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2007/3 Überlieferungsbildung – Zusammenarbeit und gemeinsame Verantwortung für Transparenz

Archives publiques, archives privées: des solidarités nécessaires

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Introduction

Le fédéralisme est l’un des piliers de l’ordre constitutionnel suisse, il fonde l’identité du pays. Dans le domaine des Archives, il n’existe pas d’archives nationales, mais bien des Archives fédérales suisses. Le nom de l’institution traduit précisément la hiérarchie des pouvoirs et les périmètres d’intervention des institutions communales, cantonales et fédérales d’archives. De cet étagement des pouvoirs, il résulte que la conservation des archives se fait aux différents niveaux politiques. Faut-il pour autant éviter toute approche globale de la politique de collecte et des versements d’archives sur le plan national, au nom de la nature et de l’organisation des pouvoirs? D’un autre point de vue, peut-on penser que la mémoire de la Suisse (la «mémopolitique») est couverte par les principales institutions patrimoniales dépendant de l’administration fédérale?

A l’évidence, la diversité et la force du patrimoine d’un pays se mesurent au nombre de ses acteurs, elles vont de pair avec la démocratie et l’éparpillement des centres de décision et des initiatives. Il n’empêche qu’elles souffrent incontestablement d’émiettement et de disparités; les institutions patrimoniales ne sont pas égales devant les archives, eu égard à leurs ressources humaines, leurs moyens financiers et leur positionnement. Il n’est pas étonnant dans ces conditions que des voix des milieux professionnels et associatifs demandent qu’une démarche collective, fuyant les interprétations corporatistes et les lectures dogmatiques, soit entreprise rapidement, impliquant l’ensemble du réseau des institutions.

Qui plus est, lorsqu’on aborde la question des archives privées, il y a même urgence à agir, non seulement en raison de leur intérêt, mais aussi à cause du manque de concertation et de transparence dans les politiques d’acquisition. Il nous a paru intéressant de l’aborder du point de vue des Archives publiques, d’une part dans des considérations générales (notre article), d’autre part au travers des Archives de la Ville de Genève (auteur: François Burgy) qui ont le triple avantage d’être une jeune institution, de disposer d’une politique d’acquisition sanctionnée par les autorités et de présenter une approche communale, au plus près des préoccupations des citoyens. Cette approche s’impose pour plusieurs raisons.

Durant longtemps, les archives privées n’ont trouvé refuge que dans les Archives publiques, avec des décalages dans le temps et des disparités de considération en fonction des cantonsLa tradition de collecte d’archives littéraires, scientifiques et familiales par les Bibliothèques est antérieure à celle des Archives publiques. Elle remonte déjà au XVIe siècle avec l’accueil de manuscrits isolés.. Mais aussi, il faut le constater, le mouvement a mis du temps à trouver de l’intérêt de la part des Archives publiques, puisqu’il n’a réellement débuté en Suisse qu’au début du XXe siècle. Le lien entre la constitution d’archives officielles et la considération des archives privées comme intervenant dans le patrimoine historique d’un pays, d’un canton ou d’une commune ne se fit pas immédiatement parmi les archivistes et ne trouva pas chez les historiens les appuis nécessaires pour en faire un instrument d’écriture de l’histoire. Ces vingt dernières années, le panorama des dépôts d’archives a fortement été modifié en Suisse à la suite de l’ouverture de nombreux dépôts d’archives spécialisées et thématiques qui accréditent à la fois le développement des sciences historiques et l’originalité des archives privées dans les périmètres de la conservation et de la recherche.

Archiver, c’est anticiper. C’est définir aujourd’hui l’information qui aura de l’intérêt demain. Le débat sur la mémoire n’est pas seulement technique et casuel, il est surtout stratégique et collectif, sociétal et politique. Le droit à la mémoire va de pair avec le droit au savoir. L’un comme l’autre sont intangibles et imprescriptibles.

C’est à tous ces titres que les archivistes, aidés par les bibliothécaires et les conservateurs de musée, doivent s’engager dans la constitution de la mémoire historique. Malgré leurs déclarations volontaristes dans leurs Principes de la recherche et de l’enseignement scientifique de l’histoire2 sur la conservation des archives d’entreprises ou d’autres organisations de l’économie, les historiens négligent régulièrement les aspects de la formation d’une mémoire, traitent avec peu de crédit la collecte et l’inventaire des fonds d’archives. Davantage intéressés par la qualité et la quantité informative des documents, ils préfèrent souvent faire valoir l’obligation de conserver des pans de l’histoire ou dénoncer les trous documentaires que d’apprécier les efforts des archivistes pour faire entrer et rendre consultables les documents. Si le passé demeure un espace commun aux archivistes et aux historiens, il ne reflète pas l’ensemble des missions des archivistes qui doivent se soucier de l’avenir documentaire. Cette attitude tire sa justification de plusieurs constats: les masses d’informations ont augmenté de manière phénoménale; la frénésie informatique agit sur les modes d’élaboration et d’échanges des données, de manière originale et brutale; les domaines d’intérêt historique et de préoccupation patrimoniale se sont fortement dilatés.

Aujourd’hui, la politique de la conservation ne peut plus se contenter de la simple accumulation et de s’en remettre aléatoirement aux circonstances; il faut désormais évaluer et sélectionner de manière précoce, autoriser les éliminations nécessaires et garantir la pérennité des données de valeur durable, alors qu’elles sont menacées par les évolutions de l’informatique et le manque d’informations sur elles («métadonnées»). Il faut susciter des attitudes concertées et des comportements partagés des acteurs du patrimoine, des unités de doctrine et des choix déterminés et transparents. Cela n’interdit pas des positions pragmatiques et réalistes, toujours plus avantageuses que l’absence d’affirmation, la dilution de la réflexion et le conflit des compétences3.

Les archives d’origine privée

Une appellation mal contrôlée et extensive

Ni la date ni le degré d’achèvement ni le type de support ne permettent de définir le statut des archives. La démarcation entre les archives publiques et les archives privées se fait par leurs producteurs plutôt que par les sujets dont elles traitent. C’est leur origine qui fonde leurs différences. Selon l’article du Code français du patrimoine du 20 février 20044, «les documents publics sont les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics ou de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public, ainsi que les minutes et répertoires des offices publics ou ministériels». Par opposition, les archives privées peuvent se définir en creux des archives publiques, par leur contraire ou leur négation5. Elles recouvrent ainsi des ensembles de documents produits ou reçus dans l’exercice de leur activité par des organismes et des personnes privés.

Un regard rétrospectif fait apparaître que l’habitude a été longtemps de réduire le terme d’archives privées aux seules archives de personnes physiques et de familles. 

A l’usage, il faut constater que le statut juridique des documents tend à se relativiser, la frontière entre archives officielles et archives privées est changeante6. Les complications juridiques et factuelles surviennent en présence de fonds mixtes, quand les organismes privés peuvent être chargés de missions de service public et qu’il existe des statuts ambigus pour les hommes/femmes politiques et les hauts fonctionnaires, chez qui il est souvent malaisé de départager l’activité privée et l’action publique. De nombreux fonds d’archives sont en fait de composante hybride.

Aucune loi ne règle en Suisse le statut des archives privées, si l’on excepte les articles du Code des obligations concernant les livres et autres documents des sociétés. En droit comme en opportunité, il ne semble pas concevable en Suisse de contraindre tout détenteur à 


Rôles des Archives publiques

Sauver la mémoire officielle d’un canton ou d’une commune, c’est aussi sauver la mémoire des personnes et des activités qui font l’histoire du canton ou de la commune. L’une ne va pas sans l’autre. Même si la première est prioritaire pour les Archives publiques, elle n’est pas exclusive et suffisante. C’est dans la combinaison de ces deux termes de leurs missions que l’action des Archives publiques est jaugée et que la Mémoire nationale, cantonale ou communale sera renforcée ou affaiblie.

Les Archives publiques peuvent en matière d’archives privées

–  être un lieu d’accueil; selon les situations, elles peuvent être secondées par des partenaires qui garantissent la prospection et le rabattement des archives;

–  être un pôle de coordination;

–  s’inscrire dans un réseau de compétences complémentaires au niveau d’une commune, d’un canton ou sur le plan national, défini par l’ensemble des acteursLe meilleur exemple en Suisse est donné par RéseauPatrimoineS. Association pour le patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud, 1;

–  rechercher des partenariats pour le traitement et la diffusion de certains supports d’archivesAinsi les Archives cantonales vaudoises et les Archives de la Ville de Lausanne collaborent lorsqu’il s’agit de gérer des témoignages sonores et des archives filmiques..

Les formules peuvent varier, les accords peuvent être modulés selon les situations locales ou régionales. Par contre, quelle que soit la structure choisie, les Archives publiques doivent pouvoir faire reconnaître un certain nombre de contraintes et d’exigences.

Différences entre archives publiques et archives privées

Les archives officielles ne commencent pas une fois qu’elles sont remises à un dépôt d’archives. La grande force des archivistes dans une administration publique est d’avoir une vue d’ensemble de tout le cycle de vie des documents, de fixer des directives et des procédures pour la tenue des archives, leur usage administratif et légal, et de déterminer, d’entente avec les producteurs des archives, le sort final des documents. Les plus récentes lois sur les archives en Suisse postulent que les archives d’une administration publique doivent être obligatoirement proposées à la conservation aux Archives qui sont libres de les accepter ou non.

Autrement dit, le versement des archives officielles se fait par la voie ordinaire, elles suivent un développement linéaire jusqu’à leur transfert dans le dépôt central ou leur élimination.

Les archives privées sont confiées le plus souvent à la conservation définitive, sans qu’elles aient fait l’objet au préalable d’une considération sur leur mode d’élaboration et leur organisation. Selon les modes d’acquisition, elles sont données ou déposées, achetées ou léguées dans l’état que leur détenteur a su leur garder, ou a voulu leur donner. Quand elles entrent dans le domaine public, les archives privées perdent leur lien avec leur contexte, perdent leur relation, le plus souvent déjà lointaine, avec leur producteur. Les conditions de conservation de cette mémoire peuvent faire complètement défaut.

Autrement dit, il s’agit dans la plupart des cas d’archives privées d’évaluer sur ce qui est conservé, et non pas sur ce qui a existé. Les lacunes relevées dans les fonds d’archives privées sont parfois plus parlantes que les informations données par les documents sauvegardés.

Composantes d’une politique d’acquisition des archives privées

Les critères suivants doivent pouvoir être avancés dans toute politique d’acquisition d’archives privées:

Il n’y a pas d’automatisme dans la localisation des fonds d’archives privées, dont le choix principal est le lien avec le territoire concerné. Le type de fonds d’archives et de support des documents est une justification récente pour disposer d’un fonds en faveur d’une institution plutôt qu’une autre.

Les politiques d’acquisition doivent être écrites, affichées et catégoriquesVoir à ce sujet l’article suivant de François Burgy. «Archives publiques, archives privées: la politique d’acquisition des Archives de la Ville de Genève».. Le prestige ne suffit pas à les justifier, l’achat devrait constituer une mesure exceptionnelle, la donation le mode privilégié. Les acquisitions en bloc et de fonds clos sont préférables. L’aire d’intervention et les types d’archives doivent être définies et concertées avec d’autres partenaires. Un fonds d’archives, même acquis à titre gracieux, génère inévitablement des coûts financiers de conservation, de conditionnement, d’inventaire et de valorisation. Malheureusement, ils sont souvent omis dans les prestations des institutions, alors qu’ils doivent pouvoir être franchement examinés et décidés. L’enregistrement des fonds doit être systématique et soigneusement établi.

Les critères d’évaluation doivent être transparents et être au besoin discutés avec les détenteurs d’archives. Ils doivent porter sur ce qui est mémorisable, ce qui est digne d’être mémorisé et sur ce qui est mémorisé. Ils correspondent aux traditions des acquisitions de l’institution, dans la majorité des cas généraliste plutôt que spécialisée, large plutôt qu’encyclopédique. Les originaux et les documents authentiques doivent être privilégiés, la cohérence, la densité et la couverture temporelle des informations, l’état de conservation, la variété typologique, mais aussi la rareté de certaines natures des documents et leur état conservatoire. L’unité des fonds doit être avancée comme condition préalable au traitement, ce qui n’empêche pas, une fois le travail d’expertise exécuté, de mettre en dépôt une partie des documents sous le contrôle de l’institution en charge du fonds. La provenance des fonds doit être fortement documentée, car elle fait partie de l’histoire de la conservation du fonds et livre des enseignements sur les documents conservés ou ceux qui manquent. Toutes les éliminations doivent faire l’objet d’un bordereau visé par les deux parties.

Les inventaires et les catalogues sont le fondement de toute politique patrimoniale; ils sont les meilleurs protecteurs des fonds d’archives, car non seulement ils renseignent sur leur contenu, mais aussi permettent de fixer des politiques de conditionnement et de contrôle des documents en disposant des évaluations tout à la fois historiques et sanitaires. Ils doivent être rédigés selon les normes internationales de description archivistique2, qui constituent le cœur du traitement des archives. Ils sont à rédiger rapidement – un calendrier des tâches devrait pouvoir être planifié –, en privilégiant deux éléments fondateurs des normes: le contexte et le niveau de description (selon les choix opérés, la rédaction de l’instrument de recherche sera plus ou moins longue).

La sécurisation des procédures est garantie par la signature d’une convention, de préférence de donation, qui intervient, selon les pratiques institutionnelles, au moment du transfert ou au terme de la procédure et avec l’assentiment de toutes les parties. Les frais d’inventaire et de conditionnement peuvent être mis à la charge du donateur ou du déposant, ils sont affichés au démarrage de l’opération et payés selon des modalités fixées à l’avance. Les coûts liés au retrait ou à la révocation d’un dépôt d’archives doivent être arrêtés dans leur principe et, au besoin, dans leur ampleur, au moment du paraphe de la convention.

Les critères de valorisation font également partie des politiques d’acquisition. Ils sont à traiter avec prudence, car il n’est pas possible, dans un dépôt d’archives, de mettre des espaces permanents d’exposition à disposition de fonds d’archives. Il faut plutôt chercher à faire connaître l’existence des fonds d’archives par les canaux de diffusion de l’institution recevante, la plupart du temps par leur site, et en sollicitant l’appui des milieux de la recherche. Les dépôts d’archives ne sont pas des huis clos, ils doivent manifester leurs richesses documentaires et faciliter leur consultation3. «C’est un juste retour sur investissement!»

Penser de nouvelles formes de collaboration

La collecte des archives privées doit s’inscrire nécessairement dans un réseau et dans une volonté de coordination des efforts.

Tout en laissant les dépôts d’archives thématiques ou spécialisés agir selon le type d’archives, il ne faut pas pour autant rechercher, du point de vue des Archives publiques, le regroupement physique de toutes les natures d’archives privées à un endroit, selon une clef de répartition décidée sur le plan suisse et par un groupe d’intérêt. Certes il faut contourner le handicap du fédéralisme et la défense de prés carrés. Mais, à la centralisation il faut opposer les mises en réseau, ou les passerelles entre les réseaux, des richesses documentaires accumulées dans les institutions, ainsi qu’une charte des prestations en matière d’archives privées suivie par tous les acteurs.

L’organisation du réseau doit tenir compte tout à la fois des savoirs accumulés et des ressources à disposition. Elle doit permettre le rapprochement des fonds d’archives physiquement éloignés et la recomposition des logiques et des ensembles que le temps, les volontés des donateurs et les pratiques institutionnelles ont séparés.

Des ententes entre institutions peuvent intervenir pour faciliter la remise de fonds d’archives, surtout lorsque les supports d’information exigent des connaissances techniques et des moyens lourds de traitement. A ce titre, il est souhaitable que les spécialisations de la conservation et du traitement soient intégralement couvertes et centralisées en Suisse.

Il est important de nouer des contacts avec tous les acteurs du patrimoine, en leur expliquant les objectifs des acquisitions et en les impliquant d’une façon ou d’une autre dans le mouvement général de l’acquisition. En ce sens, les antiquaires qui sont souvent les premiers informés sur l’existence de documents privés doivent pouvoir être insérés dans le partenariat, en engageant chaque partie à une collaboration intelligente bien comprise et confiante.

Enfin, les disparités professionnelles dans le traitement des fonds d’archives ont été relevées à plusieurs reprises dans la littérature4. Il est impératif que les pratiques d’inventaire des archivistes inspirent celles des bibliothécaires et des conservateurs de musée, en livrant les notions de contexte, de niveau de description et les champs d’analyse, comme celles des bibliothécaires doivent alimenter la réflexion des archivistes en matière de réseau, de signalement, des termes d’indexation, de la récupération de données en ligne et de l’enrichissement des notices descriptives. Les fonds d’archives doivent être replacés au centre de la réflexion, et non, suivant des principes trop souvent répandus, éclatés en fonction de leur support (enregistrements sonores, photographies), ou de leur appartenance aux collections spéciales (imprimés, affiches, partitions, manuscrits)5.

Une «mémopolitique» des archives privées?

De notre point de vue, c’est davantage de coordination que de concentration dont la politique envers les archives privées a besoin. Les acteurs et les responsables des institutions doivent pouvoir promouvoir l’harmonisation des pratiques de collecte et de traitement davantage que les formulations individuelles. Le discours normatif et la codification des approches s’imposent d’autant plus que les protocoles d’échanges d’informations et que des convergences de formats de description l’imposent.

La réponse aux acquisitions d’archives privées est avant tout collective et globale, concertée et partagée, claire et réaliste, si on veut lui donner des chances d’être entendue, médiatisée et appliquée. Rapprocher les partenaires ne veut pas dire leur faire perdre leur personnalité ni les amalgamer. Au contraire, cela permet à la fois de renforcer, de légitimer et de rendre visibles les messages de chacun.

A l’inverse, les politiques individualistes sont vouées à l’échec sur le plan professionnel et dans des lignes de défense financière.

La création de pôles d’excellence paraît davantage ressortir des dépôts thématiques et spécialisés que de l’attribution de nouvelles et exclusives responsabilités aux institutions publiques. Il est plus important de s’entendre sur des prestations communes et des comportements similaires dans les politiques d’acquisition que de rechercher l’accaparement des archives. Selon le degré d’expertise, il vaut mieux mutualiser les ressources. Ainsi quel que soit le point d’entrée, les archives privées reçoivent les mêmes attentions, sont évaluées et sélectionnées selon les mêmes critères et assurées d’être traitées, les dépôts spécialisés ou thématiques se fondant alors dans le réseau des institutions comme des interlocuteurs nécessaires et compétents.

Une politique de la mémoire en Suisse doit affirmer ses atouts fondamentaux face aux volontés des autorités de réduire les espaces d’intervention des Archives publiques et aux difficultés financières.

Autrement dit, il vaut mieux mobiliser l’ensemble des institutions patrimoniales de statut public et privé autour d’objectifs, les solidariser dans leurs missions respectives, tout en affirmant leurs prestations communes au service d’une mémoire collective. Les approches hiérarchiques et pyramidales, formulées par quelques-uns, sont le plus souvent trop catégoriques et irréalistes. Il faut leur substituer une démarche transparente, de grande ouverture et à laquelle le plus grand nombre peut consentir à s’associer. Le projet de déclaration en faveur des archives privées, en cours d’élaboration dans le groupe d’intérêt ad hoc de l’Association des archivistes suisses, devrait permettre d’atteindre la première étape de cette démarche vers un consensus général. 

Coutaz Gilbert 2016

Gilbert Coutaz

Gilbert Coutaz est directeur des Archives cantonales vaudoises depuis 1995. Il a présidé l’Association des archivistes suisses entre 1997 et 2001, après avoir été membre du Comité directeur de la Section des Associations professionnelles d’archivistes du Conseil international des archives entre 1992 et 2000. Membre de plusieurs comités de sociétés d’histoire, il est à l’origine en 1998 de Réseau-PatrimoineS Association pour le patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud, en 2004 de COSADOCA (Consortium de sauvetage documentaire en cas de catastrophe), et en 2011 de Mnémo-Pôle. Entre 2006 et 2014, il a enseigné l’archivistique aux Universités de Berne et de Lausanne dans le cadre du Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science (MAS ALIS) et est l’auteur de Archives en Suisse. Conserver la mémoire à l’ère numérique paru en 2016.

  • 1 www.patrimoine-vd.ch.
  • 2 ISAD (G): Norme générale et internationale de description archivistique; ISAAR-CPF: Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, et bientôt ISAF: Normes internationales pour les fonctions/activités des collectivités.
  • 3 Quand l’Association des archivistes suisses pourra publier un tel ouvrage, Archives privées un patrimoine méconnu. Petit guide à l’usage des propriétaires, Paris, Association des archivistes français, Section «Archives départementales», 2005, 46 pp.? Les Archives fédérales suisses ont fait paraître un fascicule qui détaille tous les processus du traitement des archives privées, sous la plume de Gaby Knoch-Mund. Privatarchiv im Schweizerischen Bundesarchiv. Übernahme und Erschliessung, Bern, 2004, 23 S.
  • 4 Voir le relevé des principes antagonistes entre les deux professions par Illner, Eberhard. «Probleme der Nachlasserschliessung». Angelika Menne-Haritz (Hrsg.), Archivische Erschliessung – Methodische Aspekte einer Fachkompetenz. Beiträge des
3. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg, Marburg, 1999, S. 95– 107 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg. Institut für Archivwissenschaft, Nr. 30) et Manuel du patrimoine en bibliothèque, sous la direction de Raphaële Mouren, Paris, Electre-Editions du Cercle de la Librairie, 2007, p. 224 («Collection Bibliothèques»).
  • 5 Un exemple très réussi de l’assimilation des pratiques professionnelles en matière de description d’archives est donné par le Répertoire des fonds archivistiques de la Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fonds pour une utilisation des sources écrites, iconographiques et audiovisuelles, par Sandrine Zaslawsky, avec la collaboration de Jacques-André Humair, Sylvie Béguelin et Christine Rodeschini, La Chaux-de-Fonds, Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fonds, 2007, 182 pp.

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