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2006/3 Erschliessung – Kernaufgabe der Archive und wichtiges Thema für die gesamte I+D-Welt

Das Repertorium der handschriftlichen Nachlässe in den Bibliotheken und Archiven der Schweiz

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Nachlässe sind unentbehrliche Quellen für die wissenschaftliche Forschung und werden deshalb in angelsächsischen Ländern bezeichnenderweise primary sources genannt. Das ursprünglich von einer Arbeitsgruppe der Berufsverbände BBS und VSA-AAS erarbeitete Repertorium der handschriftlichen Nachlässe in den Bibliotheken und Archiven der Schweiz enthält Informationen über mehr als 7000 Nachlässe (Stand 15. 7. 2006: 7439 Anzeigen).

Um diese Daten langfristig zu sichern und auszubauen, übernahmen das Schweizerische Literaturarchiv (SLA) und die Schweizerische Landesbibliothek (SLB) das Repertorium und machten es Ende 1996 auf der Website der SLB online zugänglich. Seit einiger Zeit steht nun eine leistungsfähige neue Software zur Verfügung, die eine rasche Aktualisierung durch Partnerinstitutionen ermöglicht, die in der Schweiz solche Nachlässe aufbewahren: http://www.snl.admin.ch/slb/slb_professionnel/erschliessen/00672/00685/index.html?lang=de.

SLA und SLB tragen auch dazu bei, dass das neue Repertorium international der Forschung optimal zugänglich ist. Sie sind Partner des Konsortiums, das aus dem EU-Projekt MALVINE hervorgegangen ist (Manuscripts And Letters Via Inregrated Networks in Europe) und das den Online-Nachweis von Handschriften und Briefen zum Ziel hat.

Anfang 2005 ist eine aktualisierte Version der Datenbank in Betrieb genommen worden, die als wesentliche Neuerung die Aufnahme von Körperschaftsarchiven ermöglicht. «Kollektivnachlässe», also Archive von Körperschaften wie Firmen oder Vereine, sind im gedruckten Repertorium bisher ausser Betracht gefallen. Für das Online-Repertorium ist diese Einschränkung seit der Installation der neuen Version aufgehoben, d.h., es können neu auch Archive von Körperschaften darin angezeigt werden.

1 Zur Geschichte

Das Repertorium verzeichnet die Handschriftenbestände, Personenarchive und Nachlässe in schweizerischen Bibliotheken, Archiven und anderen aufbewahrenden Institutionen. Seit seinem ersten Erscheinen 1967 wurde es im Auftrag der Vereinigung Schweizerischer Archivare und des Verbandes der Bibliotheken und der Bibliothekarinnen/ Bibliothekare der Schweiz von Anne-Marie Schmutz-Pfister bearbeitet. Gaby Knoch-Mund gab die zweite, stark erweiterte Auflage von 1992 heraus. In den frühen 1990er Jahren wurden die Datenbestände der Buchausgabe in statische HTML-Seiten konvertiert, die auf der Website der Schweizerischen Landesbibliothek zwar konsultiert, nicht aber aktualisiert werden konnten. Seit 1999 wird der Datenbestand in der Datenbank LibRO (Libraries and related organizations) in der Schweizerischen Landesbibliothek verwaltet, eine Datenbank, die auch die Schweizerischen Bibliotheksadressen aufführt und auf aktuellem Stand hält (Stand 15. 7. 2006: 640 Adressen). Im Vergleich zur Ausgabe von 1992 oder zu den statischen HTML-Seiten, die seit Ende 1996 auf der Website der SLB zur Verfügung standen, zeichnet sich die neue Datenbank durch folgende Elemente aus:

– Autoritätskontrolle der Autoreintragungen;

– Eckdaten eines Einzelnachlasses können präzisiert werden (was vorher nur für Familienarchive möglich war);

– Präzisierung, ob Geburts- und Todesjahr eines Autors oder die Eckdaten des Nachlasses exakt sind oder nicht: Sie können geschätzt oder gerundet worden sein, wie im Fall von Angaben wie «17. Jahrhundert» in der Ausgabe von 1992 (In der ersten Online-Version waren ungefähre Angaben in Zahlen [1701–1800] umgewandelt worden);

– individuelle Benutzungsbeschränkungen und Angaben zu unpublizierten Findmitteln (was vorher nur mit Standardformulierungen erfolgen konnte);

– Hyperlink zu einer detaillierten Nachlassbeschreibung der aufbewahrenden Institution;

– zahlreiche zusätzliche Suchfunktionen, z.B. nach Autornamen mit Geburts- und Todesjahr; mit Stichwort zu Beruf oder Aktivität; nach Institution, Ort, Signatur, Sprache, zeitweilige Schliessung des Archivs oder nach einzelnen Stichworten aus der Beschreibung der Nachlässe.

Neueintragungen können von den am Repertorium beteiligten Institutionen über ein passwortgeschütztes Internetformular selber eingegeben werden, interessierten Institutionen gibt die SLB Zugriff auf das Formular. Nach einer Qualitätskontrolle in der SLB werden die Eingaben direkt in die Datenbank geladen. Bestehende Datensätze können nur in der SLB verändert und korrigiert werden.

Alle nachlassbewahrenden Institutionen in der Schweiz sind eingeladen, sich am Repertorium zu beteiligen und mit geringem Aufwand ihre Bestände publik zu machen.

2 Präsentation und Gebrauch des Repertoriums

Das Repertorium listet Nachlässe von Personen, Familien und Körperschaften aus über 260 Archiven, Bibliotheken, Museen und Privatbesitz auf. Der Begriff «Nachlass» wird darin in einem weiten Sinn verstanden und beinhaltet sowohl Archivalien von Familien als auch von einzelnen Personen, d.h. privates Schriftgut, das eine einzelne Person oder eine Familie organisch gebildet hat (als Subjekt), und Schriftgut, das über einzelne Personen oder über eine Familie (als Objekt) von diesen selbst oder von anderen zusammengetragen wurde. Es sind dies in der Regel handschriftlich vorliegende Werke, wissenschaftliche oder literarische Vorarbeiten, Texte von Vorträgen und Reden, aber auch persönliche Papiere (z.B. Schulzeugnisse), Briefe, Tagebücher usw. «Schriftgut» steht für alle Dokumente, ohne Rücksicht auf die Art des Datenträgers, namentlich auch für Bild- und Tondokumente. Die Vollständigkeit und der Erschliessungsstand des Nachlasses sind kein Kriterium für dessen Aufnahme ins Repertorium. Es werden auch völlig unerschlossene Archive und Nachlässe angezeigt, wenn die Partnerinstitution dies wünscht. Ebenso ist es möglich, nur Teilnachlässe, Sammlungen oder Einzeldokumente anzuzeigen.

Eine Suche nach Autornamen zeigt zuerst eine Liste der gefundenen Autoren an, gefolgt vom Namen der Institutionen, welche Manuskripte dieses Autors aufbewahren. Wenn man auf den Namen der Institution klickt, erhält man die gesamte Nachlassbeschreibung. Klickt man auf den Autornamen, erscheint die entsprechende Autoritätsaufnahme (als Normdatensatz).

Eine Suche nach Bibliothek/Archiv zeigt zuerst eine Liste der gefundenen Institutionen an, gefolgt von den Namen der Autoren, deren Manuskripte sie aufbewahrt. Beim Klicken auf den Autornamen wird die gesamte Nachlassbeschreibung angezeigt. Der Klick auf den Namen der Institution zeigt die Liste ihrer Nachlässe sowie Adresse und weitere Angaben.

In den Nachlassbeschreibungen sind die Autornamen als Hyperlink angelegt, womit man von einem Autor zu einem anderen navigieren kann.

Die Inhaltsbeschreibung erhebt nicht den Anspruch, den Nachlass vollständig zu erfassen. Sie folgt im Prinzip einer deskriptiven Terminologie, die von der ursprünglichen Arbeitsgruppe zusammengestellt wurde, die aber nicht restriktiv durchgesetzt wurde und ergänzt werden konnte. (Deskriptive Terminologie: Abschriften, Agenden, Akten, Autografen, Bildmaterial, Briefe, EDV-Datenträger, Filme, Karten, Kollektaneen, Lebenserinnerungen, Materialien zum Werk, Musikhandschriften, Nachrufe, Notizbücher, Fotografien, Fotokopien, Pläne, Predigten, Protokolle, Rechnungen, Reden, Reisebeschreibungen, Sammlungen, Skizzenbücher, Tagebücher, Tonträger, Unterlagen zur Person, Urkunden, Videos, Vorarbeiten zu [Werktitel], Vorlesungsmanuskripte, Vorträge, Werke, Zeitungsausschnitte)

Am Schluss der inhaltlichen Beschreibung finden sich Hinweise auf wichtige Teilnachlässe oder Briefpartner, in seltenen Fällen auch auf weitere Depots in Privatbesitz oder in Institutionen.

3 Ausblick

Für beide Bereiche der Datenbank LibRO, für die Adressverwaltung wie auch für das Repertorium, werden in der Schweizerischen Landesbibliothek und im Schweizerischen Literaturarchiv derzeit Überlegungen für mögliche Weiterentwicklungen angestellt.

Was die Bibliotheksadressverwaltung betrifft, besteht der Vorschlag, die Datenbank Information Schweiz, die gegenwärtig vom BBS unterhalten wird (http://www.bbs.ch), mit den LibRO-Daten zusammenzuführen.

Bezüglich des Repertoriums untersucht ein SLB-internes Projekt mit dem Namen twig die Möglichkeiten, ob und auf welche Weise die Personen- und Körperschaftsdaten als Autoritätsdatei für Archivinventare des SLA genutzt werden können. Das Projekt ruht im Moment, da weitergehende Überlegungen von anderen laufenden Projekten in der SLB abhängen.

Der Umstand, dass mit der neuen Version des Repertoriums auch Körperschaftsarchive angezeigt werden können, wirft in einem gesamtschweizerischen Kontext Fragen auf. Es gibt bereits einige, oft branchenspezifische Datenbanken, die eine ähnliche Funktion übernehmen, wie etwa ArCHeco, das Verzeichnis der Wirtschaftsbestände in öffentlichen und privaten Archiven der Schweiz und Liechtensteins des Vereins Schweizerischer Archivarinnen und Archivare (http://www.ub.unibas.ch/wwz/vs...), die Datenbank Kirchliche Bestände in schweizerischen Archiven (http://www.kirchen.ch/archive/...) oder den Guide des sources d’archives d’architecture et des bureaux techniques en Suisse romande (http://archisources.epfl.ch/). Benutzerinnen und Benutzer von handschriftlichen Materialien würden sich eine gemeinsame Suchoberfläche für die unterschiedlichen Datenbanken wünschen, mindestens eine gegenseitige Verlinkung der entsprechenden Suchportale. Mittelfristig wäre auch eine Vereinigung der verschiedenen Datenbestände in einer gemeinsamen Datenbank ins Auge zu fassen.

Das Repertorium der handschriftlichen Nachlässe in den Bibliotheken und Archiven der Schweiz ist als Gesamtkatalog von grossem Interesse in der Archivlandschaft Schweiz und eine der meistbesuchten Seiten der Homepage von SLB und SLA.

Beide Institutionen werden gemeinsam mit den Partnerbibliotheken und -archiven, die sich am Repertorium beteiligen, das Angebot der Datenbank auch in Zukunft weiter verbessern und ausbauen.

Weitere Partner sind jederzeit willkommen. 

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Rudolf Probst

Schweizerisches Literaturarchiv (SLA), Schweizerische Landesbibliothek (SLB)

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