Utilité du fichier des compétences des Archives d’Etat de Genève pour l’évaluation et le records management

Bref rappel historique

Un embryon de fichier des compétences des services de l’Etat de Genève, manuel, axé plutôt sur l’évolution de l’organisation administrative, avait été établi aux Archives d’Etat de Genève (ci- après AEG), vers 1980. Il avait été inspiré par celui développé aux Archives fédérales. Il fut remplacé par un fichier informatisé dont l’origine remonte au 21 décembre 1988, date de la création de la base de données des AEG: Adhémar. Les premières fiches furent composées à l’aide d’un «Guide de l’administration cantonale». M. Kristof par la suite s’employa à relever systématiquement les compétences explicitement mentionnées dans le «Recueil systématique des lois». Des fiches de compétences déjà établies par le secrétariat général du Département de justice et police de Genève furent intégrées. En août 1995, ce fichier bénéficia d’un modèle relationnel suite à l’acquisition du logiciel «Basis plus». Par la suite, le fichier fut essentiellement enrichi par les informations relevées dans la «Feuille d’avis officielle». L’apparition du programme «GE-Pilote», visant à une présentation du budget par prestation, permit de réactualiser ce fichier en 2004. Ce mode de gestion des affaires publiques visait à fournir à la population des prestations conformes à ses attentes et à ses besoins. Il s’agissait donc de rechercher le meilleur rapport possible entre ressources engagées, prestations fournies et résultats obtenus.

Quelles différences existent entre notions de fonctions, prestations, compétences et activités? 

La fonction est un concept indépendant des organismes créateurs d’archives. On définit par fonction «toute tâche de haut niveau relevant des responsabilités d’une collectivité en vertu d’une loi, d’une politique ou de son mandat»^{de Boisdeffre, Martine, directrice des Archives de France, «parution des normes ISDF et ISDIAH», note d’information DITN/ RES/2008/007.}. Les fonctions peuvent elles-mêmes être subdivisées en sous-fonctions, procédures opérationnelles, activités, tâches, transactions, etc. La compétence est donc un sous-ensemble de la notion de fonction telle qu’elle ressort de la norme internationale pour la description des fonctions (ci-après ICA-ISDF), de même que la notion d’activité.

La notion de prestation définie dans le projet «GE-Pilote» est proche de la notion de fonction. Celle-ci se situe au niveau de la mission générale d’un service qui est le résultat de l’agrégation de plusieurs activités.

Description du fichier des compétences des AEG 

Le fichier des compétences est un élément de la version interne «métier» d’Adhémar. Dans le système relationnel, il s’agit donc d’une table qui compte actuellement 35 champs répartis sur trois onglets. Le fichier n’est pas encore complet: il comporte 2200 fiches pour 400 organismes (sur un total de plus de 1200 services dans l’administration). Le nombre de compétences par organisme varie de 1 à 129.

Les compétences qui sont prises en considération dans le fichier doivent avoir un lien administratif, ou avoir touché, de près ou de loin, l’administration cantonale genevoise, à un moment donné. Une compétence qui relevait du canton, mais qui, suite à des remaniements, a été transférée au niveau communal, à la Confédération ou au secteur privé, figurera néanmoins dans cette table. Les anciennes compétences cantonales sont également maintenues afin de garantir le caractère à la fois synchronique (attachement à un moment donné) et diachronique (à travers le temps) de certaines activités étatiques.

Deux champs de cette table sont un peu particuliers et ne se retrouvent pas dans les normes internationales. D’une part, celui qui porte le numéro de compétence utilisé ici pour isoler les compétences générales liées aux documents de gestion (par opposition aux documents opérationnels), d’autre part un champ de tri qui permet de gérer notamment l’aspect diachronique du fichier: chaque lettre permet de définir un sous-ensemble à l’intérieur du fichier.

Pourquoi la création d’un fichier des compétences est-elle importante? 

Ce qui différencie l’archivistique des autres sciences de l’information, c’est la prise en compte du contexte. L’archiviste doit préserver le contexte originel de production des documents pour sauvegarder leur valeur de preuve et leur authenticité. Le principe de provenance – à l’opposé à celui de pertinence – est réaffirmé avec force dans la norme ISDF. Il est fondamental de documenter la description des archives dans leur contexte et de restituer leur provenance. Les notices d’autorité ne fournissent pas toute l’information contextuelle nécessaire.

Aujourd’hui les archivistes travaillent sur un terrain mouvant: avec l’élaboration des budgets par prestation et le développement d’activités transversales – au lieu des traditionnelles activités hiérarchiques – les fonctions deviennent plus stables que les structures administratives qui changent à chaque élection du pouvoir exécutif.

Les fonctions sont fréquemment transférées d’une collectivité à une autre. Il sera donc beaucoup plus difficile pour les utilisateurs de reconstituer le contexte de production des archives, s’ils n’ont à disposition que des notices d’autorité décrivant les collectivités qui ont exercé la même fonction. La structure traditionnelle à trois niveaux (communes, cantons, Confédération) a disparu au profit d’une nouvelle structure à cinq niveaux (communes, groupements intercommunaux, cantons, organismes intercantonaux, Confédération) qui rend plus complexe l’étude de l’évolution des fonctions^{Baroan, Padre et Sibille, Claire, ICA Comité des normes et bonnes pratiques, Une nouvelle norme internationale pour décrire les fonctions: ICA-ISDF, 2009.}. 

Avantages internes du fichier des compétences 

L’analyse des compétences rejoint celle retenue par les records managers, qui classent les archives le plus souvent par une approche centrée sur les activités et les missions des services (cadres de classement fonctionnels pour les documents de gestion), de préférence au choix d’une structure organisationnelle.

L’analyse approfondie des fonctions, procédures et activités d’un organisme est pour cela une des huit étapes identifiées par la norme ISO 15489 pour la mise en œuvre d’un programme de records management. Elle permet une meilleure compréhension des documents d’archives ainsi que de la manière dont ils sont produits et utilisés.

Il est important de disposer d’un référentiel transversal de classement et d’archivage qui s’appuie sur le plan de classement des activités et s’ajoute au référentiel hiérarchique des services producteurs d’archives. La tenue d’un fichier des compétences peut s’avérer d’une aide précieuse dans le processus d’évaluation. Il permet de distinguer les documents essentiels, de déterminer leur valeur primaire, et enfin d’indiquer où les documents doivent être conservés.

Le développement des documents électroniques relativise la traditionnelle distinction entre original et copies. Avec la gestion électronique des documents (GED), les archivistes doivent intervenir de plus en plus dès l’origine sur la création de documents dans une optique de production. On leur propose même d’intervenir activement dans le processus de constitution des documents.

Un fichier des compétences sert aussi de base pour l’évaluation des archives. Il offre une aide précieuse au préarchivage (préparation des visites de services, historique des activités, etc.) Enfin c’est un outil qui permet de rattacher une ou plusieurs séries organiques à une activité et – inversement – il permet d’appondre une activité à une ou plusieurs séries. Avec les normes ISAD(G) et ISAAR, il forme le troisième élément d’un triptyque – aujourd’hui complet – qui peut servir de base au classement et à la description des archives publiques. Cet outil permet en sus de contrôler les droits d’accès lors de la communication de documents aux services producteurs.

Utilité externe (future)

Le fichier des compétences par son aspect à la fois synchronique et diachronique est un dispositif qui peut s’avérer très utile aux consultants des archives historiques comme outil de recherche. Il permet de tisser des liens entre les activités publiques et une organisation administrative en perpétuelle évolution, soit un historique des compétences et des services qui les ont, à un moment donné, exercées.

Puisque le fonds est constitué par l’ensemble des documents résultant des activités d’un organisme donné, le fonds d’un organisme qui aura subi successivement des additions, des suppressions ou des transferts de compétences se trouvera contenir des documents reflétant toutes ces variations, rendant difficile la reconstitution, par les chercheurs, de la continuité administrative et d’une suite chronologique et logique des affaires.

Tentative de réorganisation de ce fichier pour l’adapter à la norme ICA-ISDF en cinq zones. 

Elaborée par le Comité des normes et bonnes pratiques à Dresde en 2007, la nouvelle norme internationale pour la description des fonctions (ISDF – International Standard for Describing Functions) a été présentée officielle- ment au 16e Congrès international des archives de Kuala Lumpur et en fut l’un des événements majeurs. Comme ISAD(G) et ISAAR(CPF), elle comprend 26 éléments de description, organisés en quatre zones de description ainsi qu’un «chapitre» (ou zone 5) donnant des recommandations pour relier des descriptions de fonctions à des descriptions d’archives conformes à ISAD(G) ou à des notices d’autorité conformes à ISAAR. Les différents champs du fichier de compétences genevois, qui contiennent déjà la plupart des informations utiles, seront remis en page afin de se calquer sur cinq onglets. De nouveaux champs devront aussi être créés, particulièrement pour les zones de relations 3 et 5. Les séries d’archives pourront ainsi être reliées à plusieurs organismes producteurs, ce qui évite de rattacher à un seul producteur artificiel une suite de documents. Inversement, de multiples producteurs pourront être à l’origine d’une seule série organique.

Conclusions

La nouvelle norme peut générer plusieurs difficultés d’utilisation. Il faut veiller notamment à ne pas compliquer inutilement la saisie: seuls trois champs sont vraiment essentiels. Il faudra définir le rôle des archivistes d’institutions dans l’alimentation de ce fichier. Des modifications de la norme ISAAR seront nécessaires: on pense notamment à la suppression de l’élément «fonctions et activités» et à l’introduction de groupes de collectivités. La nouvelle norme internationale a été voulue très générale dans le but d’être applicable à la fois à des bases «à plat» ou relationnelles. Last but not least, il faut enfin redire qu’un fichier des compétences ne déploie son potentiel que s’il s’avère complet et donc mis à jour.