Entre théorie archivistique et réalité des inventaires, quel usage des normes? Le cas de la Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de- Fonds

Pour remplir cette tâche de façon adéquate, un poste d’archiviste-conservateur a été créé en 1996, qui a été suivi quelques années plus tard, en 2002, par un poste de bibliothécaire-archiviste. Entre les deux fonctions, le taux d’occupation s’élève à 1,2 poste. Une subvention annuelle versée par l’Etat de Neuchâtel soutient les activités patrimoniales de la bibliothèque, également dans le secteur audiovisuel pour lequel la bibliothèque a été désignée comme centre d’archivage pour le canton en 1983, puis comme pôle de compétence en 2003^{Le Département audiovisuel (DAV) est un des quatre secteurs de la Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fonds avec la Lecture publique, la Discothèque publique et le secteur Recherche et information.}. Aujourd’hui, près de deux kilomètres de documents d’archives papier sont conservés dans un bâtiment récemment réaménagé et mis aux normes climatiques.

La description et la mise en valeur des fonds ont suivi une évolution en plusieurs étapes. En premier lieu, le département des fonds spéciaux a adopté une base de données pour la description archivistique puis, en second lieu, la norme ISAD(G) a été introduite pour la présentation générale des fonds. La mise en place d’une systématique de description a nécessité d’opérer des choix en fonction des ressources disponibles, puis de les faire évoluer selon les normes existant aujourd’hui.

Vers l’uniformisation de la méthode de description des fonds

L’analyse de l’état de traitement des fonds d’archives au sein de la Bibliothèque de la Ville a permis de poser un diagnostic sur les travaux à réaliser prioritairement, que ce soit du point de vue de leur conditionnement, de leur classement ou de leur inventaire. Une liste des fonds avec l’historique de leur réception a été établie, comprenant également une mention de leur volume et de leur localisation. Ce travail tout à fait basique s’est avéré indispensable pour la compréhension de la politique d’acquisition menée depuis la création de l’institution. Il a mis en lumière la diversité de la prise en charge des documents selon les époques et les personnes responsables et la diversité des moyens utilisés pour les décrire. Des répertoires de types multiples ont ainsi été dénombrés: fichiers papier, inventaires imprimés, bases de données informatisées sous divers formats (D-Base, Q & R, Access, File Maker).

En 1997, un premier travail de diplôme BBS a été réalisé par un stagiaire bibliothécaire^{Frédéric Rossé, Définition d’un format de catalogage propre au traitement des archives sur le système Access: rapport de travail, , La Chaux-de-Fonds, Bibliothèque de la Ville, 1997.}, avec pour objectif d’élaborer une grille de description archivistique et de tester un logiciel d’analyse. Dans le cadre de ce travail, afin de connaître ce qui se faisait déjà ailleurs en la matière et pour définir clairement ce que devrait contenir cette base de données, il a visité les Archives littéraires suisses à Berne et la Bibliothèque cantonale et universitaire de Dorigny. Tandis que les premières ne cataloguaient en ligne leurs archives qu’au niveau du fonds, la deuxième utilisait le logiciel File Maker Pro. Ensuite, un premier développement informatique a été accompli en interne sur le logiciel Access, mais il a montré rapidement ses limites puisqu’il était développé au moyen de la fonction «assistant», sans programmation complète en langage Visual Basic, ce qui excluait toute migration vers un logiciel plus puissant, tel Oracle, qui aurait permis à moyen terme d’effectuer une interrogation par le net.

Un deuxième projet de développement a été lancé une année plus tard avec le soutien du Service informatique communal et de l’Ecole neuchâteloise d’informatique de gestion. Conduit successivement par plusieurs étudiants dans le cadre de leur travail de diplôme, il a débouché sur la création d’une base de données interne dénommée «Archibase»^{Une seconde base de données a été parallèlement réalisée pour les fonds spécifiques du Département audiovisuel (DAV), dénommée «Archidav».}. L’usage de plus en plus courant du courrier électronique a facilité le contact avec les chercheurs et la diffusion d’extraits d’inventaires en fonction des sujets traités.

Un second travail de diplôme BBS, achevé en 1998, a soulevé le problème de la normalisation de la description archivistique^{Maria Wahlström Guyot, L’information au service de la recherche scientifique, 1}et de la diffusion de l’information dans les secteurs de recherche (universités, bibliothèques, centres d’archives et de documentation). Il a abouti notamment à l’adoption de la norme ISAD(G)^{2, 3}.

Concrètement donc, la description des fonds d’archives de la Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fonds se fait à deux niveaux selon des modalités spécifiques à chacun.

«Archibase»: le logiciel de catalogage interne

Le premier niveau de description, le plus spécifique, s’attache à décrire les documents qui constituent un fonds, pièce à pièce, et à permettre ainsi de dresser des inventaires. Lors de l’élaboration d’«Archibase», l’une des contraintes a été de créer un outil de travail dont l’utilisation soit simple afin de permettre à du personnel auxiliaire non spécialisé, tel que civilistes, stagiaires, personnes en premier emploi, etc. d’introduire les données, sous la supervision des responsables. De même, le nombre des champs à remplir ne devait pas être trop grand et rendre la saisie laborieuse.

«Archibase» est donc structurée comme suit: les notices de fonds contiennent les champs suivants: cote, nom du fonds, et précisent si le fonds est ouvert, donc encore alimenté, ou fermé. Chaque fonds est ensuite subdivisé en lots. Les notices de lots contiennent les champs: n° de lot, statut (dépôt, don, achat, etc.), le cas échéant, prix, date d’arrivée, nom du donateur et nom de l’administrateur (en l’occurrence toujours la Bibliothèque de la Ville). Enfin, chaque lot contient un certain nombre de documents. Les notices de documents contiennent les champs: n° de document (attribué automatiquement), titre, type de document (manuscrit, correspondance, photographie, etc.), langue, date(s), dimensions, collation. Un champ spécial permet aussi d’inscrire une ancienne cote, ceci pour les fonds inventoriés précédemment et qui sont recatalogués dans «Archibase». Quelques données administratives sont également saisies, comme l’état du document, son accessibilité, sa localisation (saisie automatique), la date de saisie de la notice (automatique) ou sa date de modification. Ensuite de quoi, le document est décrit dans un champ en texte libre.

Enfin, un (des) auteur(s) et des mots matières sont attribués au document. S’il est connu, le lieu est aussi précisé et une rubrique «vie» est prévue, inspirée de l’exemple de la BCU de Dorigny, dans laquelle sont précisées les pérégrinations du document. La recherche peut ensuite s’effectuer par mot(s) du titre (troncatures avant et arrière possibles), type de document, nom du fonds, état des documents (permet de visualiser rapidement les notices des documents à restaurer par exemple), ancienne cote (permet d’établir une concordance), date de création du document, auteur(s), mots matières.

Tous ces élément peuvent également être combinés. Exemple: recherche dans le fonds Le Corbusier d’un plan de la villa Schwob datant de 1916. Des recherches booléennes avec les opérateurs ET et OU peuvent aussi être effectuées entre les champs «auteur» et «mot matière». «Archibase» n’est pour l’instant destinée qu’à une exploitation et une diffusion interne au Service des fonds spéciaux de la Bibliothèque de la Ville. Il est toutefois possible aux collaborateurs du service d’en extraire pour les chercheurs des inventaires imprimés, sous forme de listes.

Intégration de la norme ISAD(G)

Le deuxième niveau de description, le plus général, est aussi celui qui connaît la diffusion la plus large. Il utilise la norme ISAD(G), (International Standard Archival Description – General), norme établie et adoptée par le Conseil international des archives^{Conseil international des archives (CIA) = International Council on Archives (ICA).}en 1994, dont la deuxième édition date de 1999. Cette norme fixe des règles générales pour la description archivistique qui permettent d’identifier clairement le contexte et le contenu des documents d’archives et de procurer un accès homogène et donc facilité aux chercheurs.

La description peut comprendre différents degrés de précision, allant d’une description simple d’un fonds dans sa totalité jusqu’à la description des pièces constituant le fonds. La Bibliothèque de la Ville a opté pour le niveau descriptif le plus élevé, soit celui du fonds. Pour ce faire, elle utilise 19 éléments descriptifs (sur les 26 que compte la norme), répartis en 6 zones (sur les 7 prévues par la norme). La bibliothèque a établi un petit «mode d’emploi» de la norme qui répond à son usage particulier. Dans ce cas aussi, les notices de fonds sont rédigées tantôt par le personnel du Service des fonds spéciaux, tantôt par 

Projets futurs et perspectives

Alors que dix années se sont écoulées depuis la mise en place du projet d’informatisation et d’uniformisation des inventaires, la bibliothèque se heurte aujourd’hui à des problèmes de migration auxquels pourtant elle avait été sensibilisée dès le début de l’entreprise. La version d’Access qui est toujours utilisée date de 1997 et n’a pas suivi l’évolution des versions successives proposées par Windows. Cette option délicate a été prise par le Service informatique communal en raison de la complexité structurelle de la base, dont le transfert d’une version à l’autre nécessitait des modifications importantes et coûteuses en temps, sans apporter d’amélioration au niveau de l’utilisateur. 

Aujourd’hui, l’évolution technologique pousse la bibliothèque vers l’adoption d’un système interrogeable par le web, avec une gestion des données sur une base commune aux autres services de la Ville, selon une grille définie spécifiquement pour les archives. La réflexion sur l’élaboration d’un nouvel environnement professionnel et d’un environnement client pour la base de données offrirait l’opportunité d’adapter les rubriques descriptives à la norme ISAD(G)^{En 1997, la norme ISAD(G) était encore peu utilisée en Suisse. Un article de Didier Grange et de Jean-Manuel Grob dans arbido no , 9 (1997) avait informé alors de son existence.}et de pallier l’inconvénient d’une description sur deux niveaux – fonds et pièce – indépendante. L’intégration d’images serait aussi possible. Bien que réjouissante, cette perspective est cependant assombrie par les restrictions budgétaires que rencontrent les collectivités publiques du canton de Neuchâtel et de la ville de La Chaux-de-Fonds actuellement.

Si l’envie de progresser vers les nouvelles technologies de l’information et de la communication est bien présente, pour faciliter la tâche des usagers, les ressources et les moyens octroyés ne suivent pas toujours les ambitions.

C’est ici que se révèlent les limites d’une petite structure régionale telle que la Bibliothèque de la Ville, à la fois désireuse d’atteindre une normalisation des procédures mais freinée dans sa mise en œuvre par des questions comptables. Dans l’attente d’une meilleure conjoncture, la bibliothèque a opté pour une diffusion plus traditionnelle de l’information au moyen d’un répertoire imprimé qui sortira cet automne.