Das Modell des Life Cycles – Überlegungen zur Theorie und praktische Umsetzung in der vorarchivischen Arbeit des thurgauischen Staatsarchivs

Die Theorie des Life Cycles im Rahmen des Records Management 

Das Konzept des Records Managements stammt ursprünglich aus dem angel­ sächsischen Raum und wurde beson­ders in Australien entwickelt. So beruht auch die ISO-­Norm 15489 zur Schrift­gutverwaltung, die 2001 verabschiedet wurde, auf der australischen Norm «AS 4390 Records Management». Hierin wird Records Management definiert als «field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintain­ing evidence of and information about business activities and transactions in the form of records»^{ISO 15489, 3.16. Deutschen Fassung ISO/ DIN 15489-1, 3.16.}. Die Norm hat zwar eigentlich nur das Ziel, einen Rah­men für die laufende Schriftgutverwal­tung in privaten und öffentlichen Orga­nisationen zu schaffen, und berück­sichtigt die Aufbewahrung von Schrift­gut in Archiven daher nicht^{Vgl. Nils Brübach, Internationale Normen für die Verwaltung von Unterlagen aus digitalen Systemen: Die ISO 15489 «Archives and Records Management» und das MoReq-Projekt der Europäischen Union, in: Auf der Suche nach archivischen Lösungsstrategien im digitalen Zeitalter. Beiträge zur 4. Jahres-tagung des Arbeitskreises «Archivierung aus digitalen Systemen» im Stadtarchiv Mannheim 10.–11.4.2000, hg. von Ulrich Nieß, Mannheim 2001, S. 106.}. In der angelsächsischen Verwaltungskultur, in der der Begriff des Records Manage­ments geprägt wurde, ist eine Tren­nung zwischen Registratur und Archiv jedoch nicht üblich, und so bedeutet die Einführung des Begriffs in Ländern, in denen klar zwischen «Registratur» und «Archiv» unterschieden wird, dass gleichzeitig (wieder) eine engere Ver­bindung zwischen Verwaltung und Archiv etabliert wird. Tatsächlich wird der Begriff «Records Management» in der archivwissenschaftlichen Diskussion in dem Sinne gebraucht, dass Archiva­re nicht erst dann aktiv werden, wenn ein Aktenbildner seine Altregistratu­ren zur Aussonderung anbietet, son­dern «zugunsten einer ganzheitlichen Überlieferungsbildung [...] bereits in einem möglichst frühen Stadium in den Verwaltungen präsent sein müs­sen, um die Schriftgutströme entspre­chend den archivischen Anforderun­gen zu kanalisieren»^{Hans-Jürgen Höötmann, Schriftgutverwaltung, in: Norbert Reimann (Hg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Infromationsdienst, Fachrichtung Archiv, Münster 2 2008, S. 51.}.

Der praktischen Umsetzung des Re­cords Managements können verschiedene Modelle zugrunde gelegt werden. So basierte das Records Management­ Programm der National Archives in den USA in den 1940er­Jahren auf dem Konzept des Life Cycles, während die australische Norm «AS 4390 Records Management» auf die Theorie des Re­cords Continuums rekurriert^{Vgl. Jay Atherton, From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on the Records Management – Archives Relationship, in: Archivaria 21 (1985/86), S. 44–46; Sue Mc Kemmish, Yesterday, Today and Tomorrow: A Continuum of Responsibility, in: Proceedings of the Records Management Association of Australia 14th National Convention, 15–17 September 1997, RMAA, Perth 1997 (http://www.sims.monash.edu.au/research/rcgr/publications/recordscontinuum/smckp2.html; Zugriff vom 28.07.2008), S. 6 u. 15.}. Obwohl das Modell des Life Cycles eigentlich älter ist als das des Records Continu­ums, wurde es erst in Abgrenzung zu diesem entwickelt und präzisiert.

Phasen des Life Cycles

Die Theorie des Life Cycles versteht Schriftgutverwaltung als einen Prozess, der aus verschiedenen, klar von ­einander getrennten Phasen besteht. Im Allgemeinen werden dabei zwei Hauptphasen unterschieden: die «cur­rent phase» und die «archival phase»^{Vgl. Danielle Wickham, What’s new? Functional Analysis in Life Cycle and Continuum Environments, in: Archives and Manuscripts 26 (1999), Nr. 1, S. 115; Atherton, From Life Cycle to Continuum, cit., S. 44.}.

Innerhalb dieser beiden Hauptphasen können wiederum verschiedene Stufen ausgemacht werden. In die «cur­rent phase» fallen die Erstellung bzw. der Empfang des Schriftguts, seine Klassifikation nach einem logischen System in der laufenden Registratur, seine Bearbeitung, Benutzung und Er­haltung sowie schliesslich, als letzter Schritt, die Vernichtung oder Archivie­rung. Mit der Übernahme ins Archiv beginnt die zweite Hauptphase, die «archival phase». Weitere Prozesse in dieser Phase sind die Verzeichnung des Schriftguts in Findmitteln und Da­tenbanken, seine Erhaltung und Kon­servierung sowie die sekundäre Benut­zung durch die Verwaltung oder zu Forschungszwecken. Kennzeichnend für die Theorie des Life Cycles ist die klare Trennung zwischen dem Primär-­ und dem Sekundärzweck von Schrift­ gut oder, anders gesagt, die Umwid­mung von Verwaltungsschriftgut zu Archivgut bei der Übergabe an das Ar­chiv. Dabei wird unter dem Pri­märzweck die Nutzung der Unterlagen durch die produzierende Dienststelle selbst im Rahmen der Erledigung des Geschäfts, für den ein Dossier angelegt wurde, verstanden, während der Se­kundärzweck die Nutzung nach der Ablieferung an das Archiv sowohl durch die Dienststelle selbst als auch durch Dritte umfasst. Eine solche Sekundärnutzung kann aus rechtlichen Gründen erfolgen, wenn ein abgeschlossener Sachverhalt nachgewiesen oder überprüft werden muss, oder zu Forschungszwecken.

Eine andere Möglichkeit ist die Defini­tion der verschiedenen Phasen des Le­benszyklus von Schriftgut in Abhängig­keit von ihrem jeweiligen Aufbewah­rungsort.

Unterschieden werden dann drei Pha­sen: die Aufbewahrung des Schriftguts im Büro des Sachbearbeiters (oder, al­ternativ, in einer zentralen Registratur der Dienststelle), in der Altregistratur oder dem Amtsarchiv der Dienststelle und schliesslich im zuständigen End­archiv¹. Dabei können die beiden ersten Phasen der «current phase» zugeord­net werden, die letzte Phase der «archi­val phase», auch wenn die verschiede­nen Phasen der beiden Modelle nicht vollkommen deckungsgleich sind: Da nur abgeschlossene Dossiers in die Alt­registratur gelangen, ist eine Weiterbearbeitung von Dossiers aus der Altre­gistratur in der Regel ausgeschlossen (Die Tatsache, dass ein Geschäft bzw. Dossier wiedereröffnet und aus der Alt­registratur zurück ins Büro des Sachbearbeiters genommen wird, ist als Aus­nahmefall anzusehen). Das bedeutet, dass der Wechsel von der Primär­ zur Sekundärnutzung schon mit dem Wechsel vom Aufbewahrungsort «Bü­ro» zum Aufbewahrungsort «Altregist­ratur» stattfindet (wobei der Begriff der Primärnutzung oder des Primärwerts hier, in Anlehnung an Th. R. Schellen­berg und – ihm folgend – A. Menne­ Haritz, eng definiert ist, nämlich als Wert der Records für die Behörden selbst zur Aufgabenerledigung)^{Vgl. Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaften (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), Marburg 1992, S. 52 u. 54. Peter M. Toebak, Records Management. Ein Handbuch, Baden 2007, S. 64, definiert den Begriff des Primärwerts weiter und versteht darunter nicht nur den Wert der Records für die Behörde selbst während der Aufgabenerledigung, sondern fasst darunter sämtliche «administrativ-operative[n], juristische[n], finanzielle[n], organisatorische[n], technische[n], allenfalls auch wissenschaftliche[n] Aspekte eines Daten- und Unterlagen-Records».}. Die zweite Phase der Aufbewahrung in der Altregistratur kann daher als «semicur­rent phase» bezeichnet werden, in der nur noch bestimmte Prozesse der «cur­rent phase» ablaufen, gleichzeitig aber schon eine Sekundärnutzung des Schriftguts erfolgt.

Ausschlaggebend ist aber auch in diesem Modell des Life Cycles, zu welchem Zeitpunkt die Umwidmung von Verwaltungs­ in Archivschriftgut er­folgt und die Datenhoheit von der pro­duzierenden Dienststelle zum Archiv wechselt. Dies ist erst mit dem Über­gang ans Endarchiv der Fall. Da im Life­ Cycle ­Konzept klar zwischen Primär­- und Sekundärnutzung bzw. zwischen Verwaltungs­ und Archivschriftgut un­terschieden wird, können auf seiner Grundlage (datenschutz­)rechtliche Vorgaben genau umgesetzt werden. Das gilt vor allem immer dann, wenn die Archivierung von Unterlagen nur aufgrund eines Archivierungsvorbe­halts im den jeweiligen Sachbereich betreffenden Gesetz möglich ist, an­dernfalls aufgrund datenschutzrechtli­cher Vorgaben die Pflicht zur Vernich­tung von Daten durch die Dienststelle bestünde. Solche Unterlagen unterlie­gen, sobald sie einmal archiviert sind, für die Benutzung durch die abgeben­ den Dienststellen – genauso wie für andere Benutzer – zwingend den archivischen Schutzfristen. 

Die australische und kanadische Interpretation des Life Cycles 

Vor allem in Australien wird das Kon­zept des Life Cycles, ausgehend von einer klaren Trennung der Berufe des Archivars und des Records Managers, in dem Sinne interpretiert, dass der Ar­chivar erst in der zweiten der beiden Hauptphasen (bzw. in der letzten der drei Phasen), in der «archival phase», aktiv werde, wohingegen Aufgaben der Schriftgutverwaltung im Rahmen der «current phase» vom Records Manager wahrgenommen würden^{So Atherton, From Life Cycle to Continuum, cit., S. 44–47.}. Nach der australischen Interpretation des Life­ Cycle­ Modells werden einzelne Ar­beitsschritte im Rahmen der Schrift­gutverwaltung in einer vorher festge­legten Abfolge von einer bestimmten Berufsgruppe – dem Archivar oder dem Records Manager – ausgeführt, wäh­rend nach der Theorie des Records Con­tinuums die einzelnen Prozesse zu je­dem beliebigen Zeitpunkt in der Exis­tenz des Schriftguts stattfinden könnten^{Vgl. Wickham, What’s new?, cit., S. 115f., Atherton, From Life Cycle to Continuum, cit., S. 47.}.

Eine Unterscheidung verschiede­ner Phasen im Lebenszyklus des Schriftguts bedeutet aber nicht zwin­gend, dass der Archivar erst bei der Aussonderung und Kassation sowie der dauerhaften Aufbewahrung im Archiv tätig wird, vielmehr kann er in seiner Arbeit alle Phasen des Lebenszyklus berücksichtigen und begleiten^{Vgl. etwa auch Angelika Menne-Haritz, Digitaler Lesesaal, virtuelle Magazine und Online-Findbücher: Auswirkungen der Digitalisierung auf die archivischen Fachaufgaben; http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/webtexte/pdf/digilesesaal.pdf; Zugriff vom 18.11.2008 (auch in: Hartmut Weber und Gerald Maier [Hrsg.], Digitale Archive und Bibliotheken. Neue Zugangsmöglichkeiten und Nutzungsqualitä- ten, Stuttgart 2000, S.25–34), S. 12: «Das Konzept des Continuum richtet sich ebenso wie das Life-Cycle-Konzept ausdrücklich gegen die Unterscheidung eines Verwaltungszwecks vom Archivierungszweck und sieht das Records Mangamement als archivische Aufgabe an.»; ferner Toebak, Records Management, cit., S. 92.}. Auch die strikte Trennung zwischen den Be­rufsfeldern des Archivars und des Records Managers erscheint überholt^{Vgl. dazu Toebak, Records Management, cit., S. 94.}.

Praktische Umsetzung in der vorarchivischen Arbeit im Kanton Thurgau 

Die vorarchivische Arbeit des thurgau­ischen Staatsarchivs legt zwar das Mo­dell des Lebenszyklus zugrunde, weicht aber gleichzeitig in einigen wichtigen Punkten von ihm bzw. der engen Inter­pretation des Konzepts, wie sie oben dargestellt wurde, ab. Wichtig zum Ver­ständnis der Konzeption der vorarchi­vischen Arbeit im Kanton Thurgau ist nicht nur die spezifische Ausgangslage des Archivs zu Beginn der 1990er­Jah­re, als mit dem Aufbau der vorarchivi­schen Beratung begonnen wurde und die gekennzeichnet war durch Abliefe­rungsrückstände vieler kantonaler Dienststellen sowie räumlich ungenü­gende (Magazin­)Verhältnisse, son­dern vor allem auch die gewachsene Archivtektonik: Erst der Staatsarchivar Bruno Meyer nahm seit 1937 die Auf­gabe in Angriff, einen allgemeinen, einheitlichen Archivplan zu entwer­fen^{Vgl. Bruno Meyer, Geschichte des thurgauischen Staatsarchives, in: Festgabe für Regierungsrat Anton Schmid zu seinem 25. Amtsjahre als Mitglied der thurgauischen Kantonsregierung, Frauenfeld 1942, S. 185f.}. Bei seiner Neuordnung führte Meyer ein Signaturensystem nach De­ zimalklassifikation ein, das allerdings nur begrenzt erweiterungsfähig ist. Gleichzeitig wurde zwar damit begonnen, das Pertinenz­ durch das Prove­nienzprinzip abzulösen. Die innere Ordnung insbesondere der Hauptab­teilung 4 «Departemente» weist jedoch stark pertinente Züge auf. Ausgehend von diesen beiden Voraussetzungen ist geplant, in der Bestandesbildung des thurgauischen Staatsarchivs die Haupt­abteilung 4 (und später auch die Haupt­ abteilungen 2, 3, 5 und 6) sukzessive durch die Hauptabteilung 9, das Akzes­sionsarchiv (und – für zukünftige elek­tronische Unterlagen – die Hauptabtei­lung 10), abzulösen^{Vgl. Staatsarchiv des Kantons Thurgau, Beständeübersicht, bearb. von André Salathé, Frauenfeld 2005, S. 8.}. Für die in den Dienststellen noch vorhandenen und entstehenden physischen Unterlagen ist das Ziel der vorarchivischen Beratung daher die Bildung und Übernah­me von geschlossenen Beständen über mehrere Jahre hinweg (sogenannte Ak­zessionen), die im Endarchiv fortlau­fend und lückenlos magaziniert wer­ den sollen.

Um dieses Ziel zu erreichen, muss das Dokumentenmanagement in den Dienststellen selbst professionalisiert werden. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist der Einsatz von Registraturplä­nen, die im Zusammenhang mit der Einführung des Records­ Management­ Systems Fabasoft in der kantonalen Verwaltung des Thurgaus im Jahre 2006 flächendeckend erarbeitet wurden. Hier durchbricht das thurgauische Staatsarchiv an einem entscheidenden Punkt ein eng interpretiertes Modell des Life Cycles, nach dem der Archivar erst bei der Aussonderung und Über­nahme des Schriftguts aktiv wird: Die vorarchivische Beratung wirkt bei der Erstellung und bei der ständigen Aktu­alisierung von Registraturplänen ge­zielt in die erste Phase des Lebenszyk­lus hinein.

Auf der Grundlage der Registratur­ pläne, die im Records­ Management­ System Fabasoft hinterlegt sind, wer­den in den einzelnen Dienststellen sämtliche Unterlagen erstellt und abge­legt. In Übereinstimmung mit dem Life ­Cycle­ Konzept verbleiben die Un­terlagen so lange im Büro des jeweiligen Sachbearbeiters (und im Records­ Management­ System Fabasoft bzw. in den Fachapplikationen), bis der Vor­gang bzw. das Geschäft abgeschlossen ist oder bis auf die in einem Dossier enthaltenen Informationen in der täg­lichen Arbeit nicht mehr dauernd zu­rückgegriffen werden muss. Allerdings müssen die in den Ämtern produzier­ten Dokumente zum Teil auch noch einige Jahre über das Abschlussdatum hinaus der Verwaltung relativ häufig zur Verfügung stehen, etwa bei der Er­teilung von Auskünften oder bei der Recherche nach Präzedenz­ und Parallelfällen zur Wahrung eines einheitlichen Rechts­- und Aufgabenvollzugs. Andere Unterlagen müssen dagegen nur während eines bestimmten, gesetz­lich festgelegten Zeitraums aufbewahrt werden, sind jedoch nicht archivwür­dig. Aus diesen beiden Gründen setzt das Staatsarchiv des Kantons Thurgau für die physische Ablage des Schrift­guts auf die Einrichtung von sogenann­ten Amtsarchiven (= Altregistraturen) in den Dienststellen, in denen abge­schlossene Dossiers bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bzw. bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv aufbewahrt werden^{In der vollelektronischen Schriftgutverwaltung finden die Amtsarchive ihre Entsprechung in einem «Compliance-Archiv» bzw. einer elektronischen Altregistratur.}. Diese Stufe ent­spricht der «semicurrent phase» des Lebenszyklus der Dokumente. Die Amtsarchive werden auf Grundlage der Registraturpläne eingerichtet, d.h. sie sind wiederum genau gleich organi­siert und strukturiert wie die «Amtsab­lage» im Records ­Management­ System Fabasoft. Durch die Einrichtung von Amtsarchiven soll erreicht werden, dass die Dienststellen alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist und auf die noch relativ häufig zurückgegriffen werden muss, selber verwahren – Wartezeiten bei Rückgriffen auf Unterlagen können da­durch vermieden werden. Gleichzeitig entfällt der Transport von späterem Kassationsgut ins Archiv, weil das Schriftgut nach Ablauf der gesetzlich bestimmten Aufbewahrungsfristen di­rekt in der Dienststelle kassiert werden kann. Die Archivierung, d.h. die dau­ernde Aufbewahrung im Staatsarchiv, stellt schliesslich die dritte (und letzte) Stufe im Lebenszyklus der Unterlagen dar.

Mithilfe der Registraturpläne wird der gesamte Lebenszyklus der Unterlagen gesteuert: Sie sind nicht nur das wich­tigste Hilfsmittel für die Ordnung der produzierten Unterlagen in allen Pha­sen ihres Lebenszyklus. In einer mit «Aufbewahrung in der Dienststelle» bezeichneten Rubrik ist gleichzeitig festgelegt, während welchen Zeitraums die Unterlagen im Amtsarchiv, also in der «semicurrent phase» des Lebenszyk­lus, verbleiben. Ausserdem ist im Re­gistraturplan für jede Dossierreihe be­stimmt, wie mit den Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist umge­gangen werden soll. Damit wird der Übergang in die dritte Phase, die «ar­chival phase», gesteuert. Mit einer sol­chen prospektiven Bewertung der ge­samten Schriftgutproduktion einer Dienststelle noch vor seiner Entste­hung durchbricht das thurgauische Staatsarchiv in einem weiteren wichti­gen Punkt die enge Interpretation des Lebenszyklusmodells.

Die Bewertung wird vom Staatsar­chiv unter Einbezug der jeweiligen Dienststelle erarbeitet und im Registra­turplan hinterlegt. Dies ermöglicht, dass nicht dauernd aufbewahrungs­ würdige Unterlagen in den Dienststellen selbst laufend kassiert werden kön­nen, sobald die (gesetzlich festgelegte) Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und dient damit einem effizienten Ein­satz von Ressourcen. Die prospektive Bewertung bedeutet jedoch keinen voll­ständigen Verzicht auf Autopsie der Unterlagen: Einerseits können bei der Bestandsbearbeitung noch Feinkassa­tionen vorgenommen werden, anderer­seits kann (und muss) die in den Regis­traturplänen festgelegte Bewertung sowohl im Kontakt mit der produzie­renden Dienststelle als auch durch die Inaugenscheinnahme von Unterlagen im Amtsarchiv periodisch überprüft und aktualisiert werden. Eine Nachbe­wertung bzw. Nachkassation im Zwi­schenarchiv (oder gar an erschlossenen Beständen) wird aus Gründen der Wirt­schaftlichkeit jedoch nicht durchge­führt; der Archivar muss sich von allem Anfang an um die Stringenz seines Be­wertungsurteils bemühen.

Konsequent wird das Modell des Le­ benszyklus im Staatsarchiv des Kan­tons Thurgau im Zusammenhang mit der Benutzung durchgesetzt: Mit der Abgabe des Schriftguts an das Archiv geht die Datenhoheit von der jeweiligen Dienststelle auf das Staatsarchiv über, d.h. das Staatsarchiv übernimmt von diesem Zeitpunkt an alle Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Datenmanagement (und dem Daten­schutz).

Zusammenfassung

Das Konzept der vorarchivischen Bera­tung des Staatsarchivs des Kantons Thurgau setzt zwar das Modell des Le­benszyklus in seinen grundlegenden Zügen um, weicht aber von der austra­lischen Lesart des Modells an den Stel­len ab, an denen praktische und be­triebswirtschaftliche Überlegungen es erfordern: Bei der Erarbeitung und Pflege der Registraturpläne im Records­ Management ­System Fabasoft, bei der prospektiven Bewertung und der Bera­tung der Verwaltung in allen Fragen des Unterlagenmanagements wirken die vorarchivischen Berater gezielt in die «aktive» und die «semikurrente» Phase des Lebenszyklus der Unterlagen ein und übernehmen damit Aufgaben des Records Managers.