherche, avec pour objectif de traiter des problèmes de gestion, de stockage, de conservation et de récupération des données lisibles par machine (DLM), puis du Document Lifecycle Management (DLM), et plus largement aujourd’hui d’archives, de records et d’information management. Il a confié la rédaction de MoReq, puis MoReq2, à un cabinet de conseil britannique, Serco Consulting (ex Cornwell Management Consultants plc).

Cette genèse, nourrie de l’influence des archives nationales du Royaume­ Uni et de sa norme pour le records ma­nagement, incite certains à voir dans le DLM Forum et le projet MoReq l’exis­tence d’un leadership britannique. Or, dans une présentation à la conférence du DLM Forum de décembre 2008, Ulrich Kampffmeyer, directeur général de la société Project Consult basée à Hambourg, avance que la normalisa­tion du records management en Alle­magne, en Autriche et en Suisse passe par le secteur public (avec respective­ ment les projets DOMEA, ELAK et GE­VER) et implique une approche diffé­renciée par rapport au reste du monde. Il s’appuie sur une étude de marché du records management qu’il a réalisée à travers internet pour souligner l’impor­tance encore attachée dans ces pays à la gestion des records papiers et au pro­blème aigu de la gestion combinée des records papiers et électroniquesKampffmeyer, Ulrich, «Records Management market study for Germany, Austria and Switzerland», présentation à la Ve conférence du DLM Forum, Toulouse, 11 décembre 2008, 1. Quel intérêt peut-­il donc y avoir à mieux connaître MoReq en Suisse?

Contenu et mise à jour

A en croire ses concepteurs, le succès de MoReq depuis sa première publica­tion en 2001 est incontestable en Eu­rope et même au­-delà. Ce texte se pré­sente comme un recueil d’exigences types pour aider tant les fournisseurs de logiciels dans leur processus de dé­veloppement que les organisations pu­bliques ou privées dans leur démarche d’acquisition d’un ERMS. Il se veut pra­tique et facile à utiliser, et fait autorité en la matière, au point de revêtir l’as­pect d’une norme bien qu’il n’en soit pas une stricto sensu. Pour rester en phase avec les évolutions des technolo­gies de l’information et tenir compte des nouvelles normes et bonnes pra­tiques, Serco Consulting a réalisé à la demande du DLM Forum une mise à jour dite évolutive de MoReq avec l’ap­pui d’un comité éditorial composé d’experts et de relecteurs bénévoles dans différents pays. Publié en 2008, MoReq2 est composé de quatre éléments, tous disponibles en ligne et téléchargeables gratuitement: 

– les spécifications proprement dites; 

– un modèle de métadonnées en annexe 9; 

– une grille de tests pour vérifier la conformité d’un produit avec les spécifications qui sont testables; 

– un schéma XML pour garantir l’inte­ropérabilité des systèmes conformes à MoReq2.

Les spécifications font elles-­mêmes l’objet de treize chapitres qui couvrent les aspects suivants: 

– terminologie (chapitre 2);

– plan de classement et organisation des dossiers; contrôle et sécurité; conservation et destruction; capture et déclaration des records; identifica­tion; recherche, repérage et restitu­tion; fonctions d’administration (cha­pitre 3 à 9); 

– modules optionnels tels que la gestion des records papiers, les workflows, ou la signature électronique et le chiffre­ment (chapitre 10);

– exigences non fonctionnelles telles que la convivialité du système (chapitre 11);

–  gestion des métadonnées (chapitre 12);

–  modèle de référence d’un ERMS (cha­pitre 13).

Sans occulter le rôle essentiel des exi­gences non fonctionnelles dans la réus­site d’un programme de records mana­gement, MoReq se concentre sur les spécifications fonctionnelles et géné­riques auxquelles doit pouvoir répondre un ERMS. Dans ce cadre et tout en pre­nant soin de ne pas considérer une pla­teforme particulière ou des probléma­tiques métier spécifiques, il adopte une vision des fonctionnalités nécessaires la plus complète et précise possible. Les aspects pratiques, techniques, de déploiement d’un tel système étant propres à chaque organisation, ils ne sont pas abordés au même titre que les exigences non fonctionnelles. Il est donc impératif pour les utilisateurs de MoReq2 de considérer ses spécifica­tions à la lumière des réalités de leur organisme et de les adapter, afin qu’elles correspondent au mieux à leurs be­soins. Cette personnalisation nécessite l’analyse systématique et détaillée des besoins de chaque acteur de l’organisa­tion, couplée à une vision prospective de ces besoins dans le temps. Elle re­ présente évidemment une étape essentielle dans la mise en œuvre de tout programme de records management, lequel n’implique d’ailleurs pas néces­sairement l’acquisition d’un ERMS.

Limites et perspectives d’avenir

A l’heure où les nouvelles pratiques de travail liées au web 2.0 viennent re­mettre en cause les outils traditionnels du records management, il faut noter que MoReq2 rend obligatoire un plan de classement hiérarchique pour facili­ter la navigation et permettre l’héritage des durées de conservation, sorts finaux et autres métadonnées aux niveaux in­férieurs (3.1.4). En outre l’ERMS doit être capable de supporter des délais de conservation d’au moins un siècle (5.1.27) et d’exporter les records à valeur d’archives historiques avec leurs méta­données sous la forme préconisée par la norme Open Archival Information Sys­tem (OAIS) (5.3.4). La ligne de partage entre ERMS et système d’archivage électronique (SAE) est d’autant moins évidente qu’un ERMS équivaut à un SAE dans la traduction française. Il est vrai que l’on assiste de plus en plus dans le secteur informatique à une logique de décloisonnement entre applications pour converger vers une gestion globale de l’information au niveau de l’organi­sation. Reste que MoReq est encore peu connu des archivistes en général, ceux­-là mêmes qui sont aujourd’hui confron­tés à la lourde responsabilité d’initier la mise en place d’un SAE au bénéfice de l’organisation pour laquelle ils opèrent. Si MoReq se concentre sur les records nativement électroniques et aborde la question de la gestion des records pa­piers dans un module optionnel, il est important de rappeler que le records management ne concerne pas seule­ment les records électroniques mais toute information, quelle que soit son format et son âge, qui est enregistrée, à laquelle l’organisation attribue une va­leur qui justifie sa conservation selon des règles qui respectent et garantis­sent sa nature de record.

En outre, la problématique des re­cords structurés n’est pas abordée par MoReq dans la mesure où ceux­-ci sont le plus souvent créés, gérés et stockés dans des applications métier, laissant ouverte la question de leur éventuel ar­chivage historique. MoReq reflète le fait que les ERMS ont en principe trait à des records non structurés ou semi­-structu­rés comme les dossiers sériels. Même avec ces limites, certains jugent MoReq2 trop exigeant et difficilement applicable, au point que le DLM Forum a entériné sa révision en mars 2010. Ce travail de remaniement a été confié à JournalIT, société de conseil basée en Angleterre. Pourtant, la société autrichienne Faba­soft s’est vue octroyer un certificat de conformité à MoReq2 pour son logiciel Fabasoft Folio en septembre 2009, preuve qu’il est possible de répondre aux exigences d’un tel modèle. Le sys­tème de la Confédération de gestion des affaires (GEVER) s’appuie d’ailleurs sur un produit normalisé appelé Faba­soft E­Gov Suite CH. Il semblerait que la crise aidant, les fournisseurs de logi­ciels aient réussi à faire pression sur le DLM Forum pour réduire et simplifier le nombre de spécifications obligatoires dans la prochaine version, baptisée MoReq 2010, et ainsi diminuer les coûts de développement. Les acqué­reurs potentiels d’ERMS devront consi­dérer les modules optionnels qui ne feront pas nécessairement l’objet de tests élaborés et menés par un orga­nisme indépendant. Avec la publication de MoReq 2010 annoncée pour le der­nier trimestre 2010, on peut espérer voir apparaître des offres d’ERMS conformes au standard européen. Tou­tefois, sans un soutien actif de la part des professionnels de la gestion de l’in­formation et en particulier des archi­vistes, sans parler des records mana­gers quand ils existent, le volume de la demande pour des ERMS conformes à MoReq pourrait rester difficile à chif­frer et continuer à décourager leur dé­veloppement, a priori coûteux, auprès des éditeurs de logicielsInterview de Marc Fresko, Inforesight Limited, par Elizabeth Lomas, Northumbria University, et James Lappin, Thinking Records Ltd, à propos de MoReq2, podcast, 10 janvier 2010, 2.

Idéalement, il faudrait que MoReq soit utilisé dans le domaine de l’Enterprise Content Management (ECM) par tous les fournisseurs de logiciels qui produisent des records non structurés, structurés, ou à caractère social (web 2.0) pour généraliser la fonction de re­cords management plutôt que d’en faire un composant à part. Il existe également d’autres normes, de portée na­tionale, et désormais internationale avec celle publiée par le Conseil inter­national des Archives en 2008Conseil international des archives, «Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments», 2008, 3 modules disponibles sur http://www.ica.org.; l’avenir dira si celles-­ci vont tendre à converger. MoReq2 représente néanmoins une so­lide base de travail pour penser, conce­voir et formaliser les objectifs et les contraintes auxquels doit pouvoir ré­pondre et s’adapter un système de re­cords management. Dans cette optique, il s’adresse à un public large qui intègre non seulement les utilisateurs poten­tiels d’un ERMS pour préparer un cahier des charges ou les propriétaires existants pour évaluer leur produit, mais aussi les éditeurs de logiciels et les prestataires de services, que ce soit dans le domaine du conseil ou de l’archivage proprement dit, et enfin les organismes d’enseignement pour exploiter cette ressource de manière pédagogique. Of­ficiellement rédigé en anglais, MoReq2 a fait l’objet de traductions dans diffé­rentes langues à l’initiative de béné­voles en Europe. Il existe ainsi en fran­çais, mais n’est pas encore disponible en allemand ou en italienMarie-Anne Chabin pour la Direction des Archives de France, «MoReq2: Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique», 2008, <http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=12_bcb6040aefc160c09ae4290ae1857b9f&Itemid=39&lang=en>.. Avis aux amateurs?

Documents de référence et informa­tions complémentaires disponibles en ligne sur le site du DLM Forum (http://dlmforum.eu/) et le site créé par Infore­ sight Limited (http://moreq2.eu/).

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Charline Dekens

Archives de la Ville de Lausanne 

  • 1 , consultée le 17 avril 2010.
  • 2 , consulté le 18 avril 2010.

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*Pflichtfeld

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MoReq (d.h. Model Requirements for the Management of Electronic Records) ist ein im Jahr 2001 veröffentlichter Anforderungskatalog, dem die in der angelsächsischen Welt als Electronic Records Management Systems (ERMS) bekannten digitalen Schriftgutverwaltungssysteme entsprechen sollten. Der Katalog wurde von einer britischen Beratungsfirma auf Initiative der Europäischen Kommission, unter der Schirmherrschaft des DLM Forums, einer wirtschaftlichen Interessenvertretung auf europäischer Ebene, erstellt. Im Jahr 2008 wurde er unter dem Titel MoReq2 einer Aktualisierung unterzogen. MoReq2 besteht aus vier Teilen, nämlich einem Metadaten-Modell, einem Testraster, einem XML-Schema und den eigentlichen Spezifikationen, die in 13 Kapiteln genau erläutert werden. Wie die Ausgangsversion konzentriert sich auch MoReq2 auf die funktionalen Anforderungen und die elektronischen Daten, ohne jedoch die Bedeutung der nicht funktionalen Anforderungen und den Wert von Papierunterlagen zu vernachlässigen. MoReq ist keine technische Norm, und auch wenn dieser Text praktisch und leicht zu benutzen sein möchte, bedarf er doch einer kritischen Lektüre, um die Anforderungen des Modells an die Bedürfnisse und Voraussetzungen jedes potenziellen Benutzers eines ERMS anzupassen. Im Übrigen wurde MoReq, als der Erfolg der ursprünglichen Version den Katalog in den Rang einer Norm erhoben hat, als zu anspruchsvoll kritisiert, sodass das DLM Forum seine Überarbeitung in einer neuen zukünftigen Version, MoReq 2010, in Auftrag gegeben hat. Es bleibt zu bemerken, dass ein Standardprodukt, Fabasoft Folio, 2009 als MoReq-konform zertifiziert wurde und dass GEVER sich auf ein Standardprodukt, die Fabasoft E-Gov Suite CH, stützt. Rückgriff auf ein Projekt und ein Dokument, das ein grosses Publikum interessieren könnte und das es verdiente, in der Schweiz besser bekannt zu sein.