Gli archivi privati in Italia Quadro normativo e esercizio della tutela

Già il Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, aveva accorpato le precedenti normative sui beni culturali, evidenziando la funzione unica della tutela ed il diverso esercizio che della stessa fanno le Soprintendenze di settore a seconda della tipologia del bene da tutelare.

Le novità che il Codice dei beni culturali e del paesaggio presenta sono determinate dalla revisione degli articoli 117 e 118 del testo costituzionale, che ha modificato alcuni principi generali relativi alla tutela, alla salvaguardia, alla conservazione e alla valorizzazione dei beni culturali. Nelle Disposizioni generali viene enunciato l’obbligo di conservazione e salvaguardia per i proprietari dei beni, siano essi pubblici o privati e si stabiliscono le diverse tipologie di interesse: artistico, storico, archeologico, etnoantropologico, archivistico e bibliografico. Ai beni documentari dunque si riconosce un interesse archivistico distinto da quello storico: negli archivi pubblici i due interessi sono presenti contemporaneamente, perciò tali archivi sono vincolati ope legis fin da quando si stanno formando e sedimentando; gli archivi privati invece sono beni culturali solo dopo il riconoscimento di interesse storico ovvero l’emanazione del vincolo da parte del Soprintendente archivistico. La nuova formulazione dell’art. 118 della Costituzione attribuisce allo Stato in via esclusiva la tutela e il Codice dei beni culturali e del paesaggio definisce la tutela come l’insieme delle funzioni e delle attività che garantiscono la salvaguardia e la conservazione «ai fini di pubblica fruizione» dei beni che costituiscono il patrimonio culturale nazionale. L’esercizio di tali funzioni e attività è svolto sul territorio dalle Soprintendenze di settore.

Si ravvisa nel testo normativo un’altra interessante novità: nel definire la tutela si anticipa il concetto di fruizione e nel definire la valorizzazione si stabilisce che va effettuata senza pregiudizio per la tutela ed «in forme compatibili» con essa. Le due attività dunque rappresentano due aspetti di un’unica funzione ovvero la salvaguardia del patrimonio culturale, che deve essere conosciuto, fruito, utilizzato, ma non a detrimento della corretta conservazione.

Per quanto riguarda gli archivi privati, siano essi prodotti da persona fisica o giuridica di diritto privato, la tutela è esercitata solo su quelli dichiarati d’interesse storico particolarmente importante, ma il Codice prevede una tutela estesa a tutti anche a quelli non formalmente riconosciuti (art. 28 comma2eart.30comma3).

La precedente norma di tutela dei beni archivistici, il D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, sostituita nel 1999 dal Decreto legislativo n. 490, stabiliva che l’Amministrazione archivistica si occupasse solo degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Una volta intervenuta la dichiarazione, scattano per i proprietari degli archivi degli obblighi specifici, inerenti alla conservazione, allo scarto, all’ordinamento ed all’inventariazione, alla consultabilità, all’integrità ed alla destinazione dell’archivio (vendita, donazione, lascito, deposito, trasferimento all’estero, ecc.). In particolare i privati proprietari, possessori o detentori di un archivio dichiarato di interesse storico devono: conservare, riordinare e inventariare i documenti, permetterne la consultazione da parte degli studiosi, restaurare i documenti deteriorati; non smembrare e non esportare in via definitiva l’archivio, comunicare al Soprintendente archivistico qualsiasi fatto che comporti modifiche nel bene dichiarato o nella identità del suo possessore.

Meglio incentivare che obbligare

Questa lunga serie di obblighi senza contropartita ha fatto sì che molti privati possessori d’archivio abbiano cercato di eludere la vigilanza delle Soprintendenze, evitando al proprio complesso documentario la dichiarazione di notevole interesse storico, primo indispensabile elemento perché lo Stato eserciti la tutela sul patrimonio archivistico privato. Così facendo, però, tali archivi sono sfuggiti a qualsiasi forma di censimento, d’inventariazione delle fonti, che la più recente legislazione ha deciso di premiare con facilitazioni, contributi, sussidi di vari tipo. Altri privati hanno preferito utilizzare la formula del deposito volontario presso un Archivio di Stato, mantenendo la proprietà del bene e sgravandosi di ogni spesa da sostenere per la conservazione e la corretta gestione dell’archivio. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio ha mutato l’istituto del deposito in comodato, ha stabilito un termine di cinque anni, rinnovabili tacitamente, ha previsto una copertura assicurativa a carico dello Stato per i complessi documentari depositati.

L’esperienza ha mostrato che per sensibilizzare i privati alla salvaguardia degli archivi non risulta efficace una norma basata essenzialmente sull’imposizione di obblighi, correlati o meno a sanzioni, è di gran lunga più proficua l’incentivazione. Un passo importante in tal senso è rappresentato senza dubbio dalla legge 2 agosto 1982, n. 512 sul regime fiscale dei beni di rilevante interesse culturale. Questa legge consente detrazioni fiscali per spese sostenute per la conservazione degli archivi storici, per somme elargite a istituzioni che, senza fini di lucro, svolgono attività di studio, di ricerca e di documentazione; consente inoltre il pagamento delle imposte dirette mediante cessione di beni culturali allo Stato. Di contenuto diverso, ma sempre nella linea del sostegno piuttosto che della sanzione, è la legge 5 giugno 1986, n. 253, inerente alla concessione di contributi finanziari a carico dello Stato per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché per gli archivi appartenenti ad enti ecclesiastici e ad istituti o associazioni di culto. Oltre a queste leggi di carattere generale, disposizioni mirate al finanziamento di progetti specifici, muniti di adeguata motivazione e dei necessari preventivi, si trovano nell’ambito della legge 10 febbraio 1992, n. 145, inerente ad interventi organici di tutela e valorizzazione dei beni culturali. Infine il D.M. 30 luglio 1997 del Ministero per i beni culturali e ambientali, ora Ministero per i beni e le attività culturali, prevede l’erogazione di contributi finanziari per il riordino e l’inventariazione di archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, per il restauro e per l’informatizzazione.

Le caratteristiche degli archivi privati

In un sistema istituzionale che riconosce anche la funzione pubblica della proprietà privata, gli oneri derivanti dalla corretta conservazione e gestione del patrimonio documentario, vanno letti, quando ricadono appunto su un soggetto privato, nella prospettiva dell’interesse che la carta costituzionale riconnette alla salvaguardia del patrimonio culturale nazionale. L’archivio è un bene patrimoniale di cui il proprietario ha piena disponibilità: la legge può imporre che il godimento dell’uso di un bene privato sia esteso alla collettività quando ne sia riconosciuto l’interesse pubblico.

Sono considerati archivi privati quelli gentilizi, di famiglia, di persona, di operatori economici, di istituti bancari, di associazioni sindacali, di partiti politici, di enti ecclesiastici, di professionisti, ecc., una pluralità di soggetti molto diversi tra loro per dimensioni, per organizzazione, per la varietà dei beni e dei servizi forniti, per la qualità e la quantità dei documenti prodotti. La tripartizione archivi statali, archivi di enti pubblici, archivi privati indica che lo stato giuridico del soggetto produttore condiziona la produzione documentaria e si riflette sull’attività di tutela, così come l’affermazione che i beni archivistici, come quelli bibliotecari, storici ed artistici in possesso degli enti pubblici sono beni culturali soggetti al regime del demanio indica l’attenzione posta dal legislatore alla salvaguardia della documentazione che in futuro rivestirà carattere di bene culturale, anche se all’atto della produzione non possiede uno spiccato valore storico-culturale.

Gli archivi a differenza degli altri beni culturali nascono esclusivamente per motivi pratici e per assolvere finalità giuridico amministrative, sono soggetti a norme specifiche, poste a tutela del diritto alla riservatezza; incidono sulla produzione e sulla conservazione delle carte vari obblighi imposti dal Codice Civile, per non parlare della legge 7 agosto 1990, n. 241, che ha modificato la nozione di documento amministrativo. L’archivio in formazione riflette esclusivamente l’attività e gli scopi dell’ente che lo produce, tuttavia è implicito in esso, fin dalla sua origine, un potenziale interesse storico, che trova attuazione se le carte vengono effettivamente conservate e poste in consultazione, quando sia trascorso un determinato periodo di tempo. D’altra parte fin dall’entrata in vigore del D.P.R. 1409/1963 si prevede che l’Amministrazione archivistica intervenga nella produzione di documenti, nella formazione degli archivi di tutte le amministrazioni dello Stato, degli enti pubblici e, se ne viene fatta richiesta, dei privati. E’ indispensabile che il patrimonio documentario sia valorizzato al suo nascere e si costituisca in archivio; bisogna quindi intervenire sull’archivio corrente.

L’assetto attuale dei patrimoni documentari dipende strettamente dalle regole e dalle procedure applicate in passato ai processi di archiviazione corrente e di deposito. La frammentazione dell’archivio, la dispersione delle carte è quindi una ferita talvolta irrecuperabile, poiché ne compromette la leggibilità ed il valore di testimonianza e impedisce di restituire integro alla ricerca un importante pezzo del nostro comune patrimonio culturale. Non uso a caso questa locuzione. La consapevolezza che «gli archivi sono parte essenziale e infungibile del patrimonio culturale» è maturata nel nostro Paese dopo un lungo percorso di elaborazione dottrinale. Il tema riecheggia ora nella raccomandazione del Consiglio dei Ministri dell’Unione Europea per una «politica europea in materia di comunicazione di archivi», approvata a Strasburgo nel 2000, dove si afferma tra l’altro che un Paese non accede pienamente alla democrazia se non pone ciascun cittadino nelle condizioni di conoscere in maniera oggettiva gli elementi della sua storia, elementi che trova negli archivi, specialmente in quelli dell’apparato pubblico. Il conservare e il trasmettere alla riflessione delle generazioni future le fonti documentali, pubbliche e private, è quindi per una Nazione un irrinunciabile obiettivo di civiltà. Obiettivo a cui tutti sono chiamati a concorrere.

Il policentrismo della conservazione

L’organizzazione amministrativa e la legislazione di tutela, che lo Stato italiano si è dato nel corso di oltre un secolo, hanno assecondato quello che con espressione felice è stato definito il policentrismo della conservazione, assicurando tuttavia unitarietà d’indirizzi per la salvaguardia e la trasmissione del patrimonio storico-documentale. E’ stato così realizzato un modello istituzionale, seguito anche da legislazioni estere, che coniuga pluralismo culturale e tutela unitaria, quest’ultima assicurata, sul territorio, dalle Soprintendenze archivistiche: ai soggetti produttori di archivi pubblici e privati fa capo l’obbligo di conservarli nella loro integrità – dove per conservazione s’intende quella fisica dei materiali documentari, quella dell’ordinamento delle carte, condizione indispensabile per la leggibilità dell’archivio o meglio, per dirla col Testo Unico, «per assicurare la conservazione e la protezione dei suoi valori culturali» – come pure l’obbligo di consentire l’accesso agli utenti. Una qualità quella di bene culturale che i beni documentari iniziano a sviluppare fin dalla loro produzione e, seppure sia prevalente in quel momento il valore amministrativo, l’interesse storico potenziale si concretizza e si precisa con la sedimentazione temporale, la selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente.

Non è facile individuare una linea di demarcazione netta al di là della quale un archivio può essere considerato bene culturale, tutti noi siamo abituati a riconoscere prevalentemente il carattere amministrativo dei documenti che produciamo nell’espletamento dell’attività quotidiana.

Per tale motivo si conservano per lo più gli archivi di enti o di persone che hanno svolto un ruolo di primo piano nella società del loro tempo e che, coscienti della propria funzione, hanno voluto lasciare ai posteri l’immagine definita della propria identità.

La vigilanza è una funzione essenziale della tutela ed è strettamente legata alla conservazione da una parte ed al riordino e alle metodologie di riordino dall’altra. L’obbligo della corretta conservazione deriva direttamente dall’applicazione della funzione di vigilanza, che impone al soggetto produttore di materiale documentario la conservazione permanente della documentazione in un luogo giudicato idoneo dal Soprintendente archivistico. Certo la conservazione degli archivi non può essere fine a se stessa, deve essere ragionata e tesa soprattutto alla fruizione del bene nel modo più ampio possibile.

Al di là dello sforzo di regolamentare e del quadro della disciplina di tutela, le prospettive di conservazione del nostro immenso patrimonio ritengo siano affidate alla presa di coscienza, da parte delle istituzioni pubbliche e dei privati, del profilo di civiltà che distingue il comune impegno alla conservazione degli archivi. Se non c’è da parte del privato la disponibilità a riconoscere la funzione pubblica del tesoro di carte che possiede, tesoro non tanto o non solo in ragione del suo valore venale, ma per l’intrinseco valore di testimonianza che le carte recano, qualunque intervento di tutela verrà considerato un’ingerenza indebita.

I compiti delle Soprintendenze

I compiti delle Soprintendenze perciò vanno dall’acquisire elementi conoscitivi su tutti gli archivi vigilati con apposite, programmate ispezioni e con la redazione di schede e relazioni per ogni archivio visitato, all’impartire istruzioni per l’organizzazione dei documenti, per la tenuta del protocollo, all’autorizzare i progetti di riordino e inventariazione, all’esaminare e approvare gli inventari d’archivio, al verificare la idoneità dei locali da adibire a deposito d’archivio, all’autorizzare le proposte di scarto di tutti quei documenti che non entreranno a far parte dell’archivio storico, il trasferimento di tutto o di parte dell’archivio, l’affidamento in gestione esterna dello stesso, l’esposizione in mostra di materiale documentario, l’adozione del regolamento d’archivio e del manuale di gestione della documentazione corrente. Va ricordato però che l’attività sopra descritta viene esercitata, relativamente agli archivi privati, solo per quelli riconosciuti d’interesse storico particolarmente importante.

È inoltre compito delle Soprintendenze archivistiche acquistare materiale documentario da destinare agli Archivi di Stato, controllare che non vengano messi in vendita sul mercato antiquario o nelle vendite all’asta archivi o singoli documenti provenienti da Archivi di Stato, da archivi di enti pubblici, da archivi privati dichiarati d’interesse storico particolarmente importante, rilasciare gli attestati di libera circolazione per archivi e singoli documenti all’interno dell’Unione Europea o le licenze di esportazione per i Paesi non comunitari.

Quando i documenti sono studiati e utilizzati a testimonianza di eventi diventano un fatto culturale, ma hanno bisogno dell’opera dell’archivista per essere consultati, perché un complesso di documenti senza ordinamento e inventariazione manca di ordine logico. Per ricostruire tale ordine l’archivista deve conoscere l’ente o la persona che ha prodotto la documentazione, le finalità per cui opera, l’ambito delle sue competenze, i criteri, se ve ne sono, in base ai quali ha organizzato il materiale d’archivio. Solo dopo tale accurata e paziente ricostruzione gli archivi possono essere fruiti e valorizzati da un’ampia cerchia di studiosi.

L’assenza di personale specializzato negli archivi correnti e di deposito ha inciso negativamente sul processo di formazione degli archivi privati e, anche nei casi in cui si rilevi una certa cura nella gestione dell’archivio corrente, la fase di deposito – quando cioè le carte non sono più necessarie all’uso quotidiano, ma non sono ancora maturati i tempi per considerarle parte dell’archivio storico – costituisce il momento di maggior rischio per i documenti. Serie che erano tenute in ordine nell’archivio corrente vengono spostate per fare posto ai nuovi documenti che si producono giorno per giorno; nello spostamento può saltare l’ordine originario che, soprattutto se fascicoli e registri erano privi di indici di classificazione e di chiare intitolazioni, sarà molto difficile ripristinare successivamente; ai primi nuclei di carte trasferite nei depositi si aggiungono poi altri spezzoni, altre serie, senza che a nessuno sia conferita la responsabilità della loro sistemazione e della registrazione della documentazione trasferita. Documenti importanti vanno a confondersi con altri irrilevanti – che potevano essere utilmente destinati al macero – costituendo spesso accumuli di carte molto disordinate.

Oggi gli archivisti sono coadiuvati dall’adozione di norme internazionali per la descrizione uniformata dei documenti d’archivio, norme ISAD, e dall’utilizzo di programmi informatici per la descrizione inventariale e la consultazione in rete degli inventari, come il recentissimo Sesamo 4.1, distribuito gratuitamente dalla Regione Lombardia.

La consultazione degli archivi privati

Le Soprintendenze archivistiche concedono le autorizzazioni alla consultazione degli archivi di enti pubblici solo nel caso che questi non abbiano organizzato un servizio per la consultazione della sezione separata d’archivio; autorizzano la consultazione degli archivi privati dichiarati d’interesse storico particolarmente importante e conservati presso i soggetti privati che ne sono proprietari, possessori o detentori, secondo modalità concordate col proprietario e applicano anche a questi archivi le disposizioni sulla riservatezza stabilite per gli archivi pubblici oltre a san- cire la non consultabilità dei documenti dell’ultimo settantennio, qualora il privato la richieda.

Si sottolinea il principio generale di ricorso al codice di deontologia e buona condotta, che vincola archivisti e studiosi per il trattamento dei dati, anche nel caso in cui si tratti di archivi privati non dichiarati di interesse storico, ma utilizzati per scopi storici.

Sui documenti d’archivio si possono condurre infinite ricerche dai più svariati argomenti, ma regola base per tutte le ricerche è, e sarà sempre, il metodo seguito dall’archivista nell’ordinamento dell’archivio e, dunque, la qualità delle fonti. Purtroppo lo stato di disordine in cui versa una parte degli archivi privati spesso non consente di condurre una ricerca organica: la documentazione può trovarsi dislocata in depositi diversi e, il più delle volte, si tratta semplicemente di luoghi in cui i documenti sono conservati, senza alcun intervento di riordino, di inventariazione e di selezione delle carte. Per alcune tipologie di archivi privati si può rilevare un’obiettiva difficoltà di conservazione, dovuta soprattutto alla diversa coscienza, da parte del soggetto produttore, della testimonianza storica che essi racchiudono. Si è fatta più urgente, perciò, la necessità di trasferire gli archivi in sedi idonee a conservarli, dotate di personale in grado di riordinarli e darli in consultazione.

Il sostegno delle fondazioni

Le Soprintendenze archivistiche, per elaborare strumenti atti a divulgare la conoscenza del patrimonio documentario prodotto, hanno avuto l’adesione di diversi istituti culturali, che si presentano sul territorio anche come soggetti conservatori di particolari tipologie di archivi. Le fondazioni, gli istituti culturali che conservano archivi del Novecento sono molto presenti in Lombardia e si sono sviluppate sia per dare risalto all’identità locale sia per conservare archivi, che altrimenti sarebbero andati dispersi. Le fondazioni per gli studi storici dell’età contemporanea conservano tipologie diverse di archivi, sono fortemente contestualizzate nel territorio di appartenenza, non hanno precise politiche di acquisizione del materiale documentario, almeno nei primi anni di attività, salvo poi individuare un ambito definito a seconda del territorio sul quale insistono appunto e a seconda della missione istituzionale.

Altre fondazioni nascono come archivi tematici e sono quelle costituitesi espressamente per la salvaguardia e la valorizzazione di particolari tipologie documentarie: archivi d’impresa, di case editrici, di architettura, di letterati, ecc. Il lavoro tecnico-scientifico che le fondazioni svolgono non può che essere complementare a quello effettuato dalle Soprintendenze e soprattutto l’azione di salvaguardia e la valorizzazione, che esse attuano su una parte del patrimonio documentario, è frutto di accordi e convenzioni con l’Amministrazione archivistica e subordinata alle direttive impartite dalle Soprintendenze archivistiche.

Si può dunque affermare che da qualche decennio si sono sviluppate in Italia nuove possibilità di fruizione degli archivi e si è ampliata, sia qualitativamente che quantitativamente, la sfera degli utenti.

Dai censimenti alle «reti di sapere»

Il lavoro di raccolta dei dati e di verifica delle informazioni, assunto dall’Amministrazione archivistica per meglio svolgere i propri compiti istituzionali relativi alla tutela degli archivi non statali, ha portato alla produzione di strumenti in grado di fornire un prezioso aiuto agli studiosi.

Sono nati così i censimenti degli archivi familiari e di persone, degli archivi d’impresa, degli archivi di architettura, dei partiti politici, ecc., condotti dalle Soprintendenze archivistiche presenti sul territorio e pubblicati dal Ministero per i beni e le attività culturali, nella collana Strumenti.

Il censimento comporta la visita dei depositi, per la rilevazione dei dati quantitativi e qualitativi della documentazione, oltre che la raccolta di notizie utili a comprendere le varie funzioni di chi ha prodotto l’archivio, l’incrocio di competenze, le procedure adottate e quindi i criteri di sedimentazione delle carte. Il censimento comporta anche l’individuazione sommaria della documentazione, che riporti la denominazione dell’ufficio produttore, le serie, la tipologia o la natura dei documenti, gli estremi cronologici, la consistenza. Quest’ultima può essere data in faldoni e registri, ma a volte il disordine consente soltanto un’indicazione in metri lineari e talora addirittura in metri cubi. Ciò comporta un’inevitabile possibilità d’errore. Gli elenchi formati nel corso dei censimenti sono utilissimi strumenti di programmazione, ma solo l’attenta analisi delle carte, in sede di ordinamento delle stesse, potrà portare in evidenza ulteriori serie o addirittura archivi aggregati a quello censito. E’ opportuno che l’esperienza acquisita dall’archivista nell’esercizio di queste operazioni non si esaurisca nei singoli interventi, ma venga utilizzata per l’elaborazione di appropriati strumenti, quali l’inventario dell’archivio storico.

Alla fine degli anni Novanta del secolo scorso, l’Amministrazione archivistica italiana ha avviato la riflessione sulle modalità di descrizione, in ambiente elettronico, degli archivi storici, assicurando la coerenza con i principi consolidati della dottrina archivistica e, al tempo stesso, mettendo a frutto le potenzialità dello strumento informatico, che consente di restituire tutte le diverse relazioni tra le partizioni dell’archivio e le loro descrizioni inventariali. È stata prodotta una banca dati di cumulazione, SIUSA ovvero Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche, all’interno della quale risiedono le rilevazioni e le informazioni tratte dai censimenti, nonché le descrizioni dei livelli alti di partizione degli archivi storici così come si evincono dagli inventari depositati presso le Soprintendenze archivistiche. La banca dati è edita sul web e facilmente accessibile per gli studiosi.

In conclusione si può a buon diritto affermare che le Soprintendenze archivistiche oltre ad esercitare la tutela hanno il compito di fornire e distribuire, nel proprio ambito territoriale, risorse e know how per la costruzione di «reti di sapere», che traducono in risultati concreti la locuzione patrimonio documentario nazionale.