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2006/3 Erschliessung – Kernaufgabe der Archive und wichtiges Thema für die gesamte I+D-Welt

Le Répertoire sommaire des fonds manuscrits conservés dans les bibliothèques et archives de Suisse

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Les fonds constituent, pour la recherche scientifique, une source indispensable que les Anglo-Saxons désignent par le terme évocateur de primary sources. Publié à l’origine par un groupe de travail issu de deux associations professionnelles, la BBS (Bibliothèques et bibliothécaires suisses) et l’AAS (Association des archivistes suisses), le Répertoire sommaire des fonds manuscrits conservés dans les bibliothèques et archives de Suisse recense des informations sur plus de 7000 fonds: il comptait, pour être précis, 7439 entrées au 15 juillet 2006.

Afin de pérenniser et de compléter ces informations, les Archives littéraires suisses (ALS) et la Bibliothèque nationale suisse (BN) ont repris ce Répertoire, rendu accessible en ligne dès la fin de 1996, sur la page d’accueil du site de la BN. L’installation récente d’un nouveau logiciel performant permet aux institutions partenaires conservant des fonds d’actualiser rapidement leurs données: http://www.snl.admin.ch/slb/sl... 

Les ALS et la BN contribuent en outre à rendre ce nouveau Répertoire accessible à la recherche internationale de façon optimale. Elles sont partenaires du réseau issu du projet européen MALVINE (Manuscripts And Letters Via Inregrated Networks in Europe) permettant la localisation en ligne de manuscrits et de lettres.

La mise en service, début 2005, d’une version actualisée de la base de données, permet désormais – c’est une nouveauté importante – la saisie des archives de collectivités. La version imprimée du Répertoire, en effet, ne tenait pas compte des «fonds collectifs», c’est-à-dire de ceux de personnes morales: institutions, entreprises ou associations qui, désormais, seront accessibles via le Répertoire en ligne.

1 Historique

Le Répertoire signale les collections de manuscrits, les archives de personnes et les fonds manuscrits conservés par les bibliothèques, archives et autres institutions de Suisse. Anne-Marie Schmutz-Pfister en donna, sur mandat de l’Association des archivistes suisses et des Bibliothèques et bibliothécaires suisses, une première édition en 1967. Gaby Knoch-Mund en assura, en 1992, une 2e édition, largement revue et augmentée. Aux débuts des années 90, la conversion des références de l’édition papier en pages HTML «statiques», accessibles sur la page d’accueil du site de la BN, assurait certes la consultation de ces données, mais ne permettait pas leur actualisation. Depuis 1999, ces données sont gérées à la Bibliothèque nationale suisse dans la base de données LibRO (Libraries and related organizations) qui assure et actualise également le Répertoire des adresses de bibliothèques suisses: au 15 juillet 2006, elle compte 640 références.

Voici les principales améliorations que propose la nouvelle base de données par rapport à l’édition papier de 1992 ou aux pages HTML «statiques» de 1996:

– Fichier d’autorité et contrôle des vedettes auteur.

– Possibilité de préciser les années extrêmes des documents d’un fonds individuel, ce qui était auparavant réservé aux fonds familiaux.

– Possibilité de préciser si les années de naissance et de décès d’un auteur, ainsi que les années extrêmes des documents d’un fonds, sont exactes ou non: elles peuvent alors avoir été estimées ou arrondies; c’est par exemple le cas des mentions de dates telles que «XVIIIe siècle» de l’édition de 1992 qui ont été converties en nombres (1701–1800).

– Possibilité de préciser les mentions de restrictions de consultation et de l’existence d’instruments de recherche inédits qui, auparavant, n’étaient signalés que par une formulation standard.

– Possibilité d’indiquer un lien hypertexte vers une description plus détaillée du fonds, mise à disposition par l’institution conservant le fonds.

– De nombreuses possibilités de recherche supplémentaires, par auteurs: années de naissance et de décès, et mot clé de la profession ou activité; ainsi que par d’autres critères: institution, localité, cote, langue, couverture temporelle du fonds et mot clé de la description.

2 Présentation et utilisation du Répertoire

Le Répertoire signale les fonds de personnes, de familles et de collectivités conservés par plus de 260 archives, bibliothèques, musées et collectionneurs privés. Le terme de «fonds» est utilisé dans un sens général et concerne aussi bien les archives de famille que celles de personnes. Il désigne donc tant les papiers produits organiquement par l’activité d’une personne ou d’une famille que ceux qui ont été réunis comme documentation sur cette personne ou cette famille, que ce soit par elles-mêmes ou par des tiers. En principe, les fonds englobent les manuscrits d’œuvres, les papiers scientifiques ou littéraires, les textes de conférences ou discours, les papiers personnels (les bulletins scolaires, par exemple), les lettres, les journaux intimes, etc. Le terme «papiers» s’applique à tous les documents, quel que soit leur support, et comprend donc aussi les documents audiovisuels.

La complétude d’un fonds ou l’état sommaire des travaux d’inventorisation ne sont pas un critère d’exclusion du Répertoire qui, à la demande des institutions partenaires, peut annoncer des fonds ou archives non traités, des fonds incomplets, des collections ou des pièces isolées.

Une recherche par auteurs affiche d’abord la liste des auteurs trouvés, suivis des noms des institutions conservant des manuscrits de ces auteurs. En cliquant sur le nom d’une institution, on obtient la notice complète du fonds. En cliquant sur le nom d’un auteur, on obtient la notice d’autorité (qui assure le contrôle des vedettes).

Une recherche par bibliothèques ou archives affiche d’abord la liste des institutions trouvées, suivies des noms des auteurs dont elles conservent des manuscrits. En cliquant sur le nom d’un auteur, on obtient la notice complète du fonds. En cliquant sur le nom d’une institution, on obtient la liste de ses fonds, ses coordonnées et d’autres informations.

Dans les notices complètes, les vedettes auteurs sont des liens hypertexte permettant de naviguer d’un auteur à l’autre.

La description du contenu n’a pas la prétention d’être exhaustive. Elle suit en principe la terminologie recommandée par le groupe de travail, cette terminologie n’était néanmoins pas restrictive et pourrait être étendue. (Elle comprend les éléments suivants: actes, agendas, autographes, carnets de croquis, carnets de notes, cartes, collections, copies, correspondance, coupures de presse, cours, discours, conférences, sermons, documents iconographiques, dossiers, films, journaux [intimes], livres de comptes, manuscrits scientifiques, nécrologies, œuvres, papiers littéraires, papiers personnels, papiers scientifiques, partitions, photocopies, photographies, plans, procès- verbaux, souvenirs, supports informatiques, supports sonores, travaux, vidéos).

A la description du contenu du fonds peuvent s’ajouter des renseignements relatifs à des fonds partiels ou à des correspondants importants, ainsi que, plus rarement, des références à des fonds complémentaires conservés dans d’autres dépôts privés ou publics. 

3 Prospective

La BN et les ALS travaillent à des développements concernant les deux domaines couverts par la base de données LibRO: la gestion des adresses et le Répertoire. Une première proposition conduirait à la fusion de la base Information Schweiz, actuellement gérée par la BBS (http://www.bbs.ch) avec le gestionnaire des adresses de bibliothèques de LibRO.

Par ailleurs, twig, un projet interne de la BN évalue la possibilité d’utiliser les données de personnes et de collectivités du Répertoire comme fichier d’autorité pour les inventaires d’archives des ALS. Mais, comme twig dépend du résultat d’autres projets actuellement en cours à la BN, il est momentanément gelé.

Par ailleurs, l’intégration au Répertoire d’archives de collectivités ou personnes morales pose quelques problèmes dans le contexte suisse puisqu’il existe déjà, dans certains secteurs très spécifiques, des bases de données qui assurent cette fonction. Ce serait le cas de ArCHeco, Répertoire des fonds d’archives d’entreprises en Suisse et au Liechtenstein, édité par l’Association des archivistes suisses (http://www.ub.unibas.ch/wwz/vs...), ou de la base de données Fonds ecclésiastiques dans les archives suisses (http://www.kirchen.ch/archive/...) ou, encore, du Guide des sources d’archives d’architecture et des bureaux techniques en Suisse romande (http://archisources.epfl.ch/).

Les utilisateurs de documents manuscrits seraient heureux de pouvoir disposer d’un portail commun à ces différentes bases de données, ou, à tout le moins, de trouver l’indication de liens permettant de passer des unes aux autres. A moyen terme, on pourrait envisager la fusion des différentes données dans une base commune.

Véritable catalogue collectif, le Répertoire sommaire des fonds manuscrits conservés dans les bibliothèques et archives de Suisse est l’une des pages les plus visitées sur le site de la BN et des ALS: c’est assez dire l’intérêt qu’il suscite dans le paysage archivistique de la Suisse. La BN et les ALS, en collaboration avec les institutions partenaires du Répertoire, vont s’efforcer d’en améliorer et enrichir les possibilités. Tout nouveau partenaire est le bienvenu!

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Rudolf Probst

Schweizerisches Literaturarchiv (SLA), Schweizerische Landesbibliothek (SLB)

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