Das FIFA Documentation Centre – das Gedächtnis des Fussballs
Der Weltfussballverband FIFA (Fédération Internationale de Football Association) wurde 1904 in Paris gegründet und ist seit 1932 in der Schweiz ansässig. Zur zeit sind 208 Mitgliedsverbände der FIFA angeschlossen. Rund 300 Mitarbeitende aus über 30 Ländern arbeiten heute im Zürcher Generalsekretariat im Home of FIFA an der Umsetzung der Mission «Das Spiel entwickeln, die Welt berüh ren, eine bessere Zukunft gestalten».
Der Bereich Document Management ist in der Division Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit angesiedelt und zeichnet verantwortlich für die Beschaffung, die Archivierung sowie die Auswertung von Dokumenten mit fussball- oder FIFA-spezifischem Informationsgehalt. Schwerpunkte in den Beständen des Documentation Centre sind zweifellos Publikationen über die Geschichte der FIFA und des Fussballs generell (v.a. FIFA-Weltmeisterschaft), die technischen Berichte dazu sowie andere im Zusammenhang mit dem Fussball stehende Veröffentlichungen (Spielregeln, Sportmedizin, Recht, Wirtschaft, Marketing usw.). Ebenso werden sämtliche Rundschreiben an die 208 FIFA-Mitgliedsverbände sowie die Tagesordnungen und Protokolle der zahlreichen Kommissionssitzungen abgelegt.
Nebst der physischen Ablage nimmt das elektronische Archiv FIDOM, ein eigentliches Document Corporate Repository, eine wichtige Rolle ein. Seit 2007 ist FIDOM auch ein Fotoarchiv angegliedert, in welchem FIFA-eigene Bilder abgelegt werden. Darüber hinaus unterhält die FIFA eine Fachbibliothek rund um den Fussball, in der zurzeit gegen 4000 Titel verzeichnet sind. Weiter ist das Documentation Centre zuständig für den Unterhalt einer kleinen DVD- und Videosammlung sowie für das Management der FIFA-Trophäen.
Das vierköpfige Team des FIFA Documentation Centre beantwortet vorwiegend interne Anfragen, unterstützt jedoch auch externe Personen wie Studenten, Medienschaffende oder Historiker bei ihren Recherchen im Home of FIFA. Zurzeit können rund 40 000 Dokumente und über 10 000 Bilder zur Geschichte des Fussballs und der FIFA elektronisch recherchiert werden. Sämtliche Publikationen werden aber auch in den vier offiziellen FIFA-Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Deutsch in der physischen Ablage aufbewahrt.
FIDOM – das DMS der FIFA
Welche Beschlüsse fasste das FIFA-Exekutivkomitee bei seiner letzten Sitzung? Gibt es bereits ein Bild von Lord Sebastian Coe, dem Vorsitzenden der neu geschaffenen Ethikkommission? Wann wurde Deutschland nach dem Zweiten Weltkrieg wieder in die FIFA aufgenommen, oder wie stand es um die Finanzen der FIFA während der Weltwirtschaftskrise? Antworten auf solche Fragen findet man nicht nur in den physischen Beständen des Documentation Centre, sondern auch in FIDOM, dem Document Management System der FIFA, das vor zwei Jahren einer grossen Revision unterzogen worden ist. Da ein Grossteil der FIFA-Mitarbeitenden regelmässig auf Reisen ist und allgemein erwartet wird, dass Information heute überall auf der Welt und jederzeit verfügbar ist, drängte sich eine webbasierte Lösung auf. So stehen heute rund 40 000 Dokumente, der Grossteil davon als PDF-Datei, den FIFA-Mitarbeitern jederzeit und überall zum Herunterladen zur Verfügung und erleichtern durch schnelle Verfügbarkeit auch im FIFA-Generalsekretariat in Zürich die Arbeitsabläufe enorm.
Das vierköpfige Team des Documentation Centre ist sowohl für den Unterhalt wie auch für die Weiterentwicklung von FIDOM verantwortlich. Nicht immer einfach ist die Entscheidung, ob eine Publikation für die FIFA relevante Informationen enthält und in FIDOM aufgenommen werden soll oder nicht. Der Fussball bewegt die Massen, und dementsprechend gross ist die weltweite Auswahl an Fachpublikationen.
Erleichtert wird die Arbeit der FIDOM-Verantwortlichen durch den Umstand, dass heute fast ausschliesslich Dokumente importiert werden, die bereits in elektronischer Form vorliegen. So nimmt der Aufwand für das Digitalisieren von physischen Publikationen fortlaufend ab, denn bereits für das erste FIDOM-Release wurde ein Grossteil des Papierarchivs in minutiöser Kleinarbeit gescannt und so recherchierbar gemacht. Ein papierloses Büro, wie dies in der Fachliteratur oftmals propagiert wird, bleibt jedoch für die FIFA trotz modernsten technischen Möglichkeiten nicht erstrebenswert. Zu wertvoll sind beispielsweise die ersten Statuten der FIFA aus dem Jahre 1904 oder die Aufzeichnungen des International Football Association Board zu den Spielregeln aus den Anfangszeiten des modernen Fussballs im späten 19. Jahrhundert.
In FIDOM zu finden:
5900 Sitzungsprotokolle
109 technische Berichte von FIFA Turnieren
6600 Pressemitteilungen
5000 Zirkulare an die FIFA-Mitglieds verbände
80 internationale Schiedsrichterlisten
4000 Bücher aus der FIFA Library
550 Ausgaben des FIFA Magazine
10000 Bilder
Die total über 40 000 Dokumente und 10 000 Bilder belegen insgesamt knapp 50 GB Speicherplatz auf dem Server.
Suchen und finden in FIDOM
FIDOM bietet verschiedenste Möglichkeiten, eine Suche zu starten. Wie bei jeder Suchmaschine ist auch hier die Qualität der Suche für den Umfang der Trefferliste ausschlaggebend. Wer die Nadel im Heuhaufen suchen will und in der Suchmaske lediglich «Beckenbauer» ins Freitextfeld eingibt, sieht sich mit über 1300 Treffern konfrontiert und tut gut daran, seine Suche zu verfeinern. Am aussagekräftigsten dürften die gut 60 Dokumententypen sein, die der Vielfalt der Dokumente rund um die FIFA und den Fussball Rechnung tragen. Die Auswahl reicht vom Tätigkeitsbericht, dem FIFA Magazine und den Spielregeln über Statuten, Pressemitteilungen und Reglemente bis hin zu Büchern, Tagesordnungen oder Protokollen sämtlicher Sitzungen der zahlreichen FIFA-Kommissionen. Natürlich lässt sich auch nach Personen und Daten suchen, ebenso nach definierten Aktivitäten sowie nach allen FIFA-Turnieren oder -Kongressen.
FIDOMpix – die kleine Schwester
Kurz nach der Einführung von FIDOM stellte sich im Sommer 2006 eine zusätzliche Anforderung an die Datenbank. Wohl noch nie wurde eine FIFA Fussball-WeltmeisterschaftTM fotografisch derart umfassend abgedeckt wie diejenige in Deutschland. Die offiziell von der FIFA beauftragte Fotoagentur fotonet lieferte von den total 64 Spielen rund 6000 qualitativ hochstehende Fotos. Alleine für die 24-Stunden-Reportage am Finaltag in Berlin wurden über 1200 Fotos geschossen. Die besten davon sind in der FIFA-Publikation «The Final Day» veröffentlicht worden. Doch wie sollte die FIFA diese Bilderflut verarbeiten? Die Antwort darauf gab FIDOMpix, eine Bilddatenbank, die den spezifischen Anforderungen der FIFA Rechnung trägt und mit nahezu identischer Suchfunktionalität wie bei FIDOM beste Suchergebnisse liefert. Eine grosse Herausforderung auf technischer Seite stellte bei der Programmierung die Vorschau der Trefferliste dar, die bei einer Bilddatenbank von ungleich grösserer Wichtigkeit ist als bei einer Dokumentendatenbank. Wer ein Bild sucht, will als Ergebnis seiner Suche ein Bild sehen. Zurzeit sind mehr als 10 000 Fotos über FIDOMpix recherchierbar, und täglich kommen von Turnieren, Veranstaltungen oder Reisen neue Bilder aus aller Welt hinzu.
FIDOM für alle?
Zum heutigen Zeitpunkt basiert FIDOM auf einem Intranetkonzept. Zugriffsberechtigt sind ausschliesslich die Mitarbeiter des FIFA-Generalsekretariats. Externen Besuchern des Home of FIFA steht jedoch zu Recherchezwecken auf Anfrage ein FIDOM-Gast-Log-in mit spezieller Berechtigungsstruktur zur Verfügung. In absehbarer Zeit werden indes die gesamte FIFA-Familie (Mitgliedsverbände, Konföderationen, Kommissionsmitglieder etc.) sowie die Öffentlichkeit (Medien, Fans, akademische Kreise etc.) über Extranets und FIFA.com Zugang zu ausgewählten Dokumententypen wie Pressemitteilungen, Tätigkeitsberichten oder Turnierreglementen erhalten können.
Die Technik hinter FIDOM
Ende 2005 wurde eine neue IT-Plattform für FIDOM evaluiert. Ziel war es, einerseits die Schwächen der damaligen FIDOMInfrastruktur zu beseitigen und anderseits eine Basis zu schaffen, um zu künftige Anforderungen der FIFA im Bereich Enterprise Content Management (ECM) zu erfüllen. Sowohl die Leistungsfähigkeit der Suchmaschine als auch die Funktionalität des Web Clients sollten deutlich verbessert werden. In einem mehrstufigen Selektionsprozess wurden marktführende Produkte anhand des Anforderungskatalogs bewertet und miteinander verglichen. Aus der Evaluation ging «Hummingbird DM 6» als Sieger hervor. Für die technische Umsetzung zeichnete die Firma az solutions aus Zürich verantwortlich, die die zahlreichen Verbesserungen am User Interface des Web Clients und an der Suchfunktionalität realisierte. Die technische Lösung umfasst hauptsächlich folgende Komponenten:
– Web Clients mit Zugriff auf den WebServer in der Sicherheitszone (DMZ)
– Windows Clients im Home-of-FIFA-Netzwerk mit direktem Zugriff auf den DM-Server
– Benutzerauthentifizierung via FIFA Active Directory Server
– Speicherung der Indexdaten inkl. Zugriffsrestriktionen in der Datenbank (DM Library)
– Speicherung der Applikationsdaten, des Volltextindex (FT) sowie aller elektronischen Dokumente/Bilder auf separaten Laufwerken des Storage Area Network
Das System ist redundant ausgelegt und besteht aus einem produktiven Server und einem Test und Stand-by-Server. Der nächste Ausbauschritt besteht darin, die beiden FIDOM-Server zu einem ausfallsicheren Server-Cluster zusammenzufügen.
Matthias Kunz
FIFA Information Services
Abstract
- Français
La Fédération internationale de Football Association (FIFA) a été fondée à Paris, en 1904; elle a son siège à Zurich depuis 1932. La FIFA rassemble aujourd’hui 208 fédérations. Quelque 300 employés de plus de 30 pays travaillent au siège de la Fédération et s’engagent pour «continuer à développer le football, sensibiliser le monde à ce dernier et contribuer à construire un futur meilleur», comme l’a formulé le président de cette organisation.
La documentation, qui fait partie du département chargé de la communication et des relations publiques, s’est donné pour tâche de rassembler, de répertorier et de mettre à disposition tous les documents qui ont un rapport avec le football ou la FIFA. C’est ainsi que le Centre de documentation collecte des publications sur l’histoire de la FIFA et du football en général, sur la Coupe du monde de football en particulier. En outre, tous les rapports techniques ainsi que toutes les publications en rapport avec le football (règlements, médecine du sport, marketing, questions économiques, etc.) sont également collectés. Toutes les lettres circulaires envoyées aux 208 fédérations membres, les programmes des conférences et les procès-verbaux des diverses commissions sont également archivés.
Le Centre de documentation dispose d’un système d’archivage électronique, appelé FIDOM. Depuis l’an passé, FIDOM comprend une collection de photos électronique, où sont archivées toutes les photos en possession de la FIFA. La FIFA possède en outre une bibliothèque spéciale consacrée au football, qui compte plus de 4000 titres. A cela s’ajoutent une collection de vidéos et de DVD, ainsi que la collection des trophées FIFA.
Le Centre de documentation de la FIFA sert en premier lieu aux collaborateurs de l’organisation, mais est également ouvert aux étudiants, journalistes et historiens qui souhaitent y effectuer des recherches. Actuellement, quelque 40 000 documents et plus de 10 000 photos concernant l’histoire du football et de la FIFA sont disponibles. Toutes les publications sont archivées sous forme papier et dans les quatre langues officielles de la FIFA (anglais, français, espagnol et allemand).